Đào tạo người quản lý dự án

GS John Vu03/07/2024 12:00
Đào tạo người quản lý dự án

Ngày nay nhiều dự án phần mềm thất bại bởi vì người quản lí dự án không được huấn luyện, hay họ được huấn luyện bởi những người không có kinh nghiệm quản lí dự án . Sau đây là vài lời khuyên có thể có ích cho bạn.

1) Hiểu tiêu chí thành công của dự án.

Vào lúc bắt đầu dự án, bạn phải hỏi khách hàng họ hiểu thế nào là dự án này thành công. Bạn cần biết tiêu chí nào, như lịch biểu, chi phí, hay chức năng là quan trọng nhất với họ. Một số khách hàng muốn có sản phẩm trên thị trường trước hết để chiếm thị phần, trong trường hợp đó lịch biểu là rất quan trọng. Một số khách hàng muốn sản phẩm chất lượng cao do khối lượng lớn của công việc và tính đúng đắn của công việc vận hành của họ. Trong trường hợp đó chất lượng là quan trọng nhất. Hãy nhớ rằng chính khách hàng mới xác định ra thành công dự án của bạn và bạn phải hỏi họ.

2) Xác định tiêu chí đưa ra sản phẩm.

Ngay từ đầu trong dự án, bạn phải quyết định tiêu chí nào sẽ xác định ra liệu sản phẩm này có sẵn sàng đưa ra cho khách hàng không. Bạn có thể muốn đặt tiêu chí đưa ra là chức năng đặc biệt nào đó phải được cài đặt đầy đủ, số lỗi phải giảm xuống ít hơn hay những chỉ báo khác chứng tỏ rằng dự án đã đạt tới mục đích của nó. Dù bạn chọn tiêu chí nào, nó cũng nên thực tế, đo được và khớp với điều khách hàng muốn.

3) Hãy chân thành.

Đừng hứa hẹn điều bạn không thể thực hiện được. Hãy chân thành với khách hàng và các thành viên tổ và nói cho họ cái gì có thể đạt tới được một cách thực tế. Họ có thể không thích điều bạn đề nghị nhưng bạn cần thuyết phục họ rằng bạn đang cố hết sức để đáp ứng nhu cầu của họ.

4) Lập kế hoạch hoạt động.

Là người quản lí dự án bạn phải viết ra mọi hoạt động cần được thực hiện trong bản kế hoạch dự án. Bạn phải tuân theo qui trình lập kế hoạch để ước lượng phải mất bao nhiêu thời gian, tốn chi phí bao nhiêu, cần bao nhiêu người, đặt ưu tiên thế nào và làm sao thương lượng được với khách hàng v.v. Thời gian bạn dành cho việc xác định cái gì được cần để quản lí dự án sẽ làm giảm số vấn đề bạn phải giải quyết về sau trong dự án

5) Phân rã các yêu cầu thành nhiệm vụ.

Yêu cầu của khách hàng thường là lớn, phức tạp và khó ước lượng  cho nên bạn phải chia các yêu cầu này thành nhiều nhiệm vụ nhỏ để giúp cho bạn ước lượng chúng chính xác, và xác định hoạt động nào bạn phải làm và hoạt động nào bạn có thể đã không nghĩ tới.

6) Để thời gian cho huấn luyện

Mọi dự án mới đều là thách thức và mọi thành viên tổ để phải có kĩ năng cần thiết để làm việc. Bạn phải dành thời gian sớm trong dự án để cho các thành viên tổ tham gia vào việc huấn luyện sao cho họ có thể có hiệu quả. Sự hội tụ mấu chốt của huấn luyện là vào việc loại bỏ lỗ hổng giữa kĩ năng hiện thời của từng thành viên tổ và kĩ năng cần để thực hiện công việc dự án. Mặc dầu ngân sách huấn luyện bao giờ cũng bị hạn chế, bạn phải thuyết phục cấp quản lí rằng những kĩ năng này là chủ chốt, nếu không được thực hiện có hiệu quả thì có thể gây nguy cơ cho hiệu năng thành công của dự án.

