Mua các gói phần mềm bán sẵn ‘Commercial of the shelf” (COTS) như Microsoft Office, SAP, hay Peoplesoft, công ti phải chi nhiều tiền về cấp phép sử dụng và trả nhiều tiền hơn để cài đặt phần mềm trên hệ thống riêng của họ. Một khi phần mềm được cài đặt, công ti phải trả tiền đào tạo để người của họ có thể dùng phần mềm này và lập ra nhóm người quản lí và bảo trì các phần mềm đó. Tất cả những điều này có thể làm tăng thêm nhiều tiền chi tiêu và mọi năm, công ti phần mềm sẽ đưa ra phiên bản mới của phần mềm đó và thế rồi mọi thứ lại có thể bắt đầu với nhiều tiền hơn đổ vào các công ti phần mềm.

Khái niệm về phần mềm như dịch vụ – Software as a Service (SaaS) bắt đầu từ vài năm trước như một phương án mua những phần mềm này. Nó dựa trên nguyên tắc là phần mềm đó có thể được lưu kí trên hệ thống của nhà cung cấp được cung cấp cho khách hàng qua Internet, do đó khử bỏ nhu cầu cài đặt và chạy phần mềm trên hệ thống của khách hàng cũng như các chi phí về bảo trì, vận hành và hỗ trợ phần mềm. Với ý niệm này, khách hàng không sở hữu phần mềm mà “thuê” nó và điều đó rẻ hơn nhiều. Các công ti cũng có thể tiết kiệm nhiều hơn bởi vì họ không phải mua phần cứng phụ thêm hay phải thiết lập nhóm bảo trì nó. Vào thời khó khăn tài chính, nhiều công ti muốn giảm chi phí cho nên “Phần mềm như Dịch vụ” đang trở thành đề xuất kinh doanh rất phổ biến và thu được sự ủng hộ có ý nghĩa. Tuy nhiên SaaS có cả ưu điểm và nhược điểm:

Ưu điểm của SaaS là chi phí thấp, tốn ít thời gian để cài đặt, thực hiện và nâng cấp. Bởi vì phần mềm thuộc về công ti cung ứng, họ phải bảo trì và nâng cấp cho nên khách hàng bao giờ cũng dùng phiên bản mới nhất của sản phẩm phần mềm.

Nhược điểm của SaaS là khách hàng không kiểm soát trực tiếp được lưu trữ dữ liệu và an ninh của nhà cung cấp lưu kí. Khách hàng phải quan tâm tới dữ liệu của họ trong trường hợp chúng bị mất hay bị đánh cắp. Điều gì xảy ra nếu hắc khách vào và đánh cắp tất cả thông tin quan trọng của công ti? Điều gì xảy ra nếu hệ thống của nhà cung cấp bị sập? Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp thôi kinh doanh? Tất nhiên, các công ti SaaS phải làm việc vất vả để đề cập tới mối quan tâm này bằng tường lửa, kĩ thuật mật mã hoá, tính năng an ninh gắn vào, hệ thống phát hiện xâm nhập và các bảo vệ khác. Tuy nhiên, điều đó vẫn tuỳ thuộc vào tính chuyên môn và tính toàn vẹn của họ để đảm bảo an ninh và an toàn. Một số có thể không thích hợp nếu khách hàng có nhiều dữ liệu nhạy cảm, như thông tin tài chính, tài sản riêng và thông tin mật.

Nói chung, SaaS làm việc tốt cho các chức năng thông thường vốn dĩ đơn giản, chuẩn, kiểu giao tác như Quản lí quan hệ khách hàng Customer Relation Management (CRM), Quản lí dây chuyền cung cấp Supply Chain Management (SCM), Bán hàng, Quản lí kho, và không phụ thuộc nhiều vào hay không tích hợp với các chức năng doanh nghiệp khác.  Nhưng nếu khách hàng cần tạo ra phần mềm đặc biệt, được chuyên biệt cao và được tích hợp như  Lập kế hoạch tài nguyên công ti Enterprise Resource Planning (ERP) và Tin tức doanh nghiệp Business Intelligence (BI) thì SaaS có thể không làm việc tốt. Dù sở hữu riêng hay đi thuê, tích hợp phần mềm chưa bao giờ là dễ dàng. Tích hợp giải pháp SaaS với các giải pháp khác trong hệ thống tự làm có thể rất khó và lâu hơn đặc biệt tích hợp phức tạp có thể là thách thức lớn cho các công ti muốn dùng SaaS bởi vì họ không được truy nhập vào mã nguồn, điều họ cần để làm giao diện hệ thống lưu kí với hệ thống nội bộ của họ.

