Cách dùng từ trong email khiến người nhận khó chịu

17/12/2021 16:00
Cách dùng từ trong email khiến người nhận khó chịu

5 cụm từ thường được sử dụng trong email này sẽ khiến cho người nhận cảm thấy rất khó chịu và có cái nhìn tiêu cực về bạn.

Phải công nhận rằng, email là một công cụ không thể thiếu được trong cuộc sống và trong công việc. Thậm chí, có những ngày, chúng ta còn bị quá tải "Hộp thư đến" do có quá nhiều những thông tin và công việc cần phải được trao đổi và thực hiện. Email có thể là nơi để bàn bạc và ký kết các công việc kinh doanh. Nó cũng có thể là phương tiện để hình thành nên các mối quan hệ xã hội và cũng là một công cụ hữu ích để mọi người truyền tải các thông tin cần thiết đến với nhau…

Shiva Ayyadurai, một kỹ sư người Mỹ gốc Ấn, một chính trị gia và là một nhà doanh nhân nổi tiếng, cũng đã từng đưa ra nhận định rằng: "Email thật sự là một loại công cụ vô cùng hữu dụng và không thể thiếu được trong cuộc sống… Đã đến lúc chúng ta nên học cách để sử dụng chúng một cách có hiệu quả hơn"

Trong thực tế, đôi lúc những thông tin được trao đổi qua các email có thể mang tính sai lệch và sẽ khiến cho người nhận cảm thấy vô cùng thất vọng. Chúng không thể hiện được chính xác những cảm xúc và nội dung mà người gửi muốn truyền đạt đến người nghe, và vì thế, nó có thể khiến cho họ trở nên lo lắng và phiền muộn. Bên cạnh đó, những mặt hạn chế này đôi khi còn có thể gây lãng phí thời gian và có thể khiến cho hình ảnh của bạn trong mắt người khác trở nên tiêu cực và thiếu thiện cảm.

Sau đây là 5 cụm từ thường được sử dụng trong các email, mà nó sẽ khiến cho bất kỳ ai nhận được cũng đều cảm thấy vô cùng khó chịu:

1. "Hãy đọc email gần đây nhất của tôi"

Khi bạn nhận được dòng chữ này trong email thì về cơ bản nó có ý nghĩa là, người gửi đang muốn nhắc nhở bạn rằng, bạn đã không kiểm tra email mà họ đã gửi và bạn phải khắc phục chuyện này đi.

Hoặc, cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa là: "Làm ơn, hãy xem lại email mà tôi đã gửi và đừng hỏi những câu hỏi ngớ ngẩn như vậy nữa!".

Hoặc có thể hiểu theo nghĩa ẩn dụ đó là: "Vấn đề hoàn toàn nằm ở bạn, không phải ở tôi"

Thay vì phải dùng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy thông cảm một chút với những người mà mình đã gửi email cho họ. Hãy khích lệ người nhận, đọc những email mà bạn đã gửi bằng những câu hỏi lịch sự như: "Bạn có thể vui lòng làm một điều gì đó được không?" hoặc bạn cũng có thể đề nghị với họ rằng: "Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn giúp tôi làm một điều gì đó" chẳng hạn.

Lời khuyên từ chuyên gia: Nếu bạn không nhận được hồi âm từ những người mà mình đã gửi email, hãy gọi điện thoại trực tiếp cho họ hoặc lên lịch trò chuyện trực tuyến với họ qua ứng dụng Zoom.

2. "Hãy sử dụng nó để tham khảo trong tương lai"

Cụm từ này có nghĩa là, bạn nên lưu lại email của tôi, vì nó có thể sẽ có ích cho bạn trong tương lai. Nói cách khác, tôi gửi email này là có lý do và vì vậy, hãy lưu ý đến nó.

Cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác đó là: "Bây giờ, hãy để tôi chỉ ra những điểm sai sót của bạn, và lần sau đừng làm như vậy nữa"

Thay vì phải sử dụng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy diễn đạt những nội dung mà bạn muốn gửi đến người nhận theo một cách cụ thể hơn, ví dụ như, bạn có thể gạch đầu dòng liệt kê hay tô đậm những câu chữ mà bạn muốn người nhận tập trung vào nó. Điều này sẽ giúp cho họ có thể dễ dàng nắm được những nội dung quan trọng nhất từ email mà bạn đã gửi tới họ.

Hãy luôn chủ động trong việc giao tiếp và truyền đạt những thông tin cần thiết đến người khác.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy đảm bảo rằng, bạn có thể làm rõ được những nội dung quan trọng mà bạn muốn nhắn gửi đến người nhận ở dòng tiêu đề.

