Người quản lý dự án

GS John Vu16/02/2024 12:00
Người quản lý dự án

Về lí thuyết, mọi người quản lí dự án đều làm kiểu các nhiệm vụ tương tự dù dó là quản lí một cơ xưởng, một tổ chức, một nhà hàng, hay phát triển phần mềm. Trong thực tế việc thực hiện khác nhau tuỳ theo kiểu công việc.

Quản lí một dự án xây dựng không hệt như quản lí dự án phần mềm mặc dầu ở mức cao, có những điểm chung. Về căn bản, quản lí dự án bao gồm bốn nhiệm vụ chính: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, và Kiểm soát.

1)    Lập kế hoạch: Mọi dự án đều phải có bản kế hoạch dự án với mục đích rõ ràng. Mục đích dự án cũng phải gióng thẳng với mục đích doanh nghiệp của công ti. Người quản lí dự án phải hỏi: “Làm sao dự án này giúp đạt tới mục đích của công ti”. Không có hiểu biết rõ ràng điều này, dễ dàng bị lẫn lộn và mất kiểm soát về điều bạn đang làm và dự án có thể là việc phí phạm tiền của, tài nguyên và không đem lại ích lợi gì cho công ti.

2)    Tổ chức: Người quản lí dự án chịu trách nhiệm quản lí con người và tài nguyên của công ti. Họ phải biết bao nhiêu người được cần cho dự án và sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án. Do đó, người quản lí dự án phải biết cách ước lượng thời gian và tài nguyên được cần cho dự án và tổ chức dự án tương ứng. Nếu dự án không có đủ người hay tài nguyên cần thiết thì nó có thể không được thực hiện đúng và không cái gì sẽ được hoàn thành. Không có một bản kế hoạch được tổ chức tốt với lịch biểu và tài nguyên xác định, các thành viên tổ có thể nghĩ rằng người quản lí không được chuẩn bị, bất tài, và có thể không kính trọng người đó. Dự án không được tổ chức là công thức cho thất bại.

3)    Lãnh đạo: Người quản lí dự án phải có khả năng quản lí con người và bảo đảm rằng dự án được hoàn thành đúng thời gian, trong chi phí, và đáp ứng mọi yêu cầu. Các thành viên tổ tuân theo người quản lí dự án vì họ thấy người quản lí dự án là ai đó chỉ đạo họ, động viên họ, hướng dẫn nọ đáp ứng mục đích của công ti. Người quản lí dự án cần biết cái gì động viên cho các thành viên tổ của họ và khuyến khích họ đạt tới mục tiêu của họ. Người quản lí hiệu quả phải gặp gỡ thường xuyên các thành viên tổ để hiểu mối quan tâm, nhu cầu và vấn đề của họ. Việc này xây dựng nên tin cậy và cảm giác tham gia cho tổ. Người quản lí thường quá bận rộn, dành nhiều thời gian trong các cuộc họp và không dành đủ thời gian cùng tổ thường đánh mất sự kính trọng, bị tổ coi chư che giấu sự bất lực của họ trong việc bận rộn và không quản lí.

4)    Kiểm soát: Người quản lí dự án phải giám sát hiệu năng của dự án trên cơ sở thời gian để chắc các mục đích được đáp ứng. Chẳng hạn, nếu công ti có mục đích tăng số bán lên 10% đến cuối năm, người quản lí phải kiểm tiến độ hướng tới mục đích này vào cuối từng tháng.

Mọi dự án đều phải có Phát biểu về công việc (SOW), một tài liệu xác định dự án phải làm gì. Bản SOW phải được cập nhật thường xuyên dựa trên những thay đổi từ yêu cầu của khách hàng và dùng như tuyến cơ sở cho dự án. Tuỳ theo kích cỡ và độ phức tạp của dự án, người quản lí phải làm việc với khách hàng để phát triển SOW và làm cho nó được chấp thuận trước khi bắt đầu dự án. Một SOW tốt nói chung chứa các mục sau:

1)    Tóm tắt điều hành: Một tổng quan ngắn về mục đích của dự án, bối cảnh của nó, phạm vi của nó và thỉnh thoảng cả kế hoạch dự án mức cao.

2)    Mục tiêu: Mô tả rõ ràng mục tiêu của dự án (như dự án gì, tại sao nó được cần, khi nào nó phải được thực hiện v.v.)

3)    Mục đích: Mục đích của dự án phải là đo được để cho người quản lí biết liệu họ có đáp ứng các mục tiêu hay không. Mục đích phải có tính hiện thực và đạt tới được với ngày chuyển giao.

