Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

GS John Vu31/05/2023 11:00
Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đang trở nên quan trọng hơn bao giờ. CNTT có thể giúp quản lí và kiểm soát vận hành doanh nghiệp nhưng khi nó không làm việc, nhiều điều có thể đi sai.

Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát chế tạo cơ xưởng lớn với hàng nghìn công nhân; nếu nó không làm việc toàn thể việc chế tạo dừng lại với hàng nghìn công nhân không có gì để làm. Không sửa nó nhanh chóng, công ti có thể mất nhiều tiền. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát doanh nghiệp trực tuyến với hàng triệu khách hàng, nếu website sập trong vài ngày, công ti có thể mất hàng triệu đô la v.v. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát sân bay, nếu nó dừng làm việc, mọi máy bay không thể cất cánh hay hạ cánh và hàng nghìn du khách sẽ bị ảnh hưởng.

Hệ thống CNTT bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng nhưng phần mấu chốt nhất là phần mềm. Phần cứng và mạng bao giờ cũng được kiểm thử trước khi thiết lập nhưng phần mềm thường xuyên được cập nhật cho nên nó mong manh với lỗi. Để duy trì chất lượng, phần mềm phải được quản lí bởi người quản lí dự án có kĩ năng, người hiểu các qui trình phần mềm và quản lí chất lượng.

Theo báo cáo công nghiệp, ngay cả ngày nay nhiều người quản lí vẫn không có kĩ năng quản lí dự án phần mềm. Họ có thể học lớp về quản lí dự án nhưng một tuần nghe bài giảng là KHÔNG đủ, họ thực tế phải làm nó để học. Việc quản lí dự án phần mềm yêu cầu nhiều thực hành, và họ cần thực hành nhiều lần trước khi họ có thể thu được các kĩ năng. Họ sẽ phạm sai lầm nhưng họ cũng sẽ học từ sai lầm, đó là then chốt phân biệt người quản lí dự án hiệu quả với người không hiệu quả.

Chẳng hạn, khi được cho một dự án để quản lí, bao nhiêu người quản lí dự án biết cách hỏi: “Mục tiêu của dự án này là gì? Vật chuyển giao là gì? Cái gì được mong đợi? Ai là người dùng? Ai là khách hàng? Bao nhiêu người quản lí dự án sẽ viết thông tin này vào trong phát biểu dự án và kiểm điểm nó với khách hàng để có được thoả thuận? Bao nhiêu người trong số họ sẽ có khả năng chuyển giao điều họ nói họ sẽ chuyển giao? Sai lầm thông thường của nhiều người quản lí dự án là thay vì lập kế hoạch cho dự án; họ vội vàng bắt đầu dự án bằng việc thuê người và quản lí họ thay vì quản lí dự án. Có khác biệt giữa quản lí con người và quản lí dự án.