7) Điều phối tiến độ

Người quản lí dự án phải biết cái gì là điều quan trọng nhất trong dự án và điều phối chúng trên cơ sở hàng ngày hay hàng tuần để đảm bảo rằng chúng đang tiến triển tương ứng.

Bạn phải tự hỏi mình: Dự án đang tiến triển theo lịch như thế nào? Dự án đang tiến triển theo ngân sách thế nào? Loại rủi ro nào đã được nhận diện và làm sao quản lí được chúng? Vấn đề gì mới đã nảy sinh và làm sao quản lí được chúng? Việc trao đổi của dự án với khách hàng như thế nào rồi?

Chất lượng tiến triển như thế nào theo dự án? Các thành viên tổ cần dành bao nhiêu thời gian cho dự án? Bao nhiêu lỗi đã được chữa trong tuần này và tuần tới? Tôi phải dự bao nhiêu cuộc họp?

Như bạn có thể thấy, làm người quản lí dự án bạn phải hỏi những câu hỏi đó bởi vì nếu bạn không có câu trả lời thì mọi sự có thế thoát ra ngoài kiểm soát và bạn không thể khắc phục được nó.

8) Kế hoạch làm lại sau kiểm thử.

Mọi sản phẩm phần mềm đều có lỗi. Sau kiểm thử, bạn sẽ thấy lỗi và bạn phải sửa chúng trước khi chuyển giao cho khách hàng. Loại việc làm lại này (Sửa lỗi) thường không có trong bản kế hoạch dự án gốc của bạn bởi vì bạn không biết mình phạm phải bao nhiêu lỗi ở lúc bắt đầu dự án. Bạn sẽ cần thời gian và người cho loại việc này. Điều này sẽ tác động tới lịch biểu gốc và chi phí gốc của bạn cho nên bạn phải thảo luận điều đó với cả khách hàng và thành viên tổ trong phạm vi lịch biểu chuyển giao và ngân sách.

9) Liên tục cải tiến qui trình.

Thành viên tổ bao giờ cũng bận rộn với công việc dự án của mình nhưng nếu bạn muốn xây dựng phần mềm với ít lỗi hơn, bạn phải đầu tư thời gian cho việc cải tiến qui trình và khử bỏ nguyên nhân của lỗi. Bạn phải để ra một số thời gian trong lịch biểu bận rộn của mình cho việc cải tiến bởi vì những thay đổi này sẽ giúp dự án tiếp của bạn thành công hơn. Đó là lí do tại sao tôi chưa bao giờ phân công cho thành viên tổ của mình cả 100% thời gian của họ để làm việc trên dự án mà để ra khoảng 20% để làm việc cải tiến qui trình.

English version

Project Manager train

Today many software projects fail because project managers do not receive any training, or the training that they received is not taught by people who have experience managing projects. Following are some advises that you may find useful:

1) Understand project success criteria.

At the beginning of the project, you must ask the customer how they determine whether this project is successful. You need to know which criteria, such as schedule, cost, or functionality, is important to them. Some customers want to have product on the market first to capture the market share, in that case schedule is very important. Some customers want high quality product due to the important of their operation volume and correctness. In that case quality is the most important. Remember that it is the customer who determine your project success and you must ask them.

2) Define product release criteria.

Early in the project, you must decide what criteria will determine whether or not the product is ready for release to the customer. You may want to base release criteria on specific functionality being fully implemented, number of defects has reduced to fewer counts or other indicators that the project has met its goals. Whatever criteria you choose, it should be realistic, measurable, and aligned with what your customers wants.

3) Be Honest.

Do not promise what you can not accomplish. Be honest with customer and team members and tell them what is realistically achievable. They may not like what you proposed but you need to persuade them that you are doing your best to meet their need.

