Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

19/11/2021 10:00
Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Nâng cao kỹ năng viết e-mail của bạn với 10 mẹo này và bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp trong công việc và đạt kết quả cao.

1. Tạo một tiêu đề có nghĩa

Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan đến nội dung của thư mà nó bao gồm một thuật ngữ mà người nhận có thể sẽ tìm kiếm nếu cần tìm lại email. Điều này có thể xác định liệu người đọc có mở thư của bạn hay không và liệu họ có thể tìm thấy thư đó sau này hay không, cả hai điều này đều quan trọng đối với các thư email hiệu quả.

2. Mở đầu bằng một lời chào phù hợp

Khi viết email, tránh việc đi thẳng vào yêu cầu của bạn ngay từ dòng đầu tiên. Thay vào đó, giống như một lá thư, hãy mở đầu bằng một lời chào thích hợp. Điều này sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp đồng thời giúp bạn kết nối với người nhận. Đảm bảo sử dụng mức độ hình thức thích hợp. Đối với một lời chào trang trọng, thông thường tốt nhất là sử dụng Ông, Bà, sau đó là họ của người đó. Bạn cũng có thể sử dụng cả tên và họ của họ. Đối với một lời chào ít trang trọng hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó, theo sau là dấu phẩy hoặc thêm Dear hoặc thậm chí Hi vào trước tên đối với các e-mail được viết bằng Tiếng Anh.

3. Tập trung vào mục đích chung của e-mail

Dù mục đích cụ thể của bạn khi viết email là gì, hãy ghi nhớ nó khi bạn soạn thảo nội dung. Email phải ngắn gọn và tập trung vào vấn đề, vì vậy mọi thứ bạn đưa vào thư phải truyền tải thông tin cụ thể về lý do bạn quyết định gửi email. Các đoạn văn phải ngắn gọn, không có nhiều hơn một ý chính. Tất cả thông tin có trong email phải hỗ trợ điểm chính. Thông tin không liên quan nên được loại bỏ. Nếu người đó cần biết thông tin không liên quan đến mục đích, hãy gửi một email riêng cụ thể cho  họ.

4. Sắp xếp thông điệp gửi một cách hợp lý

Cân nhắc cách tổ chức thông điệp của bạn trước khi bạn bắt đầu viết. Mọi người thường lướt qua email, vì vậy bạn nên sắp xếp thông điệp của mình để giúp người đọc dễ dàng nhận được thông tin họ cần. Sử dụng các đoạn văn ngắn và gạch đầu dòng nhằm giúp người đọc dễ nắm bắt được thông tin chính. Đặt các tiêu đề thích hợp trên các đoạn văn để giúp hướng người đọc đến thông tin cụ thể. Nếu bạn đang cố gắng đưa ra hướng dẫn, hãy cân nhắc cung cấp danh sách được đánh số, với mỗi bước trên một dòng khác nhau. Không sử dụng tất cả các chữ hoa, phông chữ không chuẩn hoặc dễ thương hoặc nhiều màu phông chữ. Những điều này làm cho email khó đọc.

5. Sử dụng khoảng cách e-mail thích hợp

Điều quan trọng là sử dụng khoảng cách thích hợp trong email. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc dễ dàng nắm bắt và xử lý tài liệu. Đừng chỉ viết một đoạn văn dài duy nhất để người đọc giải mã. Để lại một dòng trống giữa lời chào và phần đầu của tin nhắn bằng cách nhấn phím quay lại. Sử dụng các đoạn văn ngắn, cách nhau một khoảng bắt đầu ở lề thay vì thụt lề. Để một dòng trống giữa các đoạn văn để người đọc biết khi nào một chủ đề hoặc điểm kết thúc và chủ đề khác bắt đầu. Để lại một dòng trống giữa câu cuối cùng của email và văn bản kết thúc thư.

6. Ngôn ngữ trang trọng

Nếu bạn đang gửi email đến các địa chỉ liên hệ công việc hoặc các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác, hãy đảm bảo sử dụng ngôn ngữ trang trọng và định dạng phù hợp với giao tiếp kinh doanh. Tránh tiếng lóng, chữ viết tắt trong văn bản và biểu tượng cảm xúc bởi email được cấu trúc giống như một bức thư thực tế hơn là một cuộc trò chuyện văn bản hoặc tin nhắn bình thường.

