Làm việc theo tổ và làm việc theo nhóm

GS John Vu14/05/2025 13:00
Làm việc theo tổ và làm việc theo nhóm

Có khác biệt giữa “Làm việc theo tổ” và “Làm việc theo nhóm”.

Là người quản lí phần mềm, việc của bạn là quản lí mọi người và đảm bảo rằng họ “làm việc với nhau” để làm ra sản phẩm đầy đủ theo thời gian, trong chi phí và có chất lượng cao. Vì hầu hết các dự án phần mềm đều yêu cầu “làm việc theo tổ”, chính việc của bạn là hình dung ra liệu bạn có “nhóm” hay “tổ”, và tạo ra môi trường nơi họ có thể làm việc hiệu quả. Tất nhiên, mọi người nói về tầm quan trọng của “làm việc theo tổ” nhưng làm sao điều đó xảy ra được nếu họ chưa bao giờ làm việc trong một tổ?  Làm sao bạn có thể làm cho mọi người làm việc cùng nhau nếu họ được đào tạo ở trường rằng công việc cá nhân được coi là “tốt” còn làm việc theo tổ được coi là “gian lận”? Làm việc theo tổ giống cái gì? Làm sao bạn biết liệu đó là một tổ hay không? Ta hãy nhìn vào những tình huống sau để hiểu khác biệt giữa “làm việc theo tổ” và “làm việc theo nhóm”:

A là kĩ sư phần mềm và B là kĩ sư phần cứng, tất cả họ đều tốt nghiệp từ cùng một đại học và làm việc cho cùng một công ti. Họ thường gặp nhau để nói về trò chơi máy tính, âm nhạc, và phim mà cả hai đều thích. Họ có là mọt tổ không? – Không, họ KHÔNG là một tổ bởi vì họ làm việc trong nhóm khác nhau. Hoạt động của họ trong công ti không có liên quan với nhau và công việc của họ không yêu cầu họ làm việc cùng nhau.

C và D cả hai đều là kĩ sư phần mềm, tất cả họ đều tốt nghiệp từ cùng một đại học và làm việc cho cùng một công ti nhưng trong các dự án khác nhau. Bởi vì cả hai dự án của họ đang dùng công nghệ mới có tên XYZ, mỗi lần họ gặp nhau họ đều nói về công nghệ này. Họ có là một tổ không? – Không, họ KHÔNG là một tổ bởi vì họ làm việc trong các dự án khác nhau. Họ đang nói với nhau về công nghệ mới trên cơ sở bạn bè riêng, không như được yêu cầu.

E và F làm việc cho cùng công ti, trong cùng nhóm phần mềm. Từng người đều có trách nhiệm phân biệt cho các khu vực chức năng khác nhau. E hội tụ vào hệ phục vụ mạng còn F chịu trách nhiệm về ứng dụng phần mềm. Họ gặp nhau đều đặn trên cơ sở thông tin cho nhau về lịch biểu bảo trì mạng. Họ phối hợp với nhau trên cơ sở sao lưu hàng ngày, cập nhật phần mềm và an ninh. Họ có là một tổ không? – Không, họ KHÔNG là một tổ bởi vì họ có việc làm khác nhau, làm việc ở các khu vực khác nhau và không cần E và F cùng làm việc để đạt tới cái gì chung. Họ chỉ phải “phối hợp” với nhau để đảm bảo mọi sự làm việc tương ứng.

G và H cả hai đều là các kĩ sư phần mềm, họ làm việc trên một dự án rất lớn với hàng trăm kĩ sư. Bởi vì nó quá lớn, người quản lí chia dự án này thành nhiều nhóm nhỏ. Họ không biết nhau vì họ làm việc trong các nhóm khác nhau nhưng họ biết rằng một ngày nào đó, họ sẽ phải phối hợp các chức năng với nhau khi họ tích hợp công việc của mình vào sản phẩm cuối cùng. Họ có phải là một tổ không? – Không, dự án của họ quá lớn và họ thậm chí không biết nhau. Tuy nhiên nhóm của họ bên trong dự án lớn có thể vận hành như “tổ cộng tác”.