Tất nhiên, phần lớn các ứng dụng SaaS đều được thiết kế tốt cho liên tác. Bởi vì nhà cung cấp phải tạo ra phần mềm mà nhiều công tác khác có thể dễ dàng móc vào, họ chú ý chặt chẽ tới những thứ có thể làm cho việc tích hợp được dễ dàng hơn, như trao đổi dữ liệu và giao diện chương trình ứng dụng.

SaaS là tốt nếu công ti đang dùng các ứng dụng mà nhà cung cấp sẽ cập nhật thường xuyên với những thay đổi và nâng cao chức năng. Mua khả năng giữ những thay đổi đó quản lí được qua mô hình SaaS là cách tốt để bắt kịp với thay đổi và ít tốn kém hơn nếu bạn phải làm bản riêng của mình.

English version

Software as a Service (SaaS)

Today, software is a major force that supporting and driving every aspects of business. To buy “Commercial of the shelf” (COTS) software packages such as Microsoft Office, SAP, or Peoplesoft, companies have to spend a lot of money for their licenses and pay more to implement the software on their own systems. Once the software is installed, companies have to pay for the training so their people can use the software and establish a group to manage and maintain these softwares. All of these could add up to a lot of money and every few years, software companies would release a newer version of the software then everything could start again with more money goes to software vendor companies.

The concept of Software as a Service (SaaS) begins few years ago as an alternative to buying these softwares. It is based on a principle that software can be hosted on the vendor’s system provided to customers across the Internet, therefore eliminate the need to install and run the software on the customer’s systems as well as the costs of software maintenance, operation, and support. With this concept, customer does not own the software but “rents” it and it is much cheaper. Companies can also save more money because they do not have to buy additional hardwares or establish a group to maintain it. In the time of financial difficulty, many companies like to reducing costs so “Software as a Service” is becoming a very popular business proposition and gains significant supports. However SaaS has both advantages and disadvantages:

The advantages of SaaS are lower cost, take less time to install, implement and upgrades. Because the software belongs to vendor companies, they have to maintain and upgrade so customer is always using the most recent version of the software product.

The disadvantages of SaaS are customers do not have direct control over data storage and the security of the hosted vendor. Customers should be concern with their data in case they are lost or stolen. What happen if hackers get in and steal all important company information? What happen if the vendor’s system crash? What happen if the vendor goes out of business? Of course, SaaS companies have to work hard to address this concern with their firewalls, encryption techniques, socket security features, intrusion-detection systems and other protections. However, it still depends on the professional and integrity of them to guarantee security and safety. Some may not be adequate if customers have a lot of sensitive data, such as financial, proprietary or confidential informations.

In general, SaaS work well for common functions that are simple, standard, transactional type such as Customer Relation Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Sales, Marketing, Warehousing, and not highly dependent on or integrated with other business functions.  But if customer needs to create special software, highly customized and integrated such as Enterprise Resource Planning (ERP) and Business Intelligence (BI) then SaaS may not work well. Whether own or rent, software integration is never easy. The integration of SaaS solution with other in house systems can be very difficult and take longer especially complex integration can be a significant challenge for companies that want to use SaaS because they don’t have access to the source code, which they need to make the hosted system interface with their internal systems.

Of course, most SaaS applications are well designed for interoperability. Because the vendors have to create software that many different companies can easily hook into, they pay close attention to the things that can make integration easier, such as data exchanges and application programming interfaces.

SaaS is good if the company is using applications that the vendor is going to update frequently with changes and functionality enhancements. Buying the ability to keep those changes manageable through the SaaS model is a good way to keeping up with changes and less costlier if you have to do on your own.