Lúc ban đầu, công ti phải trả nhiều tiền để mua các ứng dụng COTS và nhiều tiền hơn để “chuyên biệt hoá” nó cho khớp với qui trình của công ti. Sau đó, công ti phải trả cho tư vấn về đào tạo để cho người của họ dùng được nó một cách thích hợp. Rồi có kết cấu nền phụ mà công ti phải cài đặt để chạy COTS và trả phí bảo trì tiếp đó để giữ cho hệ thống vận hành trôi chảy. Nhiều công ti thấy rằng dùng COTS thay vì phát triển phần mềm tại chỗ là KHÔNG đơn giản và CÓ THỂ KHÔNG tiết kiệm tiền như nhà cung cấp quản cáo.
Phương án khác là dùng mô hình “Phần mềm như dịch vụ” (SaaS), ở đây công ti không mua phần mềm mà “THUÊ” nó từ nhà cung cấp. SaaS cũng được biết như “phần mềm theo nhu cầu” hay “tính toán mây”. Về căn bản, SaaS là ứng dụng phần mềm được phát triển và được lưu kí bởi các nhà cung cấp, tại đó công ti truy nhập qua Internet. Không giống như các ứng dụng COTS mà với chúng công ti cài đặt trên hệ thống riêng của mình, các nhà cung cấp SaaS sở hữu phần mềm và chạy nó trên hệ thống của họ. Công ti có thể tiết kiệm tiền mua và cài đặt bởi vì họ chỉ THUÊ nó. Phần lớn các nhà cung cấp SaaS cung cấp các ứng dụng phần mềm cơ bản cho mọi người dùng, các tính năng cơ bản này KHÔNG THỂ được chuyên biệt hoá để giữ cho nó được chuẩn hoá. Bất kì chức năng phụ nào được thêm vào dựa trên yêu cầu của khách hàng đều sẽ bị tính thêm tiền. Cách tiếp cận này cho nhà cung cấp SaaS ích lợi về việc giữ các thứ dưới sự kiểm soát và chi phí-hiệu quả. Nó cũng nâng cấp phiên bản mới của phần mềm sớm hơn và chất lượng tốt hơn COST “được chuyên biệt hoá”. Ích lợi thực là công ti chỉ trả tiền phí hàng tháng theo người dùng cho phần mềm và KHÔNG phải mua phần cứng phụ hay kết cấu nền bởi vì mọi thứ đều chạy trên hệ thông tin của nhà cung cấp SaaS. Cũng ít thời gian để cài đặt bởi vì công ti không phải cài đặt phần mềm trên máy tính của mọi người dùng mà chỉ truy nhập vào hệ thống của nhà cung cấp SaaS qua internet. Cập nhật phần mềm là dễ hơn bởi vì nhà cung cấp SaaS phải làm mọi việc cập nhật cho nên công ti bao giờ cũng dùng phiên bản mới nhất của phần mềm.
Tuy nhiên, nhiều công ti vẫn có quan ngại về việc để dữ liệu của họ trong hệ thông tin của nhà cung cấp SaaS vì họ không có kiểm soát trực tiếp trên các hệ thống đó. Nếu nhà cung cấp SaaS mất kinh doanh, nhiều công ti sẽ bị bỏ lại mà không truy nhập được vào dữ liệu của họ. Nếu hắc khách có thể lọt vào hệ thống SaaS, họ có thể gây nhiều tai hại cho kinh doanh của khách hàng. Tất nhiên, nhà cung cấp SaaS làm việc vất vả để đề cập tới các mối quan ngại về an ninh, họ đã cài đặt nhiều biện pháp an ninh, kể cả tường lửa, kĩ thuật mật mã hoá, tính năng an ninh cắm thêm, hệ thống phát hiện thâm nhập và các bảo vệ khác trên hệ thống của họ.
