Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

19/11/2021 10:00
Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Nâng cao kỹ năng viết e-mail của bạn với 10 mẹo này và bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp trong công việc và đạt kết quả cao.

1. Tạo một tiêu đề có nghĩa

Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan đến nội dung của thư mà nó bao gồm một thuật ngữ mà người nhận có thể sẽ tìm kiếm nếu cần tìm lại email. Điều này có thể xác định liệu người đọc có mở thư của bạn hay không và liệu họ có thể tìm thấy thư đó sau này hay không, cả hai điều này đều quan trọng đối với các thư email hiệu quả.

2. Mở đầu bằng một lời chào phù hợp

Khi viết email, tránh việc đi thẳng vào yêu cầu của bạn ngay từ dòng đầu tiên. Thay vào đó, giống như một lá thư, hãy mở đầu bằng một lời chào thích hợp. Điều này sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp đồng thời giúp bạn kết nối với người nhận. Đảm bảo sử dụng mức độ hình thức thích hợp. Đối với một lời chào trang trọng, thông thường tốt nhất là sử dụng Ông, Bà, sau đó là họ của người đó. Bạn cũng có thể sử dụng cả tên và họ của họ. Đối với một lời chào ít trang trọng hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó, theo sau là dấu phẩy hoặc thêm Dear hoặc thậm chí Hi vào trước tên đối với các e-mail được viết bằng Tiếng Anh.

3. Tập trung vào mục đích chung của e-mail

Dù mục đích cụ thể của bạn khi viết email là gì, hãy ghi nhớ nó khi bạn soạn thảo nội dung. Email phải ngắn gọn và tập trung vào vấn đề, vì vậy mọi thứ bạn đưa vào thư phải truyền tải thông tin cụ thể về lý do bạn quyết định gửi email. Các đoạn văn phải ngắn gọn, không có nhiều hơn một ý chính. Tất cả thông tin có trong email phải hỗ trợ điểm chính. Thông tin không liên quan nên được loại bỏ. Nếu người đó cần biết thông tin không liên quan đến mục đích, hãy gửi một email riêng cụ thể cho  họ.

4. Sắp xếp thông điệp gửi một cách hợp lý

Cân nhắc cách tổ chức thông điệp của bạn trước khi bạn bắt đầu viết. Mọi người thường lướt qua email, vì vậy bạn nên sắp xếp thông điệp của mình để giúp người đọc dễ dàng nhận được thông tin họ cần. Sử dụng các đoạn văn ngắn và gạch đầu dòng nhằm giúp người đọc dễ nắm bắt được thông tin chính. Đặt các tiêu đề thích hợp trên các đoạn văn để giúp hướng người đọc đến thông tin cụ thể. Nếu bạn đang cố gắng đưa ra hướng dẫn, hãy cân nhắc cung cấp danh sách được đánh số, với mỗi bước trên một dòng khác nhau. Không sử dụng tất cả các chữ hoa, phông chữ không chuẩn hoặc dễ thương hoặc nhiều màu phông chữ. Những điều này làm cho email khó đọc.

5. Sử dụng khoảng cách e-mail thích hợp

Điều quan trọng là sử dụng khoảng cách thích hợp trong email. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc dễ dàng nắm bắt và xử lý tài liệu. Đừng chỉ viết một đoạn văn dài duy nhất để người đọc giải mã. Để lại một dòng trống giữa lời chào và phần đầu của tin nhắn bằng cách nhấn phím quay lại. Sử dụng các đoạn văn ngắn, cách nhau một khoảng bắt đầu ở lề thay vì thụt lề. Để một dòng trống giữa các đoạn văn để người đọc biết khi nào một chủ đề hoặc điểm kết thúc và chủ đề khác bắt đầu. Để lại một dòng trống giữa câu cuối cùng của email và văn bản kết thúc thư.

6. Ngôn ngữ trang trọng

Nếu bạn đang gửi email đến các địa chỉ liên hệ công việc hoặc các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác, hãy đảm bảo sử dụng ngôn ngữ trang trọng và định dạng phù hợp với giao tiếp kinh doanh. Tránh tiếng lóng, chữ viết tắt trong văn bản và biểu tượng cảm xúc bởi email được cấu trúc giống như một bức thư thực tế hơn là một cuộc trò chuyện văn bản hoặc tin nhắn bình thường.

