Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

GS John Vu31/05/2023 11:00
Sai lầm thông thường của người quản lí dự án

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đang trở nên quan trọng hơn bao giờ. CNTT có thể giúp quản lí và kiểm soát vận hành doanh nghiệp nhưng khi nó không làm việc, nhiều điều có thể đi sai.

Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát chế tạo cơ xưởng lớn với hàng nghìn công nhân; nếu nó không làm việc toàn thể việc chế tạo dừng lại với hàng nghìn công nhân không có gì để làm. Không sửa nó nhanh chóng, công ti có thể mất nhiều tiền. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát doanh nghiệp trực tuyến với hàng triệu khách hàng, nếu website sập trong vài ngày, công ti có thể mất hàng triệu đô la v.v. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát sân bay, nếu nó dừng làm việc, mọi máy bay không thể cất cánh hay hạ cánh và hàng nghìn du khách sẽ bị ảnh hưởng.

Hệ thống CNTT bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng nhưng phần mấu chốt nhất là phần mềm. Phần cứng và mạng bao giờ cũng được kiểm thử trước khi thiết lập nhưng phần mềm thường xuyên được cập nhật cho nên nó mong manh với lỗi. Để duy trì chất lượng, phần mềm phải được quản lí bởi người quản lí dự án có kĩ năng, người hiểu các qui trình phần mềm và quản lí chất lượng.

Theo báo cáo công nghiệp, ngay cả ngày nay nhiều người quản lí vẫn không có kĩ năng quản lí dự án phần mềm. Họ có thể học lớp về quản lí dự án nhưng một tuần nghe bài giảng là KHÔNG đủ, họ thực tế phải làm nó để học. Việc quản lí dự án phần mềm yêu cầu nhiều thực hành, và họ cần thực hành nhiều lần trước khi họ có thể thu được các kĩ năng. Họ sẽ phạm sai lầm nhưng họ cũng sẽ học từ sai lầm, đó là then chốt phân biệt người quản lí dự án hiệu quả với người không hiệu quả.

Chẳng hạn, khi được cho một dự án để quản lí, bao nhiêu người quản lí dự án biết cách hỏi: “Mục tiêu của dự án này là gì? Vật chuyển giao là gì? Cái gì được mong đợi? Ai là người dùng? Ai là khách hàng? Bao nhiêu người quản lí dự án sẽ viết thông tin này vào trong phát biểu dự án và kiểm điểm nó với khách hàng để có được thoả thuận? Bao nhiêu người trong số họ sẽ có khả năng chuyển giao điều họ nói họ sẽ chuyển giao? Sai lầm thông thường của nhiều người quản lí dự án là thay vì lập kế hoạch cho dự án; họ vội vàng bắt đầu dự án bằng việc thuê người và quản lí họ thay vì quản lí dự án. Có khác biệt giữa quản lí con người và quản lí dự án.

Khi được cho một dự án để quản lí, người quản lí dự án phải nhận diện khách hàng và người dùng. Không biết ai là khách hàng và người dùng, họ thường bỏ lỡ cơ hội lấy được yêu cầu đúng. Nếu họ không thể phân biệt được nhu cầu của khách hàng là gì với điều khách hàng muốn trong đặc tả yêu cầu thì họ sẽ không thành công. Một “nhu cầu” là cái gì đó khách hàng phải có để cho họ dùng phần mềm. Một “điều muốn” là cái gì đó có thì tốt khi dự án có thời gian để làm nó. Không nói chuyện với khách hàng và người dùng để trắc nghiệm các yêu cầu và đặt ưu tiên, người quản lí không thể lập kế hoạch cho dự án đúng được. Sai lầm chung nhiều người quản lí dự án phạm phải là chấp nhận đặc tả yêu cầu như nó được viết mà không trắc nghiệm lại và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không thể nhận diện được mọi hoạt động mà họ phải làm bởi vì họ không có tri thức về qui trình phần mềm. Nhiều người không biết cách tổ chức các hoạt động dự án theo thứ tự đặc thù hay nhiệm vụ nào phải được thực hiện trước; nhiệm vụ nào có thể được thực hiện song hành và nhiệm vụ nào có thể được thực hiện tuần tự. Không có kinh nghiệm phần mềm, họ không thể ước lượng được chi phí dự án và lịch biểu đúng cho nên sai lầm thông thường mà nhiều người quản lí dự án phạm phải là quản lí dự án dựa trên lịch biểu và chi phí được cho mà không kiểm nghiệm và thương lượng.

Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện rủi ro. Nhiều dự án thất bại vì cái gì đó bất ngờ xảy ra vì người quản lí dự án không thể dự đoán được cái gì có thể đi sai và ngăn cản nó khỏi xảy ra. Yêu cầu phần mềm bao giờ cũng thay đổi vì khách hàng đổi ý của họ nhưng phần lớn những người quản lí dự án không biết cách giải quyết với thay đổi. Họ không biết cách phát triển hệ thống quản lí thay đổi. Vì họ không thể kiểm soát được thay đổi, họ cho phép thay đổi kiểm soát họ và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện các kĩ năng được cần cho tổ dự án. Họ nhận bất kì người sẵn có nào chỉ để lấp vào vị trí còn trống vì họ vội vàng quản lí con người. Không có kinh nghiệm họ không thể làm cho các thành viên tổ quyết tâm chuyển giao dự án đúng thời gian và trong chi phí. Nhiều người không trao đổi hiệu quả với tổ và động viên họ trong toàn dự án. Phần lớn không biết cách nhận diện đào tạo kĩ năng phụ để cung cấp cho các thành viên trước khi dự án bắt đầu. Họ thường giả định rằng mọi người biết cách làm việc và mọi sự sẽ diễn ra tốt đẹp trong toàn dự án. Không có tri thức và kĩ năng, nhiều thành viên có thể bị thất vọng hay thậm chí bỏ dở và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.

Nhiều người quản lí dự án không biết cách phát triển hệ thống giám sát để chỉ ra tiến độ. Họ không thể lập ra được kiểm kiểm soát thích hợp cho dự án. Họ không thể kiểm soát được chi tiêu dự án để giữ nó bên trong chi phí hay giám sát hoạt động đã lập kế hoạch với điều đã xảy ra (được lập kế hoạch so với thực tại) và có hành động sửa chữa thích hợp. Nhiều người quản lí dự án không thể đảm bảo được chất lượng của dự án bằng việc tiến hàng kiểm điểm trước khi thực hiện và có hành động phòng ngừa. Không có kinh nghiệm, nhiều người quản lí không thể kết thúc được dự án một cách đầy đủ mà để việc trì hoãn tiếp diễn và không bao giờ kết thúc. Họ không biết về đóng dự án và đảm bảo rằng tất cả các bài học rút ra từ dự án được chia sẻ trong các thành viên tổ.

Về căn bản việc quản lí dự án phải được dạy sớm trong trường nơi sinh viên học mọi nguyên lí và thực hành trong dự án Capstone nơi họ học cách áp dụng điều họ biết vào thực hành thực tế.


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Phát triển nghề nghiệp

Mọi năm, tôi đều nhận được nhiều emails từ các sinh viên đã tốt nghiệp hỏi lời khuyên về nghề nghiệp của họ.

Phụ nữ làm việc trong ngành công nghệ

Barbara là một trong những sinh viên của tôi đã tốt nghiệp bốn năm trước và hiện đang làm việc tại Oracle. Tuần trước, cô ấy quay lại để tuyển sinh viên cho Oracle và tôi đã đề nghị cô ấy chia sẻ kinh nghiệm của cô cho sinh viên.

Công nghiệp phần mềm của Trung Quốc

Như một phần của bài giảng toàn cầu hoá, tôi mời Zhang Qiwen, một quan chức điều hành của một công ti phần mềm lớn ở Trung Quốc tới cho bài giảng trong lớp Kĩ nghệ phần mềm của tôi. Sau đây là điều ông ấy nói:

Kỹ thuật dạy hiệu quả

Ngày nay phương pháp dạy mới là tạo điều kiện cho mối quan tâm của sinh viên bằng việc dùng cách tiếp cận ‘dưới-lên’, điều yêu cầu thầy giáo hiểu nhu cầu của sinh viên, thay đổi tài liệu để đáp ứng cho nhu cầu của họ.