SaaS có ưu điểm của nó nhưng cũng có nhược điểm cho nên người quản lí hệ thông tin phải hình dung ra công ti cần gì và nhà cung cấp SaaS có thể cung cấp. Điều cũng rất quan trọng là lựa chọn nhà cung cấp SaaS bằng việc xem xét sự ổn định tài chính, danh tiếng, vị trí thị trường, chất lượng, tính đổi qui mô, tính tin cậy, giá dịch vụ và chức năng của sản phẩm của nhà cung cấp. Bởi vì phần mềm là “dịch vụ”, vai trò của người quản lí hệ thông tin cũng phải thay đổi từ quản lí phát triển phần mềm sang quản lí dịch vụ. Thay đổi này yêu cầu cách tiếp cận khác trong cách các đại học dạy sinh viên, đặc biệt trong khu vực hệ thông tin. Không may là nhiều đại học lại chậm thay đổi cho nên ngày nay nhiều đại học vẫn hội tụ vào dạy quản lí kết cấu nền hay quản lí phát triển phần mềm thay vì quản lí dịch vụ.
Nói chung, SaaS làm việc tốt với các qui trình doanh nghiệp đều đặn, mang tính giao tác như bán hàng, tiếp thị, quan hệ khách hàng và quản lí nhân viên bởi vì những qui trình này là đơn giản, chuẩn, và không phụ thuộc nhiều vào chức năng doanh nghiệp khác. SaaS cũng làm việc tốt trong công ti mới không có hệ thống hiện tại mà nó phải tích hợp. Tuy nhiên, SaaS KHÔNG làm việc tốt với các ứng dụng chuyên môn yêu cầu nhiều chuyên biệt hoá, thay đổi và tích hợp với hệ thống hiện có, như ERP, Thông minh doanh nghiệp, hay các chức năng đặc biệt. Những thay đổi này yêu cầu nhiều nỗ lực và làm tăng độ phức tạp, thực tế nhiều nhà cung cấp SaaS từ chối làm bất kì việc chuyên biệt hoá nào hay những thay đổi chính. Người quản lí hệ thông tin thông thái sẽ biết về điều này và giúp ra quyết định đúng cho công ti. Bởi vì đào tạo của họ trong quản lí dịch vụ, họ hiểu cách cân bằng các quan điểm khác nhau như nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp chất lượng, lịch biểu và chi phí. Họ hiểu rằng công ti càng cần tích hợp hệ thống của mình với ứng dụng SaaS, việc thực hiện sẽ càng lâu hơn, việc đó trở nên khó khăn hơn và chi phí sẽ cao hơn.
Phần mềm như dịch vụ (SaaS) có các biến thể và nhiều cái tên. Một số người gọi nó là “Phần mềm theo nhu cầu”, số khác gọi nó là “Tính toán mây” nhưng điều tốt là phần lớn các ứng dụng SaaS đều được thiết kế tốt cho tính liên tác và chất lượng. Bởi vì các nhà cung cấp phải tạo ra phần mềm mà nhiều công ti khác nhau có thể dùng, họ quả có hội tụ nhiều hơn vào kiến trúc và thiết kế của trao đổi dữ liệu và giao diện hệ thống và làm việc tích hợp dễ dàng hơn. Tuy nhiên khi thực hiện SaaS trong công ti, điều đó thực sự phụ thuộc vào kĩ năng của người quản lí hệ thông tin, người quản lí dịch vụ này bởi vì SaaS hay Tính toán mây yêu cầu cấu trúc tổ chức khác, vai trò và trách nhiệm khác hơn cấu trúc truyền thống.
Người quản lí hệ thông tin tốt là bản chất khi công ti thực hiện SaaS bởi vì người đó phải giải quyết mức dịch vụ được yêu cầu, tính sẵn có, tính sống về tài chính, tính an ninh và tất cả các năng lực kết cấu nền cần thiết của dịch vụ mà nhà cung cấp SaaS cung cấp cho công ti. Quản lí dịch vụ là khác với quản lí phát triển phần mềm. Trong ngành công nghiệp cạnh tranh cao này, hệ thông tin phải chứng tỏ giá trị của nó cho doanh nghiệp bằng việc bảo đảm rằng dịch vụ thu được sẽ giảm chi phí vận hành, cải tiến thoả mãn của khách hàng, cải tiến năng suất và đạt tới kiểm soát an ninh mới.
Ngày nay, công nghiệp đang được “quảng cáo thổi phồng” bởi nhiều quảng cáo SaaS, nhiều quan chức điều hành đang hỏi về những điều như “tính toán mây” hay “phần mềm theo nhu cầu” nhưng không có người quản lí hệ thông tin có hiểu biết và kĩ năng, người được đào tạo trong quản lí dịch vụ, việc thực hiện SaaS có thể KHÔNG thành công như mong đợi.
