Cách dùng từ trong email khiến người nhận khó chịu

17/12/2021 16:00
Cách dùng từ trong email khiến người nhận khó chịu

5 cụm từ thường được sử dụng trong email này sẽ khiến cho người nhận cảm thấy rất khó chịu và có cái nhìn tiêu cực về bạn.

Phải công nhận rằng, email là một công cụ không thể thiếu được trong cuộc sống và trong công việc. Thậm chí, có những ngày, chúng ta còn bị quá tải "Hộp thư đến" do có quá nhiều những thông tin và công việc cần phải được trao đổi và thực hiện. Email có thể là nơi để bàn bạc và ký kết các công việc kinh doanh. Nó cũng có thể là phương tiện để hình thành nên các mối quan hệ xã hội và cũng là một công cụ hữu ích để mọi người truyền tải các thông tin cần thiết đến với nhau…

Shiva Ayyadurai, một kỹ sư người Mỹ gốc Ấn, một chính trị gia và là một nhà doanh nhân nổi tiếng, cũng đã từng đưa ra nhận định rằng: "Email thật sự là một loại công cụ vô cùng hữu dụng và không thể thiếu được trong cuộc sống… Đã đến lúc chúng ta nên học cách để sử dụng chúng một cách có hiệu quả hơn"

Trong thực tế, đôi lúc những thông tin được trao đổi qua các email có thể mang tính sai lệch và sẽ khiến cho người nhận cảm thấy vô cùng thất vọng. Chúng không thể hiện được chính xác những cảm xúc và nội dung mà người gửi muốn truyền đạt đến người nghe, và vì thế, nó có thể khiến cho họ trở nên lo lắng và phiền muộn. Bên cạnh đó, những mặt hạn chế này đôi khi còn có thể gây lãng phí thời gian và có thể khiến cho hình ảnh của bạn trong mắt người khác trở nên tiêu cực và thiếu thiện cảm.

Sau đây là 5 cụm từ thường được sử dụng trong các email, mà nó sẽ khiến cho bất kỳ ai nhận được cũng đều cảm thấy vô cùng khó chịu:

1. "Hãy đọc email gần đây nhất của tôi"

Khi bạn nhận được dòng chữ này trong email thì về cơ bản nó có ý nghĩa là, người gửi đang muốn nhắc nhở bạn rằng, bạn đã không kiểm tra email mà họ đã gửi và bạn phải khắc phục chuyện này đi.

Hoặc, cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa là: "Làm ơn, hãy xem lại email mà tôi đã gửi và đừng hỏi những câu hỏi ngớ ngẩn như vậy nữa!".

Hoặc có thể hiểu theo nghĩa ẩn dụ đó là: "Vấn đề hoàn toàn nằm ở bạn, không phải ở tôi"

Thay vì phải dùng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy thông cảm một chút với những người mà mình đã gửi email cho họ. Hãy khích lệ người nhận, đọc những email mà bạn đã gửi bằng những câu hỏi lịch sự như: "Bạn có thể vui lòng làm một điều gì đó được không?" hoặc bạn cũng có thể đề nghị với họ rằng: "Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn giúp tôi làm một điều gì đó" chẳng hạn.

Lời khuyên từ chuyên gia: Nếu bạn không nhận được hồi âm từ những người mà mình đã gửi email, hãy gọi điện thoại trực tiếp cho họ hoặc lên lịch trò chuyện trực tuyến với họ qua ứng dụng Zoom.

2. "Hãy sử dụng nó để tham khảo trong tương lai"

Cụm từ này có nghĩa là, bạn nên lưu lại email của tôi, vì nó có thể sẽ có ích cho bạn trong tương lai. Nói cách khác, tôi gửi email này là có lý do và vì vậy, hãy lưu ý đến nó.

Cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác đó là: "Bây giờ, hãy để tôi chỉ ra những điểm sai sót của bạn, và lần sau đừng làm như vậy nữa"

Thay vì phải sử dụng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy diễn đạt những nội dung mà bạn muốn gửi đến người nhận theo một cách cụ thể hơn, ví dụ như, bạn có thể gạch đầu dòng liệt kê hay tô đậm những câu chữ mà bạn muốn người nhận tập trung vào nó. Điều này sẽ giúp cho họ có thể dễ dàng nắm được những nội dung quan trọng nhất từ email mà bạn đã gửi tới họ.

Hãy luôn chủ động trong việc giao tiếp và truyền đạt những thông tin cần thiết đến người khác.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy đảm bảo rằng, bạn có thể làm rõ được những nội dung quan trọng mà bạn muốn nhắn gửi đến người nhận ở dòng tiêu đề.

3. "Hãy đặt email này lên đầu danh mục Hộp thư đến của bạn"

Cụm từ này có nghĩa là:"Đây đã là lần thứ hai hoặc thứ ba mà tôi đã đề cập với bạn về vấn đề này rồi!".

Cụm từ này cũng có nghĩa là:"Chúng ta cần phải thực hiện dự án hoặc nhiệm vụ này ngay. Tôi thật sự đã quá mệt mỏi với việc phải hỏi ý kiến của bạn rồi!"

Thay vào đó, bạn nên nói gì?

Thật sự mà nói, việc phải tìm kiếm lại một email nào đó sẽ khiến cho người nhận bị mất rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, khi bạn gửi một email cho một người để nhắc nhở họ về một điều gì đó, hãy đính kèm theo email mà trước đó bạn đã gửi cho họ. Việc này sẽ giúp cho người nhận nhanh chóng tiếp cận với những nội dung mà bạn cần họ phải kiểm tra. Ai cũng sẽ có rất nhiều công việc và nhiều thông tin gửi đến email của mình hàng ngày, vì thế, hãy thông cảm và kiên nhẫn với họ.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy thêm 2 chữ "Lưu ý" vào dòng tiêu đề trong email của bạn.

4. "Điều này là để đảm bảo rằng, chúng ta đang suy nghĩ theo cùng một hướng"

Cụm từ này có nghĩa là, bạn đang sử dụng email này, để tự bảo vệ mình khỏi những hậu quả có thể xảy ra trong tương lai hoặc những vấn đề bất lợi có thể xảy đến, sau khi bạn và một người nào đó đã trao đổi các thông tin qua lại với nhau.

Cụm từ này cũng là một lời khẳng định cho việc: "Bạn hoàn toàn là người đúng trong một vấn đề nào đó" và bạn gửi email này cho một người khác chỉ là để nhắc cho họ nhớ điều đó mà thôi!

Thay vào đó, bạn nên nói điều gì?

Hãy tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì mà bạn đang muốn đề cập đến, liệt kê ra những ý chính và những thứ mà bạn muốn người kia thực hiện.

Bạn có thể nói với họ theo cách như sau: "Đây là những ngày mà tôi có thể gặp bạn vào tuần tới và sau đây là những việc mà tôi cần bạn làm cho tôi!"

Trong khi có rất nhiều người tỏ ra khá chủ động trong công việc của mình thì ngược lại, cũng có một số người lại cần phải được chỉ dẫn chính xác những gì mà họ cần làm, để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy cố gắng trình bày một cách rõ ràng và cụ thể nhất, những điều mà bạn muốn kêu gọi người khác thực hiện theo.

5. "Hãy tiếp tục đi"

Cụm từ này có nghĩa là "đừng bao giờ phạm phải một sai lầm nào như vậy nữa". Chúng ta đang trên đà thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ này, vậy nên đừng phí phạm thời giờ của tôi nữa.

Thay vì phải dùng những từ ngữ khá lạnh lùng như thế, thì chúng ta nên diễn đạt như thế nào?

Thay vì phải gay gắt với một cá nhân nào đó khi họ chưa làm tốt nhiệm vụ được giao, thì hãy thử đặt mình vào vị trí của họ. Hãy tự hỏi bản thân mình xem: "Tại sao người đã nhận được email từ bạn lại không nắm rõ được những thứ mà bạn đã yêu cầu?"

