Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

19/11/2021 10:00
Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Nâng cao kỹ năng viết e-mail của bạn với 10 mẹo này và bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp trong công việc và đạt kết quả cao.

1. Tạo một tiêu đề có nghĩa

Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan đến nội dung của thư mà nó bao gồm một thuật ngữ mà người nhận có thể sẽ tìm kiếm nếu cần tìm lại email. Điều này có thể xác định liệu người đọc có mở thư của bạn hay không và liệu họ có thể tìm thấy thư đó sau này hay không, cả hai điều này đều quan trọng đối với các thư email hiệu quả.

2. Mở đầu bằng một lời chào phù hợp

Khi viết email, tránh việc đi thẳng vào yêu cầu của bạn ngay từ dòng đầu tiên. Thay vào đó, giống như một lá thư, hãy mở đầu bằng một lời chào thích hợp. Điều này sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp đồng thời giúp bạn kết nối với người nhận. Đảm bảo sử dụng mức độ hình thức thích hợp. Đối với một lời chào trang trọng, thông thường tốt nhất là sử dụng Ông, Bà, sau đó là họ của người đó. Bạn cũng có thể sử dụng cả tên và họ của họ. Đối với một lời chào ít trang trọng hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó, theo sau là dấu phẩy hoặc thêm Dear hoặc thậm chí Hi vào trước tên đối với các e-mail được viết bằng Tiếng Anh.

3. Tập trung vào mục đích chung của e-mail

Dù mục đích cụ thể của bạn khi viết email là gì, hãy ghi nhớ nó khi bạn soạn thảo nội dung. Email phải ngắn gọn và tập trung vào vấn đề, vì vậy mọi thứ bạn đưa vào thư phải truyền tải thông tin cụ thể về lý do bạn quyết định gửi email. Các đoạn văn phải ngắn gọn, không có nhiều hơn một ý chính. Tất cả thông tin có trong email phải hỗ trợ điểm chính. Thông tin không liên quan nên được loại bỏ. Nếu người đó cần biết thông tin không liên quan đến mục đích, hãy gửi một email riêng cụ thể cho  họ.

4. Sắp xếp thông điệp gửi một cách hợp lý

Cân nhắc cách tổ chức thông điệp của bạn trước khi bạn bắt đầu viết. Mọi người thường lướt qua email, vì vậy bạn nên sắp xếp thông điệp của mình để giúp người đọc dễ dàng nhận được thông tin họ cần. Sử dụng các đoạn văn ngắn và gạch đầu dòng nhằm giúp người đọc dễ nắm bắt được thông tin chính. Đặt các tiêu đề thích hợp trên các đoạn văn để giúp hướng người đọc đến thông tin cụ thể. Nếu bạn đang cố gắng đưa ra hướng dẫn, hãy cân nhắc cung cấp danh sách được đánh số, với mỗi bước trên một dòng khác nhau. Không sử dụng tất cả các chữ hoa, phông chữ không chuẩn hoặc dễ thương hoặc nhiều màu phông chữ. Những điều này làm cho email khó đọc.

5. Sử dụng khoảng cách e-mail thích hợp

Điều quan trọng là sử dụng khoảng cách thích hợp trong email. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc dễ dàng nắm bắt và xử lý tài liệu. Đừng chỉ viết một đoạn văn dài duy nhất để người đọc giải mã. Để lại một dòng trống giữa lời chào và phần đầu của tin nhắn bằng cách nhấn phím quay lại. Sử dụng các đoạn văn ngắn, cách nhau một khoảng bắt đầu ở lề thay vì thụt lề. Để một dòng trống giữa các đoạn văn để người đọc biết khi nào một chủ đề hoặc điểm kết thúc và chủ đề khác bắt đầu. Để lại một dòng trống giữa câu cuối cùng của email và văn bản kết thúc thư.

