Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

19/11/2021 10:00
Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Nâng cao kỹ năng viết e-mail của bạn với 10 mẹo này và bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp trong công việc và đạt kết quả cao.

1. Tạo một tiêu đề có nghĩa

Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan đến nội dung của thư mà nó bao gồm một thuật ngữ mà người nhận có thể sẽ tìm kiếm nếu cần tìm lại email. Điều này có thể xác định liệu người đọc có mở thư của bạn hay không và liệu họ có thể tìm thấy thư đó sau này hay không, cả hai điều này đều quan trọng đối với các thư email hiệu quả.

2. Mở đầu bằng một lời chào phù hợp

Khi viết email, tránh việc đi thẳng vào yêu cầu của bạn ngay từ dòng đầu tiên. Thay vào đó, giống như một lá thư, hãy mở đầu bằng một lời chào thích hợp. Điều này sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp đồng thời giúp bạn kết nối với người nhận. Đảm bảo sử dụng mức độ hình thức thích hợp. Đối với một lời chào trang trọng, thông thường tốt nhất là sử dụng Ông, Bà, sau đó là họ của người đó. Bạn cũng có thể sử dụng cả tên và họ của họ. Đối với một lời chào ít trang trọng hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó, theo sau là dấu phẩy hoặc thêm Dear hoặc thậm chí Hi vào trước tên đối với các e-mail được viết bằng Tiếng Anh.

3. Tập trung vào mục đích chung của e-mail

Dù mục đích cụ thể của bạn khi viết email là gì, hãy ghi nhớ nó khi bạn soạn thảo nội dung. Email phải ngắn gọn và tập trung vào vấn đề, vì vậy mọi thứ bạn đưa vào thư phải truyền tải thông tin cụ thể về lý do bạn quyết định gửi email. Các đoạn văn phải ngắn gọn, không có nhiều hơn một ý chính. Tất cả thông tin có trong email phải hỗ trợ điểm chính. Thông tin không liên quan nên được loại bỏ. Nếu người đó cần biết thông tin không liên quan đến mục đích, hãy gửi một email riêng cụ thể cho  họ.

4. Sắp xếp thông điệp gửi một cách hợp lý

Cân nhắc cách tổ chức thông điệp của bạn trước khi bạn bắt đầu viết. Mọi người thường lướt qua email, vì vậy bạn nên sắp xếp thông điệp của mình để giúp người đọc dễ dàng nhận được thông tin họ cần. Sử dụng các đoạn văn ngắn và gạch đầu dòng nhằm giúp người đọc dễ nắm bắt được thông tin chính. Đặt các tiêu đề thích hợp trên các đoạn văn để giúp hướng người đọc đến thông tin cụ thể. Nếu bạn đang cố gắng đưa ra hướng dẫn, hãy cân nhắc cung cấp danh sách được đánh số, với mỗi bước trên một dòng khác nhau. Không sử dụng tất cả các chữ hoa, phông chữ không chuẩn hoặc dễ thương hoặc nhiều màu phông chữ. Những điều này làm cho email khó đọc.

5. Sử dụng khoảng cách e-mail thích hợp

Điều quan trọng là sử dụng khoảng cách thích hợp trong email. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc dễ dàng nắm bắt và xử lý tài liệu. Đừng chỉ viết một đoạn văn dài duy nhất để người đọc giải mã. Để lại một dòng trống giữa lời chào và phần đầu của tin nhắn bằng cách nhấn phím quay lại. Sử dụng các đoạn văn ngắn, cách nhau một khoảng bắt đầu ở lề thay vì thụt lề. Để một dòng trống giữa các đoạn văn để người đọc biết khi nào một chủ đề hoặc điểm kết thúc và chủ đề khác bắt đầu. Để lại một dòng trống giữa câu cuối cùng của email và văn bản kết thúc thư.

