Lời khuyên cho người chủ công ti nhỏ

GS John Vu29/01/2023 10:00
Lời khuyên cho người chủ công ti nhỏ

Công nghệ thông tin (IT) có thể tự động hoá nhiều điều, làm tăng tính hiệu quả cũng như giảm chi phí cho các công ti. Nhưng có hiểu lầm rằng CNTT chỉ tốt cho công ti lớn mà không phù hợp cho công ti vừa hay nhỏ.

Vài năm trước, một người bạn làm chủ một công ti nhỏ đã nói với tôi rằng công ti của anh ấy có tám người đang làm tốt mà không có máy tính. Tôi hỏi anh ấy: “Anh có gọi khách hàng qua điện thoại không?” Anh ấy trả lời: “Tất nhiên, chúng tôi nói chuyện với khách hàng về dịch vụ của chúng tôi mọi lúc.” Tôi bảo anh ấy: “Trong trường hợp đó, anh chỉ có thể nói với tám khách hàng một lúc. Nếu anh dùng email để gửi thông tin về công ti của anh, anh có thể đạt tới con số vô hạn khách hàng. Gửi emails tiết kiệm thời gian của anh bằng việc tránh nhu cầu gọi điện thoại trên cơ sở cá nhân và công nhân của anh có thể dùng thời gian đó để làm công việc năng suất khác.” Vì anh ấy dường như còn ngần ngại, tôi tiếp tục: “Điều gì sẽ xảy ra khi khách hàng cần dịch vụ của anh sau giờ làm việc?”

Anh ấy giải thích: “Chúng tôi có máy trả lời điện thoại cho khách hàng để họ để lại tin nhắn.” Tôi bảo anh ấy: “Trong trường hợp đó khách hàng của anh phải đợi đến ngày hôm sau khi anh kiểm tin nhắn qua điện thoại. Ngày nay nhiều doanh nghiệp vận hành 24 giờ và 7 ngày một tuần, nếu dịch vụ của anh không sẵn có, khách hàng của anh có thể tiếp xúc với đối thủ cạnh tranh của anh và anh sẽ mất khách hàng. Nhưng nếu anh có hệ thống dịch vụ khách hàng tự động để giải quyết cú gọi điện thoại của khách hàng, nó sẽ nhận tin nhắn của khách hàng, rồi liên lạc với anh hay gửi một tin nhắn cho anh. Anh quyết định đáp ứng hay không tuỳ theo sự khẩn thiết nhưng phần mềm dịch vụ tự động tiết kiệm thời gian và cho phép khách hàng đạt tới anh trong trường hợp khẩn cấp.”

Anh ấy dường như bị thuyết phục nhưng hỏi: “Tôi không muốn trả nhiều tiền.” Chúng tôi bắt đầu nêu ra một số con số cùng nhau và anh ấy ngạc nhiên khi biết rằng chi phí thiết lập một hệ thông tin nhỏ, kể cả tám máy tính có truy nhập Internet không tốn nhiều như anh ấy tưởng nhưng có thể giúp nhiều cho công ti anh ấy.

Vài tháng sau, anh ấy gọi và bảo tôi rằng do hệ thông tin hiệu quả, công ti của anh ấy đã tăng trưởng lên tới 30 người và anh ấy muốn có thêm lời khuyên về mở rộng hệ thông tin hiện thời của anh ấy cho hiệu quả. Tôi bảo anh ấy rằng anh ấy có thể cài hệ Quản lí quan hệ khách hàng (CRM) để tự động hoá qui trình bán của anh ấy. Tôi nói: “Công ti của anh có nhiều khách hàng, khi anh đưa tất cả họ vào trong cơ sở dữ liệu, phần mềm có thể tự động tổ chức họ thành các phân loại khác nhau.

