Tinh hoa quản trị - Làm được 4 điều này, sếp nói gì nhân viên cũng nghe theo

Hẳn bạn đã nghe câu chuyện về con ngỗng và quả trứng vàng: Một người nông dân tìm đến ổ của con ngỗng và thấy một quả trứng vàng sáng bóng. Mỗi sáng ông đều đến lấy trứng vàng và đem đi bán, cho đến một hôm vì lòng tham và sự nôn nóng, người nông dân đã giết con ngỗng để mong lấy được cả “rổ” trứng. Tuy vậy, bên trong con ngỗng không có gì và anh ta mất hết tất cả.

Liên hệ với việc quản trị dự án, nếu đội ngũ thực hiện dự án là con ngỗng mà bạn chỉ dùng quyền lực - chức danh để thúc ép các thành viên trong nhóm, không những bạn không có được trứng vàng mà còn mất đi tất cả lợi ích dài hạn trong tương lai. Thay vào đó, sử dụng quyền lực không chính thức mới là cách lãnh đạo hiệu quả.

Quyền lực không chính thức đến từ phẩm giá và khả năng của nhà lãnh đạo. Tất cả những nhà lãnh đạo này đều gây dựng được sức ảnh hưởng cá nhân bằng quyền lực không chính thức, bởi họ tạo được lòng tin nhờ tính cách tốt đẹp và sự chính trực mạnh mẽ của mình. Quyền lực không chính thức có thể mạnh hơn rất nhiều so với quyền lực chính thức.

Nghiên cứu hàng trăm tổ chức trong hàng chục năm, tổ chức phát triển bền vững FrankCovey đã xác định bốn hành vi nền tảng để một cá nhân có thể tạo ra sức ảnh hưởng tích cực, dẫn dắt các thành viên đi đến sự thành công của dự án.

4 hành vi nền tảng để tạo ra sức ảnh hưởng tích cực - một quyền lực không chính thức

1. Thể hiện sự tôn trọng

Thể hiện sự tôn trọng không có nghĩa là để mọi người lấn lướt bạn. Bạn có thể vừa yêu cầu mọi người chịu trách nhiệm vừa tỏ ra tôn trọng bằng cách thẳng thắn với họ. Thực tế, thẳng thắn là một thành tố của sự tôn trọng nếu bạn làm như vậy một cách ý thức và liên tục thực hành với tất cả mọi người ở mọi cấp độ - từ thành viên trong đội cho tới các bên liên quan và thậm chí với các lãnh đạo cấp cao.

2. Lắng nghe trước

Nguyên tắc quan trọng nhất ở đây là sự thấu cảm. Nếu bạn biết thấu cảm, bạn không cần đồng ý hay không đồng ý với người đang nói chuyện với bạn, mà bạn đặt mình vào vị trí của họ và nỗ lực để hiểu tình huống của họ. Khi bạn cho người khác cơ hội nói ra điều họ suy nghĩ, giải thích, hay đơn giản là "trút bầu tâm sự" mà không cắt ngang họ, bạn sẽ khiến mối quan hệ đó mạnh mẽ hơn. Đừng trở thành người không quan tâm đến những gì họ nói.

Đừng là kẻ lên cơn hoảng loạn khi họ gặp vấn đề. Thay vào đó, hãy cứ để họ nói! Bạn đã bao giờ để ý thấy người ta thường tự hóa giải được vấn đề chỉ bằng cách nói ra chưa? Hãy để các thành viên trong đội được trưởng thành, đừng gom hết trách nhiệm giải quyết mọi việc về mình.

3. Làm rõ các kỳ vọng

Quyền lực không chính thức nghĩa là phải liên tục và kiên trì làm rõ cả những kỳ vọng riêng và kỳ vọng chung của các thành viên trong đội. Nếu bạn thật sự muốn truyền cảm hứng để cả đội chơi hay và thắng lớn, hãy để họ biết rõ chuyện gì đang xảy ra. Nói rõ vai trò của từng người đóng góp như thế nào vào tổng thể. Ngay cả những nhiệm vụ nhỏ cũng có thể tạo thành tác động cực lớn lên thành công cuối cùng của dự án, và một "bức tranh toàn thể" rõ ràng là cách chắc chắn nhất để giữ sự tận tâm của mọi người.

4. Thể hiện tinh thần trách nhiệm

Tinh thần trách nhiệm trong vai trò một nhà quản lý dự án có nghĩa là bạn phải là một tấm gương tốt. Bạn hãy cư xử theo cách mà bạn muốn mọi người cư xử với bạn. Thời của "làm như tôi bảo!" đã qua rồi. Để truyền cảm hứng cho mọi người làm hết khả năng của họ, bạn phải làm cho họ thấy bạn "nói được làm được".

Tinh thần trách nhiệm cũng có nghĩa là minh bạch. Khi bạn báo cáo cập nhật tình hình, bạn phải nói sự thật. Khi bạn sai lầm, bạn sẵn sàng nhận sai và chịu trách nhiệm. Câu nói "Sự thật mất lòng" không đúng đâu. Che giấu sự thật mới là cái làm mất lòng về lâu về dài.

*Trích sách "Tinh hoa quản trị dự án dành cho quản lý dự án không chuyên" của Kory Kogon, Suzzette Blakemore, James Woods.