8 quy tắc soạn thảo email công việc chuyên nghiệp

Trong lần hợp tác này của tạp chí Harvard Business Review cùng với Jeff Su, một YouTuber bán thời gian, chuyên làm những video có liên quan đến nghề nghiệp, năng suất công việc, hoặc phong cách sống…bạn sẽ học được cách để có thể soạn thảo những văn bản email một cách hoàn chỉnh, chuyên nghiệp hơn và tránh được những sai lầm không đáng có.

Việc bạn thiếu kỹ năng và kiến thức trong việc soạn thảo email có thể sẽ không khiến cho sự nghiệp của bạn trở nên tồi tệ hơn. Tuy nhiên, việc trau dồi và học hỏi thêm các "quy tắc bất thành văn" để có thể giúp cho bạn viết email được chuyên nghiệp hơn, có thể sẽ giúp cải thiện hình ảnh và năng lực của bạn tốt hơn so với những đồng nghiệp của mình.

Hãy nhớ lại lần cuối cùng khi bạn nhận được một tin nhắn email với hình thức và nội dung được soạn thảo vô cùng tệ hại. Bạn có thể phải đọc đi đọc lại nó một vài lần mới có thể nắm được những điểm chính mà người gửi email muốn truyền đạt thông tin đến bạn hoặc nắm rõ được những nhiệm vụ mà bạn cần phải thực hiện.

Trong trường hợp xấu nhất, tình trạng này sẽ dẫn đến một chuỗi những email không cần thiết được gửi qua lại giữa bạn và người gửi email, trong khi nếu như đoạn email ban đầu được thực hiện đúng cách, bạn và người kia sẽ không phải mất đi nhiều thời gian lãng phí như vậy.

Đó chính là lý do vì sao, việc soạn thảo email được thực hiện tỉ mỉ và đúng cách, lại đóng vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết. Nó không chỉ giúp cho bạn, cho người gửi, thể hiện được kỹ năng giao tiếp tốt, mà còn giúp cho cả hai tiết kiệm được rất nhiều thời gian quý báu.

Quy tắc đầu tiên: Ghi rõ "lời kêu gọi hành động" tại dòng Chủ đề (Subject) của mỗi email. Hầu hết chúng ta sẽ đều quen với việc nhìn thấy những dòng chữ thể hiện những nhiệm vụ hoặc nội dung mang tính chất chung chung, được thể hiện tại các dòng tiêu đề của mỗi tin nhắn email đúng không? Tôi xin đưa ra lời khuyên như sau, bạn hãy soạn nội dung của dòng này một cách chi tiết hơn nữa, bao gồm chính xác những gì bạn cần người nhận email này làm và nêu rõ khoảng thời gian ước tính, để họ có thể thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ mà bạn muốn truyền đạt đến họ.

Ví dụ: thay vì bạn viết "Nhiệm vụ cần thực hiện, phản hồi cho dự án X", thì hãy soạn thảo như sau: "Thời gian tối đa 5 phút - phản hồi khảo sát cho dự án X". Thủ thuật rất nhỏ này sẽ giúp ích nhiều hơn cho bạn, trong việc thúc đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc và nếu đó là một nhiệm vụ mang tính cấp bách, thì nó sẽ cho người được giao nhiệm vụ một thời hạn cụ thể để họ tìm cách sắp xếp giải quyết và hoàn thành công việc của mình. Việc này cũng đồng nghĩa với tiến độ thực hiện công việc của bạn cũng được đẩy cao hơn.

Hoặc nếu bạn không thể ước tính được một khoảng thời gian cụ thể nào đó để có thể giao nhiệm vụ cho người nhận email, thì hãy thể hiện rõ "Lời kêu gọi hành động" tại dòng Chủ đề của email mà bạn gửi.

Ví dụ: thay vì bạn soạn email với nội dung dòng Chủ đề là: "Dự toán chi tiêu cho quý 4", thì hãy soạn như sau: "Gửi Elon, để phê duyệt dự toán chi tiêu cho quý 4". Nhờ vậy, Elon biết sẽ biết chính xác nhiệm vụ mà muốn giao cho anh ta là gì, thậm chí trước cả khi anh ta bấm vào email mà bạn gửi để kiểm tra những nội dung khác có liên quan.

Quy tắc số 2: Gộp chung một chuỗi những email có liên quan đến mỗi một chủ đề khác nhau. Thành thật mà nói, tôi đã từng bị một đồng nghiệp của tôi nhắc nhở về điều này, nhưng thực sự tôi cảm thấy rất vui và may mắn về chuyện đó.

