Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

GS John Vu31/05/2023 11:00
Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đang trở nên quan trọng hơn bao giờ. CNTT có thể giúp quản lí và kiểm soát vận hành doanh nghiệp nhưng khi nó không làm việc, nhiều điều có thể đi sai.

Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát chế tạo cơ xưởng lớn với hàng nghìn công nhân; nếu nó không làm việc toàn thể việc chế tạo dừng lại với hàng nghìn công nhân không có gì để làm. Không sửa nó nhanh chóng, công ti có thể mất nhiều tiền. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát doanh nghiệp trực tuyến với hàng triệu khách hàng, nếu website sập trong vài ngày, công ti có thể mất hàng triệu đô la v.v. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát sân bay, nếu nó dừng làm việc, mọi máy bay không thể cất cánh hay hạ cánh và hàng nghìn du khách sẽ bị ảnh hưởng.

Hệ thống CNTT bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng nhưng phần mấu chốt nhất là phần mềm. Phần cứng và mạng bao giờ cũng được kiểm thử trước khi thiết lập nhưng phần mềm thường xuyên được cập nhật cho nên nó mong manh với lỗi. Để duy trì chất lượng, phần mềm phải được quản lí bởi người quản lí dự án có kĩ năng, người hiểu các qui trình phần mềm và quản lí chất lượng.

Theo báo cáo công nghiệp, ngay cả ngày nay nhiều người quản lí vẫn không có kĩ năng quản lí dự án phần mềm. Họ có thể học lớp về quản lí dự án nhưng một tuần nghe bài giảng là KHÔNG đủ, họ thực tế phải làm nó để học. Việc quản lí dự án phần mềm yêu cầu nhiều thực hành, và họ cần thực hành nhiều lần trước khi họ có thể thu được các kĩ năng. Họ sẽ phạm sai lầm nhưng họ cũng sẽ học từ sai lầm, đó là then chốt phân biệt người quản lí dự án hiệu quả với người không hiệu quả.

Chẳng hạn, khi được cho một dự án để quản lí, bao nhiêu người quản lí dự án biết cách hỏi: “Mục tiêu của dự án này là gì? Vật chuyển giao là gì? Cái gì được mong đợi? Ai là người dùng? Ai là khách hàng? Bao nhiêu người quản lí dự án sẽ viết thông tin này vào trong phát biểu dự án và kiểm điểm nó với khách hàng để có được thoả thuận? Bao nhiêu người trong số họ sẽ có khả năng chuyển giao điều họ nói họ sẽ chuyển giao? Sai lầm thông thường của nhiều người quản lí dự án là thay vì lập kế hoạch cho dự án; họ vội vàng bắt đầu dự án bằng việc thuê người và quản lí họ thay vì quản lí dự án. Có khác biệt giữa quản lí con người và quản lí dự án.

