Bắt đầu một dự án mới

GS John Vu10/10/2023 12:00
Bắt đầu một dự án mới

“Tôi là người vừa được cử làm quản lí một dự án mới. Tôi muốn là người quản lí thành công và bắt đầu dự án theo cách tốt nhất có thể được. Tôi có thể dùng kĩ năng nào từ người lãnh đạo tổ trong việc làm mới này và tôi cần cải tiến những gì?”

Đáp: Có khác biệt giữa người lãnh đạo tổ và người quản lí dự án. Người lãnh đạo tổ chịu trách nhiệm về khía cạnh kĩ thuật của dự án bằng việc cung cấp việc lãnh đạo cho một tổ nhỏ (ba tới bẩy người) để thực hiện các chức năng nào đó của dự án. Người lãnh đạo tổ động viên các thành viên tổ làm việc hướng tới thành công dự án. Người quản lí dự án chịu trách nhiệm cho toàn thể dự án, cả về khía cạnh kĩ thuật VÀ quản lí. Người quản lí dự án kiểm soát và quản lí nhiều tổ bên trong dự án để hoàn thành mục đích của dự án. Là người quản lí dự án mới, bạn cần có đào tạo thêm và kinh nghiệm để thành công. Nếu công ti của bạn không cung cấp đào tạo thì bạn cần lấy đào tạo riêng cho bạn bởi vì người quản lí phần mềm KHÔNG phải là cái gì đó bạn có thể học trong việc làm hay bằng đọc sách.

Để bắt đầu dự án phần mềm, bạn cần biết khách hàng và người dùng của bạn là ai. Khách hàng là người trả tiền cho dự án; người dùng là người dùng sản phẩm của bạn. Khách hàng quan tâm tới lịch biểu; người dùng quan tâm tới tính năng và chất lượng của sản phẩm. Là người quản lí dự án, bạn cần nói chuyện với cả khách hàng và người dùng để tìm ra đích xác điều họ mong đợi từ dự án và nhu cầu của họ là gì. Nếu có nhiều khách hàng và người dùng thì bạn cần nói chuyện với tất cả họ vì họ có thể có những cách nhìn và mong đợi khác nhau và bạn cần biết tất cả các quan điểm của họ.

Từ những quan điểm này, bạn phải tổ chức các mong đợi và yêu cầu đó thành một danh sách ưu tiên những điều cần làm vì bạn không thể làm mọi thứ một lúc được. Bạn cần thẩm tra danh sách ưu tiên này với cả người quản lí của bạn VÀ khách hàng để chắc rằng họ đồng ý với nó. Một khi được chấp thuận, danh sách ưu tiên này sẽ là yêu cầu sơ bộ cho dự án của bạn. Bạn phải dùng Cấu trúc phân việc (WBS) để chia từng yêu cầu thành nhiều chức năng và từng chức năng thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn. Bạn phải ước lượng thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ này tương ứng với ưu tiên và sự phụ thuộc. Bằng việc thêm thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ này cùng nhau, bạn đi tới “lịch biểu dự kiến” cho dự án. Bạn cần xác định liệu lịch biểu dự kiến của bạn có sánh đúng với mong đợi lịch biểu của khách hàng không. Nếu không, bạn sẽ cần thảo luận với người quản lí của bạn và khách hàng để đi tới lịch biểu thoả đáng. Từ danh sách các nhiệm vụ ưu tiên, bạn cần ước lượng số người mà bạn cần để thực hiện chúng. Có người thiết kế, người phát triển, người kiểm thử, nhân sự hỗ trợ như người quản lí cấu hình, đảm bảo chất lượng v.v. Bạn cũng cần quyết định về phương pháp và công cụ nào để dùng cho dự án của bạn.

Bằng việc đạt tới bước này, bạn phải biết: Ai là khách hàng và người dùng; mục đích của dự án là gì; nhiệm vụ nào là ưu tiên và nhiệm vụ nào không; nó mất bao nhiêu thời gian; và bạn cần bao nhiêu người để thực hiện dự án; bạn cần phương pháp và công cụ nào cho dự án. Tất cả các khoản mục này đều phải được làm tài liệu trong bản kế hoạch dự án sơ bộ.