Chẳng hạn, với khách hàng nào các công nhân phải liên hệ trước hết để cung cấp dịch vụ; khách hàng nào các công nhân phải liên hệ để bán hàng, khách hàng nào các công nhân phải lập lịch cho gọi điện thoại tiếp thị; khách hàng nào đã trả tiền đầy đủ, và khách hàng nào còn chưa trả v.v. Điều này sẽ tiết kiệm nhiều thời gian cho xử lí dữ liệu và tránh được nhiều công việc giấy tờ. Là người chủ công ti, anh có thể truy nhập vào hệ thống CRM và kiểm công nhân của anh đang làm việc thế nào vào bất kì lúc nào, điều này tiết kiệm thời gian họp và chờ đợi báo cáo bán hàng.”

Tôi không nói chuyện với anh ấy trong nhiều năm mãi cho tới khi anh ấy gọi điện lại và hỏi thêm lời khuyên. Anh ấy bảo tôi rằng doanh nghiệp của anh ấy đã tăng trưởng và bây giờ có trên hai trăm công nhân. Anh ấy háo hức: “Tôi không biết về tự động hoá và tính hiệu quả nhưng nhờ có lời khuyên của anh, nó có tác dụng tốt nhưng hiện thời tôi có vấn đề về quản lí quá nhiều thứ. Sau khi nhận một số thông tin từ anh ấy, tôi gợi ý rằng anh ấy có thể mua hệ Lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) để quản lí doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Tôi bảo anh ấy: “Mặc dầu ERP được dùng nhiều nhất trong các công ti lớn nhưng công ti của anh đang tăng trưởng nhanh, anh có thể mua phiên bản nhỏ hơn của ERP. Phần mềm này chứa các cấu phần khác biệt được thiết kế để quản lí phần đặc thù của doanh nghiệp. Về căn bản ứng dụng CRM mà anh đã dùng là một cấu phần trong sản phẩm ERP. Các cấu phần khác là tài nguyên con người, kế toán, quản lí kho, và phân phối. Từng cấu phần hành động như một kho chứa thông tin cho công nhân của anh. Tương tự như CRM với dữ liệu bán hàng và khách hàng, ERP tổ chức mọi thứ trong công ti của anh tương ứng theo từng chức năng điều làm tiết kiệm thời gian tốn cho quản lí cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin. Khi tất cả những cấu phần này được tích hợp đầy đủ, anh có thể thu thập, trích rút và phân tích mọi dữ liệu trong công ti của anh và dùng phần mềm trinh sát doanh nghiệp để cung cấp cho anh “Bảng điều khiển” gồm những thông tin mấu chốt để giúp anh làm quyết định dựa trên sự kiện thống kê và dữ liệu.”

“Ngày nay Hệ thông tin là phần mấu chốt của bất kì công ti nào, bất kể kích cỡ. Khi nhiều doanh nghiệp được quản lí qua Internet trong dạng thức số thức như emails, fax, văn bản, và tài liệu được quét, anh cần có hệ thông tin để quản lí chúng. Anh cần thuê Người quản lí hệ thông tin để quản lí khối lượng dữ liệu ngày càng tăng và tổ chức chúng thành thông tin có giá trị cho đa dạng chủ định từ làm quyết định cho tới quản lí rủi ro. Anh cần người quản lí được đào tạo đặc biệt để làm điều đó, ai đó có cả kĩ năng doanh nghiệp và kĩ năng kĩ thuật. Người quản lí hệ thông tin sẽ là cố vấn của anh, người tư vấn của anh về mọi mặt kĩ thuật và lập kế hoạch chiến lược công nghệ thông tin cho công ti của anh gióng thẳng với mục đích doanh nghiệp của anh. Công ti của anh càng phát triển nhiều kinh doanh, anh càng cần nhiều hệ thông tin và người quản lí có kĩ năng cao để hỗ trợ cho anh.”


