Với toàn cầu hoá và thị trường cạnh tranh cao độ, mọi công ti đều cần nhiều phân tích thông tin hơn mọi lúc trước đây. Trong thế giới thay đổi nhanh này nơi nền kinh tế biến thiên từng ngày với nhiều lên xuống, có thông tin đúng làm cho ra quyết định đúng để đáp ứng nhu cầu thị trường là yếu tố cạnh tranh lớn.
Với công nghệ thông tin, công ti có thể thu thập được dữ liệu từ cả bên trong cũng như bên ngoài công ti, phân tích chúng để tạo ra thông tin cho quyết định của cấp quản lí. Chẳng hạn, dữ liệu bán sản phẩm được thu thập và tổ chức thành “cách nhìn”. Người quản lí bán hay tiếp thị có thể nhìn đơn mua hàng theo khách hàng, theo vùng địa lí, theo nước, theo thị trường, và theo ngày.
Từ những thông tin hay cách nhìn này, họ có thể ra quyết định đúng. Nếu phần lớn khách hàng mua sản phẩm là thanh niên, người quản lí có thể ra lệnh có nhiều quảng cáo hơn trên ti vi, tạp chí, báo chí chuyên hội tụ vào thanh niên để làm tăng số bán. Nếu phần lớn khách hàng tới từ một miền hay nước đặc biệt thì họ có thể hội tụ nhiều quảng cáo vào thị trường đó. Nếu một miền có số bán thấp, hoặc họ có thể tăng số lượng quảng cáo hoặc đóng cửa hàng ở khu vực đó để giảm chi phí. Bằng việc có thông tin đúng, công ti có thể giảm chi phí, tăng thu nhập và làm tối đa lợi nhuận.
Ngày nay với máy tính tốc độ cao và dung lượng lưu giữ lớn, các công cụ trinh sát doanh nghiệp có thể phân tích và sử dụng dữ liệu theo cách cho phép người quản lí ra quyết định nhanh chóng trong gần như “thời gian thực”. Cách phổ biến nhất để chuyển giao thông tin này cho người quản lí là “bảng điều khiển-dashboard”. Một dashboard là việc biểu diễn trực quan của dữ liệu, thường dưới dạng sơ đồ, độ đo có tô mầu, hay bảng.
Dashboard trinh sát doanh nghiệp thông thường là Xử lí phân tích trực tuyến (OLAP) hay phương pháp cung cấp năng lực truy vấn đa chiều cho người quản lí. Dashboard cho phép cấp quản lí “tái tổ chức” thông tin cho nhiều mức để trả lời câu hỏi đặc biệt. Chẳng hạn, người quản lí có thể thay đổi các số nào đó hay các yếu tố trong “công thức doanh nghiệp” để giúp cho người đó ra quyết định về bán hàng. Dựa trên thông tin thị trường hiện có, người đó có thể muốn biết điều gì sẽ xảy ra nếu giá bán được giảm đi 5%? Số bán có tăng lên và cho lợi nhuận tốt hơn không? Hay vì nhiều người thích sản phẩm, giá có nên tăng lên để có được nhiều lợi nhuận hơn không?
Các công cụ trinh sát doanh nghiệp thu thập dữ liệu bên ngoài, tính toán các yếu tố này và để cho người quản lí biết rằng nếu tăng giá lên 5% công ti có thể mất 10% số bán và gặp khó khăn cạnh tranh vì mọi đối thủ cạnh tranh đều có giá thấp hơn. 5% tăng giá thêm sẽ làm cho quãng 10% khách hàng đổi ý của họ. Hay nó sẽ cho người đó biết rằng bằng việc giảm giá đi 5%, công ti có thể có khả năng tăng số bán lên 20% vì một trong các đối thủ cạnh tranh có sản phẩm đang bán với cùng giá nhưng chất lượng kém và thấp hơn nhiều.
Bằng việc thu thập dữ liệu thị trường bên ngoài, các công cụ trinh sát doanh nghiệp sẽ để cho người quản lí biết về xu hướng thị trường của các nguyên liệu thô để cho họ có thể mua nhiều hơn hay dừng mua sắm khi thị trường thăng giáng nhiều quá. Với công cụ phân tích doanh nghiệp, người quản lí có thể ra quyết định nâng giá hay hạ giá tương ứng, điều cho họ vị thế thị trường tốt nhất có thể được.