Sai lầm chung mà những người kĩ thuật thường phạm phải là hội tụ ngay vào mỗi chức năng chi tiết. Đó KHÔNG phải là cách tốt nhất để bắt đầu một dự án phần mềm. Điều quan trọng cho bạn là hiểu toàn bộ hoàn cảnh dự án và lí do tại sao khách hàng cần dự án này. Nói cách khác, cách tốt nhất để bắt đầu dự án là hiểu chỗ bạn được giả định sẽ kết thúc. Dự án này được giả định hoàn thành cái gì mà sẽ đem lại ích lợi cho khách hàng và công ti của bạn. Điều đó nghĩa là bạn phải lấy bản kế hoạch dự án và kiểm điểm cùng khách hàng để đi tới thoả thuận về lịch biểu, tài nguyên, công cụ, phương pháp, cũng như bất kì rủi ro nào liên kết với dự án.

Khách hàng càng biết nhiều về kế hoạch của bạn, họ càng tin tưởng hơn vào bạn và dễ dàng hơn trong thương lượng với họ về tài nguyên dự án và lịch biểu (tức là bạn cần bao nhiêu người để thực hiện dự án; nó sẽ mất bao nhiêu thời gian; nó sẽ tốn bao nhiêu v.v.). Phần lớn các khách hàng thường đặt lịch biểu không hiện thực lên dự án vì họ không có ý tưởng nào về lịch biểu cho nên họ chỉ đoán chừng. Điều quan trọng cho bạn là chỉ ra cho họ phân việc của bạn, ước lượng của bạn và kế hoạch của bạn về dự án vì trong thảo luận, bạn có thể phải thu gọn phạm vi hay tăng thời gian hoàn thành. Không có bản kế hoạch dự án tốt mà nhận diện rõ ràng khối lượng thời gian được cần để hoàn thành từng nhiệm vụ và số người được cần cho nhiệm vụ, bạn không thể thuyết phục được khách hàng hỗ trợ cho bạn.

Thương lượng dự án là kĩ năng mấu chốt mà người quản lí dự án phải làm. Để làm cho dự án bắt đầu theo cách tốt nhất có thể, bạn sẽ cần thương lượng lịch biểu với khách hàng để đi tới cái gì đó hợp lí, bằng không dự án sẽ thất bại. Có thay đổi phạm vi dự án (giảm chức năng) hay thay đổi lịch biểu (nhiều thời gian hơn hay ít thời gian hơn); hay thêm hay giảm số người v.v. Bạn có thể không có được điều bạn muốn và khách hàng có thể không có được điều họ muốn nhưng có thảo luận để đi tới thoả thuận nào đó trước khi bắt đầu dự án sẽ giúp cho cả hai bên tránh được nhiều vấn đề về sau.

Thương lượng dự án là khi bạn có thể thực sự phát triển hiểu biết rõ ràng về mục tiêu dự án và mong đợi của khách hàng. Bằng thảo luận và thương lượng, bạn sẽ có khả năng nhận biết về bất kì rủi ro hay vấn đề tiềm năng mà bạn có thể đương đầu về sau nữa. Quản lí rủi ro là khía cạnh nền tảng của việc quản lí dự án tốt. Bằng việc biết các rủi ro, bạn có thể tránh được chúng, thay đổi chúng, hay làm giảm bớt tác động của chúng lên dự án của bạn. Đây là lúc để khách hàng biết về rủi ro của dự án cho nên cùng nhau bạn và khách hàng đi tới bản kế hoạch quản lí rủi ro.

Sau khi có thoả thuận với khách hàng, bạn có thể thay đổi bản kế hoạch của bạn tương ứng. Thế và chỉ thế bạn mới xác định được ai phải ở trong tổ dự án của bạn, liệu bạn có người đã làm việc cùng bạn trước đây hay bạn có thể thuê người mới phụ thêm. Bạn cần thảo luận với tổ dự án về hiểu biết của bạn về mục tiêu dự án, trao đổi với họ về điều bạn đã được yêu cầu làm, và thảo luận với họ về bất kì nhu cầu đào tạo nào để làm cho dự án bắt đầu theo cách tốt nhất có thể được. Đây là lúc bạn chia sẻ với tổ về viễn kiến của bạn, mục đích của dự án và cách bạn giám sát tiến độ dự án. Tổ phải hiểu đầy đủ và quyết tâm hỗ trợ bạn. Cuộc họp tổ này là nền tảng mấu chốt cho việc tiến sang bước tiếp, nơi tổ sẽ bắt đầu làm việc trên chi tiết dự án.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Phía bên kia của công nghệ

Một giáo sư về xã hội học bảo tôi: “Trong cuộc khủng hoảng tài chính, nhiều người mất việc ở mức cao nhất trong nhiều năm. Nếu mọi sự không cải thiện sớm, họ sẽ không bao giờ có khả năng phục hồi khi việc làm của họ sẽ bị những người trẻ hơn sớm chiếm mất.”
2