6. Ngôn ngữ trang trọng

Nếu bạn đang gửi email đến các địa chỉ liên hệ công việc hoặc các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác, hãy đảm bảo sử dụng ngôn ngữ trang trọng và định dạng phù hợp với giao tiếp kinh doanh. Tránh tiếng lóng, chữ viết tắt trong văn bản và biểu tượng cảm xúc bởi email được cấu trúc giống như một bức thư thực tế hơn là một cuộc trò chuyện văn bản hoặc tin nhắn bình thường.

7. Viết đúng tông giọng

Khi viết email, điều quan trọng là phải xem xét giọng điệu tổng thể trong thông điệp của bạn. Đừng chỉ tập trung vào những gì bạn muốn truyển tải, nhưng hãy xem xét kỹ những gì bạn đã viết như thể bạn là người nhận để bạn có thể có được cảm giác thực tế về giọng điệu có thể được diễn giải. Khi cố gắng xem âm báo, việc đọc to tin nhắn của bạn có thể rất hữu ích. Nếu bạn biết người nhận, hãy xem xét kiểu tính cách của họ và cách họ có xu hướng phản hồi một số loại tin nhắn nhất định, vì vậy bạn có thể tránh gây ra phản ứng tiêu cực.

8. Đừng gửi e-mail khi tức giận

Đừng bao giờ viết email khi đang tức giận và nhấn gửi ngay lập tức. Bất cứ khi nào bạn đang viết một tin nhắn đầy cảm xúc, hãy viết những gì bạn nghĩ rằng bạn muốn nói, sau đó chỉnh sửa nó để nó thể hiện những gì bạn nên nói. Đừng chỉnh sửa tin nhắn ngay sau khi bạn hoàn thành nó, vì có thể bạn vẫn còn tức giận. Để yên một lúc trước khi hoàn thiện để gửi. Một chút thời gian và khoảng cách có thể cung cấp cho bạn quan điểm cần thiết để tránh làm cho một đổ thêm dầu vào lửa.

9. Đảm bảo e-mail không có lỗi

Đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp về mức độ chuyên nghiệp của mình bằng cách gửi email không có lỗi. Hầu hết các ứng dụng email đều có tính năng kiểm tra chính tả tích hợp, tính năng này sẽ tìm kiếm các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản khi bạn nhập. Sử dụng tính năng này, nhưng cũng phải đọc kỹ trước khi gửi email. Sau khi bạn nhấp vào gửi, bạn không thể nhận lại tin nhắn! Nếu ứng dụng email của bạn không có chức năng này, hãy cân nhắc viết trong một ứng dụng xử lý văn bản có chức năng này, sau đó sao chép tác phẩm của bạn vào email sau khi bạn viết xong và kiểm tra độ chính xác của nó.

10. Kết thúc e-mail một cách lịch sự

Ở phần cuối của một email, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, nêu cụ thể những gì bạn đang mong đợi (hoặc hy vọng) từ người đọc. Sau đó, bỏ qua một dòng và thêm lời chào kết thúc, chẳng hạn như "Trân trọng", "Lời chúc tốt đẹp nhất" hoặc một số lời chúc tương tự. Sau đó, để lại một dòng trống và nhập tên của bạn./.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Lotus Chat vượt Zalo, Messenger, lọt top 3 app chat được tải nhiều nhất tại Việt Nam

Giữa một rừng ứng dụng nhắn tin trong và ngoài nước, Lotus Chat bất ngờ vươn lên trở thành từ khóa đột phá trên Google thời gian gần đây.
2

‘Cô gái quá xinh khi khóc’ kêu cứu vì bị lạm dụng ảnh trên nhiều trang web đen

Nữ sinh viên 19 tuổi được khen là “quá xinh khi khóc” đang tìm cách đòi lại công bằng cho bản thân. Cô không biết mình đã làm gì sai.
3

Những điểm nhấn công nghệ hiện đại tại nhà ga T3 Tân Sơn Nhất

Nhà ga hành khách T3 thuộc Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất - công trình có tổng vốn đầu tư gần 11.000 tỉ đồng - được áp dụng nhiều công nghệ hàng không hiện đại.
4

