Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

1. Tạo một tiêu đề có nghĩa

Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan đến nội dung của thư mà nó bao gồm một thuật ngữ mà người nhận có thể sẽ tìm kiếm nếu cần tìm lại email. Điều này có thể xác định liệu người đọc có mở thư của bạn hay không và liệu họ có thể tìm thấy thư đó sau này hay không, cả hai điều này đều quan trọng đối với các thư email hiệu quả.

2. Mở đầu bằng một lời chào phù hợp

Khi viết email, tránh việc đi thẳng vào yêu cầu của bạn ngay từ dòng đầu tiên. Thay vào đó, giống như một lá thư, hãy mở đầu bằng một lời chào thích hợp. Điều này sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp đồng thời giúp bạn kết nối với người nhận. Đảm bảo sử dụng mức độ hình thức thích hợp. Đối với một lời chào trang trọng, thông thường tốt nhất là sử dụng Ông, Bà, sau đó là họ của người đó. Bạn cũng có thể sử dụng cả tên và họ của họ. Đối với một lời chào ít trang trọng hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó, theo sau là dấu phẩy hoặc thêm Dear hoặc thậm chí Hi vào trước tên đối với các e-mail được viết bằng Tiếng Anh.

3. Tập trung vào mục đích chung của e-mail

Dù mục đích cụ thể của bạn khi viết email là gì, hãy ghi nhớ nó khi bạn soạn thảo nội dung. Email phải ngắn gọn và tập trung vào vấn đề, vì vậy mọi thứ bạn đưa vào thư phải truyền tải thông tin cụ thể về lý do bạn quyết định gửi email. Các đoạn văn phải ngắn gọn, không có nhiều hơn một ý chính. Tất cả thông tin có trong email phải hỗ trợ điểm chính. Thông tin không liên quan nên được loại bỏ. Nếu người đó cần biết thông tin không liên quan đến mục đích, hãy gửi một email riêng cụ thể cho  họ.

4. Sắp xếp thông điệp gửi một cách hợp lý

Cân nhắc cách tổ chức thông điệp của bạn trước khi bạn bắt đầu viết. Mọi người thường lướt qua email, vì vậy bạn nên sắp xếp thông điệp của mình để giúp người đọc dễ dàng nhận được thông tin họ cần. Sử dụng các đoạn văn ngắn và gạch đầu dòng nhằm giúp người đọc dễ nắm bắt được thông tin chính. Đặt các tiêu đề thích hợp trên các đoạn văn để giúp hướng người đọc đến thông tin cụ thể. Nếu bạn đang cố gắng đưa ra hướng dẫn, hãy cân nhắc cung cấp danh sách được đánh số, với mỗi bước trên một dòng khác nhau. Không sử dụng tất cả các chữ hoa, phông chữ không chuẩn hoặc dễ thương hoặc nhiều màu phông chữ. Những điều này làm cho email khó đọc.

5. Sử dụng khoảng cách e-mail thích hợp

Điều quan trọng là sử dụng khoảng cách thích hợp trong email. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc dễ dàng nắm bắt và xử lý tài liệu. Đừng chỉ viết một đoạn văn dài duy nhất để người đọc giải mã. Để lại một dòng trống giữa lời chào và phần đầu của tin nhắn bằng cách nhấn phím quay lại. Sử dụng các đoạn văn ngắn, cách nhau một khoảng bắt đầu ở lề thay vì thụt lề. Để một dòng trống giữa các đoạn văn để người đọc biết khi nào một chủ đề hoặc điểm kết thúc và chủ đề khác bắt đầu. Để lại một dòng trống giữa câu cuối cùng của email và văn bản kết thúc thư.

6. Ngôn ngữ trang trọng

Nếu bạn đang gửi email đến các địa chỉ liên hệ công việc hoặc các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác, hãy đảm bảo sử dụng ngôn ngữ trang trọng và định dạng phù hợp với giao tiếp kinh doanh. Tránh tiếng lóng, chữ viết tắt trong văn bản và biểu tượng cảm xúc bởi email được cấu trúc giống như một bức thư thực tế hơn là một cuộc trò chuyện văn bản hoặc tin nhắn bình thường.

7. Viết đúng tông giọng

Khi viết email, điều quan trọng là phải xem xét giọng điệu tổng thể trong thông điệp của bạn. Đừng chỉ tập trung vào những gì bạn muốn truyển tải, nhưng hãy xem xét kỹ những gì bạn đã viết như thể bạn là người nhận để bạn có thể có được cảm giác thực tế về giọng điệu có thể được diễn giải. Khi cố gắng xem âm báo, việc đọc to tin nhắn của bạn có thể rất hữu ích. Nếu bạn biết người nhận, hãy xem xét kiểu tính cách của họ và cách họ có xu hướng phản hồi một số loại tin nhắn nhất định, vì vậy bạn có thể tránh gây ra phản ứng tiêu cực.

8. Đừng gửi e-mail khi tức giận

Đừng bao giờ viết email khi đang tức giận và nhấn gửi ngay lập tức. Bất cứ khi nào bạn đang viết một tin nhắn đầy cảm xúc, hãy viết những gì bạn nghĩ rằng bạn muốn nói, sau đó chỉnh sửa nó để nó thể hiện những gì bạn nên nói. Đừng chỉnh sửa tin nhắn ngay sau khi bạn hoàn thành nó, vì có thể bạn vẫn còn tức giận. Để yên một lúc trước khi hoàn thiện để gửi. Một chút thời gian và khoảng cách có thể cung cấp cho bạn quan điểm cần thiết để tránh làm cho một đổ thêm dầu vào lửa.

9. Đảm bảo e-mail không có lỗi

Đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp về mức độ chuyên nghiệp của mình bằng cách gửi email không có lỗi. Hầu hết các ứng dụng email đều có tính năng kiểm tra chính tả tích hợp, tính năng này sẽ tìm kiếm các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản khi bạn nhập. Sử dụng tính năng này, nhưng cũng phải đọc kỹ trước khi gửi email. Sau khi bạn nhấp vào gửi, bạn không thể nhận lại tin nhắn! Nếu ứng dụng email của bạn không có chức năng này, hãy cân nhắc viết trong một ứng dụng xử lý văn bản có chức năng này, sau đó sao chép tác phẩm của bạn vào email sau khi bạn viết xong và kiểm tra độ chính xác của nó.

10. Kết thúc e-mail một cách lịch sự

Ở phần cuối của một email, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, nêu cụ thể những gì bạn đang mong đợi (hoặc hy vọng) từ người đọc. Sau đó, bỏ qua một dòng và thêm lời chào kết thúc, chẳng hạn như "Trân trọng", "Lời chúc tốt đẹp nhất" hoặc một số lời chúc tương tự. Sau đó, để lại một dòng trống và nhập tên của bạn./.