4)    Phạm vi: Mô tả công việc sẽ được thực hiện cũng như cái gì sẽ không được thực hiện (Lưu ý: Phạm vi là một trong những phần quan trọng nhất của SOW. Do đó, phải rất xác định khi viết nó.)

5)    Vật chuyển giao: Danh sách các vật chuyển giao cần được dự án tạo ra. Người quản lí dự án phải mô tả từng vật chuyển giao một cách rõ ràng để cho các thành viên tổ có trách nhiệm cho nó sẽ hiểu rõ nó. Chẳng hạn, tài liệu thiết kế, sơ đồ kiến trúc, sơ đồ luồng công việc; kế hoạch kiểm thử; sản phẩm cuối v.v.

6)    Các giả định và rủi ro dự án: Vì có thể có một số vấn đề không được biết tới trong khi người quản lí dự án làm việc trên SOW và họ có thể làm giả định và họ có thể bị rủi ro. Rủi ro điển hình được liên kết với lịch biểu, ước lượng lịch biểu, tài nguyên, ngân quĩ v.v.

7)    Khách hàng: Danh sách mọi khách hàng trong dự án.

Người quản lí dự án giỏi phải có khả năng giữ cho các nhân viên được động viên trong toàn thể dự án và đảm bảo rằng mọi sự đều được hoàn thành tương ứng. Trong hầu hết các kiểu dự án, lập kế hoạch là quan trọng bởi vì mọi sự không thay đổi gì mấy một khi dự án bắt đầu nhưng với dự án phần mềm, thay đổi xảy ra liên tục trong toàn thể dự án vì sản phẩm phần mềm là sản phẩm không thấy được hay “sản phẩm bộ não” do đó nó yêu cầu người quản lí dự án phải có nhiều đào tạo hơn, có nhiều kinh nghiệm hơn các dự án khác.

—English version—

Project manager

In theory, all project managers do similar types of tasks whether managing a factory, an organization, a restaurant, or a software development. In reality the implementation differs depend of the type of work. Managing a construction project is not the same a managing software project although at the high level, there are commonalities. Basically, project management consists of four major tasks: Planning, Organizing, Leading, and Controlling.

1)    Planning: Every project must have a project plan with a clear goal. Project goal must also be in alignment with the company’s business goals. Project manager must ask: “How does this project help achieve the goals of the company”. Without clearly understand this, it is easy to be confused and lose control of what you are doing and the project could be a waste of money, resources and bring no benefit to the company.

2)    Organizing: Project managers are responsible for managing people and resources of the company. They must know how many people are needed for the project and how long will it takes to complete the project. Therefore, project managers must know how to estimate the time and resources needed for the project and organize the project accordingly. If the project does not have enough people or necessary resources then it may not be done correctly and nothing will be accomplished. Without a well organized plan with specified schedule and resources, team members may think that the manager is unprepared, incompetent, and may not respect him. Unorganized project is a formula for failure.

3)    Leading: Project managers must be able to manage people and makes sure that projects are completed on time, within costs, and meet all requirements. Team members follow project managers because they see them as someone that direct them, motivates them, guides them, help them meet the company’s goals. Project managers need to know what motivates their team members and encourage them to reach their objectives. Effective managers must meet with team members often to understand their concerns, needs, and issues. This builds trust and a feeling of involvement for the team. Managers who are too busy, spend more time in meetings and not spending time with teams are often lose respect, being considered by the team as hiding their incompetents in being busy and not managing.

4)    Controlling: Project managers must monitor the project’s performance on a timely basis to make sure goals are being met. For example, if the company has a goal of increasing sales by 10% by the end of the year, the manager must check the progress toward the goal at the end of each month.

Every project must have a Statement of Works (SOW), a document that specifies what the project must do. The SOW must be updated frequently based on changes from customers’ requests and uses as a baseline for the project. Depending on the size and complexity of the project, the manager must work with customers to develop the SOW and get it approved before starting the project. A good SOW generally contains the following sections:

1)    An Executive Summary: A short overview on the purpose of the project, its background, its scope and sometimes a high-level project plan.

2)    Objectives: Clearly describes the objectives of the project. (i.e., what is the project, why it is needed, when it must be done etc.)

3)    Goals: The project goals must be measurable so manager knows whether you are meeting the objectives or not. The goals have to be realistic and achievable with the date of delivery.

4)    Scope: Describe the work that will be done as well as what will not be done (Note: the Scope is one of the most important sections of the SOW. Therefore, be very specific when writing it.)

5)    Deliverables: A list of the deliverables to be produced by the project. Project manager must describe each deliverable clearly so team members who are responsible for it will understand it well. For example, design document; architect chart; workflow chart; testing plan; final product etc.