Chẳng hạn khi giá nguyên liệu thô xuống dưới mức nào đó, công ti phải mua nhiều, cất giữ chúng cho sử dụng tương lai vì giá có thể lên do biến cố tương lai nào đó. Bằng việc thu thập dữ liệu tài chính của khách hàng, điều đó có thể cảnh báo cho người quản lí về những khách hàng nào đó đã vượt quá giới hạn tiền cấp tín dụng của họ hay không có khả năng trả được do số hạn mức tín dụng của họ.
Trước khi có Trinh sát doanh nghiệp và Công nghệ thông tin, người quản lí thường ra quyết định dựa trên trực giác của họ hay đoán phỏng chừng. Thỉnh thoảng điều đó có tác dụng, thỉnh thoảng không, và quyết định doanh nghiệp hầu hết dựa trên kinh nghiệm, vận may, và các nhân tố cá nhân khác. Ngày nay gần như mọi quyết định quan trọng đều được đưa ra dựa trên sự kiện và dữ liệu dùng các thuật toán phức tạp và hệ thông tin tốc độ cao mà có thể xử lí hàng triệu thông tin trong vài phút. Tất nhiên, tất cả các những việc thu thập và phân tích dữ liệu này đều tuỳ thuộc vào tri thức và kĩ năng của công nhân công nghệ thông tin, người xây dựng các hệ thống này và nhu cầu về những người này đang tăng nhanh trên khắp thế giới.
Business Intelligence (BI) is one of the fastest growing Information Technology (IT) fields today. With globalization and highly competitive market, every company needs more information analysis than ever before. In this fast changing world where the economy varies each day with so many ups and downs, having the right information to make the right decision to meet market needs is a significant competitive factor.
With information technology, company can collect data from both inside as well as outside of the company, analyzes them to create information for management’s decision. For example, product sales data is collected and organized into “views”. Sales or marketing managers can view purchase orders by customer, by geographic region, by country, by market, and by date. From these information or views, they can make the right decision. If most customers who buy the product are young, managers can order more advertises in TV, magazines, newspapers that exclusively focus on young people to increase sales. If most customers came from a particular region or country than they can focus more advertises on that market. If a region has low sales, either they can increase the amount of advertises or shut down stores in that area to reduce costs. By having the right information, a company can reduce costs, increase revenues and maximize profits.
Today with high speed computers and large storage capacity, business intelligence tools can analyze and utilize data in such a way that allows manager to make quick decisions in almost “real time”. The most popular way to deliver this information to manager is a “dashboard”. A dashboard is a visual representation of the data, often in the form of charts, colored metrics, or tables. The common business intelligence dashboard is On-Line Analytical Processing (OLAP) or a method of providing multi-dimensional query capability to the managers. The dashboard allows management to “reorganize” the information to multiple levels to answer specific question. For example, a manager may change certain numbers or factors in a “business formula” to help him to make decision on sales. Based on existing market information, he may want to know what will happen if the sale price is reduced by 5%? Would the sale increases and give better profit? Or since many people like the product, should the price be increased to get more profit? The Business Intelligence tools collect external data, calculate these factors and let him know that if increase the price by 5% the company may lose 10% of the sale and have difficulty to compete because all competitors have lower prices. A 5% more would make about 10% of customers to change their minds. Or it will let him knows that by reduce the price by 5%, the company may be able to increase sales by 20% because one of the competitors has its product is selling at the same price but much more inferior and lower quality.
By colleting external market data, Business Intelligence tools will let managers know about the market trends of certain raw materials so they can buy more or stop purchasing when the market fluctuates so much. With business analytics tools, managers can make decision to raise price or reduce price accordingly that give them the best market position possible. For example when raw material price go below certain level, the company must buy more, store them for future use as the price may go up due to some future events. By collecting customers’ financial data, it can warn managers about certain customers that have exceeded their credit limit allowance or may not be able to pay due to their credit rating.
Before Business Intelligence and Information Technology, managers often made decisions based on their intuition or guesses. Sometime it worked, sometime not and business decision is mostly based on experiences, luck, and other personal factors. Today almost all important decisions are made based on facts and data using complex algorithms and high speed information systems that can process million of information in minutes. Of course, all of these data collection and analytics depend on the knowledge and skills of information technology workers who build these systems and the demand for these people is increasing fast all over the world.
