Tôi hỏi: “Mọi ngày, khi các bạn đi làm các bạn có biết người khác trong tổ của bạn đang làm cái gì không?”, “Phần nào của chương trình là của người đang ngồi cạnh bạn làm?”, “Người yên tĩnh trong tổ của bạn đóng góp gì cho dự án? Ông chủ của bạn đang làm việc cho bao nhiêu dự án?” Phần lớn trong họ không thể trả lời được những câu hỏi này cho dù họ đã làm việc cùng nhau trong cùng dự án.
Là một tổ, điều quan trọng là chia sẻ thông tin và điều quan trọng là biết các thành viên khác của tổ đang làm gì và họ cảm thấy thế nào về việc họ đang làm nó. Điều quan trọng là để cho mọi người biết bạn đang làm gì là liệu bạn có cần giúp đỡ hay không. Chúng ta học khi chúng ta làm việc cùng nhau vì chúng ta vừa dạy lẫn nhau và vừa học lẫn nhau. Đó là điều “làm việc trong tổ” nghĩa là gì. Đây có lẽ là mục đích quan trọng nhất của “Làm theo tổ” khi mọi người thảo luận điều mọi người khác trong nhóm đang làm việc bất kể tới vị trí và kinh nghiệm của họ.
Tôi khuyên rằng mọi sáng, tổ để ra cuộc họp nửa giờ để từng người nói ra điều họ đang làm vào lúc đó và họ cảm thấy thế nào khi họ làm điều đó. Về căn bản đó là cách biết công việc của nhau, điều có thể đưa tới nhiều chi tiết hơn và giúp nhận diện vấn đề, nếu có, bên trong tổ. Khi thảo luận này diễn ra, mọi người cảm thấy dễ dàng nói về vấn đề với nhau. Điều đó cũng có nghĩa nếu ai đó phát triển cái gì đó tốt, tất cả chúng ta đều biết về nó. Khi ai đó tự hào về cái gì đó mà họ đã làm thì bằng việc thảo luận điều đó cho họ cảm giác là họ được đánh giá cao. Và nếu ai đó gặp vấn đề, tổ có thể động viên hay gợi ý vài ý tưởng trong cuộc họp này.
Mặc dầu các sách giáo khoa đa dạng được viết về qui cách chỗ làm việc, tôi nghĩ không ai thích làm việc ở chỗ mà họ KHÔNG thể nói được lẫn nhau và vấn đề phải báo cáo lên mỗi người quản lí và KHÔNG được chia sẻ với bất kì ai khác. “Làm việc theo tổ” ở chỗ làm việc có thể KHÔNG là cùng điều như làm việc với bạn bè. Bạn KHÔNG cần đi xem phim, hát “Karaoke”, hay chơi trò chơi máy tính nhưng bạn quả cần một tổ nơi mọi người thấy thoải mái nói ra khi họ có vấn đề và cần giúp đỡ và biết họ sẽ được giúp đỡ mà KHÔNG “bị cười”. Bạn không cần chia sẻ cuộc sống cá nhân với các thành viên tổ nhưng nếu bạn có vấn đề cá nhân bạn nên có khả năng nói điều đó và để mọi người có thông cảm. Về căn bản “Làm việc theo tổ” ở chỗ làm việc là “Mọi người làm việc cùng nhau và hoà hợp”.
Làm việc theo tổ cũng là chỗ để học kĩ năng mới. Khi bạn không biết cái gì đó, bạn phải hỏi và sẽ có ai đó biết rõ hơn bạn giúp bạn. Trong làm việc theo tổ, mọi người trong nhóm đem tới những kinh nghiệm khác nhau và có cái gì đó để dạy lẫn nhau. Với những người có kinh nghiệm, đây là cơ hội để giúp đỡ và bầy tỏ quyền lãnh đạo và sự thân thiện của bạn. Họ cũng có cơ hội để thực hành việc giải thích cái gì đó cho tổ của mình và điều này làm phát triển kĩ năng trao đổi tốt hơn. Bằng việc dạy cho ai đó, họ cũng sẽ làm lợi cho bản thân mình bởi vì dạy cũng là cơ hội để kiểm điểm điều họ biết.
