Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

19/11/2021 10:00
Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Nâng cao kỹ năng viết e-mail của bạn với 10 mẹo này và bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp trong công việc và đạt kết quả cao.

1. Tạo một tiêu đề có nghĩa

Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan đến nội dung của thư mà nó bao gồm một thuật ngữ mà người nhận có thể sẽ tìm kiếm nếu cần tìm lại email. Điều này có thể xác định liệu người đọc có mở thư của bạn hay không và liệu họ có thể tìm thấy thư đó sau này hay không, cả hai điều này đều quan trọng đối với các thư email hiệu quả.

2. Mở đầu bằng một lời chào phù hợp

Khi viết email, tránh việc đi thẳng vào yêu cầu của bạn ngay từ dòng đầu tiên. Thay vào đó, giống như một lá thư, hãy mở đầu bằng một lời chào thích hợp. Điều này sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp đồng thời giúp bạn kết nối với người nhận. Đảm bảo sử dụng mức độ hình thức thích hợp. Đối với một lời chào trang trọng, thông thường tốt nhất là sử dụng Ông, Bà, sau đó là họ của người đó. Bạn cũng có thể sử dụng cả tên và họ của họ. Đối với một lời chào ít trang trọng hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó, theo sau là dấu phẩy hoặc thêm Dear hoặc thậm chí Hi vào trước tên đối với các e-mail được viết bằng Tiếng Anh.

3. Tập trung vào mục đích chung của e-mail

Dù mục đích cụ thể của bạn khi viết email là gì, hãy ghi nhớ nó khi bạn soạn thảo nội dung. Email phải ngắn gọn và tập trung vào vấn đề, vì vậy mọi thứ bạn đưa vào thư phải truyền tải thông tin cụ thể về lý do bạn quyết định gửi email. Các đoạn văn phải ngắn gọn, không có nhiều hơn một ý chính. Tất cả thông tin có trong email phải hỗ trợ điểm chính. Thông tin không liên quan nên được loại bỏ. Nếu người đó cần biết thông tin không liên quan đến mục đích, hãy gửi một email riêng cụ thể cho  họ.

4. Sắp xếp thông điệp gửi một cách hợp lý

Cân nhắc cách tổ chức thông điệp của bạn trước khi bạn bắt đầu viết. Mọi người thường lướt qua email, vì vậy bạn nên sắp xếp thông điệp của mình để giúp người đọc dễ dàng nhận được thông tin họ cần. Sử dụng các đoạn văn ngắn và gạch đầu dòng nhằm giúp người đọc dễ nắm bắt được thông tin chính. Đặt các tiêu đề thích hợp trên các đoạn văn để giúp hướng người đọc đến thông tin cụ thể. Nếu bạn đang cố gắng đưa ra hướng dẫn, hãy cân nhắc cung cấp danh sách được đánh số, với mỗi bước trên một dòng khác nhau. Không sử dụng tất cả các chữ hoa, phông chữ không chuẩn hoặc dễ thương hoặc nhiều màu phông chữ. Những điều này làm cho email khó đọc.

5. Sử dụng khoảng cách e-mail thích hợp

Điều quan trọng là sử dụng khoảng cách thích hợp trong email. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc dễ dàng nắm bắt và xử lý tài liệu. Đừng chỉ viết một đoạn văn dài duy nhất để người đọc giải mã. Để lại một dòng trống giữa lời chào và phần đầu của tin nhắn bằng cách nhấn phím quay lại. Sử dụng các đoạn văn ngắn, cách nhau một khoảng bắt đầu ở lề thay vì thụt lề. Để một dòng trống giữa các đoạn văn để người đọc biết khi nào một chủ đề hoặc điểm kết thúc và chủ đề khác bắt đầu. Để lại một dòng trống giữa câu cuối cùng của email và văn bản kết thúc thư.