Nước luộc trứng tưởng vô dụng hóa ra là báu vật kích thích mọc tóc con

Sau khi luộc trứng, hầu hết mọi người đều đổ bỏ phần nước luộc mà không biết rằng tận dụng đúng cách thì cực nhiều lợi ích.
5

Mẹ sử dụng lò vi sóng theo cách rất tiện lợi lại tốt cho sức khỏe

Có thể bạn nghĩ rằng lò vi sóng chỉ có thể dùng để hâm nóng đồ ăn. Nhưng hãy để tôi cho bạn thấy cách mẹ tôi dùng nó, đúng là "gừng càng già càng cay"!.

Hướng dẫn 6 bước để biết người nào đang nghĩ gì và dự đoán hành động tiếp của họ

Với kinh nghiệm hơn 20 năm làm nhà phân tích hành vi tại FBI, tôi đã có thể thực hiện và hoàn thiện một hệ thống đáng tin cậy để dự đoán hành vi, và hệ thống này có thể dễ dàng dạy và học được.

Đi chợ mua cá nếu thấy 3 loại này thì phải mua ngay vì gần như sạch nhất

Tuy cá cung cấp nhiều chất dinh dưỡng nhưng cần tránh những loại chứa thủy ngân cao vì dễ gây hại sức khỏe, riêng 3 loại này gần như tươi sạch nhất.

Ban công trấn giữ nhà: Trong hấp thu khí lành của trời đất, ngoài hóa giải những hiểm họa chốn nhân gian

Ban công giống như một sự bài trí 'xa xỉ' mà rất nhiều người chưa hiểu được hết tác dụng phong thủy chúng mang lại cho không gian sống.

Công an cảnh báo nạn lừa đảo vay tiền qua app điện thoại

Lừa người dân vay tiền qua app trên điện thoại, các đối tượng xấu lấy thông tin người vay, yêu cầu họ phải đóng phí để được giải ngân. Sau khi người vay chuyển tiền, các đối tượng xấu liền chiếm đoạt.

Nhà tuyển dụng hỏi: "Trong phim Tây Du Ký có tất cả bao nhiêu con yêu quái?"

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi khiến tôi ngớ người: "Trong Tây Du Ký, 4 thầy trò Đường Tăng đã gặp phải bao nhiêu con yêu quái?"

Cách rút tiền từ sổ tiết kiệm của người thân đã mất

Bên cạnh nhà, đất, xe... thì một trong những di sản thừa kế thường gặp là sổ tiết kiệm.

8 sai lầm biến tủ lạnh thành nơi "ngốn" tiền nhất trong căn bếp

Những sai lầm khi sử dụng tủ lạnh sẽ khiến cho hóa đơn tiền điện của bạn tăng vọt và lượng thực phẩm bị lãng phí nhiều thêm.

Mẹ sử dụng lò vi sóng theo cách rất tiện lợi lại tốt cho sức khỏe

Kỹ năng - Mỹ Diệu - 01/06/2025 12:00
Có thể bạn nghĩ rằng lò vi sóng chỉ có thể dùng để hâm nóng đồ ăn. Nhưng hãy để tôi cho bạn thấy cách mẹ tôi dùng nó, đúng là "gừng càng già càng cay"!.

Vì sao Âu Dương Phong hễ thấy hai cao thủ này là né tránh?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 01/06/2025 11:00
Điều gì ẩn giấu đằng sau thái độ khác biệt này của Âu Dương Phong?

Người đàn ông rong ruổi các tỉnh miền Tây chụp biển địa giới trước sáp nhập

Phong cách sống - Nguyễn Ngoan - 01/06/2025 10:00
Nghe tin các tỉnh miền Tây quê mình dự kiến sáp nhập, anh An dành 3 ngày chạy xe máy đến từng biển địa giới chụp ảnh lưu giữ kỷ niệm.

