Sức mạnh của sự trầm lắng - 3 thế mạnh viết lách giúp người hướng nội tạo ảnh hưởng

1. Hiểu và thích ứng với đối tượng người đọc

Làm theo phương pháp TSĐLG. TSĐLG là từ viết tắt của “What’s in it for me?”, có nghĩa là “Tôi sẽ được lợi gì từ việc này?” và “tôi” ở đây là người mà bạn muốn gây ảnh hưởng. Hãy đặt câu hỏi: Tại sao anh ấy hay cô ấy quan tâm đến những gì bạn viết? Anh ấy hay cô ấy mong muốn điều gì? Một mẹo để giúp bạn có được câu trả lời sáng suốt nhất cho những câu hỏi này là hãy đặt mình vào vị trí của đối phương. Chẳng hạn bạn cần viết một bản đề xuất cho cấp trên. Hãy đặt mình vào vị trí của cấp trên trước khi soạn bản đề xuất, cơ may thành công của bạn là rất cao.

Trong khi diễn đạt, hãy áp dụng “luật bạch kim” của Tiến sĩ Tony Alessandra, diễn giả kiêm tác giả viết sách: “Hãy đối xử với mọi người theo cách họ muốn”. Bạn cần thích ứng với phong cách của đối phương. Hãy lưu ý đến phong cách viết mà họ thường sử dụng và áp dụng lối diễn đạt tương tự khi viết cho họ nếu có thể. Đối phương sẽ không để ý rằng bạn đang “bắt chước” phong cách của họ nhưng, một cách tự nhiên, tình trạng “khó chuyển biến” giữa hai người sẽ được cải thiện khi bạn vận dụng bí quyết này khi viết lách để kết nối với người khác.

Jason, luật sư của một công ty phần mềm ở miền Trung Tây Hoa Kỳ, muốn biết làm thế nào để nhanh chóng gây được sự chú ý của giám đốc tài chính để xin kinh phí cho một vị trí mới trong bộ phận của anh. Jason được khuyên sửa lại bản đề xuất và tập trung vào “con số” thay vì câu chữ. Anh nghe theo và điều chỉnh cách viết của mình. Và anh đã thành công! Đề xuất của Jason được chấp thuận.

2. Trau dồi kỹ năng viết lách của mình

Bằng lối viết của mình, người hướng nội thường mang đến cho người đọc những cảm xúc và quan điểm đã được cân nhắc cẩn thận. Hãy dành thời gian xây dựng văn bản, đề xuất hay e-mail của mình sao cho người đọc có thể cảm nhận rõ chiều sâu của những mối quan tâm hay kiến thức của bạn.

Một phóng viên tờ Newsweek từng phỏng vấn Marian Goodman, một trong những nhà môi giới nghệ thuật thành công nhất thế giới, đã nhận xét về phong cách giao tiếp hướng nội của bà như sau: “Bà ấy sử dụng từ ngữ cẩn thận hơn bất kỳ ai, bà thường ngập ngừng đến ba mươi giây. Sau buổi phỏng vấn, bà còn khai triển câu trả lời của mình bằng e-mail”. Goodman sử dụng lối giao tiếp kinh điển của người hướng nội: đó là kiệm lời khi phát biểu và phát triển quá trình tư duy bằng văn bản.

Bạn cũng phải viết đúng ngữ pháp, chính tả và dấu chấm câu. Đừng bỏ qua các nguyên tắc cơ bản của ngôn ngữ nếu bạn muốn gây ảnh hưởng bằng khả năng viết lách. Tác giả viết sách Jessica Handler giải thích: “Ngữ pháp và chính tả góp phần tạo nên bài trình bày của bạn. Nó giống như việc bạn không thể đi làm với trang phục không phù hợp vậy”.

Ann, trợ lý pháp lý có thâm niên, cũng đưa ra lời khuyên về việc nên cẩn thận xem lại những gì mình viết ra. Cô dành phần lớn thời gian trong ngày để viết các bản ghi nhớ và biên bản tóm tắt. Cô giải thích: “Tôi lưu trữ rất nhiều bản nháp trong hộp thư và thường đọc lại sau đó ba mươi phút, một tiếng, đôi khi thậm chí vào ngày hôm sau, và tự nhủ ‘Mình nên thể hiện sự thân thiện nhiều hơn’, hoặc ‘Mình cần giảm bớt từ ngữ pháp lý để nội dung e-mail mang tính thương mại nhiều hơn’”. Ann viết lại và chỉnh sửa nhiều lần, vì cô muốn thân chủ hiểu mục đích của cô là hỗ trợ họ chứ không phải gây khó khăn cho họ.

Hãy thêm vào nhiều yếu tố đa dạng để văn bản được phân ý rõ ràng. Sử dụng những câu hỏi gợi suy nghĩ. Bạn cũng có thể thêm dấu chấm đầu dòng và các biểu tượng đồ họa khác để tạo sự rõ ràng và gây hứng thú.

3. Đưa ra lập luận thuyết phục

Hãy trình bày logic theo trình tự từng bước khi đưa ra lý lẽ. Những Người Ảnh hưởng Hướng nội thành công là những người nắm rất rõ những kỹ năng viết giúp thuyết phục người khác, bởi vì viết là sự trình bày suy nghĩ đã được cân nhắc kỹ. Bạn cần đưa vào đề xuất của mình những con số, những chi tiết đúng trọng tâm và các điểm dữ liệu để tăng sức thuyết phục cho lập luận của mình. Từ những thông tin và hiểu biết bạn đã thu thập được trong giai đoạn Chuẩn bị, hãy lựa chọn những dữ liệu nào là cần thiết để đưa vào đề xuất, bằng cách sử dụng lại câu hỏi TSĐLG (Tôi sẽ được lợi gì?). Ở đây, câu trả lời sẽ là: cung cấp cho người đọc những thông tin bổ trợ hữu ích nhất. Đôi khi, chỉ một điểm dữ liệu - điểm dữ liệu đáp ứng đúng yêu cầu - cũng đủ sức thuyết phục người khác.

Hãy viết ngắn gọn và hiệu quả. Một đề xuất hay văn bản được viết súc tích, đi thẳng vào vấn đề thay vì liệt kê dông dài thường sẽ có sức tác động lớn hơn. Ryan Jenkins, một chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng đồng thời là diễn giả về Thế hệ Y, cho rằng giao tiếp ngắn gọn và cô đọng là cách giúp anh tiếp cận thành công nhóm tuổi mà anh hiểu rõ nhất. Bởi vì theo anh, thế hệ này lớn lên cùng phong cách giao tiếp cô đọng kiểu Twitter (mạng xã hội này giới hạn độ dài dòng tweets ở 140 ký tự). Tuy nhiên, không chỉ giới trẻ thường trở nên bắt đầu lơ đễnh khi đọc những nội dung dài. Anh nói: “Nếu bạn không đi thẳng vào vấn đề, người đọc sẽ chú ý sang chuyện khác và bạn sẽ đánh mất cơ hội tác động đến họ”.

Ngoài ra, bạn cũng có thể khiến mọi người tập trung vào các điểm chính ngay từ đầu bằng cách giới thiệu tóm tắt các đề mục chính ở đầu văn bản, đề xuất hay báo cáo. Phần giới thiệu ngắn gọn và súc tích sẽ tạo hứng khởi cho độc giả và lôi cuốn họ đọc tiếp.