3. "Hãy đặt email này lên đầu danh mục Hộp thư đến của bạn"

Cụm từ này có nghĩa là:"Đây đã là lần thứ hai hoặc thứ ba mà tôi đã đề cập với bạn về vấn đề này rồi!".

Cụm từ này cũng có nghĩa là:"Chúng ta cần phải thực hiện dự án hoặc nhiệm vụ này ngay. Tôi thật sự đã quá mệt mỏi với việc phải hỏi ý kiến của bạn rồi!"

Thay vào đó, bạn nên nói gì?

Thật sự mà nói, việc phải tìm kiếm lại một email nào đó sẽ khiến cho người nhận bị mất rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, khi bạn gửi một email cho một người để nhắc nhở họ về một điều gì đó, hãy đính kèm theo email mà trước đó bạn đã gửi cho họ. Việc này sẽ giúp cho người nhận nhanh chóng tiếp cận với những nội dung mà bạn cần họ phải kiểm tra. Ai cũng sẽ có rất nhiều công việc và nhiều thông tin gửi đến email của mình hàng ngày, vì thế, hãy thông cảm và kiên nhẫn với họ.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy thêm 2 chữ "Lưu ý" vào dòng tiêu đề trong email của bạn.

4. "Điều này là để đảm bảo rằng, chúng ta đang suy nghĩ theo cùng một hướng"

Cụm từ này có nghĩa là, bạn đang sử dụng email này, để tự bảo vệ mình khỏi những hậu quả có thể xảy ra trong tương lai hoặc những vấn đề bất lợi có thể xảy đến, sau khi bạn và một người nào đó đã trao đổi các thông tin qua lại với nhau.

Cụm từ này cũng là một lời khẳng định cho việc: "Bạn hoàn toàn là người đúng trong một vấn đề nào đó" và bạn gửi email này cho một người khác chỉ là để nhắc cho họ nhớ điều đó mà thôi!

Thay vào đó, bạn nên nói điều gì?

Hãy tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì mà bạn đang muốn đề cập đến, liệt kê ra những ý chính và những thứ mà bạn muốn người kia thực hiện.

Bạn có thể nói với họ theo cách như sau: "Đây là những ngày mà tôi có thể gặp bạn vào tuần tới và sau đây là những việc mà tôi cần bạn làm cho tôi!"

Trong khi có rất nhiều người tỏ ra khá chủ động trong công việc của mình thì ngược lại, cũng có một số người lại cần phải được chỉ dẫn chính xác những gì mà họ cần làm, để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy cố gắng trình bày một cách rõ ràng và cụ thể nhất, những điều mà bạn muốn kêu gọi người khác thực hiện theo.

5. "Hãy tiếp tục đi"

Cụm từ này có nghĩa là "đừng bao giờ phạm phải một sai lầm nào như vậy nữa". Chúng ta đang trên đà thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ này, vậy nên đừng phí phạm thời giờ của tôi nữa.

Thay vì phải dùng những từ ngữ khá lạnh lùng như thế, thì chúng ta nên diễn đạt như thế nào?

Thay vì phải gay gắt với một cá nhân nào đó khi họ chưa làm tốt nhiệm vụ được giao, thì hãy thử đặt mình vào vị trí của họ. Hãy tự hỏi bản thân mình xem: "Tại sao người đã nhận được email từ bạn lại không nắm rõ được những thứ mà bạn đã yêu cầu?"

Bạn cũng có thể nói rõ với họ những điều mà bạn cần họ phải đáp ứng, ví dụ như bạn có thể nói rằng: "Đây là những điều cụ thể mà tôi muốn ở bạn"

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy giả định ra những tình huống hoặc những sự việc có thể xảy ra theo những góc nhìn tích cực nhất và tìm hiểu nguyên nhân vì sao, những vấn đề không mong muốn lại có thể xảy ra. Việc bạn thừa nhận những điều sẽ khiến cho bạn mắc lỗi, sẽ giúp bạn thêm cảm thông và hiểu được những thứ tương tự đang khiến cho người khác mắc phải sai lầm.

Cách dùng từ như vậy trong các email mà bạn gửi cho người khác, sẽ khiến bạn trở nên rất tầm thường và nhỏ nhen. Bạn nên tránh sử dụng chúng!

Có đôi lúc, bạn nên dừng lại suy nghĩ một chút trước khi nhấn nút "Gửi" email cho một ai đó, đặc biệt là khi bạn đang tức giận hoặc cảm thấy thất vọng. Đừng trả lời email ngay lập tức. Đừng để bản thân phải cảm thấy hối hận vì đã gửi một email nào đó cho ai! Không phải bất kỳ email nào cũng cần phải được phản hồi ngay lập tức. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi hành động!