6. Ngôn ngữ trang trọng

Nếu bạn đang gửi email đến các địa chỉ liên hệ công việc hoặc các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác, hãy đảm bảo sử dụng ngôn ngữ trang trọng và định dạng phù hợp với giao tiếp kinh doanh. Tránh tiếng lóng, chữ viết tắt trong văn bản và biểu tượng cảm xúc bởi email được cấu trúc giống như một bức thư thực tế hơn là một cuộc trò chuyện văn bản hoặc tin nhắn bình thường.

7. Viết đúng tông giọng

Khi viết email, điều quan trọng là phải xem xét giọng điệu tổng thể trong thông điệp của bạn. Đừng chỉ tập trung vào những gì bạn muốn truyển tải, nhưng hãy xem xét kỹ những gì bạn đã viết như thể bạn là người nhận để bạn có thể có được cảm giác thực tế về giọng điệu có thể được diễn giải. Khi cố gắng xem âm báo, việc đọc to tin nhắn của bạn có thể rất hữu ích. Nếu bạn biết người nhận, hãy xem xét kiểu tính cách của họ và cách họ có xu hướng phản hồi một số loại tin nhắn nhất định, vì vậy bạn có thể tránh gây ra phản ứng tiêu cực.

8. Đừng gửi e-mail khi tức giận

Đừng bao giờ viết email khi đang tức giận và nhấn gửi ngay lập tức. Bất cứ khi nào bạn đang viết một tin nhắn đầy cảm xúc, hãy viết những gì bạn nghĩ rằng bạn muốn nói, sau đó chỉnh sửa nó để nó thể hiện những gì bạn nên nói. Đừng chỉnh sửa tin nhắn ngay sau khi bạn hoàn thành nó, vì có thể bạn vẫn còn tức giận. Để yên một lúc trước khi hoàn thiện để gửi. Một chút thời gian và khoảng cách có thể cung cấp cho bạn quan điểm cần thiết để tránh làm cho một đổ thêm dầu vào lửa.

9. Đảm bảo e-mail không có lỗi

Đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp về mức độ chuyên nghiệp của mình bằng cách gửi email không có lỗi. Hầu hết các ứng dụng email đều có tính năng kiểm tra chính tả tích hợp, tính năng này sẽ tìm kiếm các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản khi bạn nhập. Sử dụng tính năng này, nhưng cũng phải đọc kỹ trước khi gửi email. Sau khi bạn nhấp vào gửi, bạn không thể nhận lại tin nhắn! Nếu ứng dụng email của bạn không có chức năng này, hãy cân nhắc viết trong một ứng dụng xử lý văn bản có chức năng này, sau đó sao chép tác phẩm của bạn vào email sau khi bạn viết xong và kiểm tra độ chính xác của nó.

10. Kết thúc e-mail một cách lịch sự

Ở phần cuối của một email, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, nêu cụ thể những gì bạn đang mong đợi (hoặc hy vọng) từ người đọc. Sau đó, bỏ qua một dòng và thêm lời chào kết thúc, chẳng hạn như "Trân trọng", "Lời chúc tốt đẹp nhất" hoặc một số lời chúc tương tự. Sau đó, để lại một dòng trống và nhập tên của bạn./.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Không phải uống cafe, đi bộ, thực hiện việc này 6 phút/ngày giúp giảm 70% stress

Hoạt động này dễ thực hiện, không cần tốn nhiều thời gian, tiền bạc mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao trong việc giảm căng thẳng, tái tạo năng lượng cho trí não.
2

Đọc sách định hình bộ não, điều gì xảy ra nếu chúng ta ngừng đọc?

Đọc sách từng là thói quen phổ biến trong cuộc sống thường ngày, nhưng giờ đây dường như thói quen này đang trở thành một thú vui ngày càng mai một.
3

6 kiểu emoji người EQ thấp "chuộng" nhất

Khi sử dụng MXH, việc sử dụng emoji cũng là dấu hiệu cho thấy bạn sở hữu EQ cao hay thấp.
4

5 đặc điểm tính cách lớn bạn có thể thay đổi bằng cách luyện tập

Một số người xoay chuyển cuộc đời chỉ sau một khoảnh khắc nhận thức vỡ òa—đó có thể là một lời nói từ một người có uy tín, như bác sĩ tâm lý, hoặc có thể đến từ sự thức tỉnh nội tại của chính họ.
5

Nếu có 1 cậu con trai thuộc Gen Alpha, bố mẹ nên nuôi dạy con thế nào?