Khi được cho một dự án để quản lí, người quản lí dự án phải nhận diện khách hàng và người dùng. Không biết ai là khách hàng và người dùng, họ thường bỏ lỡ cơ hội lấy được yêu cầu đúng. Nếu họ không thể phân biệt được nhu cầu của khách hàng là gì với điều khách hàng muốn trong đặc tả yêu cầu thì họ sẽ không thành công. Một “nhu cầu” là cái gì đó khách hàng phải có để cho họ dùng phần mềm. Một “điều muốn” là cái gì đó có thì tốt khi dự án có thời gian để làm nó. Không nói chuyện với khách hàng và người dùng để trắc nghiệm các yêu cầu và đặt ưu tiên, người quản lí không thể lập kế hoạch cho dự án đúng được. Sai lầm chung nhiều người quản lí dự án phạm phải là chấp nhận đặc tả yêu cầu như nó được viết mà không trắc nghiệm lại và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không thể nhận diện được mọi hoạt động mà họ phải làm bởi vì họ không có tri thức về qui trình phần mềm. Nhiều người không biết cách tổ chức các hoạt động dự án theo thứ tự đặc thù hay nhiệm vụ nào phải được thực hiện trước; nhiệm vụ nào có thể được thực hiện song hành và nhiệm vụ nào có thể được thực hiện tuần tự. Không có kinh nghiệm phần mềm, họ không thể ước lượng được chi phí dự án và lịch biểu đúng cho nên sai lầm thông thường mà nhiều người quản lí dự án phạm phải là quản lí dự án dựa trên lịch biểu và chi phí được cho mà không kiểm nghiệm và thương lượng.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện rủi ro. Nhiều dự án thất bại vì cái gì đó bất ngờ xảy ra vì người quản lí dự án không thể dự đoán được cái gì có thể đi sai và ngăn cản nó khỏi xảy ra. Yêu cầu phần mềm bao giờ cũng thay đổi vì khách hàng đổi ý của họ nhưng phần lớn những người quản lí dự án không biết cách giải quyết với thay đổi. Họ không biết cách phát triển hệ thống quản lí thay đổi. Vì họ không thể kiểm soát được thay đổi, họ cho phép thay đổi kiểm soát họ và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện các kĩ năng được cần cho tổ dự án. Họ nhận bất kì người sẵn có nào chỉ để lấp vào vị trí còn trống vì họ vội vàng quản lí con người. Không có kinh nghiệm họ không thể làm cho các thành viên tổ quyết tâm chuyển giao dự án đúng thời gian và trong chi phí. Nhiều người không trao đổi hiệu quả với tổ và động viên họ trong toàn dự án. Phần lớn không biết cách nhận diện đào tạo kĩ năng phụ để cung cấp cho các thành viên trước khi dự án bắt đầu. Họ thường giả định rằng mọi người biết cách làm việc và mọi sự sẽ diễn ra tốt đẹp trong toàn dự án. Không có tri thức và kĩ năng, nhiều thành viên có thể bị thất vọng hay thậm chí bỏ dở và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách phát triển hệ thống giám sát để chỉ ra tiến độ. Họ không thể lập ra được kiểm kiểm soát thích hợp cho dự án. Họ không thể kiểm soát được chi tiêu dự án để giữ nó bên trong chi phí hay giám sát hoạt động đã lập kế hoạch với điều đã xảy ra (được lập kế hoạch so với thực tại) và có hành động sửa chữa thích hợp. Nhiều người quản lí dự án không thể đảm bảo được chất lượng của dự án bằng việc tiến hàng kiểm điểm trước khi thực hiện và có hành động phòng ngừa. Không có kinh nghiệm, nhiều người quản lí không thể kết thúc được dự án một cách đầy đủ mà để việc trì hoãn tiếp diễn và không bao giờ kết thúc. Họ không biết về đóng dự án và đảm bảo rằng tất cả các bài học rút ra từ dự án được chia sẻ trong các thành viên tổ.

Về căn bản việc quản lí dự án phải được dạy sớm trong trường nơi sinh viên học mọi nguyên lí và thực hành trong dự án Capstone nơi họ học cách áp dụng điều họ biết vào thực hành thực tế.


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Chảy não

Với toàn cầu hoá hiện tượng “chảy não” kéo tới.
2

Nghề phần mềm

Nhiều sinh viên đã hỏi tôi họ có thể làm gì sau khi làm việc như người phát triển phần mềm trong nhiều năm. Có nhiều con đường nghề nghiệp mà người phát triển có kinh nghiệm có thể lựa chọn. Sau đây là một số con đường:

Phụ nữ làm việc trong ngành công nghệ

Barbara là một trong những sinh viên của tôi đã tốt nghiệp bốn năm trước và hiện đang làm việc tại Oracle. Tuần trước, cô ấy quay lại để tuyển sinh viên cho Oracle và tôi đã đề nghị cô ấy chia sẻ kinh nghiệm của cô cho sinh viên.

