Cách dùng từ trong email khiến người nhận khó chịu

17/12/2021 16:00
Cách dùng từ trong email khiến người nhận khó chịu

5 cụm từ thường được sử dụng trong email này sẽ khiến cho người nhận cảm thấy rất khó chịu và có cái nhìn tiêu cực về bạn.

Phải công nhận rằng, email là một công cụ không thể thiếu được trong cuộc sống và trong công việc. Thậm chí, có những ngày, chúng ta còn bị quá tải "Hộp thư đến" do có quá nhiều những thông tin và công việc cần phải được trao đổi và thực hiện. Email có thể là nơi để bàn bạc và ký kết các công việc kinh doanh. Nó cũng có thể là phương tiện để hình thành nên các mối quan hệ xã hội và cũng là một công cụ hữu ích để mọi người truyền tải các thông tin cần thiết đến với nhau…

Shiva Ayyadurai, một kỹ sư người Mỹ gốc Ấn, một chính trị gia và là một nhà doanh nhân nổi tiếng, cũng đã từng đưa ra nhận định rằng: "Email thật sự là một loại công cụ vô cùng hữu dụng và không thể thiếu được trong cuộc sống… Đã đến lúc chúng ta nên học cách để sử dụng chúng một cách có hiệu quả hơn"

Trong thực tế, đôi lúc những thông tin được trao đổi qua các email có thể mang tính sai lệch và sẽ khiến cho người nhận cảm thấy vô cùng thất vọng. Chúng không thể hiện được chính xác những cảm xúc và nội dung mà người gửi muốn truyền đạt đến người nghe, và vì thế, nó có thể khiến cho họ trở nên lo lắng và phiền muộn. Bên cạnh đó, những mặt hạn chế này đôi khi còn có thể gây lãng phí thời gian và có thể khiến cho hình ảnh của bạn trong mắt người khác trở nên tiêu cực và thiếu thiện cảm.

Sau đây là 5 cụm từ thường được sử dụng trong các email, mà nó sẽ khiến cho bất kỳ ai nhận được cũng đều cảm thấy vô cùng khó chịu:

1. "Hãy đọc email gần đây nhất của tôi"

Khi bạn nhận được dòng chữ này trong email thì về cơ bản nó có ý nghĩa là, người gửi đang muốn nhắc nhở bạn rằng, bạn đã không kiểm tra email mà họ đã gửi và bạn phải khắc phục chuyện này đi.

Hoặc, cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa là: "Làm ơn, hãy xem lại email mà tôi đã gửi và đừng hỏi những câu hỏi ngớ ngẩn như vậy nữa!".

Hoặc có thể hiểu theo nghĩa ẩn dụ đó là: "Vấn đề hoàn toàn nằm ở bạn, không phải ở tôi"

Thay vì phải dùng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy thông cảm một chút với những người mà mình đã gửi email cho họ. Hãy khích lệ người nhận, đọc những email mà bạn đã gửi bằng những câu hỏi lịch sự như: "Bạn có thể vui lòng làm một điều gì đó được không?" hoặc bạn cũng có thể đề nghị với họ rằng: "Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn giúp tôi làm một điều gì đó" chẳng hạn.

Lời khuyên từ chuyên gia: Nếu bạn không nhận được hồi âm từ những người mà mình đã gửi email, hãy gọi điện thoại trực tiếp cho họ hoặc lên lịch trò chuyện trực tuyến với họ qua ứng dụng Zoom.

2. "Hãy sử dụng nó để tham khảo trong tương lai"

Cụm từ này có nghĩa là, bạn nên lưu lại email của tôi, vì nó có thể sẽ có ích cho bạn trong tương lai. Nói cách khác, tôi gửi email này là có lý do và vì vậy, hãy lưu ý đến nó.

Cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác đó là: "Bây giờ, hãy để tôi chỉ ra những điểm sai sót của bạn, và lần sau đừng làm như vậy nữa"

Thay vì phải sử dụng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy diễn đạt những nội dung mà bạn muốn gửi đến người nhận theo một cách cụ thể hơn, ví dụ như, bạn có thể gạch đầu dòng liệt kê hay tô đậm những câu chữ mà bạn muốn người nhận tập trung vào nó. Điều này sẽ giúp cho họ có thể dễ dàng nắm được những nội dung quan trọng nhất từ email mà bạn đã gửi tới họ.

Hãy luôn chủ động trong việc giao tiếp và truyền đạt những thông tin cần thiết đến người khác.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy đảm bảo rằng, bạn có thể làm rõ được những nội dung quan trọng mà bạn muốn nhắn gửi đến người nhận ở dòng tiêu đề.