X và Y và sáu người khác làm việc trên một dự án phát triển phần mềm. Họ có những kĩ năng khác nhau nhưng tất cả đều cần để xây dựng sản phẩm phần mềm. Họ cam kết cùng nhau với cùng mục đích dự án và làm việc rất chặt chẽ để chuyển giao phần mềm trong việc lặp bốn tuần vì họ dùng Scrum – phương pháp mau lẹ agile. Họ chia sẻ các mục đích, họ đảm nhiệm lẫn nhau, và nếu họ không làm việc cùng nhau, không chia sẻ thông tin với nhau, không giúp đỡ lẫn nhau, và không học lẫn nhau, họ sẽ KHÔNG thành công và dự án có thể thất bại. Họ có là tổ không? – Có, dứt khoát họ là một tổ và làm việc tổ là quan trọng cho họ để thành công cùng nhau.

Vậy nên, là người quản lí phần mềm, làm sao bạn tổ chức mọi người làm việc như một tổ?  Sau đây là vài lời khuyên:

1)     Bạn phải thiết lập mục đích dự án và đảm bảo rằng mọi người làm việc cho dự án đều cam kết đạt tới mục đích đó, cũng như các thành viên cam kết lẫn với nhau để giúp nhau và chia sẻ việc đảm nhiệm.

2)     Bạn phải kiểm tra các kĩ năng cần để làm công việc và phân công người làm việc tương ứng theo kĩ năng và kinh nghiệm của họ. Mọi người phải hiểu vai trò, trách nhiệm và đảm nhiệm của mình.

3)     Bạn phải phân tích công việc vì một số công việc một người có thể hoàn thành từ đầu tới cuối nhưng một số công việc đòi hỏi nhiều người làm việc cùng nhau và tích hợp để tạo ra sản phẩm tập thể cuối cùng cố kết vì công việc của họ tuỳ thuộc vào công việc của người khác.

4)     Bạn phải họp đều đặn để thảo luận tình trạng dự án, kiểm điểm công việc, và nhận diện các vấn đề và rủi ro trong các thành viên tổ. Họ cũng cần chia sẻ điều đã được hoàn thành và điều còn chưa và liệu có cần ai giúp gì thêm không.

5)     Bạn phải thiết lập hệ thống giám sát nơi người cấp cao hay người có kinh nghiệm có thể giúp đào tạo và hỗ trợ người khác.

Xây dựng tổ không xảy ra một cách ngẫu nhiên đâu. Nó phải được lập kế hoạch và được đào tạo và việc của bạn như người quản lí sẽ làm khác biệt giữa người quản “tổ” hay người quản lí “nhóm”. Như nhiều người trong các bạn có thể thấy sự khác biệt giữa thể thao theo tổ như bóng đá, và thể thao cá nhân như tennis. Không đội bóng nào thắng được gì nếu cầu thủ chỉ muốn đá vào bóng. Là môn thể thao tổ, bóng đá bao giờ cũng cần một huấn luyện viên người cung cấp chiến lược, kế hoạch, và huấn luyện người của họ để phối hợp bởi vì tất cả họ đều chia sẻ một mục đích chung: Thắng trận đấu. Cùng điều đó có thể được áp dụng cho dự án phần mềm.