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Phía tối của công nghệ

Đã có nhiều bài viết về thành công của công nghiệp khoán ngoài CNTT ở Ấn Độ, phần lớn trong số đó đều từ quan điểm kinh tế như $ 85 tỉ đô la xuất khẩu trong năm 2008 và nhiều triệu việc làm công nghệ cao được tạo ra.

Lời khuyên cho người tốt nghiệp trung học

Em sẽ vào đại học sang năm và ghi danh vào lĩnh vực kĩ nghệ phần mềm, thầy gợi ý em cần làm gì trước khi bắt đầu đại học?

Công nghệ thay đổi và thị trường việc làm

Microsoft vừa công bố đang giảm 18,000 việc làm, HP cũng cắt giảm 16,000 việc làm. Tôi lo lắng vì con tôi đang học Khoa học máy tính, chúng tôi không biết điều đó nghĩa là gì và tương lai sẽ là gì.”

Dạy kĩ năng STEM

STEM (Khoa học, công nghệ, kĩ nghệ và toán học) là những kĩ năng và tri thức tạo nên nền tảng cho nền kinh tế được công nghệ dẫn lái của thế kỉ 21.

Nghề nghiệp trong An ninh máy tính

An ninh máy tính là mối quan ngại hàng đầu trong những người điều hành công ti. Khi nhiều cuộc tấn công cyber đang phức tạp lên, nhiều công ti thấy rằng họ không thể nào phát hiện và phòng thủ chống lại các cuộc tấn công này.

Xu hướng chuyển sang chuyên môn hoá

Do thay đổi công nghệ, thị trường việc làm công nghệ đang đổi từ đa ngành sang chuyên ngành.

Sách điện tử

Người ta dự đoán rằng trong mười năm nữa, sách in sẽ biến mất và nhiều sinh viên sẽ dùng e-books thay vì sách giáo khoa in.

Tác động của công nghệ

Theo báo cáo của chính phủ năm 2013, số công nhân Mĩ làm việc trong nông nghiệp đã sút giảm trên 55% trong năm mươi năm qua.

Xu hướng mới: tính di động thông tin

Ngày nay tốc độ là mọi thứ.

Ngành xuất bản chuyển mình thế nào trong kỷ nguyên số?

Văn hóa - Lam Thanh - 25/06/2025 13:00
Trước những thay đổi nhanh chóng của ngành xuất bản toàn cầu dưới tác động của công nghệ số và AI, Việt Nam đang đứng trước nhu cầu cấp thiết phải đổi mới để thích ứng với hành vi tiêu dùng nội dung hiện đại.

Xem "Sex Education", tôi nhận ra lý do mình luôn bị tổn thương trong tình yêu

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 25/06/2025 12:00
Là một cô gái, tôi lại chưa từng cảm thấy hạnh phúc trong tình yêu. Đến khi xem phim "Sex Education", tôi mới hiểu lý do.

3 giây quyết đoán, ông bố đã cứu sống 5 mạng người trên chiếc xe bị lũ dữ cuốn trôi

Kỹ năng - Trang Đào - 25/06/2025 11:00
Nước lũ cuốn trôi chiếc Santafe chở 5 người và cách xử lý đầy bình tĩnh của người bố đã cứu sống cả gia đình.

Dùng nhiều ChatGPT khiến não lười suy nghĩ, liệu thế hệ phụ thuộc vào AI của con người có đang đến?

Suy ngẫm - Băng Băng - 25/06/2025 10:00
Các nghiên cứu cho thấy rất nhiều trường hợp không có smartphone hay AI cảm thấy "lạc lối" và thiếu tự tin để giải quyết vấn đề một mình.

Để trở thành điệp viên hoàn hảo, Phạm Xuân Ẩn là nhà báo hoàn hảo

Từ sách - Phim - Quìn - 25/06/2025 09:00
Phóng viên của Time, điệp viên của cách mạng, bạn của cả hai chiến tuyến. Phạm Xuân Ẩn sống như một huyền thoại và để lại bài học sâu sắc về nghề báo, về sự chọn lựa lý tưởng trong những năm tháng khốc liệt nhất.