6. Ngôn ngữ trang trọng

Nếu bạn đang gửi email đến các địa chỉ liên hệ công việc hoặc các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác, hãy đảm bảo sử dụng ngôn ngữ trang trọng và định dạng phù hợp với giao tiếp kinh doanh. Tránh tiếng lóng, chữ viết tắt trong văn bản và biểu tượng cảm xúc bởi email được cấu trúc giống như một bức thư thực tế hơn là một cuộc trò chuyện văn bản hoặc tin nhắn bình thường.

7. Viết đúng tông giọng

Khi viết email, điều quan trọng là phải xem xét giọng điệu tổng thể trong thông điệp của bạn. Đừng chỉ tập trung vào những gì bạn muốn truyển tải, nhưng hãy xem xét kỹ những gì bạn đã viết như thể bạn là người nhận để bạn có thể có được cảm giác thực tế về giọng điệu có thể được diễn giải. Khi cố gắng xem âm báo, việc đọc to tin nhắn của bạn có thể rất hữu ích. Nếu bạn biết người nhận, hãy xem xét kiểu tính cách của họ và cách họ có xu hướng phản hồi một số loại tin nhắn nhất định, vì vậy bạn có thể tránh gây ra phản ứng tiêu cực.

8. Đừng gửi e-mail khi tức giận

Đừng bao giờ viết email khi đang tức giận và nhấn gửi ngay lập tức. Bất cứ khi nào bạn đang viết một tin nhắn đầy cảm xúc, hãy viết những gì bạn nghĩ rằng bạn muốn nói, sau đó chỉnh sửa nó để nó thể hiện những gì bạn nên nói. Đừng chỉnh sửa tin nhắn ngay sau khi bạn hoàn thành nó, vì có thể bạn vẫn còn tức giận. Để yên một lúc trước khi hoàn thiện để gửi. Một chút thời gian và khoảng cách có thể cung cấp cho bạn quan điểm cần thiết để tránh làm cho một đổ thêm dầu vào lửa.

9. Đảm bảo e-mail không có lỗi

Đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp về mức độ chuyên nghiệp của mình bằng cách gửi email không có lỗi. Hầu hết các ứng dụng email đều có tính năng kiểm tra chính tả tích hợp, tính năng này sẽ tìm kiếm các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản khi bạn nhập. Sử dụng tính năng này, nhưng cũng phải đọc kỹ trước khi gửi email. Sau khi bạn nhấp vào gửi, bạn không thể nhận lại tin nhắn! Nếu ứng dụng email của bạn không có chức năng này, hãy cân nhắc viết trong một ứng dụng xử lý văn bản có chức năng này, sau đó sao chép tác phẩm của bạn vào email sau khi bạn viết xong và kiểm tra độ chính xác của nó.

10. Kết thúc e-mail một cách lịch sự

Ở phần cuối của một email, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, nêu cụ thể những gì bạn đang mong đợi (hoặc hy vọng) từ người đọc. Sau đó, bỏ qua một dòng và thêm lời chào kết thúc, chẳng hạn như "Trân trọng", "Lời chúc tốt đẹp nhất" hoặc một số lời chúc tương tự. Sau đó, để lại một dòng trống và nhập tên của bạn./.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Nghệ thuật lãnh đạo của Lưu Bang: Đánh đâu thắng đó nhờ thuật 'ân huệ nhỏ, lung lạc lòng người'

Với tư cách là một lãnh đạo, phải nói rằng Lưu Bang là một lãnh đạo tài năng, khả năng lãnh đạo của Lưu Bang đóng góp một phần rất lớn, đáng để các nhà quản lý trung và cao tầng học hỏi.
2

Tại sao Hạng Vũ lại là một nhà lãnh đạo thất bại? Bởi Hạng vũ mắc 10 sai sót lớn về quản lý!