Bằng việc chia sẻ thông tin mọi ngày, tổ có cơ hội bước lùi lại không hội tụ vào nhiệm vụ đặc thù để xem “bức tranh lớn”. Mọi người có thể tìm ra các thành viên tổ đang làm gì và làm sao điều đó có liên quan tới điều họ đang làm, cho nên mọi người đều có ý tưởng tốt hơn về điều họ đang đóng góp cho dự án. Bằng việc chia sẻ và làm việc cùng nhau, tổ có thể đánh giá bất kì quyết định nào đã được đưa ra và hành động mọi người cần thực hiện sau khi cuộc họp được thực hiện.
Ngày nay “làm việc theo tổ” KHÔNG được cổ vũ trong một số trường học nhưng điều đó đang thay đổi. Sinh viên KHÔNG phải đợi tới lúc đi làm để xây dựng tổ. Tôi tin sinh viên nên hình thành các tổ và chia sẻ thông tin với người khác ngày nay.
During an alumni meeting in November, several former students came to see me. As they told me about their jobs and their works, I asked them about “Teamwork”. They told me that they have worked in team to build software but as I asked more questions, it seemed that they have worked “within a group” but NOT “within a Team”.
I asked: “Everyday, when you go to work do you know what others in your team are working on?”, “What part of the program is the person who sits next to you doing?”, “What does the quiet person in your team contribute to the project? How many projects is your boss working on?” Most of them could not answer these questions even they worked together in the same project.
As a team, it is important to share information and it is important to know what other team members are working on and how they feel they are doing with it. It is important to let everybody know what you are doing and whether you need help or not. We are learning when we work together as we both teach each others and learn from each others. That is what “Working within a team” means. This is probably the most important purpose of “Teaming” as people discuss what everyone else in the group is working on regardless of their positions and experiences.
I recommend that every morning, the team sets aside half-hour meeting where each person should say what they are working on at the moment and how they feel they are doing with it. Basically it is a way to knows each other’s work, which may lead to more details and help identify issues, if any, within the team. As this discussion is going, people feel easier to talk about problems with each other. It also means if someone develops something that is good, we all know about it. As someone is proud of something that they have done then by discussing it gives them a feeling that they are appreciated. And if someone is having problem, the team can offer encouragement or suggest a few ideas in the meeting.
In spite of various text books written about workplace formality, I think nobody likes to work in a place where they can NOT talk to each others and problems must be reported to the manager only and NOT to be shared with anyone. “Teamwork” in the workplace may NOT be the same thing as working with friends. You do NOT need to go to the movies, sing “Karaoke”, or play computer games together but you do need a team where everyone is comfortable to say when they are having problems and need help and knows they will be helped NOT “Laughed at”. You do not need to share the personal life with team members but if you are having problems personally you should be able to say so and have people offer sympathy. Basically “Teamwork” in the workplace is “People that work together and get along well”.
Teamwork is also a place to learn new skills. When you do not know something, you must ask and there will be someone who knows better than you to help you. In Teamwork, everyone in the group brings different experiences and has something to teach each others. For the people who have experiences, this is the chance to help and demonstrate their leadership and friendship. They also get a chance to practice at explaining something to their team and this develops better communication skills. By teaching someone, they will also benefit themselves because teaching is also a chance to reviewing on what they know. By sharing information everyday, the team has a chance to step back from focusing on particular task to see the “big picture”. People can find out what their team members are doing and how it relates to what they are doing, so everybody has better idea what they are contributing to the project. By sharing and working together, the team can evaluate any decisions that were made and actions people need to perform after the meeting is done.
Today “teamwork” is NOT encouraged in some schools but it is changing. Students do NOT have to wait to go to work to build team. I believe students should form team and sharing information with each others today.
