Quản lý hệ thông tin

GS John Vu12/07/2023 11:00
Quản lý hệ thông tin

Một người quản lí nói với tôi: “Quản lí là quản lí dù đó là con người hay công nghệ, nó là như nhau.”

Một người tốt nghiệp kinh doanh với bằng MBA cũng nói: “Chúng tôi được đào tạo trong quản lí và chúng tôi có thể quản lí mọi thứ.” Đó là cách nhìn của hầu hết người quản lí nhưng họ đang phạm sai lầm lớn khi vấn đề đi tới công nghệ.

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) không còn chỉ là vài cái máy tính bàn được kết nối với máy phục vụ và mạng để hỗ trợ cho doanh nghiệp mà là hệ thống phức tạp với nhiều vấn đề phải giải quyết từ cách nhìn chiến lược. Công ti cần có người quản lí CNTT có kĩ năng, người hiểu cả doanh nghiệp cũng như công nghệ để phát triển chiến lược CNTT, điều xác định ra cách công ti sẽ làm kinh doanh với khách hàng, nhà cung cấp trong thời đại thông tin này. Những người quản lí CNT này cũng phải có kĩ năng mềm, kĩ năng trình bày, và kĩ năng lãnh đạo để cho họ có thể làm việc ngang qua nhiều đơn vị nghiệp vụ, từng đơn vị có ý kiến riêng của nó mà có thể không đồng thuận với đơn vị khác.

Người quản lí CNTT có kĩ năng có thể giúp làm biến đổi một công ti từ quan liêu phân cấp thành một doanh nghiệp hiệu quả và được quản lí tốt. Người quản lí doanh nghiệp không có tri thức CNTT thường bị lệ thuộc vào tư vấn của người bán công nghệ thay vì có chiến lược được xác định tốt. Đó là lí do tại sao đôi khi công nghệ có thể trở thành chỉ là việc tô điểm cho các qui trình hiện có mà không ích lợi gì.

Tôi đã thấy nhiều người quản lí doanh nghiệp thêm công nghệ vào trong khu vực của họ chỉ vì những người khác đã làm điều đó. Chẳng hạn, một số công ti khác có websites rồi họ cũng muốn có website; khi ai đó dùng máy tính bảng trong công ti của họ, họ cũng mua máy tính bảng cho người của họ mà không có lí do tốt. Đó là lí do tại sao bạn thấy nhiều phần cứng đắt tiền trong một số công ti mà chẳng bao giờ được dùng.

Một người quản lí doanh nghiệp thú nhận: “Nhiều người quản lí doanh nghiệp có iPhone cho nên tôi phải có một cái chứ, nhưng tôi không bao giờ dùng nó vì bất kì cái gì khác ngoài việc gọi điện thoại. Tôi không biết cách gửi tin nhắn, tìm Internet, hay tải xuống các apps.” Có nhiều công nghệ không có lợi cho công ti và không có người quản lí CNTT có kĩ năng, nhiều công ti tiếp tục phí tiền và không nhận được ích lợi.

Người chủ công ti KHÔNG nên hỏi, “Làm sao tôi dùng công nghệ?” mà cần hỏi “Làm sao tôi tối ưu doanh nghiệp để có hiệu quả và giảm lãng phí?” Khi họ hỏi điều họ có thể làm với công nghệ, họ đã nghĩ công nghệ như giải pháp nhưng điều đó có thể không phải là một quyết định tốt. Khi họ nghĩ về cải tiến doanh nghiệp, họ có cách nhìn khác. Bằng việc kiểm điểm chiến lược doanh nghiệp để xác định cách chúng có thể làm cho khách hàng hài lòng; cách tối ưu các qui trình hiện có để giảm lãng phí và cách làm tăng lợi nhuận, họ có thể phải cập nhật hệ thống hiện thời, tự động hoá các qui trình, hay thay đổi cấu trúc tổ chức thế nào đó và thực hiện nó, những công nghệ nào đó có thể hữu dụng.