7. Viết đúng tông giọng

Khi viết email, điều quan trọng là phải xem xét giọng điệu tổng thể trong thông điệp của bạn. Đừng chỉ tập trung vào những gì bạn muốn truyển tải, nhưng hãy xem xét kỹ những gì bạn đã viết như thể bạn là người nhận để bạn có thể có được cảm giác thực tế về giọng điệu có thể được diễn giải. Khi cố gắng xem âm báo, việc đọc to tin nhắn của bạn có thể rất hữu ích. Nếu bạn biết người nhận, hãy xem xét kiểu tính cách của họ và cách họ có xu hướng phản hồi một số loại tin nhắn nhất định, vì vậy bạn có thể tránh gây ra phản ứng tiêu cực.

8. Đừng gửi e-mail khi tức giận

Đừng bao giờ viết email khi đang tức giận và nhấn gửi ngay lập tức. Bất cứ khi nào bạn đang viết một tin nhắn đầy cảm xúc, hãy viết những gì bạn nghĩ rằng bạn muốn nói, sau đó chỉnh sửa nó để nó thể hiện những gì bạn nên nói. Đừng chỉnh sửa tin nhắn ngay sau khi bạn hoàn thành nó, vì có thể bạn vẫn còn tức giận. Để yên một lúc trước khi hoàn thiện để gửi. Một chút thời gian và khoảng cách có thể cung cấp cho bạn quan điểm cần thiết để tránh làm cho một đổ thêm dầu vào lửa.

9. Đảm bảo e-mail không có lỗi

Đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp về mức độ chuyên nghiệp của mình bằng cách gửi email không có lỗi. Hầu hết các ứng dụng email đều có tính năng kiểm tra chính tả tích hợp, tính năng này sẽ tìm kiếm các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản khi bạn nhập. Sử dụng tính năng này, nhưng cũng phải đọc kỹ trước khi gửi email. Sau khi bạn nhấp vào gửi, bạn không thể nhận lại tin nhắn! Nếu ứng dụng email của bạn không có chức năng này, hãy cân nhắc viết trong một ứng dụng xử lý văn bản có chức năng này, sau đó sao chép tác phẩm của bạn vào email sau khi bạn viết xong và kiểm tra độ chính xác của nó.

10. Kết thúc e-mail một cách lịch sự

Ở phần cuối của một email, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, nêu cụ thể những gì bạn đang mong đợi (hoặc hy vọng) từ người đọc. Sau đó, bỏ qua một dòng và thêm lời chào kết thúc, chẳng hạn như "Trân trọng", "Lời chúc tốt đẹp nhất" hoặc một số lời chúc tương tự. Sau đó, để lại một dòng trống và nhập tên của bạn./.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Tra cứu nhanh 168 phường, xã, đặc khu thuộc TP.HCM mới

Chuyên trang toàn cảnh thông tin về 168 phường, xã, đặc khu của TP.HCM chính thức đi vào hoạt động. Bạn có thể tra cứu, theo dõi video và các thông tin về hoạt động vận hành khi TP.HCM thực hiện chính quyền 2 cấp.
2

Địa chỉ, điện thoại bộ phận một cửa cấp tỉnh của các sở, ngành TP.HCM

UBND TP.HCM vừa có thông báo về địa điểm, số điện thoại đường dây nóng của bộ phận một cửa tại các sở, ngành, phường, xã, đặc khu của TPHCM mới.
3

Một tính năng cực hữu ích trên VNeID mà người dùng không nên bỏ qua

Hành khách bay nội địa hiện nay có thể hoàn tất toàn bộ thủ tục từ mua vé, check-in, qua cửa an ninh đến lên máy bay mà không cần xuất trình giấy tờ tùy thân, nhờ ứng dụng nhận diện khuôn mặt qua VNeID.
4

Địa chỉ, điện thoại bộ phận một cửa ở 168 phường, xã, đặc khu của TP.HCM

UBND TP.HCM vừa có thông báo về địa điểm, số điện thoại đường dây nóng của bộ phận một cửa tại các phường, xã, đặc khu của TPHCM (mới).
5

Công cụ tra cứu địa chỉ mới sau sáp nhập

Một số nền tảng công nghệ đã được triển khai để hỗ trợ người dân kiểm tra địa chỉ mới, đảm bảo không ảnh hưởng tới công việc, cuộc sống.