7. Viết đúng tông giọng

Khi viết email, điều quan trọng là phải xem xét giọng điệu tổng thể trong thông điệp của bạn. Đừng chỉ tập trung vào những gì bạn muốn truyển tải, nhưng hãy xem xét kỹ những gì bạn đã viết như thể bạn là người nhận để bạn có thể có được cảm giác thực tế về giọng điệu có thể được diễn giải. Khi cố gắng xem âm báo, việc đọc to tin nhắn của bạn có thể rất hữu ích. Nếu bạn biết người nhận, hãy xem xét kiểu tính cách của họ và cách họ có xu hướng phản hồi một số loại tin nhắn nhất định, vì vậy bạn có thể tránh gây ra phản ứng tiêu cực.

8. Đừng gửi e-mail khi tức giận

Đừng bao giờ viết email khi đang tức giận và nhấn gửi ngay lập tức. Bất cứ khi nào bạn đang viết một tin nhắn đầy cảm xúc, hãy viết những gì bạn nghĩ rằng bạn muốn nói, sau đó chỉnh sửa nó để nó thể hiện những gì bạn nên nói. Đừng chỉnh sửa tin nhắn ngay sau khi bạn hoàn thành nó, vì có thể bạn vẫn còn tức giận. Để yên một lúc trước khi hoàn thiện để gửi. Một chút thời gian và khoảng cách có thể cung cấp cho bạn quan điểm cần thiết để tránh làm cho một đổ thêm dầu vào lửa.

9. Đảm bảo e-mail không có lỗi

Đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp về mức độ chuyên nghiệp của mình bằng cách gửi email không có lỗi. Hầu hết các ứng dụng email đều có tính năng kiểm tra chính tả tích hợp, tính năng này sẽ tìm kiếm các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản khi bạn nhập. Sử dụng tính năng này, nhưng cũng phải đọc kỹ trước khi gửi email. Sau khi bạn nhấp vào gửi, bạn không thể nhận lại tin nhắn! Nếu ứng dụng email của bạn không có chức năng này, hãy cân nhắc viết trong một ứng dụng xử lý văn bản có chức năng này, sau đó sao chép tác phẩm của bạn vào email sau khi bạn viết xong và kiểm tra độ chính xác của nó.

10. Kết thúc e-mail một cách lịch sự

Ở phần cuối của một email, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, nêu cụ thể những gì bạn đang mong đợi (hoặc hy vọng) từ người đọc. Sau đó, bỏ qua một dòng và thêm lời chào kết thúc, chẳng hạn như "Trân trọng", "Lời chúc tốt đẹp nhất" hoặc một số lời chúc tương tự. Sau đó, để lại một dòng trống và nhập tên của bạn./.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

6 món đồ tưởng hiện đại nhưng lại "hại điện": Tỉ lệ hối hận sau khi mua bằng 100%

Mặc dù mỗi thiết bị gia dụng đều có giá trị sử dụng nhưng không phải món nào cũng đáng để đầu tư.
2

Vì sao Google Maps không chỉ đường ngắn nhất mà lại chỉ đường vòng, đây là lý do!

Đôi khi nhập địa chỉ cần đến trên Google Maps, bạn sẽ nhận được kết quả là một tuyến đường xa hơn thay vì đường ngắn nhất. Đây là thắc mắc của rất nhiều người, nhưng hóa ra điều bất thường này có nguyên nhân cả đấy.
3

Lo ngại TikTok bị cấm ở Mỹ, người dùng đổ xô tải app 'bản sao': Xiaohongshu

Đây một ứng dụng truyền thông xã hội phổ biến ở Trung Quốc nhưng ít được biết đến bên ngoài đất nước.
4

Cách theo dõi tình hình kẹt xe online, tìm đường đi GALA WeChoice Awards 2024 nhanh hết cỡ!

Tình trạng kẹt xe, ùn tắc ở TP.HCM thường xuyên xảy ra, nhất là trong các dịp lễ lớn, giờ cao điểm. Ứng dụng này có thể giúp bạn biết được đâu là các cung đường đông phương tiện, tránh được tình trạng kẹt xe.
5

IQ "âm vô cực" khiến tôi đã trách oan 5 món đồ dùng quen thuộc

Hôm nay, hãy cùng tôi điểm qua một số món đồ quen thuộc trong cuộc sống mà sau hơn 30 năm, tôi mới nhận ra mình đã luôn dùng sai cách.

