Thay lối sống đổi cuộc đời: 15 thói quen sẽ thay đổi năng suất của bạn

1. Dọn dẹp bàn làm việc.

Không gian làm việc lộn xộn:

Sự sáng tạo có thể nảy sinh từ sự hỗn loạn, nhưng một văn phòng bừa bộn sẽ không thể giúp bạn hoàn thành công việc tốt của mình. Josh Davis, Giám đốc nghiên cứu tại NeuroLeadership Institute và là tác giả cuốn sách Two Awesome Hours từng nói: "Những thứ đang bày ra trước mặt sẽ thu hút sự chú ý của bạn và khiến bạn bị sao nhãng." Chúng làm bạn mất tập trung và quên đi những công việc quan trọng của mình.

Không gian làm việc ngăn nắp:

Theo một nghiên cứu gần đây được đăng tải trên tạp chí Harvard Business Review cho biết những người có không gian làm việc gọn gàng thường ít mệt mỏi và kiên trì hơn gấp 1.5 lần so với những người khác. Grace Chae, Giáo sư tại Fox School of Business thuộc Đại học Temple và là đồng tác giả của nghiên cứu cho biết: "Có thể bạn sẽ cảm thấy thoải mái trong mớ hỗn độn của mình, nhưng trong một môi trường tổ chức, nó thật sự sẽ trở thành một trở ngại".

2. Hãy là một phần của 20%.

Bất kể bạn đang làm gì, hãy dành ra ít nhất 90 phút (20% của 8 giờ làm việc mỗi ngày) cho nhiệm vụ quan trọng nhất. Charlotte, một chuyên gia trong lĩnh vực cải thiện năng suất công việc ở Bắc Carolina, Kimberly Medlock cho biết: "Ngay cả khi bạn đã lãng phí 80% thời gian làm việc trong ngày, bạn vẫn có thể tiến bộ một cách vượt bậc nếu dành ra 90 phút để tập trung cho mục tiêu hoặc nhiệm vụ ưu tiên của mình".

3. Làm việc ít hơn.

Bạn nghĩ rằng mình sẽ làm được nhiều việc hơn bằng cách làm thêm giờ? Từ kết quả của một cuộc nghiên cứu năm 2014 của giáo sư John Pencavel tại Stanford, chúng ta có thể thấy hiệu suất công việc sẽ tăng với tốc độ giảm dần khi thời gian làm việc ngày càng lớn. Và những người làm việc 70 giờ sẽ có năng suất tương đương với những người làm việc trong 56 giờ.

4. Đừng chủ quan.

Bạn nghĩ rằng mình đã hoàn toàn phớt lờ được sự tồn tại của chiếc điện thoại ở bên cạnh. Không, không bao giờ bạn có thể làm được điều đó. Nó vẫn luôn là một mối phân tâm rất lớn. Trong một báo cáo được công bố trên tạp chí Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, các nhà nghiên cứu từ Đại học Bang Florida đã phát hiện ra rằng ngay cả khi bạn không nhìn vào điện thoại khi nó kêu, thì âm thanh đó cũng có thể khiến tâm trí của bạn bị sao nhãng.

5. Hãy thử mẹo này.

Đây là cách mà Alexandra Samuel, tác giả của cuốn Work Smarter With Social Media, tránh bị phân tâm khi đang chờ một tin nhắn quan trọng:

1. Thiết lập địa chỉ email cho thuê bao di động của bạn bằng cách tìm kiếm trên Google. Ví dụ, nhà cung cấp mạng Verizon sẽ có định dạng là @vtext.com. Vì vậy, nếu số điện thoại của bạn là 555-123-4567, thì địa chỉ email tương ứng sẽ là [email protected].

2. Sử dụng địa chỉ email trên và thiết lập chuyển thư từ một người cụ thể nào đó đến điện thoại di động của bạn qua dạng văn bản (dùng Outlook, bạn có thể chọn "Rules" trong tác vụ "Tools").

3. Hãy tắt thông báo hộp thư đến và tập trung vào những công việc quan trọng, vì tất cả tin nhắn đều đã được lưu trữ lại trong hòm thư của bạn.

6. Tập trung vào hoạt động thật sự có giá trị

Mọi người thường làm tốt hơn những công việc mà mình thật sự yêu thích thay vì những thứ khó khăn, gây ra nhiều mệt mỏi. Nếu có thể, hãy ủy thác những nhiệm vụ mà bạn cảm thấy bị bế tắc và tập trung vào các hoạt động thật sự có giá trị đối với bạn. Hillary Rettig, tác giả cuốn The Seven Secrets of the Prolific: The Definitive Guide to Overcoming Procrastination, Perfectionism, and Writer’s Block từng nói: "Hãy coi các hoạt động thật sự có giá trị là sứ mệnh và sử dụng hết tất cả những gì bạn có để hoàn thành chúng. Đừng ngại ngần khi bàn giao lại những công việc không phải các hoạt động thật sự có giá trị của bạn vì đó rất có thể là các hoạt động thật sự có giá trị của người khác."

7. Họp thông minh hơn.

3 cách để bạn tận dụng hiệu quả những phiên họp nhóm của mình:

Lên kế hoạch

Điều quan trọng nhất khi tham gia các buổi họp là phải biết đâu mới thật sự là điều quan trọng mà bạn muốn đạt được sau đó. Alan Eisner, một giáo sư chuyên ngành quản lý của trường Đại học Pace cho biết: "Hãy tổ chức các cuộc họp ngắn gọn bằng cách giới hạn chương trình chỉ với 3 nội dung hoặc ít hơn. Và sau đó gửi lại biên bản cuộc họp cho mọi người để họ biết mình sẽ phải làm gì tiếp theo."

