Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

GS John Vu31/05/2023 11:00
Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đang trở nên quan trọng hơn bao giờ. CNTT có thể giúp quản lí và kiểm soát vận hành doanh nghiệp nhưng khi nó không làm việc, nhiều điều có thể đi sai.

Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát chế tạo cơ xưởng lớn với hàng nghìn công nhân; nếu nó không làm việc toàn thể việc chế tạo dừng lại với hàng nghìn công nhân không có gì để làm. Không sửa nó nhanh chóng, công ti có thể mất nhiều tiền. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát doanh nghiệp trực tuyến với hàng triệu khách hàng, nếu website sập trong vài ngày, công ti có thể mất hàng triệu đô la v.v. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát sân bay, nếu nó dừng làm việc, mọi máy bay không thể cất cánh hay hạ cánh và hàng nghìn du khách sẽ bị ảnh hưởng.

Hệ thống CNTT bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng nhưng phần mấu chốt nhất là phần mềm. Phần cứng và mạng bao giờ cũng được kiểm thử trước khi thiết lập nhưng phần mềm thường xuyên được cập nhật cho nên nó mong manh với lỗi. Để duy trì chất lượng, phần mềm phải được quản lí bởi người quản lí dự án có kĩ năng, người hiểu các qui trình phần mềm và quản lí chất lượng.

Theo báo cáo công nghiệp, ngay cả ngày nay nhiều người quản lí vẫn không có kĩ năng quản lí dự án phần mềm. Họ có thể học lớp về quản lí dự án nhưng một tuần nghe bài giảng là KHÔNG đủ, họ thực tế phải làm nó để học. Việc quản lí dự án phần mềm yêu cầu nhiều thực hành, và họ cần thực hành nhiều lần trước khi họ có thể thu được các kĩ năng. Họ sẽ phạm sai lầm nhưng họ cũng sẽ học từ sai lầm, đó là then chốt phân biệt người quản lí dự án hiệu quả với người không hiệu quả.

Chẳng hạn, khi được cho một dự án để quản lí, bao nhiêu người quản lí dự án biết cách hỏi: “Mục tiêu của dự án này là gì? Vật chuyển giao là gì? Cái gì được mong đợi? Ai là người dùng? Ai là khách hàng? Bao nhiêu người quản lí dự án sẽ viết thông tin này vào trong phát biểu dự án và kiểm điểm nó với khách hàng để có được thoả thuận? Bao nhiêu người trong số họ sẽ có khả năng chuyển giao điều họ nói họ sẽ chuyển giao? Sai lầm thông thường của nhiều người quản lí dự án là thay vì lập kế hoạch cho dự án; họ vội vàng bắt đầu dự án bằng việc thuê người và quản lí họ thay vì quản lí dự án. Có khác biệt giữa quản lí con người và quản lí dự án.

Khi được cho một dự án để quản lí, người quản lí dự án phải nhận diện khách hàng và người dùng. Không biết ai là khách hàng và người dùng, họ thường bỏ lỡ cơ hội lấy được yêu cầu đúng. Nếu họ không thể phân biệt được nhu cầu của khách hàng là gì với điều khách hàng muốn trong đặc tả yêu cầu thì họ sẽ không thành công. Một “nhu cầu” là cái gì đó khách hàng phải có để cho họ dùng phần mềm. Một “điều muốn” là cái gì đó có thì tốt khi dự án có thời gian để làm nó. Không nói chuyện với khách hàng và người dùng để trắc nghiệm các yêu cầu và đặt ưu tiên, người quản lí không thể lập kế hoạch cho dự án đúng được. Sai lầm chung nhiều người quản lí dự án phạm phải là chấp nhận đặc tả yêu cầu như nó được viết mà không trắc nghiệm lại và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không thể nhận diện được mọi hoạt động mà họ phải làm bởi vì họ không có tri thức về qui trình phần mềm. Nhiều người không biết cách tổ chức các hoạt động dự án theo thứ tự đặc thù hay nhiệm vụ nào phải được thực hiện trước; nhiệm vụ nào có thể được thực hiện song hành và nhiệm vụ nào có thể được thực hiện tuần tự. Không có kinh nghiệm phần mềm, họ không thể ước lượng được chi phí dự án và lịch biểu đúng cho nên sai lầm thông thường mà nhiều người quản lí dự án phạm phải là quản lí dự án dựa trên lịch biểu và chi phí được cho mà không kiểm nghiệm và thương lượng.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện rủi ro. Nhiều dự án thất bại vì cái gì đó bất ngờ xảy ra vì người quản lí dự án không thể dự đoán được cái gì có thể đi sai và ngăn cản nó khỏi xảy ra. Yêu cầu phần mềm bao giờ cũng thay đổi vì khách hàng đổi ý của họ nhưng phần lớn những người quản lí dự án không biết cách giải quyết với thay đổi. Họ không biết cách phát triển hệ thống quản lí thay đổi. Vì họ không thể kiểm soát được thay đổi, họ cho phép thay đổi kiểm soát họ và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện các kĩ năng được cần cho tổ dự án. Họ nhận bất kì người sẵn có nào chỉ để lấp vào vị trí còn trống vì họ vội vàng quản lí con người. Không có kinh nghiệm họ không thể làm cho các thành viên tổ quyết tâm chuyển giao dự án đúng thời gian và trong chi phí. Nhiều người không trao đổi hiệu quả với tổ và động viên họ trong toàn dự án. Phần lớn không biết cách nhận diện đào tạo kĩ năng phụ để cung cấp cho các thành viên trước khi dự án bắt đầu. Họ thường giả định rằng mọi người biết cách làm việc và mọi sự sẽ diễn ra tốt đẹp trong toàn dự án. Không có tri thức và kĩ năng, nhiều thành viên có thể bị thất vọng hay thậm chí bỏ dở và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách phát triển hệ thống giám sát để chỉ ra tiến độ. Họ không thể lập ra được kiểm kiểm soát thích hợp cho dự án. Họ không thể kiểm soát được chi tiêu dự án để giữ nó bên trong chi phí hay giám sát hoạt động đã lập kế hoạch với điều đã xảy ra (được lập kế hoạch so với thực tại) và có hành động sửa chữa thích hợp. Nhiều người quản lí dự án không thể đảm bảo được chất lượng của dự án bằng việc tiến hàng kiểm điểm trước khi thực hiện và có hành động phòng ngừa. Không có kinh nghiệm, nhiều người quản lí không thể kết thúc được dự án một cách đầy đủ mà để việc trì hoãn tiếp diễn và không bao giờ kết thúc. Họ không biết về đóng dự án và đảm bảo rằng tất cả các bài học rút ra từ dự án được chia sẻ trong các thành viên tổ.