English version

Blog185- Teamwork and group work

There is a different between “Team-work” and “Group-work”. As a software manager, your job is to manage people and make sure that they are “working together” to get the product complete on time, within costs and with high quality. As most software projects require “teamwork”, it is your job to figuring out whether you have a “group” or a “team”, and create an environment where they can work effectively. Of course, people talk about the important of “teamwork” but how does it happened if they never work in a team?  How can you make people working together if they are trained in school that individual work is considered “good” and teamwork is considered “cheating”? What does teamwork look like? How do you know whether it is a team or not? Let‘s look at the following situations to understand the differences between “team-work” and “group-work”:

A is a software engineer and B is a hardware engineer, they all graduated from the same university and working for the same company. They meet often to talk about computer games, music, and movies that they both enjoy. Are they a team? – No, they are NOT a team because they work in different group. Their activities in the company are not related to each other and their works do not require that they work together.

C and D are both software engineers, they all graduated from the same university and working for the same company but in different projects. Because both of their projects are using a new technology called XYZ, each time they see each other they talk about this new technology. Are they a team? – No, they are NOT a team because they work in different projects. They are talking with each other about the new technology on their own friendship, not as required.

E and F work for the same company, in a same software group. Each has distinct responsibility for different functional areas. E is focusing on Network server and F is responsible for software applications. They meet on a regular basis to keep each other inform on network maintenance schedules. They coordinate with each other for daily backup, software updates and security. Are they a team? – No, they are NOT a team because they have different jobs, work in different areas and it is not necessary for E and F to work together to achieve anything in common. They only have to “coordinate” with each other to make sure things work accordingly.

G and H are both software engineers, they work on a very large project with hundred engineers. Because it is too large, manager divided the project into several small groups. They do not know each others as they work in different groups but they know that someday, they will have to coordinate their functionalities together as they integrate their works into the final product. Are they a team? – No, their project is too big and they do not even know each other. However their groups within the larger project could function as “collaborative teams”.

X and Y and six other people work on a software development project. They have different skills but all of which are necessary to build the software product. They jointly commit to the same project goal and work very closely to deliver the software in four-week iterations as they are using Scrum – an agile method. They share goals, they are mutually accountable, and if they don’t work together, do not share information with each others, do not help each others, and do not learn from each other, they will NOT succeed and the project may fail. Are they a team? –Yes, definitely they are a team and teamwork is important for them to succeed together.

So, as a software manager, how do you organize people to work as a team?  Following are some advises:

1)     You must set up project goals and make sure that everybody on the project is committing to achieve that goals, as well as members mutually committing to help each other and sharing accountability.

2)     You must examine the skills needed to do the work and assign people to work according to their skills and experiences. People must understand their roles, responsibilities and accountability.

3)     You must analyze the work as some works that one person can complete from start to end but some works require several people to work together and integrate to create a coherent collective final product as their works depend on others’ work.

4)     You must have regular meeting to discuss project status, review works, and identify issues and risks among team members. They also need to share what have been accomplished and what have not and whether anybody needs help.

5)     You must set up mentoring system where senior or experienced people can help train and support the others.

Building a team doesn’t happen by accident. It must be planned and trained and your job as a manager will be different from the manager “a team” or manager “a group”. As many of you can see the different between a team sport such as soccer, and individual sport such as tennis. No soccer team ever wins anything if member only want to kick the ball. As a team sport, Soccer always need a coach who provides strategy, plan, and train their people to coordinate because they all share a common goal: To win the match. The same can be applied to software project.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận

Làm việc theo tổ

Trong cuộc họp, nhiều cựu sinh viên tới gặp tôi kể về việc “Làm việc theo tổ”. Họ bảo tôi rằng họ đã làm việc trong tổ xây dựng phần mềm nhưng khi tôi hỏi thêm các câu hỏi, dường như là họ đã làm việc “trong nhóm” mà KHÔNG “trong tổ”.

Hệ thống giáo dục

Có ba kiểu hệ thồng giáo dục tồn tại ngày nay, giáo dục truyền thống, giáo dục thời đại công nghiệp, và giáo dục thời đại thông tin.

Phát triển nghề nghiệp

Mọi năm, tôi đều nhận được nhiều emails từ các sinh viên đã tốt nghiệp hỏi lời khuyên về nghề nghiệp của họ.