5 bài học dạy con của ''Vua dầu mỏ'' Rockefeller giúp gia tộc giàu 7 đời

Suy ngẫm - Khuê Hiền - 01/06/2025 09:00
Tỷ phú Rockefeller luôn đánh giá cao sự nỗ lực của mỗi cá nhân trên chặng đường làm giàu.

Khai mở hạnh phúc - Sáu lầm tưởng về hạnh phúc

Từ sách - Phim - TĐ - 01/06/2025 08:00
Chúng ta đã bắt đầu quyển sách bằng cách tìm hiểu xem hạnh phúc là gì, giờ là lúc để nghĩ xem hạnh phúc không phải là gì. 

Không phải Nữ Oa hay Tây Vương Mẫu, đây là nữ thần có thể giết Tôn Ngộ Không

Điện ảnh - Nguyệt Phạm - 31/05/2025 13:00
Bà là một vị thần quan trọng trong các tín ngưỡng dân gian.

Dịch vụ giúp "biến mất" khỏi Internet

Kỹ năng - Thái Nguyễn - 31/05/2025 12:00
Từ nhu cầu xóa dấu vết online đến dịch vụ “ẩn thân kỹ thuật số” bùng nổ, câu chuyện biến mất khỏi Internet đang dần trở thành trào lưu thời hiện đại.

Kiếm hiệp Kim Dung: Điều gì giúp Quách Tĩnh thắng được 4 cao thủ Ngư - Tiều - Canh - Độc?

Thư giãn - Quốc Tiệp - 31/05/2025 11:00
Chính sự kết hợp giữa sự chân thành của Quách Tĩnh và trí thông minh của Hoàng Dung đã giúp họ đến gặp được Nhất Đăng đại sư.

Gen Alpha - Thế hệ học trên TikTok, ôn thi qua hashtag

Phong cách sống - Trang Vũ - 31/05/2025 10:00
Thế hệ này đã biến việc học thành xu hướng, biến bài giảng thành nội dung viral.

Không còn bệnh tim - Bí mật cho trái tim khỏe mạnh từ một phân tử nhỏ bé kỳ diệu 

Từ sách - Phim - Minh Hằng - 31/05/2025 09:00
Hãy đọc "Không còn bệnh tim" (No More Heart Disease) để khám phá những bí mật của trái tim và bắt đầu hành trình chăm sóc sức khỏe chủ động ngay hôm nay. Vì một trái tim khỏe mạnh, chính là nền tảng của một cuộc sống hạnh phúc và ý nghĩa.

55 nguyên tắc ứng xử thiết yếu để thành công - Đừng đợi đến khi con lớn mới dạy con cách ứng xử

Từ sách - Phim - Quìn - 31/05/2025 08:00
Là cha mẹ, ai cũng mong con mình trở thành người tử tế, tự lập và mạnh mẽ. Nhưng đó không phải là điều trẻ học được trong một sớm một chiều, mà là kết quả của sự rèn luyện từng ngày, bắt đầu từ những điều nhỏ nhất trong ứng xử hằng ngày.

Xem ‘Sex Education’, tôi ân hận vì nói với con: ‘Chuyện này không dành cho con nít’

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 30/05/2025 13:00
Tôi từng né tránh chuyện tình yêu, giới tính để bảo vệ con.

Vợ u não sống thực vật, chồng hát, nhảy mỗi ngày để đánh thức và phép màu xảy ra

Truyền cảm hứng - Nhật Thùy - 30/05/2025 12:00
Bác sỹ khuyên từ bỏ khi người vợ u não chuyển sang sống thực vật, tiền đã cạn, nhưng phép màu đã xảy ra sau nhiều tháng Deng nhảy và hát để cố gắng đánh thức cô.

Lotus Chat - ứng dụng vừa vượt Zalo, Messenger về lượt tải: Người dùng đánh giá gì?

Kỹ năng - Phan Trang - 30/05/2025 11:00
Lotus Chat - ứng dụng nhắn tin của người Việt đang nhận được nhiều đánh giá tích cực của người sử dụng.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Chủ nhật, 01/06/2025