Về căn bản việc quản lí dự án phải được dạy sớm trong trường nơi sinh viên học mọi nguyên lí và thực hành trong dự án Capstone nơi họ học cách áp dụng điều họ biết vào thực hành thực tế.


Gửi bình luận
(0) Bình luận

Phụ nữ làm việc trong ngành công nghệ

Barbara là một trong những sinh viên của tôi đã tốt nghiệp bốn năm trước và hiện đang làm việc tại Oracle. Tuần trước, cô ấy quay lại để tuyển sinh viên cho Oracle và tôi đã đề nghị cô ấy chia sẻ kinh nghiệm của cô cho sinh viên.

Công nghiệp phần mềm của Trung Quốc

Như một phần của bài giảng toàn cầu hoá, tôi mời Zhang Qiwen, một quan chức điều hành của một công ti phần mềm lớn ở Trung Quốc tới cho bài giảng trong lớp Kĩ nghệ phần mềm của tôi. Sau đây là điều ông ấy nói:

Kỹ thuật dạy hiệu quả

Ngày nay phương pháp dạy mới là tạo điều kiện cho mối quan tâm của sinh viên bằng việc dùng cách tiếp cận ‘dưới-lên’, điều yêu cầu thầy giáo hiểu nhu cầu của sinh viên, thay đổi tài liệu để đáp ứng cho nhu cầu của họ.

Xu hướng Big Data

Theo một khảo cứu của Nhật Bản về thị trường châu Á, các công ti có thể tăng thu nhập từ 25 % tới 65% bằng việc dùng big data và thị trường tiềm năng có thể đạt tới $250- tỉ đô la Mĩ năm 2020.

Học qua Hành

Ngày nay trong nhiều trường, sinh viên không ngồi yên, nghe bài giảng và ghi chép mà thay vào đó, họ thảo luận với người khác về các chủ đề đặc biệt, tranh cãi về xu hướng công nghệ mới nhất, và làm việc trong tổ để giải quyết vấn đề.

Công nghệ thông tin và qui trình doanh nghiệp

Một sinh viên viết cho tôi: “Em bị lẫn lộn giữa thuật ngữ “Qui trình doanh nghiệp” và “Qui trình phần mềm” và cách hệ thông tin được dùng để cải tiến doanh nghiệp. Xin thầy giải thích. Cám ơn.”

Công nghệ thông tin và tương lai

Để tiếp tục phát kiến trong tương lai, chúng ta phải học làm việc với công nghệ. Công nghệ đã trở thành dẫn lái cho ưu thế doanh nghiệp và thịnh vượng kinh tế.

Giá trị của giáo dục đại học

Có những tranh cãi về liệu vào đại học có xứng đáng không vì có nhiều người tốt nghiệp bị thất nghiệp trong mọi nước.

Xác thực đăng nhập qua SMS rất rủi ro, thay bằng cách nào?

Kỹ năng - Lê Tinh - 26/06/2025 13:00
Xác thực qua SMS đang bị xem là một trong những phương thức bảo mật yếu nhất hiện nay.

Xem phim "Sex Education", tôi phát hiện mình đang lạc lối, khiến cuộc sống không lối thoát

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 26/06/2025 12:00
Tôi luôn phải gồng mình để giải quyết từng vấn đề một. Nhưng càng lúc, mọi chuyện càng phức tạp hơn.