Nhân tố góp phần rất lớn vào thất bại của Hạng Vũ chính là cách quản lý của ông. Những sai lầm này, mỗi một cái đều là một đòn chí mạng với các nhà lãnh đạo nói chung.
3

Bài thi hái táo của nhà tuyển dụng - Muốn đường đời thuận lợi, hãy tự dựng cho mình một chiếc thang

Mượn lực không chỉ là một loại năng lực, mà nó còn là một loại dũng khí, một loại trí tuệ.
4

Gaslighting - thao túng tâm lý trong mối quan hệ tình cảm

Các nhà tâm lý học sử dụng cụm từ "gaslighting" để nhắc tới một kiểu thao túng, trong đó một bên cố gắng khiến cho đối phương tin vào những điều không có thật.
5

Hành động kỳ quặc của con: dấu hiệu của người thông minh, không phải bệnh tâm thần

Không phải hành động bất thường nào của con cũng đáng lo. Cha mẹ cần có kỹ năng nắm bắt để rèn luyện, phát triển trí thông minh cho con.

Hướng dẫn 6 bước để biết người nào đang nghĩ gì và dự đoán hành động tiếp của họ

Với kinh nghiệm hơn 20 năm làm nhà phân tích hành vi tại FBI, tôi đã có thể thực hiện và hoàn thiện một hệ thống đáng tin cậy để dự đoán hành vi, và hệ thống này có thể dễ dàng dạy và học được.

Đi chợ mua cá nếu thấy 3 loại này thì phải mua ngay vì gần như sạch nhất

Tuy cá cung cấp nhiều chất dinh dưỡng nhưng cần tránh những loại chứa thủy ngân cao vì dễ gây hại sức khỏe, riêng 3 loại này gần như tươi sạch nhất.

Ban công trấn giữ nhà: Trong hấp thu khí lành của trời đất, ngoài hóa giải những hiểm họa chốn nhân gian

Ban công giống như một sự bài trí 'xa xỉ' mà rất nhiều người chưa hiểu được hết tác dụng phong thủy chúng mang lại cho không gian sống.

Nhà tuyển dụng hỏi: "Trong phim Tây Du Ký có tất cả bao nhiêu con yêu quái?"

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi khiến tôi ngớ người: "Trong Tây Du Ký, 4 thầy trò Đường Tăng đã gặp phải bao nhiêu con yêu quái?"

8 sai lầm biến tủ lạnh thành nơi "ngốn" tiền nhất trong căn bếp

Những sai lầm khi sử dụng tủ lạnh sẽ khiến cho hóa đơn tiền điện của bạn tăng vọt và lượng thực phẩm bị lãng phí nhiều thêm.

17 kỹ năng khó học nhưng đáng giá cả đời

Đặc biệt trong trường hợp khi bạn học các kỹ năng sống thiết yếu.

7 bí quyết đơn giản giữ hoa tươi lâu

Chỉ với chút thủ thuật đơn giản như sử dụng hỗn hợp đường, chanh và chất tẩy gia dụng là bạn sẽ giúp lọ hoa tươi lâu hơn đến vài ngày.

Nhà tuyển dụng hỏi: 'Một người chết trên sa mạc, trong tay cầm một que diêm gãy, tại sao anh ta chết'

Kỹ năng - 08/12/2021 09:30
Câu phỏng vấn siêu "dị" của Google có vẻ sẽ làm khó rất nhiều ứng viên đây!

Victor Hugo giấu hết quần áo vào rương để tập trung sáng tác 'Thằng gù Nhà thờ Đức Bà' trong 6 tháng

Sách - 08/12/2021 09:00
Và cách mà bạn có thể áp dụng nó để tăng năng suất công việc của mình

Tóm gọn 4 từ khoá giúp chúng ta bình tĩnh, an nhiên hơn trong mùa dịch

Sách - 08/12/2021 08:30
Bên cạnh sức khoẻ thể chất, đại dịch và giãn cách xã hội còn đòi hỏi chúng ta phải tìm cách thích ứng về mặt sức khoẻ tinh thần. 4 từ khoá dưới đây gợi ý cho bạn cách giữ tâm trạng tươi mới hơn trong mùa dịch.

3 câu chuyện lấy chồng giàu đáng suy ngẫm - Dù lựa chọn gì, bạn phải chịu trách nhiệm

Giới trẻ - 08/12/2021 08:00
Tất cả các mối quan hệ đều là cộng hưởng và chỉ bằng cách trao đổi giá trị thì mối quan hệ đó mới có thể tồn tại lâu hơn.

