Sau khi xem xét và loại bỏ nhiều đơn, bộ phận nhân sự gửi vài bản lí lịch tới cấp quản lí để xem xét và ra quyết định về việc tuyển người. Nhiều người quản lí bảo tôi rằng khi họ xét các đơn này họ thấy nhiều người thực sự là kém. Là người quản lí quyết định việc tuyển người, họ KHÔNG muốn phí thời gian phỏng vấn những người có bản lí lịch viết kém. Một người quản lí bảo tôi: “Khi ông có hai mươi hay năm mươi bản lí lịch để xem xét, ông chỉ có thể dành một hay hai phút cho từng bản lí lịch thôi. Nếu tôi không thấy điều tôi cần vào lúc đó, tôi chuyển sang lí lịch tiếp. Tuy nhiên, nếu tôi thấy thông tin là quan trọng với điều tôi cần ngay chỗ bắt đầu bản lí lịch thì tôi sẽ tiếp tục đọc thêm.”
Chìa khoá là cung cấp thông tin đúng theo dạng thức dễ đọc ngay từ đầu bởi vì bản lí lịch là cách để đi tới pha sau: người phỏng vấn và người phỏng vấn xác định ai sẽ được tuyển. Mọi công ti phần mềm thường nhận được hàng trăm bản lí lịch cho mọi việc làm mở ra và không thể nào phỏng vấn được tất cả các đương đơn cho nên bộ phận nhân sự kiểm điểm và khử bỏ bớt hầu hết các đơn xin việc dựa trên bản lí lịch của họ. Ngày nay, với ứng dụng điện tử, rất dễ cho người quản lí nhân sự nhấn phím “DELETE” ở máy tính của họ sau khi đọc lướt qua bản lí lịch, cho nên để thu hút được chú ý của họ, bản lí lịch của bạn phải “HOÀN HẢO”.
Có vài điều mà đương đơn cần xem xét: Nếu bạn KHÔNG có đúng phẩm chất, ĐỪNG nộp đơn xin việc đó. Khi bản in về việc làm nói “Kiến trúc sư cấp cao có 5 năm kinh nghiệm,” ĐỪNG nộp đơn xin nếu bạn chỉ mới tốt nghiệp vì bạn sẽ KHÔNG được vị trí đó và chỉ mất thời gian. Tôi biết rằng nhiều sinh viên viết mỗi một bản lí lịch và gửi nó đi xin mọi việc làm mà họ thấy quảng cáo trên báo chí hay internet. Đây là “SAI LẦM LỚN” bởi vì nếu bản lí lịch KHÔNG có điều mà việc làm này yêu cầu thì nó sẽ bị “VỨT BỎ”. Chìa khoá trong việc viết bản lí lịch là bạn phải điều chỉnh bản lí lịch của mình cho khớp với yêu cầu việc làm để cho bạn có thể có cơ hội được phỏng vấn. Lời khuyên của tôi là xem thật cẩn thận mô tả việc được đăng cho vị trí trí đó và viết lại bản lí lịch của bạn để sánh đúng với việc làm đó.
Chẳng hạn, mô tả việc phần mềm: “Yêu cầu có bằng đại học về Khoa học máy tính, có hai năm kinh nghiệm trong lập trình Java và C/C++ với tri thức về cơ sở dữ liệu Oracle.” Vậy bạn có thể bắt đầu bản lí lịch của mình bằng câu: “Tôi đang tìm một vị trí thách thức như một kĩ sư phần mềm có tập trung vào cơ sở dữ liệu Oracle.” Đó là tín hiệu đầu tiên của bạn cho người đọc bản lí lịch của bạn rằng bạn quan tâm tới vị trí mở ra của họ và bạn có phẩm chất cho việc đó.
Rồi bạn có thể thêm vài câu sau: “Có bằng đại học về Khoa học máy tính từ đại học XYZ, có 2 năm kinh nghiệm lập trình C, C++ và Java trong vài bộ môn máy tính cũng như hỗ trợ cho website của trường khi dùng các ngôn ngữ này. Trợ giúp cho cán bộ của trường trong quản lí bản ghi sinh viên dùng cơ sở dữ liệu Oracle.” Thực tế, bạn lấy các yêu cầu việc của họ và phản xạ chúng lại cho người đọc lí lịch. Bạn cần nêu những kĩ năng và phẩm chất quan trọng này ngay từ đầu bản lí lịch. Kĩ thuật này sẽ làm dễ dàng hơn cho bộ phận nhân sự xem bạn đáp ứng nhu cầu của họ tới mức nào.