6)    Project assumptions and risks: Since there may be some unknown issues while project managers work on the SOW and they make assumptions and they could be risks. Typical risks are associated with schedule, resources estimates; funding etc.

7)    Customers: A list of all customers in the project.

A good project manager must be able to keep employees motivated throughout the project and ensure that things are accomplished accordingly. In most types of project, planning is important because things do not change much once the project starts but for software project, changes continue throughout the project because software product is an intangible product or “Brain product” therefore it requires more trainings, more experienced project manager than other projects.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Thăng tiến nghề nghiệp

Tháng trước tôi có ăn trưa với vài cựu sinh viên. Bữa ăn nhanh chóng trở thành cuộc đối thoại về xu hướng hiện thời trong công nghiệp phần mềm, cách các công ti phần mềm toàn cầu lập kế hoạch và cách kĩ sư phần mềm có thể khớp với những kế hoạch đó.
2

Việc làm phần mềm

Nhiều sinh viên tin rằng bằng việc có kĩ năng lập trình như Java, C, và C++ họ có thể thành công trong công nghiệp phần mềm. Kĩ năng lập trình là cần nhưng KHÔNG đủ.
3

Nhân viên mới trong công ty

Điều gì xảy ra khi sinh viên mới tốt nghiệp gia nhập công ti phần mềm?
4

Quản lý dự án phần mềm

Tuần trước, tôi có cuộc họp với vài sinh viên thuộc chương trình thạc sĩ về quản trị kinh doanh (MBA). Họ hỏi tôi tại sao nhiều dự án phần mềm thất bại và liệu người quản lí doanh nghiệp tốt nghiệp từ chương trình MBA có thể quản lí dự án phần mềm được không.

Vị trí người phân tích hệ thống máy tính

Một sinh viên đại học viết cho tôi: “Em có thể kiếm được kiểu việc làm nào với bằng cử nhân trong Quản lí hệ thông tin (ISM)? Em có thể làm được bao nhiêu và con đường nghề nghiệp của bằng cấp này là gì? Xin thầy lời khuyên.”

Nghề trong khoa học máy tính

Ngày nay Khoa học máy tính có lẽ là một trong những việc làm phát triển nhanh nhất trên thế giới, và người lập trình máy tính, người phát triển phần mềm có nhu cầu rất cao.

Người kiểm thử phần mềm mới

Em thấy nhiều lỗi trong phần mềm nhưng phần lớn người phát triển bỏ qua báo cáo của em, em có nên tự mình chữa các lỗi đó không?

Động viên sinh viên

Ngày nay nhiều sinh viên vào đại học nhưng KHÔNG có động cơ học tập. Một số người nghe bài giảng của thầy giáo nhưng chỉ làm tối thiểu bài tập, chỉ đủ để qua được môn học.

Người quản lý doanh nghiệp mới

Ngày nay toàn cầu hoá làm thay đổi mọi thứ, đặc biệt cách mọi người quản lí doanh nghiệp của họ.

Sau khi có việc làm

Nhiều người tốt nghiệp đại học coi có được việc làm là mục đích tối hậu nhưng ít người hiểu rằng có việc làm chỉ mới là bắt đầu.

Tương lai là trong phần mềm

Khi lắng nghe các công ti này lập kế hoạch để làm trong tương lai, điều nghe được xác nhận niềm tin của tôi rằng những điều lớn nhất trong CNTT là: Di động, Tính toán mây, và Big Data.

Kỹ năng tư duy phê phán

Một trong những kỹ năng quan trọng ngày nay là “tư duy phê phán” nhưng ít người có khả năng giải thích nó một cách rõ ràng.

Nhân viên mới trong công ty

Blog GS John VU - GS John Vu - 24/03/2025 13:00
Điều gì xảy ra khi sinh viên mới tốt nghiệp gia nhập công ti phần mềm?

Bạn sẽ bị đánh giá là EQ thấp nếu trang cá nhân xuất hiện 3 thứ này

Kỹ năng - Đông - 24/03/2025 12:00
Những gì bạn đăng tải trên trang cá nhân có thể phản ánh khá nhiều điều đó.

Tác giả cuốn sách 'Harry Potter' phát biểu tại ĐH Harvard: Nỗi sợ lớn nhất không phải nghèo đói mà là Thất bại

Truyền cảm hứng - Ứng Hà Chi - 24/03/2025 11:00
Bài phát biểu của bà đã truyền cảm hứng cho không chỉ sinh viên Harvard mà cả nhiều bạn trẻ trên toàn thế giới.