Theo MD


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

TP.HCM đóng Cổng Dịch vụ công

Trung tâm Chuyển đổi số TPHCM vừa thông tin chính thức về việc đóng Cổng Dịch vụ công thành phố. Kể từ 21h ngày 18/6, Cổng Dịch vụ công trực tuyến TPHCM được đóng để hợp nhất với Cổng Dịch vụ công quốc gia từ ngày 19/6.
2

Cần biết về 168 phường, xã của TP.HCM (mới) sau sáp nhập

Sau khi sắp xếp, TP.HCM có 168 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 113 phường, 54 xã và 1 đặc khu; trong đó có 112 phường, 50 xã, 1 đặc khu hình thành sau sắp xếp.
3

90% người bệnh đều không biết thận đang chết dần, bác sĩ chỉ cách tự kiểm tra

Việc kiểm tra lượng nước tiểu có thể chỉ ra hiệu quả chức năng thận. Hay nói cách khác, chỉ cần kiểm tra lượng nước tiểu đầu ra là đủ để biết thận có đang khỏe mạnh.
4

Cách xoá bạn bè vĩnh viễn trên Zalo chỉ trong 30s

Việc hủy kết bạn trên Zalo sẽ giúp bạn tự do quản lý các thông tin liên hệ của mình. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mỗi khi tìm kiếm, mà cách hủy kết bạn Zalo trên điện thoại và máy tính còn giúp bạn tăng cường bảo mật cho tài khoản Zalo cá nhân của mình
5

4 Chatbot miễn phí hiệu quả thay thế ChatGPT khi gặp sự cố

Và đây là 4 cái tên mà AI của Google đưa ra.

Bí quyết người Nhật: '8 phần đủ, đi theo ánh mặt trời, sẽ nhận được sự trường thọ'

Tuổi thọ trung bình của người dân Nhật Bản thuộc hàng cao top đầu thế giới. Họ có rất nhiều bí quyết dưỡng sinh, trường thọ, một trong số đó là quy tắc 8 phần ĐỦ, và ‘đi theo ánh mặt trời’. Nhưng, liệu điều này có đúng?

Người kiểm soát được sớm mai mới có thể kiểm soát được cuộc đời

Đi ngủ sớm, không thức khuya cũng là một loại cảnh giới của tự giác, là một loại tu dưỡng ai cũng nên học càng sớm càng tốt.

Con bạn sẽ vững vàng trước sóng gió cuộc đời nếu có thói quen này từ nhỏ

Muốn tương lai con không khổ, cha mẹ phải chú ý cách giáo dục từ bây giờ.

Nhà tuyển dụng: ‘Trong một năm, thời gian ngủ dài nhất của bạn là bao lâu?’

Mọi câu hỏi từ nhà tuyển dụng đều sẽ có đáp án, chỉ là có trường hợp cần đáp án chuẩn, có trường hợp lại cần đáp án linh hoạt...

Lối sống sai lầm khiến bạn không tiết kiệm được đồng nào

Có 5 bí quyết để bạn có thể tăng khả năng tiết kiệm của mình, xây dựng một khả năng tài chính ổn định hơn.

Nếu bị chuyển tiền nhầm hãy cảnh giác thủ đoạn lừa đảo mới của tội phạm

Có được thông tin cá nhân của người dùng, đối tượng lừa đảo cố ý chuyển nhầm một khoản tiền rồi giả danh là người thu hồi nợ, yêu cầu người dùng trả lại số tiền kia như một khoản vay.

Vì sao không nên ngủ khỏa thân trong phòng khách sạn?

Đôi khi những tình huống bất ngờ xảy ra sẽ khiến bạn rơi vào trạng thái khó xử.

5 quan điểm kiếm tiền của người Do Thái, đảm bảo kinh doanh ‘đánh đâu thắng đó’

Đối với người Do Thái, những đồ vật không mang lại giá trị nào ngoài sự phù phiếm, vậy họ sẽ từ chối mua nó!

Adobe ra mắt ứng dụng đắc lực cho dân chụp ảnh bằng iPhone

Kỹ năng - Anh Tú - 22/06/2025 12:00
Nếu bạn yêu thích chụp ảnh bằng iPhone, ứng dụng mới của Adobe có thể nhanh chóng trở thành công cụ ưa thích của bạn.

Kim Dung giải thích vì sao Kiều Phong 1 chưởng đánh Vô Danh Thần Tăng gãy xương mà không giết nổi con hổ?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 22/06/2025 11:00
Sự khác biệt về thực lực của Kiều Phong được giải thích thế nào?