Xin việc

Mọi năm các công ti phần mềm đều nhận hàng nghìn đơn xin việc làm.

Công nghiệp phần mềm cần gì

Chúng tôi thảo luận với một nhóm quản lí cấp cao của các công ti phần mềm Trung Quốc khi họ thăm Carnegie Mellon về công nghiệp phần mềm ở Trung Quốc và họ bảo rằng rất khó tìm được người đúng với kĩ năng đúng bởi vì đào tạo đại học là KHÔNG nhất quán.

Người quản lý có kinh nghiệm

Một dự án điển hình thường yêu cầu các thành viên tổ có những kĩ năng kĩ thuật chuyên môn nhưng với người quản lí có kinh nghiệm, một mình kĩ năng kĩ thuật là KHÔNG đủ.

Chiến tranh máy tính

Theo một số nghiên cứu, chiến tranh tiếp đây trong thế kỉ 21 có thể không phải là làm chiến tranh theo qui mô đầy đủ với bom nguyên tử mà là “Chiến tranh máy tính” nơi các nước tấn công lẫn nhau bằng “vi rút và sâu máy tính” hay “Tấn công xi be.”

Tài năng nước ngoài

Tạp chí Business Week đăng một bài báo thú vị: “Vẫn còn được cần tới: Tài năng nước ngoài và Thị thực.”

AI có thực sự sáng tạo?

Suy ngẫm - Thạc sĩ Võ Thị Mỹ Duyên - 27/06/2025 13:00
Câu hỏi “Liệu AI có thể thật sự sáng tạo?” không chỉ là một thắc mắc về công nghệ, mà còn là lời mời gọi suy ngẫm về giới hạn của trí tuệ con người, vai trò của cảm xúc và định nghĩa thực sự của sáng tạo trong thời đại mới.

Địa chỉ, điện thoại bộ phận một cửa ở 168 phường, xã, đặc khu của TP.HCM

Kỹ năng - PV - 27/06/2025 12:10
UBND TP.HCM vừa có thông báo về địa điểm, số điện thoại đường dây nóng của bộ phận một cửa tại các phường, xã, đặc khu của TPHCM (mới).

Xem 'Sex Education' tôi nhận ra lỗi lầm của cha mẹ khiến con tổn thương nặng nề

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 27/06/2025 12:00
Tôi cứ nghĩ rằng con sẽ tuân theo quyết định của mình. Nhưng không, con đã làm ngược lại.

Địa chỉ, điện thoại bộ phận một cửa cấp tỉnh của các sở, ngành TP.HCM

Kỹ năng - PV - 27/06/2025 11:45
UBND TP.HCM vừa có thông báo về địa điểm, số điện thoại đường dây nóng của bộ phận một cửa tại các sở, ngành, phường, xã, đặc khu của TPHCM mới.

Thời đại SEO liệu có kết thúc và quảng cáo bằng AI tạo sinh có đang lên ngôi?

Kỹ năng - Thạc sĩ Mai Nguyễn Hoàng Nam - 27/06/2025 11:00
Với SEO, nội dung thường được xây dựng theo công thức, bắt đầu từ việc chọn từ khóa, triển khai nội dung, chờ Google index, rồi điều chỉnh dần. Nhưng với AI tạo sinh, nội dung không chỉ là văn bản mô tả sản phẩm.

In Studio Talk - Đức Trí lần đầu kể về "khiếm khuyết" của mình: “Tôi nằm 3 tháng trong bệnh viện”

Giải trí - Hương Hương - 27/06/2025 10:00
Trong chương trình "In Studio Talk", Đức Trí lần đầu kể về "khiếm khuyết'" của mình.