Đây là thế hệ “công dân số” thực thụ, thông minh, nhạy bén nhưng cũng dễ chịu tác động từ môi trường xung quanh. Vì vậy, bố mẹ cần định hướng thật khéo léo để con phát triển toàn diện.

Hướng dẫn 6 bước để biết người nào đang nghĩ gì và dự đoán hành động tiếp của họ

Với kinh nghiệm hơn 20 năm làm nhà phân tích hành vi tại FBI, tôi đã có thể thực hiện và hoàn thiện một hệ thống đáng tin cậy để dự đoán hành vi, và hệ thống này có thể dễ dàng dạy và học được.

Đi chợ mua cá nếu thấy 3 loại này thì phải mua ngay vì gần như sạch nhất

Tuy cá cung cấp nhiều chất dinh dưỡng nhưng cần tránh những loại chứa thủy ngân cao vì dễ gây hại sức khỏe, riêng 3 loại này gần như tươi sạch nhất.

Ban công trấn giữ nhà: Trong hấp thu khí lành của trời đất, ngoài hóa giải những hiểm họa chốn nhân gian

Ban công giống như một sự bài trí 'xa xỉ' mà rất nhiều người chưa hiểu được hết tác dụng phong thủy chúng mang lại cho không gian sống.

Công an cảnh báo nạn lừa đảo vay tiền qua app điện thoại

Lừa người dân vay tiền qua app trên điện thoại, các đối tượng xấu lấy thông tin người vay, yêu cầu họ phải đóng phí để được giải ngân. Sau khi người vay chuyển tiền, các đối tượng xấu liền chiếm đoạt.

Nhà tuyển dụng hỏi: "Trong phim Tây Du Ký có tất cả bao nhiêu con yêu quái?"

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi khiến tôi ngớ người: "Trong Tây Du Ký, 4 thầy trò Đường Tăng đã gặp phải bao nhiêu con yêu quái?"

Cách rút tiền từ sổ tiết kiệm của người thân đã mất

Bên cạnh nhà, đất, xe... thì một trong những di sản thừa kế thường gặp là sổ tiết kiệm.

8 sai lầm biến tủ lạnh thành nơi "ngốn" tiền nhất trong căn bếp

Những sai lầm khi sử dụng tủ lạnh sẽ khiến cho hóa đơn tiền điện của bạn tăng vọt và lượng thực phẩm bị lãng phí nhiều thêm.

An ninh tính toán

Blog GS John VU - GS John Vu - 11/09/2025 13:00
Không may an ninh thông tin vẫn không được nhiều người phát triển phần mềm xem xét một cách nghiêm chỉnh, hay không được dạy như một môn yêu cầu ở hầu hết các đại học. Khi công nghệ phát triển phổ biến hơn, việc lạm dụng nó trở nên ngày một nghiêm trọng hơn.

Xem "Sex education", tôi giật mình hiểu ra thế nào là "cách yêu lành mạnh"

Điện ảnh - Thanh Uyên - 11/09/2025 12:00
Bộ phim "Sex education", tôi chỉ định xem để cười cho vui, ai dè xem rồi... như bị ai đó đập vào mặt.

4 thứ người khôn ngoan luôn tránh làm!

Kỹ năng - Thanh Hương - 11/09/2025 11:00
Cha mẹ nên dạy con những điều này!

Hóa ra, những trở ngại bạn gặp đều là ông Trời gửi đến để "độ" bạn

Suy ngẫm - Tích Thành - 11/09/2025 10:00
Đừng vội than trách khi gặp khó khăn, bởi có thể đó không phải là sự trừng phạt, mà là món quà ẩn giấu ông Trời dành cho bạn.