Hướng dẫn 6 bước để biết người nào đang nghĩ gì và dự đoán hành động tiếp của họ

Với kinh nghiệm hơn 20 năm làm nhà phân tích hành vi tại FBI, tôi đã có thể thực hiện và hoàn thiện một hệ thống đáng tin cậy để dự đoán hành vi, và hệ thống này có thể dễ dàng dạy và học được.

Đi chợ mua cá nếu thấy 3 loại này thì phải mua ngay vì gần như sạch nhất

Tuy cá cung cấp nhiều chất dinh dưỡng nhưng cần tránh những loại chứa thủy ngân cao vì dễ gây hại sức khỏe, riêng 3 loại này gần như tươi sạch nhất.

Ban công trấn giữ nhà: Trong hấp thu khí lành của trời đất, ngoài hóa giải những hiểm họa chốn nhân gian

Ban công giống như một sự bài trí 'xa xỉ' mà rất nhiều người chưa hiểu được hết tác dụng phong thủy chúng mang lại cho không gian sống.

Công an cảnh báo nạn lừa đảo vay tiền qua app điện thoại

Lừa người dân vay tiền qua app trên điện thoại, các đối tượng xấu lấy thông tin người vay, yêu cầu họ phải đóng phí để được giải ngân. Sau khi người vay chuyển tiền, các đối tượng xấu liền chiếm đoạt.

Nhà tuyển dụng hỏi: "Trong phim Tây Du Ký có tất cả bao nhiêu con yêu quái?"

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi khiến tôi ngớ người: "Trong Tây Du Ký, 4 thầy trò Đường Tăng đã gặp phải bao nhiêu con yêu quái?"

Cách rút tiền từ sổ tiết kiệm của người thân đã mất

Bên cạnh nhà, đất, xe... thì một trong những di sản thừa kế thường gặp là sổ tiết kiệm.

8 sai lầm biến tủ lạnh thành nơi "ngốn" tiền nhất trong căn bếp

Những sai lầm khi sử dụng tủ lạnh sẽ khiến cho hóa đơn tiền điện của bạn tăng vọt và lượng thực phẩm bị lãng phí nhiều thêm.

Cảnh báo 'tội phạm tình dục kỹ thuật số' tăng chóng mặt bởi video AI

Kỹ năng - Anh Tú - 06/07/2025 13:00
Hàn Quốc cho biết các nhà cung cấp dịch vụ internet trong và ngoài nước như Naver, Google và Kakao trong năm 2024 đã xóa và chặn 180.000 video quay lén bất hợp pháp, gồm cả video khiêu dâm giả mạo do AI tạo ra.

Xem Sex Education tôi nhận ra lỗi lầm khiến con trai bỏ nhà đi suốt 20 năm nay

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 06/07/2025 12:00
Tôi đã đối xử tệ với con trai nhưng lại không hay biết. Cho đến khi xem phim "Sex Education", tôi mới bừng tỉnh.

3 cao thủ khiến Trương Tam Phong thua xa: Có người chỉ dùng kiếm trúc tước hết vũ khí của 2.000 binh sĩ

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 06/07/2025 11:00
Ai vượt mặt Trương Tam Phong về võ công trong thế giới kiếm hiệp Kim Dung?

Mỹ nhân Việt từng được gọi là “quả bom sex": tuổi 42 vẫn độc thân

Phong cách sống - Cam Tuyền - 06/07/2025 10:00
Từng gây sốc với những vai diễn gợi cảm trên màn ảnh Việt, Quách An An sau nhiều năm chọn rút lui khỏi showbiz, sống kín tiếng và hoàn toàn vắng bóng truyền thông.