Nhân phẩm quyết định trực tiếp đến thành bại của cả đời người

Giới trẻ - 08/12/2021 07:30
Có những hoàn cảnh đặc biệt ta có thể nhìn thấu lòng người một cách rõ ràng nhất.

Vợ chồng son - Chuyện tình đẹp của bác sĩ U50 và vợ trẻ kém 18 tuổi

Giải trí - 07/12/2021 23:00
Chương trình "Vợ chồng son" mới đây có cuộc trò chuyện thú vị với bác sĩ Nguyễn Ngọc Đức, 44 tuổi và vợ Nguyễn Bảo Trân, 26 tuổi, cũng là một bác sĩ định hướng da liễu.

20 năm khóc thuê trong đám ma, nuôi con học đại học

Giới trẻ - 07/12/2021 22:00
"Tôi đã khóc thuê được 20 năm và không hề xấu hổ hay ngại ngùng vì nó. Tôi kiếm được 42 USD cho 30 phút như vậy", một người phụ nữ cho biết.

Giải mã hiện tượng nghe thấy 'âm thanh từ cõi chết'

Tâm linh - 07/12/2021 21:00
Một người có thể khẳng định rằng họ nghe thấy giọng nói của người chết. Nguyên nhân của hiện tượng này là do đâu?

Sau 3 năm kết hôn, cặp đôi lệch tuổi vợ 62 - chồng 26 tuổi ngày càng hạnh phúc

Giới trẻ - 07/12/2021 20:00
Chị Thu Sao hạnh phúc khoe, càng lúc chị càng được chồng chiều chuộng hơn. Không chỉ thế, bố mẹ chồng cũng rất thương quý con dâu.

Cú lừa vĩ đại của thập niên 1990: Nghe nhạc Mozart giúp tăng chỉ số IQ

Khoa học - 07/12/2021 19:00
Các bà mẹ bầu thậm chí còn áp tai nghe lên bụng mình mỗi ngày, mong rằng đứa con sinh ra sẽ có điểm IQ cao hơn.

Gặp nữ thủ khoa mật mã Hà Nội nhận thưởng 10.000 USD khi "săn" 9 lỗ hổng bảo mật thông tin

Giới trẻ - 07/12/2021 18:00
Trong 3 năm, Mỹ Quỳnh đã "săn" thành công 9 lỗ hổng bảo mật thông tin của tập đoàn công nghệ Mỹ, được nhận thưởng 10.000 USD.

Hình ảnh Mặt trời rõ nét nhờ ghép 150.000 ảnh chụp

Thư giãn - 07/12/2021 17:43
Nhiếp ảnh gia thiên văn Andrew McCarthey đã ghép 150.000 bức ảnh riêng lẻ về Mặt trời để tạo ra một hình ảnh khổng lồ và siêu rõ nét về ngôi sao lớn nhất trong hệ mặt trời của chúng ta.

35 tuổi, bạn sẽ đối mặt với những khó khăn gì trong nghề nghiệp?

Kỹ năng - 07/12/2021 17:00
Kinh nghiệm không nhất định phải liên quan tới năng lực, nhưng nếu không có tích lũy kinh nghiệm, năng lực của bạn về cơ bản sẽ không được nâng cao.

'Tôi cởi bỏ mặc cảm, để phụ nữ khác thấy sự tự tin của mình'

Sách - TRẦN TRÀ MY - 07/12/2021 16:00
Những chia sẻ về quá trình vươn lên, tự thay đổi chính mình của nữ nhà văn khuyết tật Trần Trà My - người vừa thực hiện bộ ảnh khỏa thân hiếm có.

Đừng để con cái làm 3 nghề này, dù lương cao đến mấy cũng phải khước từ

Kỹ năng - 07/12/2021 15:00
Có rất nhiều bậc làm cha mẹ đã không theo kịp với thời đại, không hiểu được ngành nghề nào có tương lai rộng mở, ngành nghề nào dù có nỗ lực làm đến mấy cũng không có triển vọng
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2018 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 4, 08/12/2021