Tổng quan về Quản lí hệ thông tin

Đáp: Chúng ta hãy nhìn vào bức tranh lớn về điều đang xảy ra trong một công ti. Mọi người chủ công ti đều cần thông tin nào đó để ra quyết định, để nhận diện vấn đề, và để kiểm soát các vận hành. Trước khi có công nghệ thông tin (CNTT), người chủ phải đi quanh công ti để quan sát cách mọi sự vận hành và có hành động khi cần thiết. Tuy nhiên người chủ không thể dành mọi thời gian để quan sát được cho nên ông ta phải dựa vào người quản lí để báo cáo mọi thứ cho ông ta. Không may là không phải tất cả các báo cáo đều chính xác vì người quản lí thường che giấu sai lầm của họ hay sửa đổi báo cáo để làm cho mọi sự có vẻ tốt hơn chúng vậy.

Không có thông tin chính xác, người chủ không thể ra quyết định tốt hay biết về vấn đề mãi cho tới khi quá trễ. Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin để tự động hoá các qui trình doanh nghiệp và thu thập dữ liệu, người chủ có thể có được thông tin chính xác nhanh chóng hơn, và ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

Quản lí hệ thông tin (ISM) là hệ thống tính toán thu thập và xử lí dữ liệu về vận hành của công ti và phát sinh thông tin có nghĩa giúp cho người chủ và người quản lí ra quyết định, giải quyết vấn đề và kiểm soát vận hành công ti một cách hiệu quả. Ngày nay phần lớn các hệ thông tin thu thập và xử lí dữ liệu từ nhiều nguồn như giao tác kinh doanh, vận hành công ti, và dữ liệu liên quan khác từ các vị trí thị trường, thông tin công cộng, đối thủ cạnh tranh, và phân tích chúng để tạo ra báo cáo trinh sát doanh nghiệp cho người chủ và người quản lí.

Trước khi có máy tính, phần lớn việc thu thập dữ liệu và phân tích đều được con người thực hiện, người này thu thập mọi giao tác doanh nghiệp và viết chúng vào các sổ cái giấy tờ; những người khác thu thập dữ liệu vận hành của công ti và viết chúng vào báo cáo hàng ngày và hàng tuần; nhóm người khác tính toán và phân tích các dữ liệu này thành các báo cáo. Hệ thống lao động thủ công như vậy yêu cầu nhiều tuần để phát sinh báo cáo và cũng rất hay sinh lỗi. Ngày nay, máy tính có thể thu thập và xử lí tất cả các dữ liệu này, làm phân tích kĩ lưỡng và phát sinh báo cáo trong vài phút. Tất nhiên, máy tính xử lí dữ liệu như được chỉ đạo bởi chương trình phần mềm do người phần mềm viết ra. Chương trình này có thể bảo máy tính phân tích cùng dữ liệu theo những cách khác nhau và tạo ra các loại báo cáo khác nhau.

Những người quản lí khác nhau lấy dữ liệu dược phân tích theo những cách khác nhau tuỳ theo vai trò và trách nhiệm của họ. Chẳng hạn, người quản lí chế tạo sẽ có báo cáo về vận hành hàng ngày hay hàng tuần, về năng suất, vấn đề, và tài nguyên được cần. Người quản lí bán và tiếp thị có thể có được báo cáo về số bán, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng thị trường. Người chủ công ti có thể có được báo cáo về thu nhập, lợi nhuận, chi phí và các vấn đề chính v.v. Việc thu thập dữ liệu kĩ lưỡng, việc xử lí và phân tích như vậy sẽ là không thể được nếu không có việc dùng hệ thông tin tính toán.

Phát triển của hệ thông tin như vậy yêu cầu các kĩ năng của người quản lí hệ thông tin (ISM) người bắt đầu bằng phân tích yêu cầu người sử dụng bên trong công ti. Người dùng có thể là người quản lí và người chủ vì yêu cầu của họ là khác. (Sinh viên ISM học kĩ năng này trong môn Kĩ nghệ yêu cầu). Từ những yêu cầu này, người quản lí hệ thông tin thiết kế ra hệ thống mà sẽ nắm bắt dữ liệu từ vận hành của công ti, các giao tác doanh nghiệp, cái ra chế tạo, chi phí, thu nhập, xu hướng thị trường v.v. và lưu chúng vào trong cơ sở dữ liệu của công ti. (Sinh viên ISM học những kĩ năng này trong môn Cơ sở dữ liệu.) Từ những dữ liệu được lưu giữ này, phần mềm doanh nghiệp có thể phát sinh ra các loại báo cáo khác nhau để đáp ứng cho các yêu cầu đa dạng. Chương trình phần mềm có nhiều chức năng khác nhau mà sẽ phân tích các dữ liệu được thu thập và phát sinh báo cáo dưới dạng như được người dùng yêu cầu. (Sinh viên ISM học những kĩ năng này trong môn Trinh sát doanh nghiệp.)