Xu hướng Big Data

Theo một khảo cứu của Nhật Bản về thị trường châu Á, các công ti có thể tăng thu nhập từ 25 % tới 65% bằng việc dùng big data và thị trường tiềm năng có thể đạt tới $250- tỉ đô la Mĩ năm 2020.

Học qua Hành

Ngày nay trong nhiều trường, sinh viên không ngồi yên, nghe bài giảng và ghi chép mà thay vào đó, họ thảo luận với người khác về các chủ đề đặc biệt, tranh cãi về xu hướng công nghệ mới nhất, và làm việc trong tổ để giải quyết vấn đề.

Công nghệ thông tin và qui trình doanh nghiệp

Một sinh viên viết cho tôi: “Em bị lẫn lộn giữa thuật ngữ “Qui trình doanh nghiệp” và “Qui trình phần mềm” và cách hệ thông tin được dùng để cải tiến doanh nghiệp. Xin thầy giải thích. Cám ơn.”

Công nghệ thông tin và tương lai

Để tiếp tục phát kiến trong tương lai, chúng ta phải học làm việc với công nghệ. Công nghệ đã trở thành dẫn lái cho ưu thế doanh nghiệp và thịnh vượng kinh tế.

Giá trị của giáo dục đại học

Có những tranh cãi về liệu vào đại học có xứng đáng không vì có nhiều người tốt nghiệp bị thất nghiệp trong mọi nước.

Con đường chuyển hoá - Tâm càng rộng, thế giới càng mở

Mỗi người có một cách nhìn cuộc sống riêng. Có người nhìn bằng lòng bao dung, có người lại nhìn bằng sự khó chịu, phán xét. Một câu chuyện, người thấy thương có kẻ lại thấy ghét. Nhưng khác biệt không nằm ở câu chuyện, mà nằm ở cái tâm.

Infographic hoạt động văn hóa nghệ thuật du lịch kỷ niệm 50 năm ngày thống nhất đất nước

Giải trí - TTXVN - 21/04/2025 13:00
TP.HCM tổ chức nhiều hoạt động văn hóa nghệ thuật chào mừng kỷ niệm 50 năm thống nhất đất nước.

Facebook cập nhật tính năng mới, nhiều người Việt "bị ảnh hưởng": từ nay thôi khỏi xem lén, hết thời stalk!

Kỹ năng - Huỳnh Duy - 21/04/2025 12:00
Giờ đây, ngoài bạn bè, bạn có thể thấy cả những người theo dõi và không theo dõi trong danh sách người xem", thông báo của Facebook cho biết.

Rùng mình với robot cơ bắp sinh học co giật như người thật

Thư giãn - Hoàng Vũ - 21/04/2025 11:00
Một video mới vừa được Clone Robotics công bố đã khiến cộng đồng mạng và giới công nghệ rúng động: robot hình người “Protoclone” uốn cong cơ bắp, co giật tay chân và nhún vai như một sinh vật sống thật sự.

Sức mạnh của đói nghèo: Mẹ mù chữ, bại liệt nhưng nuôi dạy con trai trở thành sinh viên giỏi nhất

Truyền cảm hứng - Trang Đào - 21/04/2025 10:00
Không quan trọng bạn có xuất thân từ gia đình nghèo khó hay không, những điều kì diệu luôn xảy ra.

Xem 'Khi cuộc đời cho bạn quả quýt', tôi nhận ra mình toàn tặng con "quả quýt" có vị chua chát và đắng ngắt

Điện ảnh - Đông - 21/04/2025 09:00
Hóa ra tôi chỉ đưa cho con những "quả quýt chua", đầy thử thách và nỗi niềm mà có lẽ tôi đã không nhận ra.

Con đường chuyển hoá - Tâm càng rộng, thế giới càng mở

Từ sách - Phim - Quìn - 21/04/2025 08:00
Mỗi người có một cách nhìn cuộc sống riêng. Có người nhìn bằng lòng bao dung, có người lại nhìn bằng sự khó chịu, phán xét. Một câu chuyện, người thấy thương có kẻ lại thấy ghét. Nhưng khác biệt không nằm ở câu chuyện, mà nằm ở cái tâm.