CapCut thay đổi điều khoản sử dụng khiến người dùng lo lắng

Kỹ năng - Anh Tú - 26/06/2025 11:00
CapCut đang "âm thầm" thay đổi điều khoản dịch vụ đối với quyền sử dụng khuôn mặt, giọng nói và nội dung của người dùng, làm dấy lên lo ngại trong cộng đồng.

9X Việt được Forbes vinh danh '30 Under 30 Asia' năm 2025: Về nước sau 7 năm du học vì muốn trả ơn đời

Phong cách sống - Minh Nguyệt - 26/06/2025 10:00
Suốt 7 năm qua, Nguyễn Lê Hùng cùng các cộng sự đã gây dựng và phát triển PISE - một dự án phi lợi nhuận với mong muốn góp sức cho cộng đồng, mang lại những giá trị ý nghĩa cho các bạn trẻ. Với Lê Hùng, đó cũng là cách để anh được “trả ơn đời”.

7 thói quen tạo gia đình hạnh phúc - Nếu chỉ được chọn một thành công duy nhất trong đời, bạn sẽ chọn gì?

Từ sách - Phim - Quìn - 26/06/2025 09:00
Chúng ta lớn lên với rất nhiều khái niệm về “thành công” như một sự nghiệp rực rỡ, một tài khoản ngân hàng vững vàng, hay một vị trí khiến người khác nể phục. Nhưng nếu chỉ được chọn duy nhất một điều thành công trong đời, bạn sẽ chọn gì?

Tài chính cho mọi người - Bạn đang làm chủ tiền bạc, hay tiền bạc đang dẫn dắt bạn?

Từ sách - Phim - Quìn - 26/06/2025 08:00
Nhiều người tin rằng thẻ tín dụng là biểu tượng của tự do tài chính. Nhưng thực tế, nó không làm bạn giàu lên. Nó chỉ khiến bạn cảm thấy như mình đang giàu hơn hiện tại.

Ngành xuất bản chuyển mình thế nào trong kỷ nguyên số?

Văn hóa - Lam Thanh - 25/06/2025 13:00
Trước những thay đổi nhanh chóng của ngành xuất bản toàn cầu dưới tác động của công nghệ số và AI, Việt Nam đang đứng trước nhu cầu cấp thiết phải đổi mới để thích ứng với hành vi tiêu dùng nội dung hiện đại.

Xem "Sex Education", tôi nhận ra lý do mình luôn bị tổn thương trong tình yêu

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 25/06/2025 12:00
Là một cô gái, tôi lại chưa từng cảm thấy hạnh phúc trong tình yêu. Đến khi xem phim "Sex Education", tôi mới hiểu lý do.

3 giây quyết đoán, ông bố đã cứu sống 5 mạng người trên chiếc xe bị lũ dữ cuốn trôi

Kỹ năng - Trang Đào - 25/06/2025 11:00
Nước lũ cuốn trôi chiếc Santafe chở 5 người và cách xử lý đầy bình tĩnh của người bố đã cứu sống cả gia đình.

Dùng nhiều ChatGPT khiến não lười suy nghĩ, liệu thế hệ phụ thuộc vào AI của con người có đang đến?

Suy ngẫm - Băng Băng - 25/06/2025 10:00
Các nghiên cứu cho thấy rất nhiều trường hợp không có smartphone hay AI cảm thấy "lạc lối" và thiếu tự tin để giải quyết vấn đề một mình.

Để trở thành điệp viên hoàn hảo, Phạm Xuân Ẩn là nhà báo hoàn hảo

Từ sách - Phim - Quìn - 25/06/2025 09:00
Phóng viên của Time, điệp viên của cách mạng, bạn của cả hai chiến tuyến. Phạm Xuân Ẩn sống như một huyền thoại và để lại bài học sâu sắc về nghề báo, về sự chọn lựa lý tưởng trong những năm tháng khốc liệt nhất.

4 cuốn sách xây nền tự do tài chính: Từ hiểu bản thân đến làm chủ thị trường

Tủ sách - Quìn - 25/06/2025 08:00
Đọc sách để giàu lên có vẻ là một lời khuyên... cũ, nhưng trong một thế giới mà “đầu tư” có thể gói gọn trong vài cú click, thì việc dừng lại để hiểu bản thân và xây chiến lược lại là điều khôn ngoan.

Góc nhìn từ chuyên gia giáo dục: AI là công cụ, không phải chiếc nạng

Suy ngẫm - Bùi Thu Hương - 24/06/2025 13:00
AI không phải là kẻ thù của học tập, nhưng cách dùng của chúng ta mới là vấn đề.

Xem Sex Education, tôi thấy đây chính là lý do nhiều cha mẹ luôn mệt mỏi, kiệt sức!

Điện ảnh - Thanh Hương - 24/06/2025 12:00
Chúng ta cần "sòng phẳng" với con cái.

Công an cảnh báo cẩn trọng trước chiêu trò hack Facebook mới cực tinh vi

Kỹ năng - Mini - 24/06/2025 11:00
Chiêu lừa đảo mới này dùng cách giả mạo Google để “hack” tài khoản Facebook cực kỳ tinh vi.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 6, 27/06/2025