Vận hành và kiểm soát công ti thường dựa trên chiến lược và mục đích doanh nghiệp; người quản lí và người chủ phải giám sát việc đo để xác định liệu hiệu năng thực có đáp ứng cho những mục đích đã được lập kế hoạch này không và liệu mục đích doanh nghiệp đang được hay có thể được đạt tới. (Sinh viên ISM học những kĩ năng này trong môn Nền tảng về hệ thông tin.) Báo cáo điều hành thường được thiết kế để chỉ ra một số kết quả thuận lợi hay bất lợi. Kết quả bất lợi chỉ ra các khu vực phải được điều tra chi tiết hơn, hay yêu cầu tiến hành hành động ngay lập tức. Kết quả thuận lợi từ các mục đích được lập kế hoạch có thể dẫn tới hiểu rõ hơn công ti vận hành hiệu quả thế nào.

Quản lí hệ thông tin (ISM) cung cấp cho những người quản lí và người chủ các báo cáo cập nhật và chỉ ra khu vực vấn đề. Hệ thống cũng sẽ phát sinh những báo cáo hỗ trợ quyết định nào đó dựa trên vận hành của công ti và xu hướng thị trường bên ngoài để cho người chủ công ti có thể kiểm điểm và ra quyết định. Ngày nay nhiều hệ thông tin được tích hợp vào trong hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) điều giúp cho công ti toàn cầu quản lí vận hành lan rộng khắp thế giới.

—English version—

Overview on Information System Management

A student asked: “I am interested in Information System Management (ISM) but I still do not understand what I will do with this degree? What skills or courses that I must take to be a successful information system manager? Please advice.”

Answer: Let’s look at the big picture of what is happening in a company. Every company owner needs certain information to make decisions, to identify problems, and to control the operations. Before Information Technology (IT), owner must walk around the company to observe how things operate and takes action when necessary. However owner cannot spend all the time observing so he has to rely on managers to report things to him. Unfortunately not all reports are accurate as managers often hide their mistakes or modify the report to make things look better than they are. Without accurate information, owner cannot make good decision or know about problems until it is too late. By applying information technology to automate business processes and collect data, owner can get accurate information faster, and make decision quickly and effectively.

Information System Management (ISM) is a computing system that collects and processes data of company operation and generates meaningful information that helps owner and managers to make decision, solve problems and control company operation efficiently. Today most information systems collect and process data from many sources such as business transactions, company operation, and other external relevant data from market places, public information, competitors, and analyze them to create special business intelligence reports for owners and managers.

Before computers, most data collection and analysis are done by people who collect all business transactions and write them into paper ledger; other people collect company operation data and written them into daily or weekly reports; another group of people calculates, processes and analyzes these data into reports. Such a labor manual system typically requires several weeks to generate reports and is also vulnerable to errors. Today, computers can collect and process all of these data, doing elaborate analyses and generates reports in a matter of minutes. Of course, computers process data as directed by software programs written by software people. The program can tell the computer to analyze the same data in different ways and produce different kinds of reports. Different managers get the data analyzed in different ways depending on their roles and responsibilities. For example, manufacturing managers will get report on daily or weekly operation, productivity, issues, and resources needed. Sales and Marketing managers may get report on sales, competitors, and market trends. Company owner may get report on revenues, profits, costs and major issues etc. Such elaborate data collection, processing and analyzes would have been impossible without the use of a computing information system.

The development of such information system requires the skills of an Information System Managers (ISM) who starts with the analysis of user requirements within the company. Users can be managers and owners since their requirements are different. (ISM students learn this skill in Requirements Engineering courses). From these requirements, information system managers design systems that will capture data from company operation, business transactions, manufacturing outputs, costs, revenues, market trends etc. and store them into the company databases. (ISM students learn these skills in Database course) From these stored data, business software can generate different kinds of reports to meet varying requirements. The software programs have several different functions that will analyze the collected data and generate reports in formats as demanded by the users. (ISM students learn these skills in Business Intelligence course). Company operation and control are often based on the business strategy and goals; manager and owners must monitor measure to determine whether actual performance is meeting these planned goals and whether business goals have been or are likely to be achieved. (ISM students learn these skills in Fundamental of Information System course). Executive report is usually designed to point out to some adverse or favorable results. Adverse results point to problem areas that must be investigated in further detail, or require immediate actions can be taken. Favorable results from planned goals can lead to a better understanding of how effective the company operates.

Information Systems Management (ISM) provides managers and owners with up-to-date reports and point to problem areas. The system will also generate certain decision support reports based on company operational and external market trends so company owners can review and make decision. Today many information systems are integrated into Enterprise Resource Planning (ERP) systems that help global companies to manage operations that spread all over the world.