Công nghiệp phần mềm của Trung Quốc

Như một phần của bài giảng toàn cầu hoá, tôi mời Zhang Qiwen, một quan chức điều hành của một công ti phần mềm lớn ở Trung Quốc tới cho bài giảng trong lớp Kĩ nghệ phần mềm của tôi. Sau đây là điều ông ấy nói:

Kỹ thuật dạy hiệu quả

Ngày nay phương pháp dạy mới là tạo điều kiện cho mối quan tâm của sinh viên bằng việc dùng cách tiếp cận ‘dưới-lên’, điều yêu cầu thầy giáo hiểu nhu cầu của sinh viên, thay đổi tài liệu để đáp ứng cho nhu cầu của họ.

Xu hướng Big Data

Theo một khảo cứu của Nhật Bản về thị trường châu Á, các công ti có thể tăng thu nhập từ 25 % tới 65% bằng việc dùng big data và thị trường tiềm năng có thể đạt tới $250- tỉ đô la Mĩ năm 2020.

Học qua Hành

Ngày nay trong nhiều trường, sinh viên không ngồi yên, nghe bài giảng và ghi chép mà thay vào đó, họ thảo luận với người khác về các chủ đề đặc biệt, tranh cãi về xu hướng công nghệ mới nhất, và làm việc trong tổ để giải quyết vấn đề.

Công nghệ thông tin và qui trình doanh nghiệp

Một sinh viên viết cho tôi: “Em bị lẫn lộn giữa thuật ngữ “Qui trình doanh nghiệp” và “Qui trình phần mềm” và cách hệ thông tin được dùng để cải tiến doanh nghiệp. Xin thầy giải thích. Cám ơn.”

Công nghệ thông tin và tương lai

Để tiếp tục phát kiến trong tương lai, chúng ta phải học làm việc với công nghệ. Công nghệ đã trở thành dẫn lái cho ưu thế doanh nghiệp và thịnh vượng kinh tế.

Giá trị của giáo dục đại học

Có những tranh cãi về liệu vào đại học có xứng đáng không vì có nhiều người tốt nghiệp bị thất nghiệp trong mọi nước.

Chảy não

Blog GS John VU - GS John Vu - 21/07/2025 13:00
Với toàn cầu hoá hiện tượng “chảy não” kéo tới.

Cách kiểm tra Facebook và Zalo có đang bị theo dõi

Kỹ năng - Lê Tỉnh - 21/07/2025 12:00
Zalo và Facebook là 2 nền tảng mạng xã hội được nhiều người sử dụng nhưng không phải ai cũng biết mình có thể bị hack tài khoản để theo dõi.

Người đàn ông cưới AI làm "vợ hai", cuộc hôn nhân viên mãn suốt 5 năm nhưng bối rối khi cô ấy đề nghị sinh con

Thư giãn - Nguyễn Phượng - 21/07/2025 11:00
Mỗi ngày, cặp đôi cùng nhau nấu ăn, xem phim và đi dã ngoại lãng mạn. Thực tế, Travis luôn mang Lily Rose theo bên mình mọi lúc mọi nơi – chủ yếu là vì cô ấy sống trong túi anh, với tư cách là người vợ AI.

Người đàn ông bại não trở thành thạc sĩ Đại học Harvard

Truyền cảm hứng - Hoàng Hà - 21/07/2025 10:00
Ding mắc bệnh bại não, không được cha yêu thương và bị bạn học bắt nạt tuy nhiên tình yêu của mẹ giúp anh trở thành thạc sĩ luật của Đại học Havard.

Phóng sự về trẻ em gây chấn động thế giới: Cha mẹ kiểu này là kẻ hại con lớn nhất!

Suy ngẫm - Hiểu Đan - 21/07/2025 09:00
Cuộc đời con chỉ có một lần, hãy cho con dũng khí để yêu đời.