Hoạt động đầu tiên khi áp dụng công nghệ thông tin là có các qui trình chuẩn trong toàn công ti để cho bạn có thể dùng được công nghệ làm tự động hoá các hoạt động nào đó cho hiệu quả. Chỉ bằng việc làm điều đó thì công ti mới có thể vận hành theo cùng cách, ở mọi nơi, và tạo ra sự tin cậy, chất lượng và hiệu quả trong vận hành đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chẳng hạn, nếu một cơ xưởng có thể chuẩn hoá dây chuyền lắp ráp của nó để tạo ra sản phẩm có chất lượng, công ti có thể bán chúng với cùng giá bất kể nơi sản phẩm được làm; bằng việc có các qui trình tài chính chuẩn, công ti có thể quản lí thu nhập, chi phí và lợi nhuận của nó một cách có hiệu quả bất kể doanh nghiệp được vận hành ở đâu.

Với các qui trình chuẩn, công ti có thể tạo ra sản phẩm mới nhanh chóng hơn vì nó không phải thay đổi cái gì mà liên tục dùng cùng qui trình. Qui trình chuẩn tiết kiệm cho công ti thời gian, tiền bạc và làm do doanh nghiệp sinh lời được nhiều hơn.

Lí do nhiều công ti đang gặp khó khăn trong áp dụng công nghệ là vì cấu trúc tổ chức của họ dựa trên mô hình phân cấp với các chức năng và đơn vị tách rời điển hình được dạy trong các trường kinh doanh. Từng người quản lí nghiệp vụ kiểm soát đơn vị, chức năng, khu vực hay sản phẩm riêng của nó. Họ thường không chia sẻ thông tin hay cộng tác với người khác  cho nên vận hành toàn công ti là hệ thống quan liêu nơi mọi sự chuyển rất chậm từ chỗ này sang chỗ khác, và quyết định được thảo luận trong các cuộc họp nhưng thường không được thực hiện. Bằng việc có các qui trình chuẩn toàn công ti mà có thể trải qua mọi đơn vị và được tự động hoá bằng công nghệ thông tin, toàn thể vận hành có thể được cải tiến.

Thông tin có thể được gửi bằng email cho mọi mức những người quản lí trong vài giây, các vấn đề quan trọng có thể đạt tới người làm quyết định trong vài phút và dữ liệu có thể được thu thập, phân tích và biến thành báo cáo có giá trị trong một giờ. Người quản lí cấp cao có thể ra quyết định nhanh chóng dựa trên sự kiện và dữ liệu thay vì dựa vào các cuộc họp và thảo luận. Tất nhiên, để làm điều đó công ti cần người quản lí CNTT có kĩ năng chịu trách nhiệm lo việc này. Ngày nay, những người điều hành hàng đầu thường phụ thuộc vào Giám đốc thông tin (CIO) người chịu trách nhiệm chuẩn hoá mọi qui trình trong công ti, và là người có thẩm quyền vượt qua sự chống đối từ những người quản lí nghiệp vụ.

Một công ti bảo hiểm có nhiều người bán hàng, những người bán hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng; với từng người bán hàng, người bán phải viết báo cáo bán hàng cho người quản lí đơn vị bán hàng; người quản lí đơn vị bán hàng phải kiểm điểm lại các hợp đồng để đảm bảo nó đúng đắn rồi đệ trình một đơn hàng cho đơn vị làm hoá đơn; người quản lí làm hoá đơn kiểm điểm đơn hàng về sự chính xác rồi gửi hoá đơn bán hàng cho khách hàng; khách hàng nhận được hoá đơn và gửi séc cho đơn vị tài chính; người quản lí tài chính xác nhận việc trả tiền và đệ trình báo cáo trả tiền cho bộ phận làm hợp đồng bảo hiểu, người ban hành hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng.

Bất kì lỗi nào xảy ra trong cấu trúc chức năng truyền thống này đều sẽ bị gửi lại cho bước trước cho tới khi nó được sửa đúng vì từng đơn vị chức năng chỉ chịu trách nhiệm cho chức năng riêng của nó. Về trung bình, điều đó mất một tuần để hoàn thành giao tác này.

Bằng việc có qui trình chuẩn trải khắp mọi đơn vị và kiểm soát bởi hệ thông tin, hợp đồng bảo hiểm có thể được đặt vào trong máy tính bởi người bán. Hợp đồng bảo hiểm được phần mềm kiểm về độ chính xác trong vài giây rồi tất cả thông tin được thu thập, phân tích và lưu giữ. Đồng thời, một hoá đơn tính tiền có thể được gửi theo email hay tin nhắn cho khách hàng về việc trả tiền. Khách hàng có thể gõ số hiệu thẻ tín dụng vào qua việc hồi đáp cho email này hay gửi một tin nhắn trở lại. Thẻ tín dụng bị tính tiền vào tài khoản ngân hàng và nếu nó là hợp thức, hợp đồng bảo hiểm được ban hành. Toàn thể qui trình này chỉ mất không đầy mười phút.

