Phỏng vấn qua điện thoại

Đêm hôm trước tôi nhận được một email có đánh dấu “Khẩn” từ một người tốt nghiệp Khoa học máy tính: “Sau khi đọc blog của thầy về các công ti đang thuê sinh viên nước ngoài, em đã gửi đơn và nhận được một email từ một công ti phần mềm thu xếp cho em có cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Em rất háo hức nhưng cũng lo vì em không biết mong đợi gì trong cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Vì cuộc phỏng vấn là trong tuần tới, em cần lời khuyên của thầy. Xin thầy giúp cho.”

Đáp: Tôi đã gửi một email đáp lại cho bạn đó ngay lập tức và đăng câu trả lời lên blog này cho những người khác có thể có tình huống tương tự. Về căn bản, các công ti dùng phỏng vấn điện thoại như một phương pháp nhận diện ứng cử viên tiềm năng cho việc làm. Phỏng vấn điện thoại thường là bước đầu tiên được dùng để chọn các ứng cử viên trong số nhiều ứng cử viên cho bước tiếp, hoặc tới thăm công ti cho các cuộc phỏng vấn thêm, hoặc ai đó sẽ tới và phỏng vấn các ứng cử viên ở nước của họ. Điều rất quan trọng là được chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại. (Xin xem bài đăng trước đây của tôi về qui trình phỏng vấn.)

Tuỳ theo ai sẽ gọi cho bạn và cuộc phỏng vấn có thể lấy những con đường khác nhau. Nếu người phỏng vấn thuộc bộ phận Tài nguyên nhân lực, nó thường là cuộc phỏng vấn thẩm tra để trắc nghiệm thông tin trên đơn xin của bạn và kiểm kĩ năng ngôn ngữ và trao đổi của bạn. Nếu bạn làm tốt, sẽ có cuộc phỏng vấn khác với người quản lí thuê người. Nếu người phỏng vấn là người quản lí thuê người thì nó là cuộc phỏng vấn thực tế vì họ muốn biết nhiều hơn về bạn và năng lực của bạn. Bạn phải chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn điện thoại như bạn sẽ chuẩn bị cho bất kì cuộc phỏng vấn nào khác.

Để chuẩn bị, bạn phải đọc mô tả việc cẩn thận để biết họ muốn gì. Bạn phải nghiên cứu công ti để biết cái gì đó về doanh nghiệp của họ và chuẩn bị một danh sách các câu hỏi mà bạn muốn hỏi. Nếu bạn đang nói trên điện thoại di động, phải chắc rằng pin điện thoại của bạn được nạp và không hết pin giữa chừng. Phải chắc rằng bạn đang nói trong phòng yên tĩnh không gây sao lãng nào. Để sẵn bản lí lịch của bạn, sổ ghi chép của bạn, mô tả việc làm, và các câu hỏi của bạn ở trước bạn cho tham chiếu nhanh chóng. Phải chắc rằng bạn có bút và giấy để ghi chép các lưu ý. Nếu toàn thể ban thuê người đang ở đầu bên kia của cuộc gọi theo kiểu hội nghị, bạn có thể viết ra tên từng người để cho bạn có thể tham chiếu tới nó về sau.

Bạn cần duy trì bình tĩnh, nói chậm và rõ ràng bởi vì tiếng nói của bạn là tất cả mọi điều bạn có để tạo ra ấn tượng trong cuộc phỏng vấn đầu tiên này. Bạn cần lắng nghe cẩn thận các câu hỏi và không ngắt lời người phỏng vấn. Nếu bạn không nghe rõ, lễ phép yêu cầu họ nhắc lại câu hỏi. Bạn cần để vài khoảnh khắc để nghĩ cẩn thận trước khi trả lời nhưng cho câu trả lời đầy đủ. Mục đích của bạn cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại này là có cuộc phỏng vấn tiếp cho nên bạn cần thuyết phục họ rằng bạn là ứng cử viên tốt cho vị trí đó. Bạn cần tích cực và nhiệt tình để cho người phỏng vấn sẽ muốn thiết lập cuộc phỏng vấn khác hay đề nghị bạn tới cuộc phỏng vấn mặt đối mặt.

Tại lúc cuối của cuộc phỏng vấn, bạn phải cám ơn những người phỏng vấn về thời gian của họ rồi gửi tiếp một email cám ơn. Bạn cũng sẽ cần đánh giá đáp ứng của bạn trong cuộc phỏng vấn để xác định cái gì diễn ra tốt và cái gì diễn ra sai, điều sẽ giúp bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn tiếp của bạn.