Đào tạo người quản lý dự án

GS John Vu03/07/2024 12:00
Đào tạo người quản lý dự án

Ngày nay nhiều dự án phần mềm thất bại bởi vì người quản lí dự án không được huấn luyện, hay họ được huấn luyện bởi những người không có kinh nghiệm quản lí dự án . Sau đây là vài lời khuyên có thể có ích cho bạn.

1) Hiểu tiêu chí thành công của dự án.

Vào lúc bắt đầu dự án, bạn phải hỏi khách hàng họ hiểu thế nào là dự án này thành công. Bạn cần biết tiêu chí nào, như lịch biểu, chi phí, hay chức năng là quan trọng nhất với họ. Một số khách hàng muốn có sản phẩm trên thị trường trước hết để chiếm thị phần, trong trường hợp đó lịch biểu là rất quan trọng. Một số khách hàng muốn sản phẩm chất lượng cao do khối lượng lớn của công việc và tính đúng đắn của công việc vận hành của họ. Trong trường hợp đó chất lượng là quan trọng nhất. Hãy nhớ rằng chính khách hàng mới xác định ra thành công dự án của bạn và bạn phải hỏi họ.

2) Xác định tiêu chí đưa ra sản phẩm.

Ngay từ đầu trong dự án, bạn phải quyết định tiêu chí nào sẽ xác định ra liệu sản phẩm này có sẵn sàng đưa ra cho khách hàng không. Bạn có thể muốn đặt tiêu chí đưa ra là chức năng đặc biệt nào đó phải được cài đặt đầy đủ, số lỗi phải giảm xuống ít hơn hay những chỉ báo khác chứng tỏ rằng dự án đã đạt tới mục đích của nó. Dù bạn chọn tiêu chí nào, nó cũng nên thực tế, đo được và khớp với điều khách hàng muốn.

3) Hãy chân thành.

Đừng hứa hẹn điều bạn không thể thực hiện được. Hãy chân thành với khách hàng và các thành viên tổ và nói cho họ cái gì có thể đạt tới được một cách thực tế. Họ có thể không thích điều bạn đề nghị nhưng bạn cần thuyết phục họ rằng bạn đang cố hết sức để đáp ứng nhu cầu của họ.

4) Lập kế hoạch hoạt động.

Là người quản lí dự án bạn phải viết ra mọi hoạt động cần được thực hiện trong bản kế hoạch dự án. Bạn phải tuân theo qui trình lập kế hoạch để ước lượng phải mất bao nhiêu thời gian, tốn chi phí bao nhiêu, cần bao nhiêu người, đặt ưu tiên thế nào và làm sao thương lượng được với khách hàng v.v. Thời gian bạn dành cho việc xác định cái gì được cần để quản lí dự án sẽ làm giảm số vấn đề bạn phải giải quyết về sau trong dự án

5) Phân rã các yêu cầu thành nhiệm vụ.

Yêu cầu của khách hàng thường là lớn, phức tạp và khó ước lượng  cho nên bạn phải chia các yêu cầu này thành nhiều nhiệm vụ nhỏ để giúp cho bạn ước lượng chúng chính xác, và xác định hoạt động nào bạn phải làm và hoạt động nào bạn có thể đã không nghĩ tới.

6) Để thời gian cho huấn luyện

Mọi dự án mới đều là thách thức và mọi thành viên tổ để phải có kĩ năng cần thiết để làm việc. Bạn phải dành thời gian sớm trong dự án để cho các thành viên tổ tham gia vào việc huấn luyện sao cho họ có thể có hiệu quả. Sự hội tụ mấu chốt của huấn luyện là vào việc loại bỏ lỗ hổng giữa kĩ năng hiện thời của từng thành viên tổ và kĩ năng cần để thực hiện công việc dự án. Mặc dầu ngân sách huấn luyện bao giờ cũng bị hạn chế, bạn phải thuyết phục cấp quản lí rằng những kĩ năng này là chủ chốt, nếu không được thực hiện có hiệu quả thì có thể gây nguy cơ cho hiệu năng thành công của dự án.

7) Điều phối tiến độ

Người quản lí dự án phải biết cái gì là điều quan trọng nhất trong dự án và điều phối chúng trên cơ sở hàng ngày hay hàng tuần để đảm bảo rằng chúng đang tiến triển tương ứng.

Bạn phải tự hỏi mình: Dự án đang tiến triển theo lịch như thế nào? Dự án đang tiến triển theo ngân sách thế nào? Loại rủi ro nào đã được nhận diện và làm sao quản lí được chúng? Vấn đề gì mới đã nảy sinh và làm sao quản lí được chúng? Việc trao đổi của dự án với khách hàng như thế nào rồi?