4) Plan activities.

As project manager you must write down every activities needed to be done in the project plan. You must follow a planning process to estimate how long it will take, how much it will cost, how many people you will need, how to set priority and how to negotiate with customer etc. The time you spend in determine what is needed to manage the project will reduce the number of problems that you have to solve later in the project.

5) Decompose requirements into tasks.

Customer requirements are usually large, complex and difficult to estimate so you must break these requirements into multiple small tasks to helps you estimate them accurately, and determine what activities you must do and what activities you may not have thought of otherwise.

6) Set aside time for training

Every new project is a challenge and every team member must have the skills necessary to do work. You must set aside time early in the project for team members to receive training so they can be effective. The key focus of training is on removing the gap between the current skills of each team member and the skills required to perform project works. Although training budget is always limited, you must convince management that these skills are critical, if not performed effectively could jeopardize the successful performance of the project.

7) Monitor progress

Project manager must know what are the important things in a project and monitor them on a daily or weekly basis to ensure that they are progressing accordingly.

You must ask yourself: How is the project progressing against the schedule? How is the project progressing against budget? What kind of risk have been identified and how are they being managed? What new problems have arisen and how are they being managed? How is the project communicating with customers?

How quality is progressing on the project? How much time certain team members are spending on the project? How many defect will be fixed this week and next week? How many meetings that I have to go to?

As you can see, as project manager you must ask those questions because if you do not have the answers then things may get out of control and you can not fix it.

8) Plan for rework after testing.

Every software product has defects. After testing, you will find defects and you have to fix them before deliver to customer. This kind of rework (To fix defects) is usually not in your original project plan because you do not know how many defects you will have at the start of the project. You will need time and people for this kind of work. This will impact on your original schedule and cost so you must discuss that with both customer and team members to extend the delivery schedule and budget.

9) Continuously improving the process.

Team members are always busy with their project works but if you want to build better software with fewer defects, you must invest time to improve the process and eliminate the causes of defects. You must set aside some time from your busy project schedule for improvement because these changes will help your next project be more successful. That is why I never assign my team members 100% of their time to work on project but set aside about 20% to do process improvement.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Khoán ngoài toàn cầu

Ngày nay Ấn Độ vẫn còn là nhà khoán ngoài CNTT mạnh, với $87 tỉ đô la xuất khẩu phần mềm so với $2.6 tỉ đô la dành cho Trung Quốc và $1.1 tỉ đô la cho Nga (dữ liệu 2009).

Qui trình phần mềm

Qui trình là nhân tố thành công quan trọng cho bất kì doanh nghiệp nào nhưng nó là điều mấu chốt nhất trong phần mềm.

Quy trình phần mềm

Tuần trước, một sinh viên nói với tôi: “Phần mềm quá phức tạp và không thể nào loại bỏ mọi lỗi được. Em càng thử phần mềm, càng tìm ra nhiều lỗi hơn, và càng chữa các lỗi đó, lại càng nhiều lỗi xuất hiện thêm”.

Người quản lý dự án phần mềm

Hàng nghìn năm trước đây, triết gia Hi Lạp Socrates đã dạy học trò của mình “Tự biết mình”. Ngày nay, tôi muốn dùng cùng cách tiếp cận đó trong kĩ nghệ phần mềm bằng việc gợi ý rằng người quản lí dự án phần mềm.

Học tập

Khái niệm về học tập đang đối diện với những thay đổi nền tảng do sự thay đổi trong công nghệ và nền kinh tế toàn cầu.

Người kỹ sư phần mềm giỏi nhất

Bạn tôi hỏi tôi: Làm sao anh biết người kĩ sư phần mềm giỏi nhất so với người trung bình? Sau đây là ý kiến cá nhân của tôi:

Kỹ nghệ: Ham muốn đột nhiên xảy tới cho sinh viên tốt nghiệp đại học

Khi cuộc khủng hoảng tài chính sâu sắc thêm, sinh viên tốt nghiệp khoa học và toán học, những người đã có thời lũ lượt kéo vào Kinh doanh, Tài chính và Ngân hàng, bây giờ đang xem xét việc làm trong kĩ nghệ phần mềm.