3. "Hãy đặt email này lên đầu danh mục Hộp thư đến của bạn"

Cụm từ này có nghĩa là:"Đây đã là lần thứ hai hoặc thứ ba mà tôi đã đề cập với bạn về vấn đề này rồi!".

Cụm từ này cũng có nghĩa là:"Chúng ta cần phải thực hiện dự án hoặc nhiệm vụ này ngay. Tôi thật sự đã quá mệt mỏi với việc phải hỏi ý kiến của bạn rồi!"

Thay vào đó, bạn nên nói gì?

Thật sự mà nói, việc phải tìm kiếm lại một email nào đó sẽ khiến cho người nhận bị mất rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, khi bạn gửi một email cho một người để nhắc nhở họ về một điều gì đó, hãy đính kèm theo email mà trước đó bạn đã gửi cho họ. Việc này sẽ giúp cho người nhận nhanh chóng tiếp cận với những nội dung mà bạn cần họ phải kiểm tra. Ai cũng sẽ có rất nhiều công việc và nhiều thông tin gửi đến email của mình hàng ngày, vì thế, hãy thông cảm và kiên nhẫn với họ.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy thêm 2 chữ "Lưu ý" vào dòng tiêu đề trong email của bạn.

4. "Điều này là để đảm bảo rằng, chúng ta đang suy nghĩ theo cùng một hướng"

Cụm từ này có nghĩa là, bạn đang sử dụng email này, để tự bảo vệ mình khỏi những hậu quả có thể xảy ra trong tương lai hoặc những vấn đề bất lợi có thể xảy đến, sau khi bạn và một người nào đó đã trao đổi các thông tin qua lại với nhau.

Cụm từ này cũng là một lời khẳng định cho việc: "Bạn hoàn toàn là người đúng trong một vấn đề nào đó" và bạn gửi email này cho một người khác chỉ là để nhắc cho họ nhớ điều đó mà thôi!

Thay vào đó, bạn nên nói điều gì?

Hãy tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì mà bạn đang muốn đề cập đến, liệt kê ra những ý chính và những thứ mà bạn muốn người kia thực hiện.

Bạn có thể nói với họ theo cách như sau: "Đây là những ngày mà tôi có thể gặp bạn vào tuần tới và sau đây là những việc mà tôi cần bạn làm cho tôi!"

Trong khi có rất nhiều người tỏ ra khá chủ động trong công việc của mình thì ngược lại, cũng có một số người lại cần phải được chỉ dẫn chính xác những gì mà họ cần làm, để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy cố gắng trình bày một cách rõ ràng và cụ thể nhất, những điều mà bạn muốn kêu gọi người khác thực hiện theo.

5. "Hãy tiếp tục đi"

Cụm từ này có nghĩa là "đừng bao giờ phạm phải một sai lầm nào như vậy nữa". Chúng ta đang trên đà thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ này, vậy nên đừng phí phạm thời giờ của tôi nữa.

Thay vì phải dùng những từ ngữ khá lạnh lùng như thế, thì chúng ta nên diễn đạt như thế nào?

Thay vì phải gay gắt với một cá nhân nào đó khi họ chưa làm tốt nhiệm vụ được giao, thì hãy thử đặt mình vào vị trí của họ. Hãy tự hỏi bản thân mình xem: "Tại sao người đã nhận được email từ bạn lại không nắm rõ được những thứ mà bạn đã yêu cầu?"

Bạn cũng có thể nói rõ với họ những điều mà bạn cần họ phải đáp ứng, ví dụ như bạn có thể nói rằng: "Đây là những điều cụ thể mà tôi muốn ở bạn"

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy giả định ra những tình huống hoặc những sự việc có thể xảy ra theo những góc nhìn tích cực nhất và tìm hiểu nguyên nhân vì sao, những vấn đề không mong muốn lại có thể xảy ra. Việc bạn thừa nhận những điều sẽ khiến cho bạn mắc lỗi, sẽ giúp bạn thêm cảm thông và hiểu được những thứ tương tự đang khiến cho người khác mắc phải sai lầm.

Cách dùng từ như vậy trong các email mà bạn gửi cho người khác, sẽ khiến bạn trở nên rất tầm thường và nhỏ nhen. Bạn nên tránh sử dụng chúng!

Có đôi lúc, bạn nên dừng lại suy nghĩ một chút trước khi nhấn nút "Gửi" email cho một ai đó, đặc biệt là khi bạn đang tức giận hoặc cảm thấy thất vọng. Đừng trả lời email ngay lập tức. Đừng để bản thân phải cảm thấy hối hận vì đã gửi một email nào đó cho ai! Không phải bất kỳ email nào cũng cần phải được phản hồi ngay lập tức. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi hành động!