Bằng việc dùng công nghệ thông tin, công ti bảo hiểm vận hành nhanh hơn, tốt hơn, chính xác hơn, và có được tiền nhanh chóng. Với việc giảm đi mọi quan liêu và tính không hiệu quả của mô hình vận hành cũ, nó có thể giảm bớt số người trong xử lí giao tác vì mọi thứ  được quản lí và kiểm soát bằng máy tính.

Với hầu hết các công ti bảo hiểm, ưu thế của công nghệ thông tin cũng còn là ở dữ liệu họ thu thập. Vì công ti có mọi thông tin về khách hàng, nó dùng phân tích Big data để biết nó có thể có bao nhiêu hợp đồng bảo hiểm được bán nếu nó giảm giá đi số phần trăm nào đó. Nói cách khác, bao nhiêu hợp đồng bảo hiểm họ có thể bán cho cùng các khách hàng nếu khách hàng có nhu cầu khác. Nếu họ mua bảo hiểm ô tô, công ti cũng có thể cung cấp bảo hiểm nhân mạng bằng việc giảm giá đi 10% nếu họ mua cả hai. Nếu họ mua bảo hiểm nhà, họ có thể có được giảm giá 15% khác v.v.

Công nghệ phân tích Big data có thể giúp cho công ti đẩy việc làm quyết định xuống mức người bán hàng, nếu họ bán nhiều hơn, họ có thể làm ra nhiều tiền hơn bằng việc có điểm thưởng. Thay vì chỉ bán một kiểu bảo hiểm như trong quá khứ, người bán hàng có thể bán nhiều hơn vì thông tin về khách hàng được lưu trong máy tính. Về căn bản với công nghệ thông tin, công ti có ít người hơn nhưng vẫn vận hành hiệu quả và sinh lời. Vì công nghệ thông tin và dữ liệu lớn được dùng trong mười năm qua, số công ti bảo hiểm ở Mĩ đã bị giảm xuống ít hơn sáu trăm so với những năm 1980. Các công ti bảo hiểm không dùng công nghệ thông tin phần lớn đều bị loại khỏi kinh doanh.

Công ti bán lẻ điện thoại di động có trên 10,000 cửa hàng ở Mĩ và Canada có hệ thông tin để kiểm soát vận hành và hậu cần. Nó đẩy việc làm quyết định xuống tới người bán hàng ở từng cửa hàng. Những người bán hàng này nhận được thông tin về bao nhiêu điện thoại đã được bán trong cửa hàng của họ cũng như các thương hiệu của điện thoại trên cơ sở hàng ngày. Từng người bán hàng đều phải dự báo họ có thể bán được bao nhiêu điện thoại mỗi tuần và các thương hiệu nào sẽ là bán tốt nhất.

Người bán hàng đặt đơn hàng cho công ti mỗi thứ sáu tương ứng với dự báo của họ, và công ti gửi số điện thoại được đặt tới cửa hàng qua ngày cuối tuần. Bằng việc đặt quyết định đặt hàng cho các cá nhân bán hàng, công ti đảm bảo rằng kho trong từng cửa hàng sẽ được chuyên biệt hoá theo nhu cầu của khách hàng ở cửa hàng đó. Kết quả là kiểm soát khi được tốt hơn vì người bán hàng biết rõ khu vực thị trường và khách hàng cho nên cửa hàng không phải giữ các điện thoại mà họ không thể bán được và làm giảm số chỗ cất giữ và lãng phí.

Nếu một thương hiệu nào đó không bán tốt, công ti sẽ cho điểm thưởng cao hơn cho người bán hàng để bán nhiều hơn, điều làm phát triển phát kiến trong việc đưa ra các đề nghị cục bộ. Bằng việc có hệ thống trinh sát doanh nghiệp tại chỗ, người chủ công ti và người quản lí biết đích xác bao nhiêu điện thoại được bán mọi giờ, mọi ngày, và mọi tuần cho nên họ có thể làm quyết định nhanh chóng. Nếu một cửa hàng không bán tốt, nó có thể bị đóng cửa ngay cho nên công ti không mất tiền. Nếu một khu vực đang bán tốt, nó có thể mở thêm các cửa hàng để thâu tóm thị trường. Công ti có kế hoạch bành trướng sang châu Âu và châu Á sớm và họ dự đoán rằng nhiều cửa hàng điện thoại địa phương sẽ không thể cạnh tranh được với công ti khổng lồ này cùng hệ thông tin phức tạp của nó.