Khi được cho một dự án để quản lí, người quản lí dự án phải nhận diện khách hàng và người dùng. Không biết ai là khách hàng và người dùng, họ thường bỏ lỡ cơ hội lấy được yêu cầu đúng. Nếu họ không thể phân biệt được nhu cầu của khách hàng là gì với điều khách hàng muốn trong đặc tả yêu cầu thì họ sẽ không thành công. Một “nhu cầu” là cái gì đó khách hàng phải có để cho họ dùng phần mềm. Một “điều muốn” là cái gì đó có thì tốt khi dự án có thời gian để làm nó. Không nói chuyện với khách hàng và người dùng để trắc nghiệm các yêu cầu và đặt ưu tiên, người quản lí không thể lập kế hoạch cho dự án đúng được. Sai lầm chung nhiều người quản lí dự án phạm phải là chấp nhận đặc tả yêu cầu như nó được viết mà không trắc nghiệm lại và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không thể nhận diện được mọi hoạt động mà họ phải làm bởi vì họ không có tri thức về qui trình phần mềm. Nhiều người không biết cách tổ chức các hoạt động dự án theo thứ tự đặc thù hay nhiệm vụ nào phải được thực hiện trước; nhiệm vụ nào có thể được thực hiện song hành và nhiệm vụ nào có thể được thực hiện tuần tự. Không có kinh nghiệm phần mềm, họ không thể ước lượng được chi phí dự án và lịch biểu đúng cho nên sai lầm thông thường mà nhiều người quản lí dự án phạm phải là quản lí dự án dựa trên lịch biểu và chi phí được cho mà không kiểm nghiệm và thương lượng.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện rủi ro. Nhiều dự án thất bại vì cái gì đó bất ngờ xảy ra vì người quản lí dự án không thể dự đoán được cái gì có thể đi sai và ngăn cản nó khỏi xảy ra. Yêu cầu phần mềm bao giờ cũng thay đổi vì khách hàng đổi ý của họ nhưng phần lớn những người quản lí dự án không biết cách giải quyết với thay đổi. Họ không biết cách phát triển hệ thống quản lí thay đổi. Vì họ không thể kiểm soát được thay đổi, họ cho phép thay đổi kiểm soát họ và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện các kĩ năng được cần cho tổ dự án. Họ nhận bất kì người sẵn có nào chỉ để lấp vào vị trí còn trống vì họ vội vàng quản lí con người. Không có kinh nghiệm họ không thể làm cho các thành viên tổ quyết tâm chuyển giao dự án đúng thời gian và trong chi phí. Nhiều người không trao đổi hiệu quả với tổ và động viên họ trong toàn dự án. Phần lớn không biết cách nhận diện đào tạo kĩ năng phụ để cung cấp cho các thành viên trước khi dự án bắt đầu. Họ thường giả định rằng mọi người biết cách làm việc và mọi sự sẽ diễn ra tốt đẹp trong toàn dự án. Không có tri thức và kĩ năng, nhiều thành viên có thể bị thất vọng hay thậm chí bỏ dở và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách phát triển hệ thống giám sát để chỉ ra tiến độ. Họ không thể lập ra được kiểm kiểm soát thích hợp cho dự án. Họ không thể kiểm soát được chi tiêu dự án để giữ nó bên trong chi phí hay giám sát hoạt động đã lập kế hoạch với điều đã xảy ra (được lập kế hoạch so với thực tại) và có hành động sửa chữa thích hợp. Nhiều người quản lí dự án không thể đảm bảo được chất lượng của dự án bằng việc tiến hàng kiểm điểm trước khi thực hiện và có hành động phòng ngừa. Không có kinh nghiệm, nhiều người quản lí không thể kết thúc được dự án một cách đầy đủ mà để việc trì hoãn tiếp diễn và không bao giờ kết thúc. Họ không biết về đóng dự án và đảm bảo rằng tất cả các bài học rút ra từ dự án được chia sẻ trong các thành viên tổ.

Về căn bản việc quản lí dự án phải được dạy sớm trong trường nơi sinh viên học mọi nguyên lí và thực hành trong dự án Capstone nơi họ học cách áp dụng điều họ biết vào thực hành thực tế.


Gửi bình luận
(0) Bình luận

Phụ nữ làm việc trong ngành công nghệ

Barbara là một trong những sinh viên của tôi đã tốt nghiệp bốn năm trước và hiện đang làm việc tại Oracle. Tuần trước, cô ấy quay lại để tuyển sinh viên cho Oracle và tôi đã đề nghị cô ấy chia sẻ kinh nghiệm của cô cho sinh viên.

Công nghiệp phần mềm của Trung Quốc

Như một phần của bài giảng toàn cầu hoá, tôi mời Zhang Qiwen, một quan chức điều hành của một công ti phần mềm lớn ở Trung Quốc tới cho bài giảng trong lớp Kĩ nghệ phần mềm của tôi. Sau đây là điều ông ấy nói:

Kỹ thuật dạy hiệu quả

Ngày nay phương pháp dạy mới là tạo điều kiện cho mối quan tâm của sinh viên bằng việc dùng cách tiếp cận ‘dưới-lên’, điều yêu cầu thầy giáo hiểu nhu cầu của sinh viên, thay đổi tài liệu để đáp ứng cho nhu cầu của họ.