Hướng dẫn 6 bước để biết người nào đang nghĩ gì và dự đoán hành động tiếp của họ

Với kinh nghiệm hơn 20 năm làm nhà phân tích hành vi tại FBI, tôi đã có thể thực hiện và hoàn thiện một hệ thống đáng tin cậy để dự đoán hành vi, và hệ thống này có thể dễ dàng dạy và học được.

Đi chợ mua cá nếu thấy 3 loại này thì phải mua ngay vì gần như sạch nhất

Tuy cá cung cấp nhiều chất dinh dưỡng nhưng cần tránh những loại chứa thủy ngân cao vì dễ gây hại sức khỏe, riêng 3 loại này gần như tươi sạch nhất.

Ban công trấn giữ nhà: Trong hấp thu khí lành của trời đất, ngoài hóa giải những hiểm họa chốn nhân gian

Ban công giống như một sự bài trí 'xa xỉ' mà rất nhiều người chưa hiểu được hết tác dụng phong thủy chúng mang lại cho không gian sống.

Công an cảnh báo nạn lừa đảo vay tiền qua app điện thoại

Lừa người dân vay tiền qua app trên điện thoại, các đối tượng xấu lấy thông tin người vay, yêu cầu họ phải đóng phí để được giải ngân. Sau khi người vay chuyển tiền, các đối tượng xấu liền chiếm đoạt.

Nhà tuyển dụng hỏi: "Trong phim Tây Du Ký có tất cả bao nhiêu con yêu quái?"

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi khiến tôi ngớ người: "Trong Tây Du Ký, 4 thầy trò Đường Tăng đã gặp phải bao nhiêu con yêu quái?"

Cách rút tiền từ sổ tiết kiệm của người thân đã mất

Bên cạnh nhà, đất, xe... thì một trong những di sản thừa kế thường gặp là sổ tiết kiệm.

8 sai lầm biến tủ lạnh thành nơi "ngốn" tiền nhất trong căn bếp

Những sai lầm khi sử dụng tủ lạnh sẽ khiến cho hóa đơn tiền điện của bạn tăng vọt và lượng thực phẩm bị lãng phí nhiều thêm.

Tự do - Như chim tung cánh: Đi tìm chìa khóa của tự do thực thụ

Với những chia sẻ đầy khai mở, cuốn sách “Tự do – Như chim tung cánh” giúp người đọc xác định những trở ngại đối với tự do của họ, có thể do hoàn cảnh hoặc do bản thân họ tự áp đặt, tìm thấy lòng dũng cảm để thành thật với chính mình.

5 câu nói người EQ cao không bao giờ "treo" cửa miệng

Kỹ năng - Đông - 18/01/2025 12:00
Đây chính là "bí quyết" giúp người EQ cao luôn được lòng mọi người.

Cùng bị đánh lén, vì sao Trương Tam Phong và Vô Danh Thần Tăng phản ứng trái ngược?

Thư giãn - Chi Chi - 18/01/2025 11:00
Liệu sự khác biệt này của Trương Tam Phong và Vô Danh Thần Tăng có đến từ thực lực hay còn nguyên nhân nào khác?

Vì sao ông chủ shop không nhận cậu bé xin việc để mua quà sinh nhật cho em?

Truyền cảm hứng - Nguyễn Duy - 18/01/2025 10:00
Cậu bé học lớp 6 ở xã Nghi Phong, thành phố Vinh (Nghệ An) đạp xe ra phố, vào một shop (cửa hàng) thời trang xin việc. Hành động đẹp của ông chủ sau đó khiến câu chuyện cuối năm kết lại ấm áp.

Từng chê bai phim Sex Education, tôi bật ngửa về cách dạy con sai lầm của mình

Từ sách - Phim - Mỹ Hạnh - 18/01/2025 09:00
Tin nhắn chỉ vỏn vẹn 3 từ của con trai nhưng khiến tôi thao thức cả đêm.