Trong 3 năm tới, người không bị bỏ lại, thậm chí ‘đạp gió rẽ sóng’ là người biết duy trì độ đàn hồi

Suy ngẫm - Diệu Đan - 24/03/2025 10:00
Biển rộng cho cá nhảy, trời cao để chim bay. Đó là quy luật muôn đời. Khi bạn rèn luyện bản thân đến mức cao nhất, dù thời thế có thay đổi ra sao, bạn cũng có thể khiêu vũ với vận mệnh của mình.

Đường vào thiền - Osho Tôi đã cố gắng kiểm soát cảm xúc, nhưng vì sao càng kiểm soát càng mệt mỏi?

Từ sách - Phim - TĐ - 24/03/2025 09:00
Có thể bạn quyết định mình sẽ không tức giận; bạn có thể nghĩ rằng giận dữ là xấu, nhưng khi cơn giận ập tới, suy nghĩ của bạn bị gạt qua một bên và bạn trở nên tức giận.

Con đường chính trực - Nạn nhân, kẻ ác, người tốt: Bạn đang đóng vai gì trong câu chuyện của chính mình?

Từ sách - Phim - Quìn - 24/03/2025 08:00
Chúng ta thường xuyên nghe những câu chuyện về những người bị tổn thương, những kẻ gây ra tổn thương và những anh hùng lao vào để giải cứu. Nhưng bạn có bao giờ nhận ra rằng chúng ta cũng có thể vô thức đóng một trong ba vai này?

Đã tìm ra lý do vì sao Nobita thường xuyên bị điểm 0, hóa ra nhiều người giống Nobita lắm!

Từ sách - Phim - Đông - 23/03/2025 13:00
Nobita học kém tất cả là vì những lý do này.

Cách phát hiện và mở tin nhắn ẩn trên Zalo mà không cần dùng mật khẩu

Kỹ năng - Nhật Hạ - 23/03/2025 12:00
Ẩn tin nhắn trên Zalo giúp bảo mật cuộc trò chuyện, tuy nhiên điều này có thể gây khó khăn khi cần tìm lại, dưới đây là cách phát hiện và mở tin nhắn ẩn dễ dàng và nhanh chóng.

Bí mật mối tình sét đánh Mộng Cô và Hư Trúc

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 23/03/2025 11:00
Hư Trúc và Mộng Cô, hai con người tưởng chừng như khác biệt, lại nên duyên chỉ sau ba lần gặp gỡ ngắn ngủi.

Trúng số độc đắc 200 tỷ đồng, 30 năm sau cuộc đời người đàn ông rẽ hướng không ngờ

Phong cách sống - Kim Linh - 23/03/2025 10:00
Người đàn ông này đã trải qua nhiều thăng trầm từ khi trúng xổ số độc đắc.

Thầy Thích Pháp Hòa: Truyền Pháp tỏa vô đời, mang đời Hòa vào Pháp

Từ sách - Phim - Nguyễn Thị Minh Ngọc  - 23/03/2025 09:00
"Nếu hàng ngày, chúng ta ai cũng khởi tâm nghĩ điều lành, nói điều lành và làm việc lành, chắc chắn chúng ta góp vào xã hội đời sống lành mạnh và không khí trong lành do tâm thiện của chúng ta lan tỏa" - Thích Pháp Hòa.

Phim Sex Education: Hóa ra, điều tôi tưởng tốt cho con lại tệ hại như thế!

Từ sách - Phim - Thanh Hương - 23/03/2025 08:00
Câu nói của Otis nhắc nhở tôi rằng điều đúng đắn không phải lúc nào cũng đến từ kỳ vọng xã hội, mà phụ thuộc vào giá trị cốt lõi của mỗi người.

Sao phim “Sex Education” chỉ cách dạy con mỗi ngày, trẻ vừa thông minh vừa gắn kết tình cảm

Phong cách sống - Ứng Hà Chi - 22/03/2025 13:00
Nữ diễn viên này có cách dạy con rất đặc biệt, vừa giúp gắn kết gia đình lại giúp mẹ con nhiều thời gian hiểu nhau hơn.

Nếu bạn còn sử dụng chiếc cốc này để uống nước đồng nghĩa với việc “mỗi ngày đều uống thuốc độc”

Kỹ năng - Trang Đài - 22/03/2025 12:00
Những vật dụng hàng ngày có thể ẩn chứa những rủi ro rất lớn cho sức khoẻ.

Cao thủ xui nhất truyện Kim Dung: Thân mang thần công chính tà, kết cục bị "ép chết"?

Thư giãn - Nguyệt Phạm - 22/03/2025 11:00
Cao thủ này là một trong những nhân vật của Thiên Long Bát Bộ.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 2, 24/03/2025