Về cơ bản, tôi thường gửi các email riêng biệt cho cùng một dự án bất cứ khi nào tôi suy nghĩ ra được một ý tưởng nào đó mới mẻ hoặc tôi cần đặt ra những câu hỏi có liên quan đến dự án đó. Tuy nhiên, hãy nhìn nhận việc này dựa trên quan điểm của người nhận. Thật sự, mỗi khi chúng ta gửi một email mới cho ai đó và đồng thời, hòm thư đến của họ hàng ngày cũng phải nhận quá nhiều những email khác, vậy thì người nhận sẽ bị thiếu mất những nội dung thông tin từ chuỗi email ban đầu. Điều này dẫn đến việc, họ sẽ không nắm bắt kịp những dữ liệu có liên quan đến một công việc hoặc dự án nào đó và tiếp theo, họ sẽ phải dò tìm lại những email trước đó để có thể cập nhật và nắm bắt được tình hình. Điều này sẽ khiến cho cả người gửi và người nhận email bị lãng phí thời gian và đôi khi còn bị rối loạn thông tin.

Chính vì vậy, nguyên tắc chung ở đây là, hãy bám sát và gộp chung chuỗi email ban đầu cho bất kỳ một chủ đề nhất định nào, để có thể giúp cho mọi người bao quát được thông tin, những cơ sở dữ liệu có liên quan và làm chủ được tình hình công việc.

Quy tắc số 3: Giải thích rõ lý do vì sao, bạn thêm vào hoặc loại một ai đó ra khỏi chuỗi tin nhắn email mà bạn đang gửi.

Có rất nhiều tình huống mà bạn phải thêm ai đó vào chuỗi email để lấy thông tin đầu vào của họ hoặc loại ai đó ra khỏi, để giúp họ giải phóng hộp thư đến và không phải nhận những email không cần thiết hoặc không có liên quan đến họ.

Để soạn email một cách chuyên nghiệp nhất, bạn có thể thêm một câu ở đầu email để hiển thị rõ người bạn đã thêm vào hoặc loại ra là ai, và lý do vì sao bạn làm điều đó. Tôi thường sẽ đóng ngoặc đơn hoặc in nghiêng dòng nội dung này, để tách biệt nó với những thông tin chính có trong phần thân bài của tin nhắn email. Bằng cách này, những người nhận được email sẽ dễ dàng nắm được ai là người vừa mới tham gia vào cuộc hội thoại này và ai sẽ là người không còn liên quan đến nó nữa.

Quy tắc số 4: Nêu rõ nội dung chính mà bạn muốn gửi đến người nhận và soạn thảo nó nằm ở ngay vị trí đầu tiên của tin nhắn email.

Quy tắc này thật sự giúp ích cho tôi rất nhiều trong công việc của mình. Có một số người gửi email thường trình bày rất nhiều nội dung và cho đến tận cuối đoạn email thì chúng ta mới có thể nắm được, mục đích chính của họ là gì hoặc nhiệm vụ và công việc mà họ muốn chúng ta thực hiện là gì. Vì thế, để tránh mất thời gian cho việc này, trước tiên hãy thể hiện rõ nội dung chính mà bạn muốn gửi đến người nhận là gì và soạn thảo nó nằm ở ngay vị trí đầu tiên của đoạn tin nhắn email.

Ví dụ, hãy so sánh giữa 2 đoạn email sau:

Đoạn email số 1: "Xin chào Jane, tên tôi là Jeff và tôi hiện đang làm việc tại bộ phận tiếp thị của công ty. Chúng tôi đang chuẩn bị thực hiện một bảng dự toán cho sếp lớn và ông ta muốn biết được con số doanh thu ước tính cho sản phẩm xe điện sắp tới được ra mắt sẽ đạt được mức doanh số là bao nhiêu. Phiền bạn có thể cung cấp cho tôi một vài dữ liệu có liên quan đến sản phẩm đó được không?"

Đoạn email số 2: "Xin chào Jane, bạn có thể vui lòng cung cấp cho tôi một số dữ liệu có liên quan đến sản phẩm ô tô điện sắp sửa được ra mắt được không?

Nội dung: Bộ phận tiếp thị sản phẩm hiện đang chuẩn bị thực hiện một bảng dự toán doanh số cho sếp lớn và chúng tôi hy vọng sẽ sử dụng những dữ liệu có liên quan mà bạn cung cấp để thúc đẩy tăng trưởng doanh số được tốt hơn. Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể cung cấp cho chúng tôi những con số dự toán từ năm 2025 đến năm 2030 thông qua công cụ trang tính Google Sheets".

Bằng cách đẩy ngược những nội dung mang tính diễn giải xuống phía bên dưới của nội dung chính, chúng ta sẽ tạo điều kiện cho người nhận email được lựa chọn giữa việc, có cần phải đọc những không quá quan trọng của email hay không?

