Trong khi lịch biểu có thể là quan trọng nhưng không có hiểu biết về ưu tiên, bạn có thể KHÔNG có khả năng đạt tới hạn thời gian lịch biểu. Tôi đã thấy nhiều người quản lí dự án chỉ hội tụ vào lịch biểu nhưng bỏ qua nhu cầu của tổ dự án riêng của họ và đến cuối, họ đáp ứng lịch biểu nhưng sản phẩm phần mềm của họ đầy lỗi và KHÔNG có mọi chức năng mà khách hàng yêu cầu.
Người quản lí dự án có kinh nghiệm hiểu các ưu tiên dự án và bao giờ cũng hành động tương ứng với chúng. Ưu tiên thứ nhất là hội tụ vào tổ dự án hay “đối nội”. Lí do là đơn giản, chính tổ dự án làm mọi công việc và thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc vào tổ. Điều tổ dự án cần là chỉ đạo và hướng dẫn cho nên điều quan trọng là người quản lí dự án trao đổi về mục đích và chiều hướng dự án rõ ràng lúc bắt đầu dự án và thường xuyên nhắc nhở họ trong các cuộc họp tổ hàng tuần. Người quản lí dự án phải giám sát các hoạt động của tổ trên cơ sở hàng ngày để chắc rằng không có xung đột giữa các thành viên tổ. Nếu có xung đột người quản lí dự án phải giải quyết chúng nhanh chóng nhất có thể được. Dù người được đào tạo tốt thế nào cho làm việc tổ, bao giờ cũng có xung đột giữa các thành viên tổ. Một số xung đột thuộc kiểu cá tính (cá tính năng nổ hay thụ động), một số do vai trò và trách nhiệm (một số người có xu hướng can thiệp vào công việc của người khác) và một số vấn đề chung như không có tài nguyên thích hợp (người hay công cụ) hay không có đủ hướng dẫn kĩ thuật để làm công việc. Người quản lí dự án phải làm rõ ràng cho tổ rằng người đó có đó để giúp họ, để hỗ trợ cho họ và bao giờ cũng sẵn có cho họ. Việc của người quản lí dự án là phối hợp các hoạt động, hướng dẫn tổ đạt tới mục đích dự án. Về cơ bản, người quản lí dự án làm việc vì tổ và KHÔNG vì điều ngược lại.
Ưu tiên thứ hai là thoả mãn khách hàng của bạn hay “đối ngoại”. Người quản lí dự án có kinh nghiệm hiểu rằng họ không phát triển phần mềm mà thực tế đó là việc làm của tổ dự án. Cách duy nhất để thoả mãn khách hàng là tạo ra môi trường cho phép tổ dự án đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Về cơ bản, ưu tiên này là tương tự với ưu tiên thứ nhất, nhấn mạnh rằng việc làm của người quản lí dự án là giúp cho tổ làm công việc của họ một cách hiệu quả và hiệu lực để đạt tới thoả mãn của khách hàng. Điều tổ cần là thời gian thích hợp để làm công việc của họ cho nên người quản lí dự án phải biết mất bao lâu để hoàn thành dự án bằng việc có ước lượng tốt (lịch biểu và nỗ lực) và thương lượng với khách hàng về lịch biểu hợp lí. Câu hỏi là làm sao có ước lượng tốt? Tất nhiên, người quản lí dự án phải biết cách ước lượng thời gian và nỗ lực hoặc bằng việc theo các khoá đào tạo hoặc bằng kinh nghiệm. Tuy nhiên, điều cũng quan trọng là người quản lí dự án làm việc với tổ dự án về những ước lượng này. Bằng việc để tổ tham gia vào nỗ lực ước lượng, người quản lí có thể tránh được vấn đề ra lệnh cho họ tuân theo cái gì đó mà họ không có đóng góp nào cả. Bằng việc để tổ tham gia vào, người quản lí tạo ra môi trường làm việc cùng nhau nơi kết quả là nỗ lực tập thể. Chỉ bằng việc có các ước lượng tốt, người quản lí dự án có thể thương lượng một cách tự tin với khách hàng về khung thời gian hợp lí mà cả hai bên sẽ đồng ý. Lịch biểu hợp lí không đảm bảo dự án thành công nhưng nó làm giảm nhiều rủi ro dự án vì vấn đề số một của hầu hết các dự án phần mềm là lịch biểu không hợp lí.