Theo MD


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Lotus Chat vượt Zalo, Messenger, lọt top 3 app chat được tải nhiều nhất tại Việt Nam

Giữa một rừng ứng dụng nhắn tin trong và ngoài nước, Lotus Chat bất ngờ vươn lên trở thành từ khóa đột phá trên Google thời gian gần đây.
2

‘Cô gái quá xinh khi khóc’ kêu cứu vì bị lạm dụng ảnh trên nhiều trang web đen

Nữ sinh viên 19 tuổi được khen là “quá xinh khi khóc” đang tìm cách đòi lại công bằng cho bản thân. Cô không biết mình đã làm gì sai.
3

Những điểm nhấn công nghệ hiện đại tại nhà ga T3 Tân Sơn Nhất

Nhà ga hành khách T3 thuộc Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất - công trình có tổng vốn đầu tư gần 11.000 tỉ đồng - được áp dụng nhiều công nghệ hàng không hiện đại.
4

Mẹ sử dụng lò vi sóng theo cách rất tiện lợi lại tốt cho sức khỏe

Có thể bạn nghĩ rằng lò vi sóng chỉ có thể dùng để hâm nóng đồ ăn. Nhưng hãy để tôi cho bạn thấy cách mẹ tôi dùng nó, đúng là "gừng càng già càng cay"!.
5

Nước luộc trứng tưởng vô dụng hóa ra là báu vật kích thích mọc tóc con

Sau khi luộc trứng, hầu hết mọi người đều đổ bỏ phần nước luộc mà không biết rằng tận dụng đúng cách thì cực nhiều lợi ích.

Bí quyết người Nhật: '8 phần đủ, đi theo ánh mặt trời, sẽ nhận được sự trường thọ'

Tuổi thọ trung bình của người dân Nhật Bản thuộc hàng cao top đầu thế giới. Họ có rất nhiều bí quyết dưỡng sinh, trường thọ, một trong số đó là quy tắc 8 phần ĐỦ, và ‘đi theo ánh mặt trời’. Nhưng, liệu điều này có đúng?

Người kiểm soát được sớm mai mới có thể kiểm soát được cuộc đời

Đi ngủ sớm, không thức khuya cũng là một loại cảnh giới của tự giác, là một loại tu dưỡng ai cũng nên học càng sớm càng tốt.

Con bạn sẽ vững vàng trước sóng gió cuộc đời nếu có thói quen này từ nhỏ

Muốn tương lai con không khổ, cha mẹ phải chú ý cách giáo dục từ bây giờ.

Nhà tuyển dụng: ‘Trong một năm, thời gian ngủ dài nhất của bạn là bao lâu?’

Mọi câu hỏi từ nhà tuyển dụng đều sẽ có đáp án, chỉ là có trường hợp cần đáp án chuẩn, có trường hợp lại cần đáp án linh hoạt...

Lối sống sai lầm khiến bạn không tiết kiệm được đồng nào

Có 5 bí quyết để bạn có thể tăng khả năng tiết kiệm của mình, xây dựng một khả năng tài chính ổn định hơn.

Nếu bị chuyển tiền nhầm hãy cảnh giác thủ đoạn lừa đảo mới của tội phạm

Có được thông tin cá nhân của người dùng, đối tượng lừa đảo cố ý chuyển nhầm một khoản tiền rồi giả danh là người thu hồi nợ, yêu cầu người dùng trả lại số tiền kia như một khoản vay.

Vì sao không nên ngủ khỏa thân trong phòng khách sạn?

Đôi khi những tình huống bất ngờ xảy ra sẽ khiến bạn rơi vào trạng thái khó xử.

5 quan điểm kiếm tiền của người Do Thái, đảm bảo kinh doanh ‘đánh đâu thắng đó’

Đối với người Do Thái, những đồ vật không mang lại giá trị nào ngoài sự phù phiếm, vậy họ sẽ từ chối mua nó!

Xem phim "Sex Education", tôi nhận ra mình đang sống lỗi với con trong mối quan hệ cha con

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 02/06/2025 13:00
Tôi nhận thấy mình không hiểu con. Và mối quan hệ cha con ngày càng trở nên căng thẳng.