Cần hỗ trợ cho nền kinh tế dựa trên tri thức

Khi thế giới bước vào thế kỉ 21, nền kinh tế toàn cầu trở thành nền kinh tế dựa trên tri thức.

Nền kinh tế dựa trên tri thức

Có một báo cáo đại học nói rằng 34% thanh niên giữa độ tuổi 18 tới 32 đang hoặc lập kế hoạch để khởi đầu doanh nghiệp hay đã làm việc đó rồi.

Đằng sau một quyết định lớn: Vùng xám - nơi thử lửa bản lĩnh và chiều sâu nhân văn của một nhà lãnh đạo

Hãy tưởng tượng bạn phải quyết định, nhưng tất cả dữ liệu, báo cáo, ý kiến xung quanh đều chẳng thể cho bạn đáp án rõ ràng. Không có đúng hay sai tuyệt đối. Chỉ có vô vàn rủi ro và áp lực bủa vây. Và bạn, với vai trò người dẫn đầu vẫn buộc phải đưa ra quyết định.

Đằng sau một quyết định lớn: Vùng xám - nơi thử lửa bản lĩnh và chiều sâu nhân văn của một nhà lãnh đạo

Từ sách - Phim - Quìn - 04/07/2025 09:00
Hãy tưởng tượng bạn phải quyết định, nhưng tất cả dữ liệu, báo cáo, ý kiến xung quanh đều chẳng thể cho bạn đáp án rõ ràng. Không có đúng hay sai tuyệt đối. Chỉ có vô vàn rủi ro và áp lực bủa vây. Và bạn, với vai trò người dẫn đầu vẫn buộc phải đưa ra quyết định.

3 vũ khí tinh thần giúp chủ doanh nghiệp sống sót và tăng trưởng

Tủ sách - Quìn - 04/07/2025 08:00
Bạn có bao giờ tự hỏi vì sao có người trở nên giàu có, còn mình cứ loay hoay? Bạn đã từng kiệt sức, chán nản khi bỏ ra rất nhiều công sức mà kết quả vẫn không xứng đáng? Bạn nhìn thấy đối thủ bứt phá, còn mình thì trì trệ và bắt đầu tụt lại phía sau?

Cảnh báo khẩn từ thói quen chụp ảnh màn hình điện thoại

Kỹ năng - An Nhiên - 03/07/2025 13:00
Theo các chuyên gia an ninh mạng, người dùng hãy sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc trình quản lý mật khẩu tốt nhất để lưu trữ những thông tin quan trọng một cách an toàn.

Xem Sex Education, tôi phát hiện bí mật nhạy cảm của con gái, nhờ vậy tôi giúp con "quay xe"

Điện ảnh - Thanh Hương - 03/07/2025 12:00
Tôi đã bình tĩnh và có cuộc nói chuyện chân thành với con.

Vì sao trào lưu nhìn lại quá khứ qua Google Maps gây bão mạng?

Kỹ năng - Nhật Thùy - 03/07/2025 11:00
Không cần cỗ máy thời gian, với vài thao tác, bạn có thể "gặp lại" người thân đã khuất, ngôi nhà hay thú cưng năm xưa với trào lưu nhìn lại quá khứ qua Google Maps.

Học sinh sử dụng AI: Công cụ hỗ trợ hay làm suy yếu tư duy?

Suy ngẫm - Anh Tú - 03/07/2025 10:00
Khi máy tính bỏ túi lần đầu tiên xuất hiện trong lớp học, nhiều người lo ngại rằng chúng sẽ làm suy yếu kỹ năng toán học của học sinh.