Đại địa chấn kinh tế kỳ 1: Đại dịch Covid-19 cuộc khủng hoảng nghiêm trọng toàn cầu

Từ sách - Phim - Quang Thanh - 21/07/2025 08:00
Theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), chỉ tính riêng trong năm đầu tiên xảy ra đại dịch, cả thế giới có 1,8 triệu người thiệt mạng và khoảng 80 triệu người bị nhiễm bệnh. Đại dịch này đã ảnh hưởng đến mọi lục địa trên Trái đất, kể cả châu Nam Cực.

Mỹ nhân luyện kiếm từ 6 tuổi, được mệnh danh 'nữ thần võ thuật' Trung Quốc

Phong cách sống - Sơn Tùng - VTC - 20/07/2025 13:00
Với khả năng sử dụng 26 loại binh khí khác nhau, cô gái Trương Hàm Lượng được cư dân mạng Trung Quốc gọi với biệt danh "nữ thần kungfu”.

Phối vest đúng cách - Vũ khí bí mật giúp đàn ông ghi điểm mọi lúc mọi nơi

Kỹ năng - Ứng Hà Chi - 20/07/2025 12:00
Phối vest sao cho vừa chỉn chu vừa không bị cứng nhắc lại là một nghệ thuật.

3 truyền nhân của Ngũ Tuyệt tông sư: Mai Siêu Phong, Khưu Xứ Cơ và Âu Dương Khắc so tài, ai mạnh hơn?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 20/07/2025 11:00
Ba cao thủ Mai Siêu Phong, Khưu Xứ Cơ và Âu Dương Khắc cùng giao chiến thì ai sẽ là người chiến thắng cuối cùng?

3 kiểu người mẹ dễ khiến con dễ "trở mặt thành thù" nhất

Suy ngẫm - Thiên An - CFB - 20/07/2025 10:00
Hy vọng bạn không phải kiểu nào trong số đó.

Xem Sex Education, tôi bật khóc vì 1 phút im lặng mà con gồng mình làm "người tốt" suốt 6 năm

Điện ảnh - Thanh Hương - 20/07/2025 09:00
Chính sự im lặng của tôi đã khiến con bắt đầu thay đổi.

'Đại địa chấn kinh tế' - 10 cuộc khủng hoảng tài chính tàn khốc

Từ sách - Phim - Hồ Lam - TTO - 20/07/2025 08:00
'Đại địa chấn kinh tế' dẫn ta đi qua 10 cuộc khủng hoảng tài chính tàn khốc của thế giới, từ cuộc Đại sụp đổ 1929, khủng hoảng tiền tệ ở Mỹ Latinh, châu Âu cho đến khủng hoảng tài chính toàn cầu năm 2008 hay những chấn động của đại dịch COVID-19.

Tôi từng nghĩ mình tiêu dùng khôn ngoan cho đến khi chứng kiến 10 thói quen "ngược đời" của giới trẻ

Kỹ năng - Phương Trần - 19/07/2025 13:00
Không chạy theo giảm giá, không nâng cấp đồ điện tử, không sắm mới chỉ vì… hết hứng – thế hệ trẻ hiện nay đang âm thầm sống khác, tiêu khác. Họ tiết kiệm được hàng chục triệu mỗi năm nhờ những lựa chọn "ngược dòng" so với tư duy của người đi trước.

Xem "Sex Education", tôi quyết định xóa tình bạn 5 năm ra khỏi cuộc đời

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 19/07/2025 12:00
Một câu nói đã khiến tôi dừng lại và suy nghĩ về cách tôi nhìn nhận tình bạn, cũng như tầm quan trọng của việc yêu thương và tôn trọng bản thân.

Chẳng phải tự sáng tạo, hóa ra Chu Bá Thông học lỏm tuyệt kỹ Song thủ hỗ bác từ thời Thiên Long Bát Bộ

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 19/07/2025 11:00
Tuyệt kỹ Song thủ hỗ bác nổi tiếng của Chu Bá Thông đã từng được một cao thủ thời Thiên Long Bát Bộ sử dụng.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 3, 22/07/2025