Bạn cũng có thể nói rõ với họ những điều mà bạn cần họ phải đáp ứng, ví dụ như bạn có thể nói rằng: "Đây là những điều cụ thể mà tôi muốn ở bạn"

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy giả định ra những tình huống hoặc những sự việc có thể xảy ra theo những góc nhìn tích cực nhất và tìm hiểu nguyên nhân vì sao, những vấn đề không mong muốn lại có thể xảy ra. Việc bạn thừa nhận những điều sẽ khiến cho bạn mắc lỗi, sẽ giúp bạn thêm cảm thông và hiểu được những thứ tương tự đang khiến cho người khác mắc phải sai lầm.

Cách dùng từ như vậy trong các email mà bạn gửi cho người khác, sẽ khiến bạn trở nên rất tầm thường và nhỏ nhen. Bạn nên tránh sử dụng chúng!

Có đôi lúc, bạn nên dừng lại suy nghĩ một chút trước khi nhấn nút "Gửi" email cho một ai đó, đặc biệt là khi bạn đang tức giận hoặc cảm thấy thất vọng. Đừng trả lời email ngay lập tức. Đừng để bản thân phải cảm thấy hối hận vì đã gửi một email nào đó cho ai! Không phải bất kỳ email nào cũng cần phải được phản hồi ngay lập tức. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi hành động!

Theo MD


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

8 thủ thuật tâm lý giúp bạn thu phục người khác dễ dàng

Gọi tên đối phương thường xuyên trong cuộc trò chuyện là một trong những thủ thuật tâm lý đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả giúp bạn chiếm được cảm tình của họ.
2

15 lời khuyên "thực dụng" nhất dành cho người phụ nữ muốn sống sáng suốt và cưới đúng người

Phụ nữ nào cũng mơ một tình yêu đẹp, một bến đỗ bình yên nhưng vẫn giữ được sự tự chủ và giá trị của chính mình.
3

Giáo sư khuyên: Mỗi ngày nói 6 câu này, bạn sẽ không còn quát mắng con nữa

Con cái sẽ không nhớ bạn đã quát gì, nhưng sẽ mãi mãi khắc ghi ánh mắt, gương mặt bạn khi quát mắng.
4

PGS.TS Giáo dục: Thủ thuật thao túng tâm lý - Dù con bạn thông minh, nhưng liệu có thắng nổi

Gần đây, những kẻ lừa đảo chỉ cần lời nói được lập trình tinh vi để thao túng tâm lý trẻ em. TS. Phạm Mạnh Hà cảnh báo: ngay cả những đứa trẻ thông minh, được giáo dục tốt vẫn có thể trở thành nạn nhân nếu không được trang bị kỹ năng nhận diện chiêu trò.
5

Mẹ bé gái 13 tuổi chia sẻ hành trình tìm con: gia đình kiểm soát chặt chẽ nhưng vẫn bị bất ngờ

"Em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới tất cả mọi người,” – người mẹ mở đầu bài chia sẻ sau khi con gái được đón về vào chiều Chủ nhật, ngày 27/7. Bé Kiều Tr. được tìm thấy vào thứ Bảy, 26/7, sau khi mất tích từ ngày 24/7.

Bí quyết người Nhật: '8 phần đủ, đi theo ánh mặt trời, sẽ nhận được sự trường thọ'

Tuổi thọ trung bình của người dân Nhật Bản thuộc hàng cao top đầu thế giới. Họ có rất nhiều bí quyết dưỡng sinh, trường thọ, một trong số đó là quy tắc 8 phần ĐỦ, và ‘đi theo ánh mặt trời’. Nhưng, liệu điều này có đúng?

Người kiểm soát được sớm mai mới có thể kiểm soát được cuộc đời

Đi ngủ sớm, không thức khuya cũng là một loại cảnh giới của tự giác, là một loại tu dưỡng ai cũng nên học càng sớm càng tốt.