Công nghiệp phần mềm ở Ấn Độ

Trong cuộc viếng thăm của tôi ở Ấn Độ, Ts. Prasad một giáo sư về kĩ nghệ phần mềm đã chia sẻ với tôi một cuộc điều tra ông ấy đã tiến hành tháng trước.
3

Thái độ xấu

Ớ Ấn Độ, nhiều người lập trình đi làm với thái độ xấu bởi vì họ biết rằng họ có thể dễ dàng kiếm được việc làm với các công ti khác vì tình trạng thiếu hụt công nhân phần mềm.
4

Phỏng vấn xin việc các công ty toàn cầu

Tôi đã nhận được nhiều email hỏi về “việc làm với các công ti toàn cầu” mà tôi đã viết vài tuần trước đây. Nhiều người hỏi về cách qua được cuộc phỏng vấn với họ, cho nên sau đây là vài lời khuyên:

Thế giới công nghệ

Ngày nay tiến bộ trong công nghệ đã làm tăng việc làm và sự sung túc cho công nhân có kĩ năng, phần lớn là những người có giáo dục cao nhưng làm giảm số công nhân lao động, những người có ít giáo dục hơn.

Con đường nghề nghiệp

Việc học cả đời là thái độ mà bạn phải phát triển từ sớm khi bạn vẫn còn trong trường. Nếu bạn nghĩ rằng có bằng cấp và kiếm được việc làm là mục đích tối thượng thì bạn đang phạm sai lầm lớn.

Thay đổi việc làm

Em đang nghĩ tới việc tìm việc làm khác. Em phải ở lại trong việc này bao lâu trước khi em có thể chuyển sang việc khác?

Thiếu hụt kỹ năng tại châu Âu

Ngày nay châu Âu có tỉ lệ thất nghiệp rất cao trong những người tốt nghiệp đại học nhưng đồng thời cũng thiếu hụt trầm trọng công nhân kĩ thuật.

Việc làm cho người tốt nghiệp công nghệ thông tin

Có nhiều vị trí mà người tốt nghiệp trong công nghệ thông tin (khoa học máy tính, kĩ nghệ phần mềm, và quản lí hệ thông tin) có thể làm việc và phần lớn trong chúng đều được trả lương rất tốt.

Kỹ nghệ phần mềm cho các lĩnh vực kỹ nghệ khác

Bản kế hoạch nghề nghiệp là bản lộ trình dẫn bạn tới hoàn thành mục đích nghề nghiệp của bạn. Bạn không thể đạt tới được mục đích của mình nếu bạn không biết bạn đang đi đâu hay bạn muốn là cái gì.

Đọc và học

Có một khảo cứu về khả năng đọc của sinh viên đại học mà tôi thấy thú vị.

Nghe và học

Một thầy giáo viết cho tôi: “Làm sao tôi có thể làm cho sinh viên chú ý vào bài giảng của tôi. Họ có thể ngồi đó và nghe điều tôi nói nhưng tôi không biết họ nghĩ gì hay liệu họ có chú ý hay không? Có phương pháp nào tốt hơn không?”

Anh-Thu Nguyen - Nữ phi công gốc Việt tử nạn ở Mỹ trên hành trình vòng quanh thế giới

Truyền cảm hứng - 01/08/2025 13:00
Nữ phi công gốc Việt tử nạn trong vụ rơi máy bay tại Greenwood thuộc bang Indiana – Mỹ là người phụ nữ thứ 10 từng bay một mình vòng quanh thế giới.

Xem Sex Education, lần đầu tiên tôi nhận ra, chính mình khiến con trai sống trong mặc cảm, lo sợ

Điện ảnh - Thanh Hương - 01/08/2025 12:00
Tôi đã không làm gì sai. Nhưng tôi cũng không làm gì đúng.

PGS.TS Giáo dục: Thủ thuật thao túng tâm lý - Dù con bạn thông minh, nhưng liệu có thắng nổi

Kỹ năng - Trang Đào - 01/08/2025 11:00
Gần đây, những kẻ lừa đảo chỉ cần lời nói được lập trình tinh vi để thao túng tâm lý trẻ em. TS. Phạm Mạnh Hà cảnh báo: ngay cả những đứa trẻ thông minh, được giáo dục tốt vẫn có thể trở thành nạn nhân nếu không được trang bị kỹ năng nhận diện chiêu trò.