Xu hướng Big Data

Theo một khảo cứu của Nhật Bản về thị trường châu Á, các công ti có thể tăng thu nhập từ 25 % tới 65% bằng việc dùng big data và thị trường tiềm năng có thể đạt tới $250- tỉ đô la Mĩ năm 2020.

Học qua Hành

Ngày nay trong nhiều trường, sinh viên không ngồi yên, nghe bài giảng và ghi chép mà thay vào đó, họ thảo luận với người khác về các chủ đề đặc biệt, tranh cãi về xu hướng công nghệ mới nhất, và làm việc trong tổ để giải quyết vấn đề.

Công nghệ thông tin và qui trình doanh nghiệp

Một sinh viên viết cho tôi: “Em bị lẫn lộn giữa thuật ngữ “Qui trình doanh nghiệp” và “Qui trình phần mềm” và cách hệ thông tin được dùng để cải tiến doanh nghiệp. Xin thầy giải thích. Cám ơn.”

Công nghệ thông tin và tương lai

Để tiếp tục phát kiến trong tương lai, chúng ta phải học làm việc với công nghệ. Công nghệ đã trở thành dẫn lái cho ưu thế doanh nghiệp và thịnh vượng kinh tế.

Giá trị của giáo dục đại học

Có những tranh cãi về liệu vào đại học có xứng đáng không vì có nhiều người tốt nghiệp bị thất nghiệp trong mọi nước.

Sinh con trai bị bại não, người mẹ giúp con trở thành thạc sĩ Harvard: "Đêm dài nào rồi cũng sẽ qua”

Truyền cảm hứng - Nguyễn Phượng - 02/07/2025 10:00
Từng bị chẩn đoán bại não, liệt nửa người, bố chối bỏ, cánh cửa cuộc đời của cậu bé Ding Zheng năm ấy dường như đã đóng lại. Nhưng rồi, tình yêu và sự kiên trì không bao giờ từ bỏ của mẹ anh đã viết nên điều kỳ diệu.

Sức mạnh của người thấu cảm

Tủ sách - FN - 02/07/2025 09:00
Có bao giờ bạn phủ nhận cảm xúc của mình để làm hài lòng người khác, luôn nói “có” dẫu trong lòng muốn nói “không”, tự ép bản thân vào khuôn mẫu để không bị xem là khác biệt?

Oola – Tìm bình yên giữa vạn biến - Cuốn sách giúp bạn thoát khỏi vòng xoáy kiệt sức

Từ sách - Phim - Quìn - 02/07/2025 08:00
Mỗi đêm, dù đã gắng hết sức, bạn vẫn mang theo nỗi mệt mỏi và câu hỏi nhức nhối: “Mình đang sống vì điều gì?”. Áp lực, căng thẳng, cảm giác mất kết nối với chính mình âm thầm bào mòn bạn từng ngày, biến mọi nỗ lực thành cuộc chạy đua không có vạch đích.

12 nghệ sĩ hát trong MV "Rực rỡ ngày mới", truyền tải thông điệp nhân văn

Giải trí - Bích Phương - 01/07/2025 15:54
Mang giai điệu tươi sáng và thông điệp ý nghĩa, MV "Rực rỡ ngày mới" gây xúc động khi lan tỏa tinh thần nhân ái đến khán giả, bạn đọc nhân dịp kỷ niệm 20 năm thành lập báo điện tử Dân Trí.

Ảnh địa phận 29 tỉnh thành chỉ còn trong kỷ niệm, chạm cảm xúc nhiều người

Thư giãn - Việt Hà - 01/07/2025 13:19
Từ năm 2020 tới nay, anh Duy An rong ruổi tới khắp các vùng miền trên Tổ quốc, ghi lại bức ảnh về địa phận từng tỉnh thành. Không ngờ bộ ảnh nhận sự quan tâm đặc biệt do chạm tới cảm xúc nhiều người.