Tự do - Như chim tung cánh: Đi tìm chìa khóa của tự do thực thụ

Từ sách - Phim - Đan Thanh - 18/01/2025 08:00
Với những chia sẻ đầy khai mở, cuốn sách “Tự do – Như chim tung cánh” giúp người đọc xác định những trở ngại đối với tự do của họ, có thể do hoàn cảnh hoặc do bản thân họ tự áp đặt, tìm thấy lòng dũng cảm để thành thật với chính mình.

Không nên chia sẻ quá nhiều với chatbot AI

Kỹ năng - PL - 17/01/2025 12:00
Theo khuyến cáo của các chuyên gia, người dùng không nên chia sẻ quá nhiều thông tin với chatbot AI, đặc biệt là những dữ liệu riêng tư.

Vì sao Giang Nam Thất Quái mất 10 năm không bằng Hồng Thất Công dạy Quách Tĩnh chỉ 1 tháng?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 17/01/2025 11:00
Vì sao 10 năm khổ luyện cùng Giang Nam Thất Quái lại không hiệu quả bằng 1 tháng học nghệ với Hồng Thất Công?

Nhiều người Việt trẻ lướt mạng xã hội hơn 3 giờ mỗi ngày

Phong cách sống - Ngọc Hiền - 17/01/2025 10:00
Báo cáo "Cuộc sống số của người Việt Nam" của Q&Me cho thấy, có đến 51% người trẻ trong độ tuổi 18 - 29 tuổi dành trên 3 giờ mỗi ngày để sử dụng mạng xã hội.

Trong 'Tây Du Ký' 4 đồ đệ của Đường Tăng đều phạm luật trời vì sao Bồ Tát vẫn chọn?

Từ sách - Phim - Tùng Lâm - 17/01/2025 09:00
Trong "Tây Du Ký", Đường Tăng đã thu nhận 4 đệ tử. Cả 4 người này đều phạm luật trời và được Quan Âm "chỉ điểm" trước khi theo Đường Tăng đi thỉnh kinh.

Sếp tồi - 3 cách để bạn không còn cảm thấy vội vã, hối hả mỗi dịp cuối năm

Từ sách - Phim - TĐ - 17/01/2025 08:00
Bạn có thấy gần cuối năm và lịch làm việc của bạn không một khoảng trống?  Cuối tuần rồi mà bạn vẫn không được nghỉ ngơi? Bạn có cảm thấy áp lực khi phải hoàn tất mọi việc trước khi kết thúc năm không?

Lo ngại TikTok bị cấm ở Mỹ, người dùng đổ xô tải app 'bản sao': Xiaohongshu

Kỹ năng - Vũ Anh - 16/01/2025 12:00
Đây một ứng dụng truyền thông xã hội phổ biến ở Trung Quốc nhưng ít được biết đến bên ngoài đất nước.

Nhà khoa học cấp cao Nvidia ngỡ ngàng vì video robot hình người của Engine AI

Thư giãn - Sơn Vân - 16/01/2025 11:00
Engine AI hy vọng tận dụng được sự quan tâm với các robot hình người của mình bằng cách giảm giá trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt tại Trung Quốc.

Nguyên tắc dụng quân của Sếp giỏi: Trọng ‘Nhân tài’ - không cần tìm ‘Nô tài’

Suy ngẫm - Diệu Đan - 16/01/2025 10:00
Nhìn chung, ở nơi làm việc, giữ quy tắc, mới có được sự tin tưởng; có nguyên tắc, mới đáng để giao phó. Cho dù là công việc hay cuộc sống, việc "làm cho người khác cảm thấy yên tâm" là lợi thế cạnh tranh lớn nhất của một cá nhân.

Xem phim Sex Education, tôi đúc rút bài học quý báu để dạy con trai

Từ sách - Phim - Mỹ Hạnh - 16/01/2025 09:00
Bộ phim Sex Education đã truyền cảm hứng cho tôi rất nhiều trong việc dạy dỗ con cái.

Con đường chuyển hóa - Để không trở thành nạn nhân của vọng tưởng

Từ sách - Phim - Quìn - 16/01/2025 08:00
Khi đối diện một vấn đề, ta thường hay tự mình suy diễn, tưởng tượng đủ thứ, để rồi phiền não, đau buồn vì cái tưởng của mình. Nhưng ít ai nhận ra rằng, cái mà ta thấy chỉ là ảo ảnh do tâm tạo nên chứ không phải cái biết chân thật của mình.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 7, 18/01/2025