Chất lượng tiến triển như thế nào theo dự án? Các thành viên tổ cần dành bao nhiêu thời gian cho dự án? Bao nhiêu lỗi đã được chữa trong tuần này và tuần tới? Tôi phải dự bao nhiêu cuộc họp?

Như bạn có thể thấy, làm người quản lí dự án bạn phải hỏi những câu hỏi đó bởi vì nếu bạn không có câu trả lời thì mọi sự có thế thoát ra ngoài kiểm soát và bạn không thể khắc phục được nó.

8) Kế hoạch làm lại sau kiểm thử.

Mọi sản phẩm phần mềm đều có lỗi. Sau kiểm thử, bạn sẽ thấy lỗi và bạn phải sửa chúng trước khi chuyển giao cho khách hàng. Loại việc làm lại này (Sửa lỗi) thường không có trong bản kế hoạch dự án gốc của bạn bởi vì bạn không biết mình phạm phải bao nhiêu lỗi ở lúc bắt đầu dự án. Bạn sẽ cần thời gian và người cho loại việc này. Điều này sẽ tác động tới lịch biểu gốc và chi phí gốc của bạn cho nên bạn phải thảo luận điều đó với cả khách hàng và thành viên tổ trong phạm vi lịch biểu chuyển giao và ngân sách.

9) Liên tục cải tiến qui trình.

Thành viên tổ bao giờ cũng bận rộn với công việc dự án của mình nhưng nếu bạn muốn xây dựng phần mềm với ít lỗi hơn, bạn phải đầu tư thời gian cho việc cải tiến qui trình và khử bỏ nguyên nhân của lỗi. Bạn phải để ra một số thời gian trong lịch biểu bận rộn của mình cho việc cải tiến bởi vì những thay đổi này sẽ giúp dự án tiếp của bạn thành công hơn. Đó là lí do tại sao tôi chưa bao giờ phân công cho thành viên tổ của mình cả 100% thời gian của họ để làm việc trên dự án mà để ra khoảng 20% để làm việc cải tiến qui trình.

English version

Project Manager train

Today many software projects fail because project managers do not receive any training, or the training that they received is not taught by people who have experience managing projects. Following are some advises that you may find useful:

1) Understand project success criteria.

At the beginning of the project, you must ask the customer how they determine whether this project is successful. You need to know which criteria, such as schedule, cost, or functionality, is important to them. Some customers want to have product on the market first to capture the market share, in that case schedule is very important. Some customers want high quality product due to the important of their operation volume and correctness. In that case quality is the most important. Remember that it is the customer who determine your project success and you must ask them.

2) Define product release criteria.

Early in the project, you must decide what criteria will determine whether or not the product is ready for release to the customer. You may want to base release criteria on specific functionality being fully implemented, number of defects has reduced to fewer counts or other indicators that the project has met its goals. Whatever criteria you choose, it should be realistic, measurable, and aligned with what your customers wants.

3) Be Honest.

Do not promise what you can not accomplish. Be honest with customer and team members and tell them what is realistically achievable. They may not like what you proposed but you need to persuade them that you are doing your best to meet their need.

4) Plan activities.

As project manager you must write down every activities needed to be done in the project plan. You must follow a planning process to estimate how long it will take, how much it will cost, how many people you will need, how to set priority and how to negotiate with customer etc. The time you spend in determine what is needed to manage the project will reduce the number of problems that you have to solve later in the project.

5) Decompose requirements into tasks.

Customer requirements are usually large, complex and difficult to estimate so you must break these requirements into multiple small tasks to helps you estimate them accurately, and determine what activities you must do and what activities you may not have thought of otherwise.

6) Set aside time for training

Every new project is a challenge and every team member must have the skills necessary to do work. You must set aside time early in the project for team members to receive training so they can be effective. The key focus of training is on removing the gap between the current skills of each team member and the skills required to perform project works. Although training budget is always limited, you must convince management that these skills are critical, if not performed effectively could jeopardize the successful performance of the project.

7) Monitor progress

Project manager must know what are the important things in a project and monitor them on a daily or weekly basis to ensure that they are progressing accordingly.

You must ask yourself: How is the project progressing against the schedule? How is the project progressing against budget? What kind of risk have been identified and how are they being managed? What new problems have arisen and how are they being managed? How is the project communicating with customers?

How quality is progressing on the project? How much time certain team members are spending on the project? How many defect will be fixed this week and next week? How many meetings that I have to go to?