Cụ ông 111 tuổi vẫn lái ô tô mỗi ngày chia sẻ bí quyết sống lâu, sống khỏe

Phong cách sống - Hoàng Hà - 01/08/2025 10:00
Ở tuổi 111, ông Vincent Dransfield vẫn lái ô tô mỗi ngày, ham chạy bộ, tự nấu ăn và không cần ai hỗ trợ trong sinh hoạt, con cái chỉ cần đến thăm mỗi tuần một lần.

“Bắt cóc online”: Nạn nhân tự nhốt, quay clip tra tấn gửi gia đình

Suy ngẫm - PV - 01/08/2025 09:00
18 vụ "bắt cóc online" chỉ trong 4 tháng. Không có dây trói, không ai tiếp xúc, nhưng nạn nhân đa phần là sinh viên vẫn tự nhốt, quay clip tra tấn gửi gia đình.

Thuyết mặc kệ họ

Tủ sách - FN - 01/08/2025 08:00
Điều gì sẽ xảy ra nếu chìa khóa dẫn đến hạnh phúc, thành công và tình yêu chỉ là ba từ đơn giản: hãy kệ họ.

12 chân lý cuộc sống, ai ngộ ra sớm người ấy hạnh phúc

Suy ngẫm - Tích Thành - 31/07/2025 13:00
Có những câu nói chỉ vài chữ nhưng đủ để khiến lòng người bừng tỉnh, đủ để dẫn lối ta vượt qua bão giông cuộc đời. 12 câu nói dưới đây là những chân lý giản dị nhưng sâu sắc, dành cho những ai đang tìm kiếm sự bình yên giữa thế giới đầy xô bồ.

Xem “Sex Education”: Dù trẻ có thông minh đến mấy, cha mẹ vẫn phải chỉ dạy cho con điều này

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 31/07/2025 12:00
Từ câu hỏi ngây thơ của con, tôi chợt nhận ra bản thân cũng cần học cách trò chuyện và đồng hành cùng con một cách tinh tế hơn.

Ngày càng nhiều đứa con "biến mất" trong chính gia đình mình

Phong cách sống - Thiên Ân - 31/07/2025 11:00
Sẽ không bao giờ là quá muộn để hỏi một câu nhẹ nhàng: "Dạo này con có ổn không?".

Gia cảnh đáng thương và cách hành xử 10 điểm của nữ sinh giữa lũ lịch sử ở Nghệ An

Truyền cảm hứng - Hải My - 31/07/2025 10:00
Bạn này vừa đẹp người, vừa đẹp nết”, một cư dân mạng bình luận.

Mẹ bé gái 13 tuổi chia sẻ hành trình tìm con: gia đình kiểm soát chặt chẽ nhưng vẫn bị bất ngờ

Kỹ năng - Trang Đào - 31/07/2025 09:00
"Em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới tất cả mọi người,” – người mẹ mở đầu bài chia sẻ sau khi con gái được đón về vào chiều Chủ nhật, ngày 27/7. Bé Kiều Tr. được tìm thấy vào thứ Bảy, 26/7, sau khi mất tích từ ngày 24/7.

Tỉnh thức - Osho

Tủ sách - FN - 31/07/2025 08:00
Ở "Tỉnh thức" (Awareness) tác phẩm mới nhất vừa ra mắt, Osho bàn tới một vấn đề mà suốt hàng ngàn năm nay nhân loại không ngừng tìm hiểu, đó là sự tỉnh thức.

Phía bên kia của công nghệ

Blog GS John VU - GS John Vu - 30/07/2025 13:00
Một giáo sư về xã hội học bảo tôi: “Trong cuộc khủng hoảng tài chính, nhiều người mất việc ở mức cao nhất trong nhiều năm. Nếu mọi sự không cải thiện sớm, họ sẽ không bao giờ có khả năng phục hồi khi việc làm của họ sẽ bị những người trẻ hơn sớm chiếm mất.”

Xem "Sex Education", tôi tìm thấy bài học giúp con gái tuổi dậy thì luôn ngẩng cao đầu trong mọi mối quan hệ

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 30/07/2025 12:00
Tôi không ngờ, bộ phim "Sex Education" lại chứa đựng nhiều bài học sâu sắc đến thế.

ChatGPT gây sốc khi khuyến khích người dùng tự gây tổn thương

Kỹ năng - T.Thủy - 30/07/2025 11:00
Một cuộc điều tra của tạp chí The Atlantic (Mỹ) đã phơi bày những lỗ hổng đáng báo động trong hệ thống bảo mật của ChatGPT.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 6, 01/08/2025