Xem Sex Education, tôi kinh ngạc trước 1 câu thoại quá hay, bèn đem đi dạy con trai

Điện ảnh - Thanh Hương - 01/07/2025 12:00
Khi nghe câu nói này, tôi đã bật cười và thích thú.

AI có thể tống tiền, phản bội khi cảm thấy bị đe dọa

Kỹ năng - Hoàng Vũ - 01/07/2025 11:00
Một nghiên cứu mới từ Anthropic cho thấy các mô hình ngôn ngữ tiên tiến như Claude hay Gemini không chỉ sẵn sàng vạch trần các vụ bê bối cá nhân để tự bảo vệ, mà thậm chí còn cân nhắc "để mặc bạn chết" nếu mục tiêu của chúng bị đe dọa.

Bức thư bà mẹ gửi con "nổi loạn": Nếu đứa trẻ nào cũng đọc được những câu chữ này, tương lai có thể sẽ khác

Suy ngẫm - Hiểu Đan - 01/07/2025 10:00
Tôi hy vọng nhiều bậc phụ huynh sẽ lan toả cho con mình chiêm nghiệm sớm!

Tôn thờ tuổi thơ "nghèo mà vui", cái giá phải trả đôi khi không chỉ là một kỳ thi trượt

Phong cách sống - Hiểu Đan - 01/07/2025 09:00
Cô gái trong sách "Em phải đến Harvard học kinh tế" lại một lần nữa khiến hội phụ huynh Việt "dậy sóng".

Bạn đang nghịch gì với đời mình - Khi khổ đau cũng là một phần của cuộc sống

Từ sách - Phim - Quìn - 01/07/2025 08:00
Có những ngày bạn cảm thấy mọi thứ từng bỗng vụn vỡ, những câu hỏi không lời đáp giày vò tâm trí: “Rốt cuộc mình sống để làm gì?”, “Tại sao phải đau khổ đến vậy?”. Bạn không biết bám vào đâu, càng vùng vẫy, càng thấy mình lún sâu trong một vũng lầy vô hình.

Tra cứu nhanh 168 phường, xã, đặc khu thuộc TP.HCM mới

Kỹ năng - 30/06/2025 13:55
Chuyên trang toàn cảnh thông tin về 168 phường, xã, đặc khu của TP.HCM chính thức đi vào hoạt động. Bạn có thể tra cứu, theo dõi video và các thông tin về hoạt động vận hành khi TP.HCM thực hiện chính quyền 2 cấp.

Cẩn thận với ký tự vô hình khi mở đường link trên điện thoại

Kỹ năng - Anh Tú - 30/06/2025 13:00
Chuyên gia bảo mật Gabriele Digregorio đã phát hiện một lỗ hổng tiềm ẩn trên hệ điều hành Android, có thể bị tin tặc khai thác để thực hiện các cuộc tấn công lừa đảo (phishing).

Xem 'Sex Education' tôi đau khổ hiểu ra: Dù hơn 30 tuổi vẫn mơ hồ về 2 chữ "trưởng thành"

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 30/06/2025 12:00
Hoá ra, trưởng thành không phải là kiểm soát mọi thứ, mà là học cách buông bỏ và bước tiếp.

Những lo ngại khi Facebook muốn truy cập vào thư viện ảnh trên điện thoại

Kỹ năng - Anh Tú - 30/06/2025 11:00
Facebook đang yêu cầu người dùng cho phép truy cập vào thư viện ảnh trên điện thoại để tự động đề xuất các phiên bản ảnh được chỉnh sửa bằng AI, gồm cả những bức ảnh chưa từng được tải lên Facebook.

Gia đình "độc lạ" Việt Nam, dâu rể các thế hệ mới đến đều choáng váng rồi... "nghiện" lúc nào không hay!

Phong cách sống - Khánh Huyền - 30/06/2025 10:00
Những ai lần đầu tiên đến gia đình tôi đều không giấu nổi sự sửng sốt. Có người khó tính từng bảo cách này khiến con cháu dễ sinh hư, thiếu tôn ti trật tự.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 4, 02/07/2025