As you can see, as project manager you must ask those questions because if you do not have the answers then things may get out of control and you can not fix it.

8) Plan for rework after testing.

Every software product has defects. After testing, you will find defects and you have to fix them before deliver to customer. This kind of rework (To fix defects) is usually not in your original project plan because you do not know how many defects you will have at the start of the project. You will need time and people for this kind of work. This will impact on your original schedule and cost so you must discuss that with both customer and team members to extend the delivery schedule and budget.

9) Continuously improving the process.

Team members are always busy with their project works but if you want to build better software with fewer defects, you must invest time to improve the process and eliminate the causes of defects. You must set aside some time from your busy project schedule for improvement because these changes will help your next project be more successful. That is why I never assign my team members 100% of their time to work on project but set aside about 20% to do process improvement.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Phía tối của công nghệ

Đã có nhiều bài viết về thành công của công nghiệp khoán ngoài CNTT ở Ấn Độ, phần lớn trong số đó đều từ quan điểm kinh tế như $ 85 tỉ đô la xuất khẩu trong năm 2008 và nhiều triệu việc làm công nghệ cao được tạo ra.

Qui trình phần mềm

Qui trình là nhân tố thành công quan trọng cho bất kì doanh nghiệp nào nhưng nó là điều mấu chốt nhất trong phần mềm.

Quy trình phần mềm

Tuần trước, một sinh viên nói với tôi: “Phần mềm quá phức tạp và không thể nào loại bỏ mọi lỗi được. Em càng thử phần mềm, càng tìm ra nhiều lỗi hơn, và càng chữa các lỗi đó, lại càng nhiều lỗi xuất hiện thêm”.

Người quản lý dự án phần mềm

Hàng nghìn năm trước đây, triết gia Hi Lạp Socrates đã dạy học trò của mình “Tự biết mình”. Ngày nay, tôi muốn dùng cùng cách tiếp cận đó trong kĩ nghệ phần mềm bằng việc gợi ý rằng người quản lí dự án phần mềm.

Học tập

Khái niệm về học tập đang đối diện với những thay đổi nền tảng do sự thay đổi trong công nghệ và nền kinh tế toàn cầu.

Người kỹ sư phần mềm giỏi nhất

Bạn tôi hỏi tôi: Làm sao anh biết người kĩ sư phần mềm giỏi nhất so với người trung bình? Sau đây là ý kiến cá nhân của tôi:

Kỹ nghệ: Ham muốn đột nhiên xảy tới cho sinh viên tốt nghiệp đại học

Khi cuộc khủng hoảng tài chính sâu sắc thêm, sinh viên tốt nghiệp khoa học và toán học, những người đã có thời lũ lượt kéo vào Kinh doanh, Tài chính và Ngân hàng, bây giờ đang xem xét việc làm trong kĩ nghệ phần mềm.

Cần hỗ trợ cho nền kinh tế dựa trên tri thức

Khi thế giới bước vào thế kỉ 21, nền kinh tế toàn cầu trở thành nền kinh tế dựa trên tri thức.

Nền kinh tế dựa trên tri thức

Có một báo cáo đại học nói rằng 34% thanh niên giữa độ tuổi 18 tới 32 đang hoặc lập kế hoạch để khởi đầu doanh nghiệp hay đã làm việc đó rồi.

Tôi đọc người đọc mỗi ngày - Làm báo chân chính là cần đối thoại với người đọc mỗi ngày

Từ sách - Phim - Đan Thanh - 21/06/2025 14:00
"Tôi đọc người đọc mỗi ngày" là một câu chuyện nghề nghiệp, tinh lọc từ sổ tay biên tập của nhà báo Huỳnh Sơn Phước, sau 40 năm hành nghề tại báo Tuổi Trẻ.

Hàng chục nghìn webcam kết nối Internet đang vô tình 'phản chủ'

Kỹ năng - Anh Tú - 21/06/2025 13:00
Theo một nghiên cứu mới từ công ty an ninh mạng Bitsight, hơn 40.000 webcam trên toàn thế giới đang ở trong tình trạng có thể truy cập công khai qua Internet – thường là mà chủ nhân không hề hay biết.

Xem "Sex Education", tôi bẽ bàng nhận ra lý do con luôn quý bạn hơn quý mẹ

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 21/06/2025 12:00
Tôi cố hết sức để gần gũi, tâm sự với con. Nhưng đáp lại, con chỉ thích đi chơi với bạn.