Bản lí lịch là cái gì đó đại diện cho bạn khi thiếu vắng bạn, cho nên nó phải được viết ra một cách cẩn thận đặc biệt là ngày nay khi nhiều công ti đang dùng internet và các đơn xin tất cả đều ở dạng điện tử. Bạn phải kiểm điểm lại điều bạn đã viết trước khi nhấn nút “SEND”. Tôi khuyên rằng bạn nên đọc và đọc lại cẩn thận bản lí lịch của mình nhiều lần, nếu cần thì nên có ai đó kiểm điểm lại nó để nhận diện lỗi chính tả và các lỗi văn phạm khác. Đúng văn phạm và ngắt câu là rất quan trọng nếu bạn muốn gây ấn tượng cho người sử dụng lao động.
Bạn ĐỪNG BAO GIỜ dùng “thông điệp văn bản” giống như bạn “Chat” với bạn bè trong bản lí lịch của mình vì điều này KHÔNG thích hợp cho công việc. Bạn nên có địa chỉ email tốt dùng tên thực của bạn trong email nhà trường hay cái gì đó thích hợp – email kiểu như “HipHopMan” tại hotmail.com hay “Crazygirl” tại gmail.com KHÔNG gây ấn tượng cho công ti nghiêm chỉnh định tuyển bạn.
Gần như mọi đại học đều có huấn luyện viết bản lí lịch và cách xin việc và sinh viên cần tận dụng ưu thế của các dịch vụ này. Khi người quản lí nhận được bản lí lịch viết kém, điều đó nghĩa là đương đơn KHÔNG quan tâm tới việc được tuyển để làm gì và nếu đương đơn KHÔNG quan tâm bạn có cho rằng người quản lí thực sự quan tâm không? Bản lí lịch xin việc KHÔNG phải là cơ hội, KHÔNG phải là đánh bạc, và KHÔNG về vận may mà là công việc NGHIÊM CHỈNH.
Phần lớn các nhà quản lí nói với tôi rằng điều họ quan tâm tới là ai đó đam mê cố gắng làm với bất kì cái gì. Chẳng hạn một sinh viên phần mềm tạo ra website cho trường học, giúp kèm bạn bè trong môn lập trình và tích cực trong cộng đồng bởi việc tình nguyện. Cách tốt nhất để thu hút sự chú ý là có các hoạt động phụ trong cuộc sống của bạn, KHÔNG chỉ là danh sách các môn học của đại học.
Những người quản lí thích các đương đơn nói cho mình về họ là ai và họ làm gì trong cuộc sống của họ. Chẳng hạn: “Tôi đã dành ba năm vừa qua quản lí website cho trường của tôi, thiết kế, thực hiện các câu hỏi và trả lời cho sinh viên” hay “Tôi đã tình nguyện giúp các nạn nhân bão lụt vì nhiều người trong số họ là bạn tôi.” Chút thông tin này làm cho họ quan tâm bởi vì nó kể cho họ cái gì đó về đương đơn như “con người”. Họ có thể thấy rằng các đương đơn này có chăm nom tới trường của mình, bạn bè mình, cộng đồng của mình và KHÔNG chỉ là “cái tên” với các kĩ năng ngôn ngữ lập trình.
Nếu bạn mới tốt nghiệp đại học về Khoa học máy tính hay Kĩ nghệ phần mềm, người quản lí tuyển người sẽ mong đợi rằng bạn biết cách lập trình trong C, C++ hay Java. Ít nhất bạn có tri thức nào đó về kiến trúc và thiết kế phần mềm cho nên bạn KHÔNG cần dành nhiều thời gian về các chủ đề này. Có thể một câu như “Kĩ năng trong C, C++, Java, và kiến trúc, thiết kế phần mềm” sẽ là đủ. ĐỪNG liệt kê những thứ tầm thường như “Window 7, hay Google, hay Word, Excel, Internet, Facebook, You Tube hay bất kì trò chơi máy tính nào mà bạn thích v.v.”