Trở về từ cõi chết - Hành trình cận tử và chữa lành của một bệnh nhân ung thư

Từ sách - Phim - FN - 11/09/2025 09:00
​​​​​​​Sẽ ra sao nếu một ngày ta đối diện với cái chết? Và rốt cuộc, đằng sau cái chết sẽ là một thế giới như thế nào? Liệu có tồn tại thiên đường hay địa ngục như người ta vẫn nói, hay sẽ là một khung cảnh nào khác?

Flow - Dòng chảy : Hạnh phúc có thực sự đến từ tiền bạc và danh tiếng?

Từ sách - Phim - Quìn - 11/09/2025 08:00
Có hai chiến lược lớn mà mỗi người có thể chọn để nâng cao chất lượng cuộc sống. Thay đổi điều kiện bên ngoài sao cho phù hợp với mục tiêu. Hoặc thay đổi cách mình trải nghiệm những điều kiện ấy, biến bất kỳ hoàn cảnh nào cũng thành cơ hội để phát triển và tận hưởng.

Dự báo thị trường khoán ngoài

Blog GS John VU - GS John Vu - 10/09/2025 13:00
Theo nhiều nghiên cứu mới, một số địa chỉ khoán ngoài ở Trung và Đông Âu đang có vấn đề khi họ phải cạnh tranh với những địa chỉ mới ở châu Phi, Trung Đông và Đông Nam Á. Lí do đơn giản: Chi phí làm kinh doanh tăng lên.

Xem Sex Education, tôi nghĩ tới sai lầm mà cha mẹ nào cũng cần tránh

Điện ảnh - Lam Chi - 10/09/2025 12:00
Xem phim “Sex Education” khiến tôi chiêm nghiệm được nhiều điều về tuổi trẻ, tình thân và cả trách nhiệm làm cha mẹ.

Đọc sách định hình bộ não, điều gì xảy ra nếu chúng ta ngừng đọc?

Kỹ năng - Đức Khương - 10/09/2025 11:00
Đọc sách từng là thói quen phổ biến trong cuộc sống thường ngày, nhưng giờ đây dường như thói quen này đang trở thành một thú vui ngày càng mai một.

‘Không phải ánh sáng cuối đường hầm, đây mới là điều hầu hết bệnh nhân của tôi thấy trước khi chết’

Suy ngẫm - Trà My - 10/09/2025 10:00
Một y tá chăm sóc cuối đời cho biết bệnh nhân thường nhìn thấy điều gì đó mang lại sự an ủi trước khi qua đời.

Sức mạnh của người thấu cảm Kỳ 3: 7 công cụ giúp bạn học cách nói 'không'

Từ sách - Phim - Quang Thanh - 10/09/2025 09:30
Bây giờ khi đã hiểu tầm quan trọng của việc nói “không”, bạn cần học cách đối mặt với cảm giác tội lỗi có thể nảy sinh từ đó.

Sát-na này là thiên thu - Phóng sanh từ tâm

Từ sách - Phim - Quìn - 10/09/2025 08:00
Phóng sanh đích thực, theo Đại đức Thích Đồng Tâm, bắt đầu từ tâm - từ sự nuôi dưỡng lòng từ bi trong từng lựa chọn, từng suy nghĩ, từng khoảnh khắc sống.

Đảm bảo chất lượng phần mềm

Blog GS John VU - GS John Vu - 09/09/2025 13:00
Khi dự án phần mềm trở nên lớn hơn và phức tạp hơn, vai trò của Đảm bảo chất lượng phần mềm – Software Quality Assurance (SQA) trở nên gay gắt hơn.

Xem "Sex education", tôi chợt nhớ lại câu hét "Con căm thù bố" lúc 14 tuổi mà thấy lòng quặn đau

Điện ảnh - Thanh Uyên - 09/09/2025 12:00
Nếu không có bộ phim "Sex education", chắc tôi vẫn chưa nhận ra được nỗi khổ của bố.

6 kiểu emoji người EQ thấp "chuộng" nhất

Kỹ năng - Đông - 09/09/2025 11:00
Khi sử dụng MXH, việc sử dụng emoji cũng là dấu hiệu cho thấy bạn sở hữu EQ cao hay thấp.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 5, 11/09/2025