Con bạn sẽ vững vàng trước sóng gió cuộc đời nếu có thói quen này từ nhỏ

Muốn tương lai con không khổ, cha mẹ phải chú ý cách giáo dục từ bây giờ.

Nhà tuyển dụng: ‘Trong một năm, thời gian ngủ dài nhất của bạn là bao lâu?’

Mọi câu hỏi từ nhà tuyển dụng đều sẽ có đáp án, chỉ là có trường hợp cần đáp án chuẩn, có trường hợp lại cần đáp án linh hoạt...

Lối sống sai lầm khiến bạn không tiết kiệm được đồng nào

Có 5 bí quyết để bạn có thể tăng khả năng tiết kiệm của mình, xây dựng một khả năng tài chính ổn định hơn.

Nếu bị chuyển tiền nhầm hãy cảnh giác thủ đoạn lừa đảo mới của tội phạm

Có được thông tin cá nhân của người dùng, đối tượng lừa đảo cố ý chuyển nhầm một khoản tiền rồi giả danh là người thu hồi nợ, yêu cầu người dùng trả lại số tiền kia như một khoản vay.

Vì sao không nên ngủ khỏa thân trong phòng khách sạn?

Đôi khi những tình huống bất ngờ xảy ra sẽ khiến bạn rơi vào trạng thái khó xử.

5 quan điểm kiếm tiền của người Do Thái, đảm bảo kinh doanh ‘đánh đâu thắng đó’

Đối với người Do Thái, những đồ vật không mang lại giá trị nào ngoài sự phù phiếm, vậy họ sẽ từ chối mua nó!

‘Nơi vết thương ánh sáng rọi vào’ - Giúp người cùng cảnh ngộ đi qua bóng tối

“Nơi vết thương ánh sáng rọi vào” là một tự truyện. Nhưng đọc nó, bạn sẽ thấy đây không chỉ là câu chuyện riêng của một người, mà là ánh sáng soi rọi cho nhiều người cùng cảnh ngộ đi qua bóng tối.

‘Bắt cóc ảo’ đòi tiền thật: Những cạm bẫy từ môi trường mạng

Kỹ năng - Thanh Hà - 02/08/2025 13:00
Một thực trạng đáng báo động xảy ra thời gian vừa qua là việc nhiều học sinh, sinh viên nhận được cuộc gọi từ đối tượng giả danh cơ quan công an đe dọa liên quan đến vụ án đang điều tra nhằm thao túng tâm lý, buộc nạn nhân liên hệ về gia đình chuyển tiền chuộc.

Xem "Sex Education", nữ sinh lập tức bị chinh phục vì 1 lý do, thốt lên ‘đầy giá trị’

Điện ảnh - Trà My - 02/08/2025 12:00
Một nữ sinh Mỹ cho rằng phim “Sex Education” là một bộ phim đầy giá trị và rất đáng xem.

2 câu chuyện người bố ông Hoàng Nam Tiến dạy con khiến ai nghe cũng rưng rưng: Con khỉ mất mẹ và chiếc bát vỡ

Phong cách sống - Hiểu Đan - 02/08/2025 10:00
Đây là điều vô cùng khác biệt ở ba, để lại cho ông Tiến một bài học giáo dục con cái rất lớn.

Sinh viên hỏi xoáy "Các chuyên gia AI làm gì khi bị mất điện", ông Hoàng Nam Tiến xuống gặp tận nơi để trả lời

Suy ngẫm - Nguyễn Phượng - 02/08/2025 09:00
Trước câu hỏi khó, được đánh giá ‘cực hay và triết lý’ của sinh viên, ông Hoàng Nam Tiến liền đứng dậy, xuống tận nơi sinh viên đó để đưa ra đáp án.