Every year software companies receive thousands of job applications. After reviewed and eliminated many, the personnel department sends few resumes to management for review and makes decision on hiring. Many managers told me that as they reviewed these applications they found that many of them are really bad. As managers who decide on hiring people, they do NOT want to waste time interviewing people that have poorly written resume. One manager told me: “When you have twenty or fifty resumes to review, you can only spend about one to two minutes on each resume. If I don’t see what I need in that time, I move on to the next resume. However, if I see information that is important to what I need at the beginning of the resume then I will continue to read more”.
The key is to provide the right information in an easy to read format in the beginning because a resume is a way to get to the next phase: the interview and the interview determines who will get hired. Every software company often receive hundreds resume for every job opening and it is impossible to interview all applicants so the personnel department review and eliminate most applicants based on their resumes. Today, with electronic application, it is very easy for personnel people to press the “DELETE” key at their computers after they scan briefly on resume so to get their attention, your resume must be “PERFECT”.
There are few things, that applicant may need to consider: If you do NOT have the right qualifications, Do NOT apply for the job. When the job listing says “Senior Architect with 5 years experiences,” do NOT apply if you just graduated because you will NOT get it and it just waste your time. I know that many students create just one resume and send it to every job that they see advertising in newspaper or the internet. This is a “BIG MISTAKE” because if the resume does NOT have what the job requires then it will be “DISCARDED”. The key in writing resume is you must tailor your resume to fit what the job requires so you may have a chance of getting the interview. My advice is to carefully review the job description that is posted for the position and rewrite your resume to match that job.
For example, software job description: “Requires a degree in Computer Science, with 2 years of experience in Java and C/C++ programming with knowledge of Oracle database”. Then you may want to start your resume with the sentence: “I am looking for a challenging position as a Software Engineer with a focus on Oracle database”. That’s your first signal for the person reading your resume that you are interested in their opening position and you are qualified for the job. Then you could add a few sentences below: “A degree in Computer Science from XYZUniversity, 2 years of programming in C, C++ and Java in several computer courses as well as support the school websites using these languages. Assist university staff in managing students records using Oracle database”. Actually, you are taken their job requirements and reflected them back to the resume reader. You need to have these important skills and qualifications in the beginning of the resume. This technique will make it easier for the personnel department to see how you meet their needs.
A resume is something that represents you in your absence, so it must be carefully written especially today as many companies are using the internet and applications are all in electronic form. You must review what you wrote before hitting the “SEND” button. I recommend that you carefully read and reread your resume several times, if needed having someone to review it to identify spelling and other grammatical mistakes. Proper grammar and punctuation is very important if you want to leave an impression on the employer. You should NEVER use “text message” just like you “Chat” with friends in your resume as this is NOT appropriate for business. You should have a good email address prefer using your real names in your school email or something appropriate – an email such as “HipHopMan” at hotmail.com or “Crazygirl” at gmail.com does NOT impress any serious company to hire you.
Almost every university has training in writing resume and how to apply for job and students need to take advantage of these services. When a manager receives poorly written résumés, it means that applicants do NOT care for what it takes to get hired and if the applicants do NOT care do you think a manager really care? A resume for job is NOT a chance, is NOT a gamble, and is NOT about luck but SEROUS work.
Most managers told me that what they are interested in is someone who is passionate at whatever they try to do. For example a software student who creates websites for the schools, helps tutor their friends in programming course and active in the community by volunteering. The best way to get attention is to have additional activities in your life NOT just a list of university courses. Managers like applicants to tell them about who they are and what they do in their life. For example: “I’ve spent the last three years managing website for our school, design, implement questions and answers for the students” or “I have volunteered to help flood victims as many of them are my friends”. This little information interested them because it tells them something more about the applicants as a “human being”. They can see that these applicants do care about their schools, their friends, their communities and NOT just a “Name” with programming languages skills.
If you just graduated from university in Computer science or Software engineering, hiring managers would expect that you know how to program in C, C++ or Java. At least you have some knowledge about software architect and design so you do NOT need to spend a lot of time on these subjects. Maybe a sentence such as “Skills in C, C++, Java, and Software architect, design” would be sufficient. Do NOT list trivial things such as “Window 7, or Google, or Word, Excel, Internet, Facebook, You Tube or any Computer games that you like etc.”