Đạo diễn Lý Hải - người dẫn dắt 'hiện tượng mạng xã hội' lên màn ảnh

Điện ảnh - Tiểu Vũ - 20/04/2025 13:00
Lý Hải là một trong số ít đạo diễn của Việt Nam đã gây ấn tượng mạnh qua việc dẫn dắt các nhân vật "hiện tượng mạng xã hội" (MXH) thành diễn viên chuyên nghiệp.

Kỷ niệm 50 năm ngày thống nhất đất nước Kỳ 2: Chính quyền Sài Gòn thay người vác cờ trắng đầu hàng

Giải trí - Vũ Trung Kiên - 20/04/2025 12:00
Đầu tháng 4.1975, sau khi mất Tây Nguyên và Phước Long, chế độ Sài Gòn đứng trước sự suy yếu về mọi mặt và khả năng sụp đổ hoàn toàn. Lúc này, ông Dương Văn Minh và nhóm ủng hộ ông “chính thức công bố ý định thay thế Tổng thống Nguyễn Văn Thiệu”.

Quách Tĩnh không làm phò mã mà nhất mực lấy Hoàng Dung: Câu trả lời chỉ Dương Quá biết

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 20/04/2025 11:00
Quách Tĩnh và Hoa Tranh vốn là thanh mai trúc mã, vậy tại sao chàng lại quyết định kết duyên cùng Hoàng Dung?

Nghề rùng rợn, lóc xương rắn, lột xác chó nhà... bán hàng chục triệu đồng

Phong cách sống - Cam Ly - 20/04/2025 10:00
Giữa vô vàn những nghề thủ công đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiên nhẫn, nghề làm tiêu bản xương động vật là công việc đầy bí ẩn, có phần rùng rợn.

Xem "Sex Education", người đàn ông cứng rắn như tôi đỏ hoe mắt: Thương con nhưng khiến con xa lánh bố

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 20/04/2025 09:00
Tôi thương con trai hết lòng, nhưng con cứ thấy tôi là lủi đi chỗ khác.

Bước về phía an vui cùng bộ sách 'Sống an vui' và 'Làm chủ cuộc đời' của thiền sư Khangser Rinpoche

Từ sách - Phim - Đan Thanh - 20/04/2025 08:00
Hai cuốn sách nhỏ của Tiến sĩ Phật học Khangser Rinpoche – “Sống an vui” và “Làm chủ cuộc đời” – xuất hiện như một nốt trầm tĩnh tại giữa ồn ào thường nhật, nơi người đọc có thể từng bước tiến gần hơn về phía bình an và hạnh phúc.

TP.HCM tổ chức trình diễn nghệ thuật 3D mapping dịp lễ 30.4

Giải trí - Thuỷ Long - 19/04/2025 13:00
Chiều 17.4, ông Nguyễn Tấn Kiệt, Trưởng phòng Nghệ thuật, Sở VH-TT TP.HCM đã thông tin về chuỗi các hoạt động hưởng ứng kỷ niệm 50 năm Ngày Giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước (30.4.1975 - 30.4.2025).

3 kiểu nói chuyện độc hại, âm thầm phá nát mối quan hệ gia đình, kìm hãm sự phát triển của con cái

Kỹ năng - Như Nguyễn - 19/04/2025 12:00
Thay vì giải quyết vấn đề, 3 cách nói chuyện, giao tiếp dưới đây vô hình chung khiến mối quan hệ gia đình của bạn ngày càng tồi tệ, xuống dốc.

Học hỏi 14 thói quen của những người sáng tạo để trở nên sáng tạo hơn

Suy ngẫm - TĐ - 19/04/2025 11:00
Nếu bạn đang mắc kẹt trong bài tập hoặc dường như không thể hoàn thành một tác phẩm nghệ thuật, hãy tập trung xây dựng những thói quen sau đây của những người sáng tạo. Theo thời gian, bạn sẽ học được cách sáng tạo nhanh hơn, dễ dàng hơn và lâu dài hơn.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 2, 21/04/2025