4 cuốn sách xây nền tự do tài chính: Từ hiểu bản thân đến làm chủ thị trường

Tủ sách - Quìn - 25/06/2025 08:00
Đọc sách để giàu lên có vẻ là một lời khuyên... cũ, nhưng trong một thế giới mà “đầu tư” có thể gói gọn trong vài cú click, thì việc dừng lại để hiểu bản thân và xây chiến lược lại là điều khôn ngoan.

Góc nhìn từ chuyên gia giáo dục: AI là công cụ, không phải chiếc nạng

Suy ngẫm - Bùi Thu Hương - 24/06/2025 13:00
AI không phải là kẻ thù của học tập, nhưng cách dùng của chúng ta mới là vấn đề.

Xem Sex Education, tôi thấy đây chính là lý do nhiều cha mẹ luôn mệt mỏi, kiệt sức!

Điện ảnh - Thanh Hương - 24/06/2025 12:00
Chúng ta cần "sòng phẳng" với con cái.

Công an cảnh báo cẩn trọng trước chiêu trò hack Facebook mới cực tinh vi

Kỹ năng - Mini - 24/06/2025 11:00
Chiêu lừa đảo mới này dùng cách giả mạo Google để “hack” tài khoản Facebook cực kỳ tinh vi.

Cuộc hẹn cuối tuần - Hành trình đối mặt và vượt qua căn bệnh ung thư của ca sĩ Hồng Nhung

Truyền cảm hứng - Gia Linh - 24/06/2025 10:00
Diva Hồng Nhung đắn đo, suy nghĩ rất nhiều trước khi đăng tải đoạn video công bố về căn bệnh ung thư mà bản thân mắc phải. Nữ nghệ sĩ cho rằng cô có trách nhiệm lan tỏa, chia sẻ thông tin về căn bệnh ung thư mình mắc phải tới phụ nữ Việt.

‘Đại địa chấn kinh tế’ – Bài học cho Việt Nam từ những cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu

Từ sách - Phim - FN - 24/06/2025 09:00
Với vỏn vẹn 336 trang, nhà kinh tế học Linda Yueh không chỉ “vẽ” nên một bức tranh kỳ vĩ đến tàn khốc của nền kinh tế thế giới trong gần một thế kỷ mà còn mang đến những bài học lớn giúp chúng ta ứng phó trong một nền kinh tế không ngừng biến động.

Ánh sáng trong ta - Bắt đầu ngày mới bằng sự tử tế với chính mình

Từ sách - Phim - Quìn - 24/06/2025 08:00
Ta thường tử tế với mọi người, nhưng lại cực kỳ khắt khe với bản thân. Ta nhìn vào gương không phải để mỉm cười mà để chỉ trích chính mình.

TikTok ra mắt công cụ AI tạo video quảng cáo từ văn bản

Kỹ năng - Anh Tú - 23/06/2025 13:00
Trong khuôn khổ Liên hoan quảng cáo Cannes Lions tại Pháp ngày 16.6, TikTok đã ra mắt các công cụ quảng cáo mới sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép các nhà tiếp thị tạo video quảng cáo từ văn bản hoặc hình ảnh.

Là "trùm", suốt ngày bắt nạt người khác, nhưng Chaien mới là đứa trẻ đáng thương nhất!

Điện ảnh - Đông - 23/06/2025 12:00
Chaien không hề đáng ghét, mà thậm chí còn là đứa trẻ đáng thương.

Cô nàng siêu robot Sophia từng tuyên bố “sẽ hủy diệt loài người” bây giờ ra sao?

Thư giãn - PV - 23/06/2025 11:00
Trong thời điểm AI bùng nổ, lời nói năm xưa của Sophia có đáng lo sợ?
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 5, 26/06/2025