‘Nơi vết thương ánh sáng rọi vào’ - Giúp người cùng cảnh ngộ đi qua bóng tối

Từ sách - Phim - Thu An - 02/08/2025 08:00
“Nơi vết thương ánh sáng rọi vào” là một tự truyện. Nhưng đọc nó, bạn sẽ thấy đây không chỉ là câu chuyện riêng của một người, mà là ánh sáng soi rọi cho nhiều người cùng cảnh ngộ đi qua bóng tối.

Anh-Thu Nguyen - Nữ phi công gốc Việt tử nạn ở Mỹ trên hành trình vòng quanh thế giới

Truyền cảm hứng - 01/08/2025 13:00
Nữ phi công gốc Việt tử nạn trong vụ rơi máy bay tại Greenwood thuộc bang Indiana – Mỹ là người phụ nữ thứ 10 từng bay một mình vòng quanh thế giới.

Xem Sex Education, lần đầu tiên tôi nhận ra, chính mình khiến con trai sống trong mặc cảm, lo sợ

Điện ảnh - Thanh Hương - 01/08/2025 12:00
Tôi đã không làm gì sai. Nhưng tôi cũng không làm gì đúng.

PGS.TS Giáo dục: Thủ thuật thao túng tâm lý - Dù con bạn thông minh, nhưng liệu có thắng nổi

Kỹ năng - Trang Đào - 01/08/2025 11:00
Gần đây, những kẻ lừa đảo chỉ cần lời nói được lập trình tinh vi để thao túng tâm lý trẻ em. TS. Phạm Mạnh Hà cảnh báo: ngay cả những đứa trẻ thông minh, được giáo dục tốt vẫn có thể trở thành nạn nhân nếu không được trang bị kỹ năng nhận diện chiêu trò.

Cụ ông 111 tuổi vẫn lái ô tô mỗi ngày chia sẻ bí quyết sống lâu, sống khỏe

Phong cách sống - Hoàng Hà - 01/08/2025 10:00
Ở tuổi 111, ông Vincent Dransfield vẫn lái ô tô mỗi ngày, ham chạy bộ, tự nấu ăn và không cần ai hỗ trợ trong sinh hoạt, con cái chỉ cần đến thăm mỗi tuần một lần.

“Bắt cóc online”: Nạn nhân tự nhốt, quay clip tra tấn gửi gia đình

Suy ngẫm - PV - 01/08/2025 09:00
18 vụ "bắt cóc online" chỉ trong 4 tháng. Không có dây trói, không ai tiếp xúc, nhưng nạn nhân đa phần là sinh viên vẫn tự nhốt, quay clip tra tấn gửi gia đình.

Thuyết mặc kệ họ

Tủ sách - FN - 01/08/2025 08:00
Điều gì sẽ xảy ra nếu chìa khóa dẫn đến hạnh phúc, thành công và tình yêu chỉ là ba từ đơn giản: hãy kệ họ.

12 chân lý cuộc sống, ai ngộ ra sớm người ấy hạnh phúc

Suy ngẫm - Tích Thành - 31/07/2025 13:00
Có những câu nói chỉ vài chữ nhưng đủ để khiến lòng người bừng tỉnh, đủ để dẫn lối ta vượt qua bão giông cuộc đời. 12 câu nói dưới đây là những chân lý giản dị nhưng sâu sắc, dành cho những ai đang tìm kiếm sự bình yên giữa thế giới đầy xô bồ.

Xem “Sex Education”: Dù trẻ có thông minh đến mấy, cha mẹ vẫn phải chỉ dạy cho con điều này

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 31/07/2025 12:00
Từ câu hỏi ngây thơ của con, tôi chợt nhận ra bản thân cũng cần học cách trò chuyện và đồng hành cùng con một cách tinh tế hơn.

Ngày càng nhiều đứa con "biến mất" trong chính gia đình mình

Phong cách sống - Thiên Ân - 31/07/2025 11:00
Sẽ không bao giờ là quá muộn để hỏi một câu nhẹ nhàng: "Dạo này con có ổn không?".
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 7, 02/08/2025