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Phía tối của công nghệ

Đã có nhiều bài viết về thành công của công nghiệp khoán ngoài CNTT ở Ấn Độ, phần lớn trong số đó đều từ quan điểm kinh tế như $ 85 tỉ đô la xuất khẩu trong năm 2008 và nhiều triệu việc làm công nghệ cao được tạo ra.

Điều sinh viên cần học

Một thầy giáo viết cho tôi: “Chương trình đào tạo máy tính của chúng tôi cũ rồi và chúng tôi đang làm việc để cập nhật nó, thầy có gợi ý nào để giúp chúng tôi cải tiến giáo trình của chúng tôi không?”

Học theo tổ

Sinh viên đại học đang đối diện với những thay đổi nhanh chóng vì chương trình đào tạo của họ không có khả năng thay đổi nhanh. Điều là “nóng” mấy năm trước có thể không “nóng” nữa.

Nhu cầu về công nhân Công nghệ thông tin

Việc thiếu hụt công nhân có kĩ năng Công nghệ thông tin (CNTT) đã tạo ra cuộc chiến mới – cuộc chiến về tài năng ở Mĩ.

Kỹ năng kỹ thuật và doanh nghiệp

Em cần các kĩ năng mềm nhưng tại sao em cần tri thức doanh nghiệp? Em không muốn làm việc trong kế toán, tài chính hay quản lí. Xin thầy giải thích.

Ước nguyện cuối cùng của Steve Jobs

Trước khi chết, Steve Jobs đã trao một chỉ thị đặc biệt cho những người quản lí của ông ấy về điều ông ấy muốn làm. Một trong những điều quan trọng mà ông ấy muốn đạt tới là cung cấp sách giáo khoa và giáo dục cho thế giới.

Xin vào trường sau đại học

Trong vài tháng qua, tôi đã nhận được nhiều email từ các sinh viên hỏi về lời khuyên về cách xin vào trường sau đại học. Một sinh viên viết: “Có lời khuyên bí mật nào mà thầy có thể chia sẻ với chúng em không? Em thực sự muốn vào trường mơ ước của em.”

Phỏng vấn qua điện thoại

Em đã nhận được một email từ một công ti phần mềm sau khi nộp đơn xin việc. Em rất háo hức nhưng cũng lo vì em không biết mong đợi gì trong cuộc phỏng vấn qua điện thoại.

Điện thoại thông minh làm thay đổi thế giới

Theo ngành công nghiệp viễn thông, trên một tỉ điện thoại thông minh đã được bán năm 2013. Sự kiện đáng ngạc nhiên nhất là không phải con số đã bán mà phần lớn mua sắm đều từ các nước đang phát triển ở châu Á, và châu Phi.

Cô nàng siêu robot Sophia từng tuyên bố “sẽ hủy diệt loài người” bây giờ ra sao?

Thư giãn - PV - 23/06/2025 11:00
Trong thời điểm AI bùng nổ, lời nói năm xưa của Sophia có đáng lo sợ?

Quét não người dùng ChatGPT suốt 4 tháng, các nhà khoa học phát hiện sự thật kinh hoàng

Suy ngẫm - Nguyễn Hải - 23/06/2025 10:00
Cho dù có thể giúp người dùng cải thiện năng suất làm việc trong ngắn hạn, nghiên cứu chỉ ra rằng việc lệ thuộc vào ChatGPT có thể gây hại lâu dài cho não bộ của người dùng.

Cô gái trẻ "người chuột chũi" chui lên từ miệng cống khiến nhiều người ám ảnh là ai?

Phong cách sống - Huy Hoàng - 23/06/2025 09:00
Khoảnh khắc một cô gái trẻ từ từ chui lên từ miệng cống ngầm ở thành phố Makati (Philippines) khiến nhiều người bị ám ảnh. Danh tính của cô gái cũng được nhiều người quan tâm.

