Kĩ năng trao đổi

Một người viết cho tôi: “Em tốt nghiệp trong Kĩ nghệ phần mềm năm ngoái và có được việc làm ở một công ti cỡ trung bình. Tuần trước người quản lí của em bảo em rằng anh ấy đề bạt em vào vị trí người quản lí dự án. Mặc dầu em đã học môn quản lí dự án phần mềm ở đại học nhưng em lo lắng vì em chỉ mới có một năm kinh nghiệm và vị trí này xảy ra bất thần thế. Em nên làm gì để thành công ở vị trí mới này? Xin thầy lời khuyên.”

Đáp: Chúc mừng bạn! Bạn đã làm rất tốt trong vị trí hiện tại của bạn để được đề bạt đó. Tôi đã viết nhiều bài blogs về các khía cạnh kĩ thuật của quản lí dự án phần mềm cho nên xin xem lại chúng. Trong blog này tôi sẽ tập trung vào một kĩ năng bản chất mà bất kì người quản lí dự án mới này cũng cần: Trao đổi.

Điều đầu tiên bất kì người quản lí dự án phần mềm nào cũng phải biết là bạn không thể làm nó một mình được. Phần mềm là làm việc tổ và bạn cần tổ làm công việc cùng bạn để đảm bảo thành công của dự án. Là người quản lí dự án bạn cần hiểu rằng điều bản chất của trao đổi là lắng nghe chứ không phải là nói. Thay vì nhìn các ‎ý kiến khác nhau như các vấn đề và bắt đầu bảo mọi người điều phải làm, bạn cần lắng nghe các thành viên tổ trước hết.

Nhiều người quản lí thường phạm sai lầm này bằng việc để cho bản ngã của họ kiểm soát họ, điều thường dẫn tới xung đột và tình huống khó giải quyết. Bằng việc hiểu điều các thành viên tổ nghĩ cũng như quan điểm của họ, bạn có thể đáp ứng tương ứng với họ thay vì với xúc động hay giận dữ. Bạn nên nói chuyện với các thành viên tổ bằng sự chân thành nhưng phần lớn trong tất cả bạn phải lắng nghe quan điểm của họ và tình cảm của họ. Cho dù họ bất đồng với bạn; bạn cần nghĩ về cách bạn có thể dùng các ‎ý kiến khác nhau để tạo ra mục đích chung. Bạn phải hiểu rằng bất kì quan điểm nào cũng là một cơ hội để cải tiến. Nếu bạn nhận rõ điều này, bạn sẽ thành công.

Thỉnh thoảng, thảo luận có thể trở thành khó khăn vì các thành viên tổ có thể có các ‎ý kiến khác nhau và họ hội tụ vào vấn đề hơn là mục đích. Trong trường hợp đó, bạn nên nhẹ nhàng nhắc họ về viễn kiến của dự án và những mục đích chung và cố lái họ xa khỏi bất kì vấn đề nhỏ nào có thể làm sao lãng tổ khỏi làm việc tốt.

Tuy nhiên bạn không bao giờ nên né tránh tình huống khó khăn mà tiếp cận nó với sự chăm nom và cân nhắc. Các thành viên tổ thường muốn có vấn đề được giải quyết để cho họ có thể tập trung vào dự án cho nên bạn phải cố bảo vệ họ khỏi những hoạt động không cần thiết mà có thể làm kéo dài vấn đề và cho phép nó trở nên tồi tệ hơn. Trong đào tạo quản lí dự án, bạn nên học về tầm quan trọng của cách giải quyết với những tình huống khó khăn và làm việc hướng tới giải pháp nhanh chóng nhất có thể được.

Nhiều người quản lí dự án thường lẫn lộn trao đổi với nói chuyện và họ thích triệu tập các cuộc họp nơi họ có thể nói cho tổ của họ. Đó là sai lầm lớn, nhiều cuộc họp lấy đi thời gian quí giá để làm cho công việc được thực hiện. Thành viên tổ không thích nghe diễn thuyết hay được bảo phải làm gì. Về căn bản, trao đổi là đối thoại hai chiều nhưng người quản lí phải lắng nghe thay vì nói. Bí mật của trao đổi là lắng nghe và chỉ nói khi được cần.

Bạn nên học duy trì mối quan hệ tốt với mọi thành viên tổ và cải tiến hài hoà tổng thể của tổ. Bạn nên chắc rằng các thành viên tổ cảm thấy thoải mái về môi trường làm việc. Khi họ hài lòng, năng suất sẽ tăng lên và bạn có cơ hội tốt hơn cho dự án thành công. Nhiều người quản lí dự án thường hội tụ vào các khía cạnh kĩ thuật như lập kế hoạch, giám sát và giảm thiểu rủi ro nhưng không dồn vào kĩ năng mềm. Dùng các kĩ năng mềm như trao đổi, làm việc tổ trong quản lí dự án là quan trọng chẳng kém gì các khía cạnh kĩ thuật khác.

Là người quản lí dự án mới, bạn sẽ học nhiều điều. Đây là cách tốt nhất để áp dụng điều bạn đã học ở trường và học những điều mới. Khi bạn còn đang học, bạn sẽ tiếp tục trưởng thành và phát triển năng lực quản lí của bạn. Giữ tâm trí cở mở và học cách quản lí những tình huống thách thức sẽ phục vụ bạn tốt trong nghề nghiệp tương lai của bạn. Quản lí dự án là bước thứ nhất trong thăng tiến nghề nghiệp của bạn, nếu bạn làm tốt trong vị trí này sẽ có các cơ hội khác chờ đợi cho nên để thời gian học nó tốt vào. Chúc mừng việc đề bạt của bạn và chúc may mắn.