Kiếm hiệp Kim Dung: Cao thủ duy nhất chết vì võ công do chính mình tạo ra

Thư giãn - Quốc Tiệp - 21/06/2025 11:00
Nhậm Ngã Hành là một nhân vật nổi bật trong tiểu thuyết Tiếu ngạo giang hồ của cố nhà văn Kim Dung, đã để lại dấu ấn sâu đậm trong lòng độc giả.

Gemini phát triển tính năng tóm tắt nội dung PDF trong Google Drive

Kỹ năng - Anh Tú - 21/06/2025 10:00
Google đang mở rộng khả năng của Gemini bằng cách sử dụng trợ lý AI này để tóm tắt nội dung PDF trong Google Drive. Đặc biệt là lần này, tính năng không chỉ đơn thuần dừng ở việc tạo bản tóm tắt.

Xuất hiện ‘người chuột chũi’ dưới lòng thành phố làm rúng động cõi mạng

Phong cách sống - Anh Dũng - 21/06/2025 09:00
Câu chuyện về người phụ nữ xuất hiện tại miêng cống thoát nước đã lan truyền khắp mạng xã hội thời gian qua. Đằng sau những hình ảnh không ngờ ấy lại là thực trạng đáng buồn của cả một cộng đồng dân cư.

Giáo dục đích thực của 'Hạnh phúc tuổi trẻ'

Từ sách - Phim - Hồ lam - 21/06/2025 08:00
Theo triết gia J. Krishnamurti, việc so sánh bản thân với người khác, với con người mình nên là, với ai đó may mắn hơn sẽ làm giảm giá trị, sai lệch quan điểm, bản sắc của mỗi cá nhân.

Chân dung kẻ "sống lỗi"

Suy ngẫm - S.A - 20/06/2025 13:00
Bạn luôn cảm thấy người khác làm sai với mình, nhưng đã bao giờ tự thấy mình đối xử với bản thân cũng không ra gì chưa?

Xem "Sex Education", tôi xấu hổ nhận ra chính mình đang đẩy con trai ra khỏi nhà

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 20/06/2025 12:00
Tôi luôn nghĩ rằng mọi thứ mình làm là vì tốt cho con. Bởi tôi quá yêu con mà thôi.

ChatGPT nâng cấp giọng nói, tạo cảm giác như trò chuyện với người thực

Kỹ năng - Anh Tú - 20/06/2025 11:00
OpenAI đã cải tiến chế độ giọng nói của ChatGPT, nhằm giúp người dùng có cảm giác như đang nói chuyện với một người thật.

Dịch vụ cho thuê "người lắng nghe không phán xét" nở rộ ở TP.HCM, Hà Nội

Phong cách sống - S.A - 20/06/2025 10:00
Người cung cấp dịch vụ chỉ nghe - không đưa ra phán xét, không tư vấn tâm lý. Người tìm đến chỉ cần trút sạch tâm sự, không sợ ai bàn tán chuyện của mình. Thế là 2 bên đều vui.

TP.HCM đóng Cổng Dịch vụ công

Kỹ năng - Q.Huy - 20/06/2025 09:28
Trung tâm Chuyển đổi số TPHCM vừa thông tin chính thức về việc đóng Cổng Dịch vụ công thành phố. Kể từ 21h ngày 18/6, Cổng Dịch vụ công trực tuyến TPHCM được đóng để hợp nhất với Cổng Dịch vụ công quốc gia từ ngày 19/6.

Cuộc đời rực rỡ của Gillian Lynne: Từ cô bé bị trường từ chối dạy trở thành vũ công huyền thoại

Truyền cảm hứng - Tiểu Ngạn - 20/06/2025 09:00
Gillian Lynne là minh chứng sống cho câu nói "Không gì là không thể" và câu chuyện cuộc đời bà đã thành nguồn cảm hứng cho nhiều bậc cha mẹ trong hành trình dạy dỗ con cái.

Bạn đang chăm sóc bản thân thật sự hay... tiêu tiền cho bớt mệt?

Từ sách - Phim - Quìn - 20/06/2025 08:00
"Chăm sóc bản thân" đang dần trở thành một lối sống thời thượng – với spa, shopping, và những trải nghiệm sang chảnh. Nhưng liệu tất cả những điều đó có thực sự giúp bạn chữa lành? Hay chỉ là cách để tạm thời làm dịu đi sự mệt mỏi từ bên trong?

OpenAI nâng cấp một loạt công cụ cho ChatGPT phục vụ doanh nghiệp

Kỹ năng - Anh Tú - 19/06/2025 13:00
Với nỗ lực ngày càng tập trung vào nhóm người dùng doanh nghiệp, OpenAI vừa công bố hàng loạt nâng cấp mới cho ChatGPT.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Chủ nhật, 22/06/2025