Từng được ca tụng là "nghề hot của kỷ nguyên AI", giờ bị chính AI "khai tử"

Kỹ năng - Anh Việt - 02/06/2025 12:00
Đây là bài học cảnh tỉnh cho bất kỳ ai đặt hy vọng vào những làn sóng nghề mới từ AI: thứ nổi lên nhanh thì cũng có thể mất đi trong tích tắc.

Viễn cảnh gì sẽ xảy ra khi sau 1 giấc ngủ tất cả các app chat trên đời đều đồng loạt biến mất?

Thư giãn - Trần Hà - 02/06/2025 11:00
Điều đầu tiên chắc chắn là cảm giác hoang mang vì... mất kết nối.

Lời nói gan ruột của người mẹ: "Tình yêu không đến từ những bảng điểm đẹp!"

Suy ngẫm - Huyên Nguyễn - 02/06/2025 10:00
"Tôi đã từng nhiều lần thất vọng … và rồi chợt nhận ra rằng, tình yêu thương thật sự không đong đếm bằng những bảng điểm đẹp hay những lời khen ngợi...", cô Diệp Quỳnh chia sẻ.

Cất 100.000-150.000 đồng/ngày trong suốt 2 năm để "phát lương hưu" cho bố mẹ

Truyền cảm hứng - Ngọc Linh - 02/06/2025 09:00
Cũng là để dành tiền nhưng lại không phải tiết kiệm cho bản thân, chia sẻ của cô gái này thật sự quá đáng yêu!

Khai mở cảm xúc - Hiểu đúng về tội lỗi và xấu hổ

Từ sách - Phim - TĐ - 02/06/2025 08:00
Sự xấu hổ thực chất gắn liền với sức khỏe tâm thần. Ta xấu hổ khi cảm thấy khổ sở, buồn bã hoặc lo lắng, nỗi xấu hổ này tạo ra những cảm xúc khó khăn hơn nữa, làm sức khỏe tinh thần thêm kém.

Mẹ sử dụng lò vi sóng theo cách rất tiện lợi lại tốt cho sức khỏe

Kỹ năng - Mỹ Diệu - 01/06/2025 12:00
Có thể bạn nghĩ rằng lò vi sóng chỉ có thể dùng để hâm nóng đồ ăn. Nhưng hãy để tôi cho bạn thấy cách mẹ tôi dùng nó, đúng là "gừng càng già càng cay"!.

Vì sao Âu Dương Phong hễ thấy hai cao thủ này là né tránh?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 01/06/2025 11:00
Điều gì ẩn giấu đằng sau thái độ khác biệt này của Âu Dương Phong?

Người đàn ông rong ruổi các tỉnh miền Tây chụp biển địa giới trước sáp nhập

Phong cách sống - Nguyễn Ngoan - 01/06/2025 10:00
Nghe tin các tỉnh miền Tây quê mình dự kiến sáp nhập, anh An dành 3 ngày chạy xe máy đến từng biển địa giới chụp ảnh lưu giữ kỷ niệm.

5 bài học dạy con của ''Vua dầu mỏ'' Rockefeller giúp gia tộc giàu 7 đời

Suy ngẫm - Khuê Hiền - 01/06/2025 09:00
Tỷ phú Rockefeller luôn đánh giá cao sự nỗ lực của mỗi cá nhân trên chặng đường làm giàu.

Khai mở hạnh phúc - Sáu lầm tưởng về hạnh phúc

Từ sách - Phim - TĐ - 01/06/2025 08:00
Chúng ta đã bắt đầu quyển sách bằng cách tìm hiểu xem hạnh phúc là gì, giờ là lúc để nghĩ xem hạnh phúc không phải là gì. 

Không phải Nữ Oa hay Tây Vương Mẫu, đây là nữ thần có thể giết Tôn Ngộ Không

Điện ảnh - Nguyệt Phạm - 31/05/2025 13:00
Bà là một vị thần quan trọng trong các tín ngưỡng dân gian.

Dịch vụ giúp "biến mất" khỏi Internet

Kỹ năng - Thái Nguyễn - 31/05/2025 12:00
Từ nhu cầu xóa dấu vết online đến dịch vụ “ẩn thân kỹ thuật số” bùng nổ, câu chuyện biến mất khỏi Internet đang dần trở thành trào lưu thời hiện đại.

Kiếm hiệp Kim Dung: Điều gì giúp Quách Tĩnh thắng được 4 cao thủ Ngư - Tiều - Canh - Độc?

Thư giãn - Quốc Tiệp - 31/05/2025 11:00
Chính sự kết hợp giữa sự chân thành của Quách Tĩnh và trí thông minh của Hoàng Dung đã giúp họ đến gặp được Nhất Đăng đại sư.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 2, 02/06/2025