Đọc "Khai mở cảm xúc” và “Khai mở hạnh phúc" để hiểu chiếc tàu lượn cảm xúc và đường cong hạnh phúc đời người

Từ sách - Phim - Thu An - 27/06/2025 09:00
Có bao giờ bạn từng ngồi điểm lại các cảm xúc mình đã trải qua trong một ngày, nhận biết cảm xúc về những điều sắp sửa xảy ra? Có bao giờ bạn tự hỏi rốt cuộc hạnh phúc là gì? Mục đích sống, hay thứ hạnh phúc mình tìm kiếm mỗi ngày, là như thế nào?

Hạnh phúc tuổi trẻ - Tỉnh thức khỏi cơn khủng hoảng nội tâm của người trẻ

Từ sách - Phim - Minh Hằng - 27/06/2025 08:00
Cuốn sách "Hạnh phúc tuổi trẻ" (Happy is the one who is nothing) của J. Krishnamurti không phải một kim chỉ nam khô khan, cũng không phải một bậc thầy áp đặt chân lý, mà như một người bạn tri kỷ, một tâm hồn đã thấu hiểu nỗi niềm của người trẻ.

Xác thực đăng nhập qua SMS rất rủi ro, thay bằng cách nào?

Kỹ năng - Lê Tinh - 26/06/2025 13:00
Xác thực qua SMS đang bị xem là một trong những phương thức bảo mật yếu nhất hiện nay.

Xem phim "Sex Education", tôi phát hiện mình đang lạc lối, khiến cuộc sống không lối thoát

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 26/06/2025 12:00
Tôi luôn phải gồng mình để giải quyết từng vấn đề một. Nhưng càng lúc, mọi chuyện càng phức tạp hơn.

CapCut thay đổi điều khoản sử dụng khiến người dùng lo lắng

Kỹ năng - Anh Tú - 26/06/2025 11:00
CapCut đang "âm thầm" thay đổi điều khoản dịch vụ đối với quyền sử dụng khuôn mặt, giọng nói và nội dung của người dùng, làm dấy lên lo ngại trong cộng đồng.

9X Việt được Forbes vinh danh '30 Under 30 Asia' năm 2025: Về nước sau 7 năm du học vì muốn trả ơn đời

Phong cách sống - Minh Nguyệt - 26/06/2025 10:00
Suốt 7 năm qua, Nguyễn Lê Hùng cùng các cộng sự đã gây dựng và phát triển PISE - một dự án phi lợi nhuận với mong muốn góp sức cho cộng đồng, mang lại những giá trị ý nghĩa cho các bạn trẻ. Với Lê Hùng, đó cũng là cách để anh được “trả ơn đời”.

7 thói quen tạo gia đình hạnh phúc - Nếu chỉ được chọn một thành công duy nhất trong đời, bạn sẽ chọn gì?

Từ sách - Phim - Quìn - 26/06/2025 09:00
Chúng ta lớn lên với rất nhiều khái niệm về “thành công” như một sự nghiệp rực rỡ, một tài khoản ngân hàng vững vàng, hay một vị trí khiến người khác nể phục. Nhưng nếu chỉ được chọn duy nhất một điều thành công trong đời, bạn sẽ chọn gì?

Tài chính cho mọi người - Bạn đang làm chủ tiền bạc, hay tiền bạc đang dẫn dắt bạn?

Từ sách - Phim - Quìn - 26/06/2025 08:00
Nhiều người tin rằng thẻ tín dụng là biểu tượng của tự do tài chính. Nhưng thực tế, nó không làm bạn giàu lên. Nó chỉ khiến bạn cảm thấy như mình đang giàu hơn hiện tại.

Ngành xuất bản chuyển mình thế nào trong kỷ nguyên số?

Văn hóa - Lam Thanh - 25/06/2025 13:00
Trước những thay đổi nhanh chóng của ngành xuất bản toàn cầu dưới tác động của công nghệ số và AI, Việt Nam đang đứng trước nhu cầu cấp thiết phải đổi mới để thích ứng với hành vi tiêu dùng nội dung hiện đại.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 7, 28/06/2025