Nước mắt "thánh nữ" Maria Ozawa: "Người ta chỉ nhìn thấy tôi trên màn ảnh, nhưng không biết tôi là ai khi tắt máy quay"

Giải trí - Nguyễn Phượng - 22/06/2025 10:00
Trên khuôn mặt trái xoan là cái mũi dọc dừa và đôi mắt ma mị. Maria Ozawa có thể “giết chết” trái tim đàn ông chỉ bằng một ánh mắt. Nhưng phía sau máy quay, chẳng ai tin "nữ hoàng" cũng phải khóc.

Đường vào thiền - Nhờ mối phân tâm này mà bạn không nhìn thấy nỗi đau bên trong

Từ sách - Phim - FN - 22/06/2025 09:00
Hãy nhìn vào những gì bạn đang làm: bạn có tìm cách quên đi nỗi đau không? Nếu tất cả cách thức mà bạn đang sử dụng để quên đi nỗi đau đó bị tước mất, bạn sẽ càng đau khổ hơn.

Vượt lên nghịch cảnh – Chiến thắng con quỷ bên trong chính mình

Từ sách - Phim - Quìn - 22/06/2025 08:00
Trong cuốn sách "Chiến thắng con Quỷ bên trong" (Outwitting the Devil: The Secret to Freedom and Success), Napoleon Hill không chỉ vạch trần những nỗi sợ hãi vô hình mà còn chỉ ra một sự thật sâu sắc: nghịch cảnh không phải là kẻ thù, mà là người thầy vĩ đại nhất.

Tôi đọc người đọc mỗi ngày - Làm báo chân chính là cần đối thoại với người đọc mỗi ngày

Từ sách - Phim - Đan Thanh - 21/06/2025 14:00
"Tôi đọc người đọc mỗi ngày" là một câu chuyện nghề nghiệp, tinh lọc từ sổ tay biên tập của nhà báo Huỳnh Sơn Phước, sau 40 năm hành nghề tại báo Tuổi Trẻ.

Hàng chục nghìn webcam kết nối Internet đang vô tình 'phản chủ'

Kỹ năng - Anh Tú - 21/06/2025 13:00
Theo một nghiên cứu mới từ công ty an ninh mạng Bitsight, hơn 40.000 webcam trên toàn thế giới đang ở trong tình trạng có thể truy cập công khai qua Internet – thường là mà chủ nhân không hề hay biết.

Xem "Sex Education", tôi bẽ bàng nhận ra lý do con luôn quý bạn hơn quý mẹ

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 21/06/2025 12:00
Tôi cố hết sức để gần gũi, tâm sự với con. Nhưng đáp lại, con chỉ thích đi chơi với bạn.

Kiếm hiệp Kim Dung: Cao thủ duy nhất chết vì võ công do chính mình tạo ra

Thư giãn - Quốc Tiệp - 21/06/2025 11:00
Nhậm Ngã Hành là một nhân vật nổi bật trong tiểu thuyết Tiếu ngạo giang hồ của cố nhà văn Kim Dung, đã để lại dấu ấn sâu đậm trong lòng độc giả.

Gemini phát triển tính năng tóm tắt nội dung PDF trong Google Drive

Kỹ năng - Anh Tú - 21/06/2025 10:00
Google đang mở rộng khả năng của Gemini bằng cách sử dụng trợ lý AI này để tóm tắt nội dung PDF trong Google Drive. Đặc biệt là lần này, tính năng không chỉ đơn thuần dừng ở việc tạo bản tóm tắt.

Xuất hiện ‘người chuột chũi’ dưới lòng thành phố làm rúng động cõi mạng

Phong cách sống - Anh Dũng - 21/06/2025 09:00
Câu chuyện về người phụ nữ xuất hiện tại miêng cống thoát nước đã lan truyền khắp mạng xã hội thời gian qua. Đằng sau những hình ảnh không ngờ ấy lại là thực trạng đáng buồn của cả một cộng đồng dân cư.

Giáo dục đích thực của 'Hạnh phúc tuổi trẻ'

Từ sách - Phim - Hồ lam - 21/06/2025 08:00
Theo triết gia J. Krishnamurti, việc so sánh bản thân với người khác, với con người mình nên là, với ai đó may mắn hơn sẽ làm giảm giá trị, sai lệch quan điểm, bản sắc của mỗi cá nhân.

Chân dung kẻ "sống lỗi"

Suy ngẫm - S.A - 20/06/2025 13:00
Bạn luôn cảm thấy người khác làm sai với mình, nhưng đã bao giờ tự thấy mình đối xử với bản thân cũng không ra gì chưa?

Xem "Sex Education", tôi xấu hổ nhận ra chính mình đang đẩy con trai ra khỏi nhà

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 20/06/2025 12:00
Tôi luôn nghĩ rằng mọi thứ mình làm là vì tốt cho con. Bởi tôi quá yêu con mà thôi.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Chủ nhật, 22/06/2025