Loại bỏ sự phân tâm

Cary Greene, đồng tác giả của Simple Sabotage: A Modern Field Manual for Detecting & Rooting Out Everyday Behaviors That Undermine Your Workplace đã nói rằng: "Những suy nghĩ phát sinh, không thuộc chương trình nghị sự là nguồn gốc của những ý tưởng sau này. Nó không có chủ đề cụ thể, nhưng thay vì loại bỏ, bạn nên ghi chép lại. Và tiếp tục điều phối cuộc họp."

Di chuyển, thay đổi vị trí

Hãy đặt hẹn giờ trong 30 đến 45 phút và khi nó tắt, hãy yêu cầu mọi người đứng dậy và di chuyển. Nhà tâm lý học Karissa Thacker cho biết: "Bạn có thể đứng lên và yêu cầu mọi người thay đổi vị trí ngồi. Việc này có lợi về mọi mặt, bao gồm cả việc cải thiện khả năng tập trung."

Ngủ tại nơi làm việc

Điều này nghe có vẻ vô lý. Nhưng các nhà nghiên cứu đến từ Đại học Michigan đã phát hiện ra rằng ngủ trưa có thể giúp bạn tránh khỏi những hành vi bốc đồng và tăng khả năng chịu đựng sự thất vọng. Đồng thời, nghiên cứu này cũng chỉ ra việc ngủ tại nơi làm việc có thể đem lại năng suất cao hơn.

9. Hãy coi chừng những thứ có thể giết chết năng suất này

Xác định chính xác các yếu tố gây xao nhãng chính là bước đầu tiên để tránh chúng. Theo kết quả khảo sát của CareerBuilder năm 2015, dưới đây là 5 "kẻ hủy diệt" năng suất của bạn:

1. Điện thoại di động/Máy nhắn tin

2. Internet

3. Những chuyện tầm phào, tin đồn nhảm

4. Thông thông xã hội

5. Email

10. Ưu tiên những điều sau

Lisa Zaslow, người sáng lập của Tổ chức Gotham có trụ sở tại New York, gợi ý những điều mà bạn nên ưu tiên để làm được nhiều việc hơn như:

Theo dõi bộ não của bạn

Zaslow cho biết: "Chúng ta không thể hoạt động với hiệu suất cao nhất cả ngày. Vì vậy, mỗi khi cảm thấy bản thân đang ở trạng thái tốt nhất, tôi sẽ tập trung vào những công việc quan trọng như viết lách. Hay khi cảm thấy mệt mỏi, tôi sẽ làm những việc không cần vận dụng quá nhiều đầu óc như xử lý các email thông thường."

Thực hành chiến lược trì hoãn

Cô ấy cũng cho biết thêm: "Để tập trung xử lý các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc quan trọng hơn, hãy tạm gác lại một số công việc. Bạn hoàn toàn có thể quay lại và hoàn thành nó sau đó". Sẽ không có một nhà quản lý nào than phiền hay khó chịu về điều này.

11. Hãy ở "điểm ngọt ngào" trong giấc ngủ

Một giấc ngủ ngon là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn cải thiện năng suất công việc của mình. Các nhà nghiên cứu tại Occupational Health, Phần Lan đã phân tích thói quen ngủ và làm việc của 3,760 người trong 7 năm và phát hiện ra rằng những người ngủ nhiều hoặc thiếu ngủ đều có khả năng bị ốm cao hơn nhiều so với những người ngủ đủ giấc.

12. Tìm kiếm ánh mặt trời

Bạn nghĩ rằng một không gian làm việc mở có thể khiến tâm trí của mình trở nên lơ đãng? Trên thực tế, việc tiếp xúc với ánh nắng mặt trời có thể nâng cao năng suất công việc của bạn. Trong một nghiên cứu của Ủy ban Năng lượng California, những công nhân ngồi gần cửa sổ sẽ xử lý các cuộc gọi nhanh hơn từ 6% đến 12% và thực hiện tốt hơn từ 10% đến 25% các bài kiểm tra liên quan đến chức năng thần kinh và trí nhớ.

13. Bạn muốn tạo động lực cho mọi người?

Tiếp thêm năng lượng cho nhân viên của mình bằng cách xác định rõ kỳ vọng của họ và thường xuyên đưa ra những phản hồi tích cực.

14. Đề xuất những giải pháp mới

Hãy khiếu nại đúng cách. Russell Johnson, giáo sư chuyên ngành quản lý, đồng tác giả của một nguyên cứu được công bố trên tạp chí Journal of Applied Psychology cho biết: "Việc đóng khung mọi thứ về mặt giải pháp sẽ làm giảm sự tập trung khi phân tích vấn đề và tìm ra lỗi. Vì vậy, hãy tự tin đề xuất những ý tưởng mới. Điều đó có thể giúp bạn thoải mái hơn với công việc của mình."

15. Chạy bộ

Tập thể dục không chỉ giúp bạn cải thiện sức khỏe mà còn nâng cao năng suất làm việc. Và chạy bộ là một trong những phương pháp vô cùng hiệu quả. Các nhà nghiên cứu đến từ Đại học Otago ở New Zealand đã phát hiện ra rằng chỉ cần chạy bộ 20 phút mỗi ngày, tốc độ và hiệu quả xử lý công việc của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.