The problem of using “Commercial Off The Shelves’ (COTS) software is it is very expensive. In the beginning, company has to pay lot of money to buy COTS applications and more money to “customize” it to fit the company’s process. After that, company has to pay consultants for training so their people to use it appropriately. Then there are extra infrastructure that company has to install to run the COTS and pay ongoing maintenance fees to keep the systems operate smoothly. Many companies found out that using COTS instead of develop software in-house is NOT simple and MAY NOT save money as advertised by vendors.
Another alternative is to use “Software as a Service” (SaaS) model where company does not buy the software but “RENT” it from vendors. SaaS is also known as “On-demand software” or “Cloud computing”. Basically, SaaS is software applications developed and hosted by vendors, which the company accesses over the Internet. Unlike COTS applications that company install on their own systems, SaaS vendors own the software and runs it on their systems. The company can save money on buying and installing because they only RENT it. Most SaaS vendors offer basic software applications for all customers, these basic features CAN NOT be customized to keep it standardized. Any extra functionality to be added based on customer’s requests will be charged extra. This approach gives SaaS vendors the benefit of keeping things under control and cost-effective. It also make upgrading new versions of software easier and better quality than “Customized” COTS. The real benefit is company only pays a monthly fee per user for the software and do NOT have to buy additional hardware or infrastructure because everything is run on SaaS vendor’s information systems. It also takes less time to implement because company do not have to install software on every user’s computer but only access to SaaS vendor systems via the internet. Upgrades of software is easier because it is SaaS vendor must do all upgrades so company is always using the most recent version of the software.
However, many companies still have concerns about keeping their data in SaaS vendor’s information systems as they have no direct control over those systems. If the SaaS vendor goes out of business, many companies will be left without access to their data. If hackers can get into SaaS systems, they can do a lot of damages to customer’s business. Of course, SaaS vendors work hard to address concerns about security, they have implemented several security measures, including firewalls, encryption techniques, socket security features, intrusion-detection systems and other protections on their systems.
SaaS has its advantages but also disadvantages so Information Systems Manager must figure out what company needs and what SaaS vendors can provide. It is also very important to select SaaS vendor by consider the vendor’s financial stability, reputation, market position, quality, scalability, reliability, security, price and functionality of its product. Because software is a “service”, Information System Manager’s role must also change from managing software development to managing services. This change requires different approach in the way universities educate students, especially in Information Systems area. Unfortunately, many universities are slow to change so today many are still focusing on teaching infrastructure management or software development management instead of service management.
In general, SaaS work well with transactional, regular business processes such as sales, marketing, customer relations and employee management because these processes are simple, standard, and not highly dependent on other business functions. SaaS also works well in new company that has no existing systems that it has to integrate. However, SaaS does NOT work well with any specific applications that require a lot of customize, modify and integrate with existing systems, such as ERP, Business Intelligence, or special functions. These changes requires a lot of efforts and increase complexity, actually many SaaS vendors refuse to do any customization or major changes. A knowledgeable Information System Managers would know about this and help make the right decision for the company. Because of their training in service management, they understand how to balance different viewpoints such as business needs, quality solution, schedule and costs. They understand that the more company needs to integrate their systems with SaaS applications, the longer the implementation will take, the more difficult it becomes and the higher costs it will be.
Software as a Services (SaaS) has variations and many names. Some call it “On Demand software”, other call it “Cloud Computing” but the good thing is that most SaaS applications are pretty well designed for interoperability and quality. Because vendors have to create software that many different companies can use, they do focus more on the architect and design of the data exchanges and system interfaces and make integration easier. However when implement SaaS in a company, it really depends on the skills of the Information System Manager who manage the services because SaaS or Cloud Computing requires a different organization structure, different roles and responsibilities than the traditional structure.
A good Information Systems Manager is essential when company implement SaaS because he has to deal with the required service levels, the availability, financial viability, security and all the necessary infrastructure capacity of the service that SaaS vendors provide to the company. Managing service is different from managing software development. In this highly competition industry, information systems must demonstrate its value to the business by ensure that the service acquired will reduce operating costs, improve customer satisfaction, improve productivity and achieve strong security control.
Today, the industry is being “hyped” by so many SaaS advertises, many executives are asking about things like “cloud computing” or “Software on Demand” but without knowledgeable and skills Information systems managers who are trained in service management, the implementation of SaaS may NOT be as successful as expected.