Thông thường, khi gửi email cho cấp trên của mình, chúng ta thường sẽ có xu hướng muốn giải thích rõ ràng lý do tại sao mà chúng ta gửi email đó để giúp cho họ không cảm thấy phiền phức hoặc mất thời gian cho chúng ta. Điều này thực sự phản tác dụng vì nếu người đó thật sự là một người đang giữ vị trí rất cao trong công ty, họ sẽ chỉ cần biết vấn đề chính mà bạn đang muốn trình bày để giải quyết nó mà thôi và sau đó, họ sẽ tiếp tục lên lịch cho những công việc khác quan trọng hơn.

Quy tắc số 5: Tóm tắt lại những nội dung chính mà người gửi đã gửi cho bạn thông qua email mà bạn sắp sửa phản hồi lại cho họ.

Nếu bạn nhận được email với quá nhiều nội dung được trình bày vô tổ chức, hãy tóm tắt những điểm chính mà người gửi đã gửi cho bạn, trong tin nhắn email mà bạn sẽ phản hồi lại họ. Khi nhận được một email quá dài dòng, nhiều chữ và khiến bạn phải đọc lại một vài lần, hãy thực hiện 2 điều sau đây:

Thứ nhất, hãy gửi cho họ xem video này.

Thứ hai, hãy dành ra vài phút đọc nội dung email mà họ gửi, xác định và khoanh vùng những ý chính từ đoạn email mà họ gửi, sau đó liệt kê lại trong tin nhắn mà bạn sẽ phản hồi lại cho họ. Điều này không chỉ giúp cho bạn xác nhận lại những thông tin chính mà người gửi muốn gửi đến bạn, mà đối phương sẽ còn đánh giá cao những nỗ lực mà bạn đã bỏ ra, để giúp họ sắp xếp lại dòng suy nghĩ của mình.

Quy tắc số 6: Liên kết những nội dung có liên quan đến email mà bạn chuẩn bị gửi đến ai đó.

Nếu bạn đang muốn chia sẻ liên kết với ai đó qua email, bạn thực sự nên dành thêm vài giây để sử dụng tổ hợp phím Command + K trên các thiết bị Macbook của Apple, hoặc Control + K trên hệ điều hành Windows và thiết lập nên một đường dẫn siêu liên kết đến các trang web hoặc video khác có liên quan đến nội dung email mà bạn đang soạn thảo.

Điều này không chỉ giúp cho email của bạn trở nên gọn gàng, súc tích hơn, mà còn giảm khả năng bạn mắc lỗi, khi vô tình chèn thêm một ký tự thừa hoặc xóa một ký tự trong đường dẫn URL mà bạn copy vào trong email của mình.

Quy tắc số 7: Thay đổi cài đặt mặc định, từ chế độ "Reply all" sang chế độ "Reply".

Thành thật mà nói, đây là một thao tác vô cùng thiết thực mà tôi nghĩ các bạn nên thực hiện để có thể tối thiểu hóa những rủi ro trong quá trình gửi email của bạn.

Giả sử bạn có việc bận và đã trả lời email một cách vội vàng, và vô tình nội dung email mà bạn đã gửi có sai sót trong đó. Thao tác này sẽ giúp cho bạn ngăn được việc, gây ảnh hưởng đến nhiều người cùng một lúc, vì cài đặt mặc định của bạn là sẽ chỉ phản hồi cho 1 người nhất định mà thôi và nếu có thiệt hại xảy ra, thì cũng sẽ chỉ có 1 người duy nhất bị tác động bởi bức email lỗi này. Bạn có thể điều chỉnh chế độ này trong mục "Cài đặt chung" của email.

Quy tắc số 8: Thay đổi chế độ cài đặt của công cụ tùy chọn hoàn tác gửi tin nhắn (Undo send options)

Hãy thay đổi chế độ cài đặt của công cụ tùy chọn "hoàn tác gửi" tin nhắn thành 30 giây. Bạn có thể không biết điều này, nhưng nếu email có điều gì đó sai sót thì hầu hết chúng ta sẽ có thể nhận ra chúng trong thời gian khoảng 10 giây, sau khi email đã được gửi. Chắc chắn ai trong chúng ta cũng đều sẽ có ít nhất 1 lần rơi vào tình huống này. Vì thế hãy thay đổi chế độ cài đặt của công cụ này lên khoảng 30 giây để bạn có đủ thời gian để rút lại những nội dung email mà bạn vô tình sai sót và có đủ thời gian để hoàn chỉnh chúng.

Chúc các bạn thành công!