Khai mở cảm xúc - Lo âu và sợ hãi giúp bạn an toàn và sống sót

Từ sách - Phim - Quang Thanh - 23/06/2025 08:00
Lo âu là cái tên mà ta dùng để gọi nhiều phản ứng của cơ thể và tâm trí, chẳng hạn như những suy nghĩ dồn dập hoặc cảm giác nôn nao ở dạ dày.

Adobe ra mắt ứng dụng đắc lực cho dân chụp ảnh bằng iPhone

Kỹ năng - Anh Tú - 22/06/2025 12:00
Nếu bạn yêu thích chụp ảnh bằng iPhone, ứng dụng mới của Adobe có thể nhanh chóng trở thành công cụ ưa thích của bạn.

Kim Dung giải thích vì sao Kiều Phong 1 chưởng đánh Vô Danh Thần Tăng gãy xương mà không giết nổi con hổ?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 22/06/2025 11:00
Sự khác biệt về thực lực của Kiều Phong được giải thích thế nào?

Nước mắt "thánh nữ" Maria Ozawa: "Người ta chỉ nhìn thấy tôi trên màn ảnh, nhưng không biết tôi là ai khi tắt máy quay"

Giải trí - Nguyễn Phượng - 22/06/2025 10:00
Trên khuôn mặt trái xoan là cái mũi dọc dừa và đôi mắt ma mị. Maria Ozawa có thể “giết chết” trái tim đàn ông chỉ bằng một ánh mắt. Nhưng phía sau máy quay, chẳng ai tin "nữ hoàng" cũng phải khóc.

Đường vào thiền - Nhờ mối phân tâm này mà bạn không nhìn thấy nỗi đau bên trong

Từ sách - Phim - FN - 22/06/2025 09:00
Hãy nhìn vào những gì bạn đang làm: bạn có tìm cách quên đi nỗi đau không? Nếu tất cả cách thức mà bạn đang sử dụng để quên đi nỗi đau đó bị tước mất, bạn sẽ càng đau khổ hơn.

Vượt lên nghịch cảnh – Chiến thắng con quỷ bên trong chính mình

Từ sách - Phim - Quìn - 22/06/2025 08:00
Trong cuốn sách "Chiến thắng con Quỷ bên trong" (Outwitting the Devil: The Secret to Freedom and Success), Napoleon Hill không chỉ vạch trần những nỗi sợ hãi vô hình mà còn chỉ ra một sự thật sâu sắc: nghịch cảnh không phải là kẻ thù, mà là người thầy vĩ đại nhất.

Tôi đọc người đọc mỗi ngày - Làm báo chân chính là cần đối thoại với người đọc mỗi ngày

Từ sách - Phim - Đan Thanh - 21/06/2025 14:00
"Tôi đọc người đọc mỗi ngày" là một câu chuyện nghề nghiệp, tinh lọc từ sổ tay biên tập của nhà báo Huỳnh Sơn Phước, sau 40 năm hành nghề tại báo Tuổi Trẻ.

Hàng chục nghìn webcam kết nối Internet đang vô tình 'phản chủ'

Kỹ năng - Anh Tú - 21/06/2025 13:00
Theo một nghiên cứu mới từ công ty an ninh mạng Bitsight, hơn 40.000 webcam trên toàn thế giới đang ở trong tình trạng có thể truy cập công khai qua Internet – thường là mà chủ nhân không hề hay biết.

Xem "Sex Education", tôi bẽ bàng nhận ra lý do con luôn quý bạn hơn quý mẹ

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 21/06/2025 12:00
Tôi cố hết sức để gần gũi, tâm sự với con. Nhưng đáp lại, con chỉ thích đi chơi với bạn.

Kiếm hiệp Kim Dung: Cao thủ duy nhất chết vì võ công do chính mình tạo ra

Thư giãn - Quốc Tiệp - 21/06/2025 11:00
Nhậm Ngã Hành là một nhân vật nổi bật trong tiểu thuyết Tiếu ngạo giang hồ của cố nhà văn Kim Dung, đã để lại dấu ấn sâu đậm trong lòng độc giả.

Gemini phát triển tính năng tóm tắt nội dung PDF trong Google Drive

Kỹ năng - Anh Tú - 21/06/2025 10:00
Google đang mở rộng khả năng của Gemini bằng cách sử dụng trợ lý AI này để tóm tắt nội dung PDF trong Google Drive. Đặc biệt là lần này, tính năng không chỉ đơn thuần dừng ở việc tạo bản tóm tắt.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 2, 23/06/2025