Gia đình bác sĩ đáng yêu:"Tuổi thơ các con ngắn lắm, sợ sau lớn hơn không thích đi chơi với bố mẹ nữa"

Phong cách sống - Tiểu Nguyễn - 03/07/2025 09:00
Những chia sẻ chânh thành, dễ thương từ cặp vợ chồng BS Lưu Tuấn Phong và Đặng Hiền khiến chúng ta một lần nữa thấy ý nghĩa thiêng liêng của "gia đình".

Người lạ với chính ta

Tủ sách - FN - 03/07/2025 08:00
Rachel Aviv, bằng những báo cáo y khoa và những hồi ký chưa xuất bản, kể về những con người bất thường trong mắt người khác trong cuốn sách “Người lạ với chính ta” (tựa gốc: Strangers to Ourselves).

Khoán ngoài toàn cầu

Blog GS John VU - GS John Vu - 02/07/2025 14:00
Ngày nay Ấn Độ vẫn còn là nhà khoán ngoài CNTT mạnh, với $87 tỉ đô la xuất khẩu phần mềm so với $2.6 tỉ đô la dành cho Trung Quốc và $1.1 tỉ đô la cho Nga (dữ liệu 2009).

Nghiên cứu gây chấn động ngành tâm lý: AI giàu lòng trắc ẩn hơn con người?

Kỹ năng - Hoàng Vũ - 02/07/2025 13:00
Một nghiên cứu mới cho thấy trí tuệ nhân tạo (AI) được xem là có lòng trắc ẩn và thấu hiểu hơn so với các chuyên gia sức khỏe tâm thần.

Xem Sex Education, tôi phát hiện chính tôi khiến con gái sống trong tình trạng rất tồi tệ

Điện ảnh - Thanh Hương - 02/07/2025 12:00
Khi nghe con nói chuyện, tôi đã rất bàng hoàng. Chính tôi đã khiến con trở nên như vậy!

DuckDuckGo ra mắt trình duyệt mới tích hợp công cụ chặn lừa đảo

Kỹ năng - Anh Tú - 02/07/2025 11:00
Các vụ lừa đảo trực tuyến đang gia tăng mạnh mẽ, khi trí tuệ nhân tạo (AI) đang giúp tội phạm mạng gửi đi những cú lừa tinh vi hơn, thường xuyên hơn bao giờ hết.

Sinh con trai bị bại não, người mẹ giúp con trở thành thạc sĩ Harvard: "Đêm dài nào rồi cũng sẽ qua”

Truyền cảm hứng - Nguyễn Phượng - 02/07/2025 10:00
Từng bị chẩn đoán bại não, liệt nửa người, bố chối bỏ, cánh cửa cuộc đời của cậu bé Ding Zheng năm ấy dường như đã đóng lại. Nhưng rồi, tình yêu và sự kiên trì không bao giờ từ bỏ của mẹ anh đã viết nên điều kỳ diệu.

Sức mạnh của người thấu cảm

Tủ sách - FN - 02/07/2025 09:00
Có bao giờ bạn phủ nhận cảm xúc của mình để làm hài lòng người khác, luôn nói “có” dẫu trong lòng muốn nói “không”, tự ép bản thân vào khuôn mẫu để không bị xem là khác biệt?

Oola – Tìm bình yên giữa vạn biến - Cuốn sách giúp bạn thoát khỏi vòng xoáy kiệt sức

Từ sách - Phim - Quìn - 02/07/2025 08:00
Mỗi đêm, dù đã gắng hết sức, bạn vẫn mang theo nỗi mệt mỏi và câu hỏi nhức nhối: “Mình đang sống vì điều gì?”. Áp lực, căng thẳng, cảm giác mất kết nối với chính mình âm thầm bào mòn bạn từng ngày, biến mọi nỗ lực thành cuộc chạy đua không có vạch đích.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 6, 04/07/2025