Tưởng người thương, hóa ra ChatGPT: AI đang thao túng hẹn hò thế nào?

Suy ngẫm - Hoàng Vũ - 06/07/2025 09:00
Ngày càng nhiều người dùng AI để "tút" lại tin nhắn trên ứng dụng hẹn hò.

Ánh sáng trong ta - Tác dụng phụ của việc gắn nhãn bản thân

Từ sách - Phim - Quìn - 06/07/2025 08:00
"Ánh sáng trong ta" (The Light We Carry) của Michelle Obama là minh chứng rằng: chiếc nhãn từ người khác, hoặc từ chính bạn không thể ngăn chặn tiềm năng thực sự bên trong con người bạn.

Xem 'Sex Education', tôi hiểu vì sao con gái ghét bà ngoại - Bi kịch đến từ câu nói tưởng chừng vô hại

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 05/07/2025 13:00
Tôi bàng hoàng nhận ra rằng những lời dạy dỗ tưởng chừng vô hại của người lớn có thể để lại vết thương sâu sắc trong tâm hồn con trẻ.

Công cụ tra cứu địa chỉ mới sau sáp nhập

Kỹ năng - Mạnh Hùng - 05/07/2025 12:00
Một số nền tảng công nghệ đã được triển khai để hỗ trợ người dân kiểm tra địa chỉ mới, đảm bảo không ảnh hưởng tới công việc, cuộc sống.

Vì sao MV “Rực rỡ ngày mới” chạm đến cảm xúc nghệ sĩ và khán giả?

Giải trí - Quỳnh Tâm - 05/07/2025 11:20
Sau khi ra mắt, MV "Rực rỡ ngày mới" nhận được nhiều phản hồi tích cực, những bình luận xúc động từ nghệ sĩ và khán giả.

Cừu Thiên Nhận suýt giết chết Hoàng Dung, vì sao Đông Tà không trả thù?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 05/07/2025 11:00
Nhiều người tự hỏi vì sao Hoàng Dung bị Cừu Thiên Nhận suýt lấy mạng nhưng Hoàng Dược Sư không báo thù.

Vì sao 80.000 người “bốc hơi” như chưa từng tồn tại ở Nhật Bản?

Phong cách sống - Chi Chi - 05/07/2025 10:00
Nhật Bản là nơi hoàn hảo để biến mất.

Đại địa chấn kinh tế - Tiền nóng, niềm tin lạnh: 3 thế hệ khủng hoảng tài chính toàn cầu

Từ sách - Phim - TĐ - 05/07/2025 09:00
Từ những cuộc khủng hoảng này cho thấy quá trình toàn cầu hóa thị trường tài chính luôn đi kèm với quá trình toàn cầu hóa khủng hoảng tài chính, nghĩa là khủng hoảng không còn giới hạn trong một khu vực mà có thể nhanh chóng lan rộng khắp thế giới.

Hạnh phúc tuổi trẻ - Yêu không ràng buộc là bí mật của tình yêu vĩnh hằng

Từ sách - Phim - Quìn - 05/07/2025 08:00
Triết gia Krishnamurti, đã từng đặt ra một câu hỏi giản dị mà rất đáng để chúng ta, đặc biệt là những cô gái trẻ cần suy ngẫm: “Chúng ta có thực sự biết yêu là gì không?”.

AI tạo video cực đỉnh của Google Veo 3 chính thức “chào sân” Việt Nam

Kỹ năng - Kỳ Thư - 04/07/2025 13:00
Google triển khai mô hình tạo video AI Veo 3 tại Việt Nam qua ứng dụng Gemini, cho phép người dùng tạo video từ văn bản kèm âm thanh, tích hợp công cụ nhận diện nội dung do AI tạo ra.

Xem "Sex Education", tôi bất ngờ với một câu thoại ngắn gọn nhưng sẽ là chân lý

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 04/07/2025 12:00
Thật không ngờ, bộ phim "Sex Education" lại chứa đựng nhiều triết lý thú vị như thế.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 2, 07/07/2025