Ưu tiên thứ ba là hội tụ vào việc riêng của bạn hay “đối mình”. Ưu tiên này là về đam mê, động cơ, tri thức và kĩ năng của bản thân người quản lí dự án. Là người quản lí dự án, bạn có trách nhiệm với tổ của bạn, với công ti của bạn, và với khách hàng của bạn cho nên bạn phải biết bản thân mình và những điểm mạnh điểm yếu của mình. Bạn phải cung cấp sự lãnh đạo cho tổ của bạn. Bạn phải hiểu công ti của bạn, và bạn phải biết cách xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Tất nhiên điều đó là KHÔNG dễ nhưng là người quản lí dự án, bạn phải đạt tới mọi điều về chúng trước khi bạn có thể đi lên bước tiếp. Tôi đã thấy nhiều người quản lí dự án lấy “lối tắt” bằng việc tập trung vào làm vừa lòng quản lí cấp cao, tham dự các cuộc họp quản lí, dành nhiều thời gian hơn với những người quản lí cấp cao để được họ nhận ra và hi vọng rằng họ sẽ được lựa chọn khi thời điểm thăng cấp đến. Đó KHÔNG phải là nước đi tốt bởi vì nó xung đột với các ưu tiên khác. Làm tường minh bất kì cái gì bạn có thể làm để làm hài lòng người quản lí riêng của bạn nên có ưu tiên thấp nhất. Người quản lí cấp cao hơn của bạn sẽ hài lòng nếu bạn thành công tại dự án của bạn và đạt được cả hài lòng của khách hàng và kính trọng của tổ của bạn. Bạn phải hoàn thành trách nhiệm của mình với việc làm của mình bằng việc hội tụ vào hỗ trợ cho tổ của bạn và cho khách hàng của bạn chứ KHÔNG hội tụ năng lượng của bạn vào thoả mãn những người trên bạn vì thăng tiến riêng của bạn.
Ưu tiên thứ tư là hội tụ vào chia sẻ và thúc đẩy tri thức và kĩ năng. Mặc dầu từng cá nhân phải chịu trách nhiệm về học tập liên tục của họ, việc học cá nhân một mình không thể giúp cho dự án hay công ti được. Để có tính cạnh tranh, công ti tốt phải cung cấp cơ hội cho mọi người để học và cải tiến tri thức kĩ thuật. Công nghệ thay đổi thường xuyên và công ti tốt phải có tài năng và kĩ năng để canh tân. Mọi người phải được động viên để hỏi các câu hỏi, sai lầm được nhận ra như một phần của việc học và đó là cách tốt nhất để tăng trưởng công ti. Là người quản lí dự án, bạn phải hội tụ vào việc động viên người của bạn liên tục học tập bằng việc cung cấp đào tạo phụ và theo dõi để chắc chắn rằng các mục đích được đáp ứng. Mọi thành viên tổ được khuyến khích có kế hoạch học tập cá nhân riêng của họ. Khả năng của công ti để cải tiến là tỉ lệ trực tiếp với khả năng học tập của nó. Một công ti không thể học được thì không thể cải tiến được và công ti không thể cải tiến được thì không thể tăng trưởng và không thể cạnh tranh được.
Ưu tiên thứ năm là tập trung vào đào tạo người thay thế bạn. Khi bạn tiến lên trong nghề nghiệp là người quản lí dự án bạn cũng phải khuyến khích ai đó thay thế bạn. Bạn thành công, quả thực việc tiến lên của bạn vào vị trí tốt hơn thực sự phụ thuộc vào việc có ai đó đó dự phòng cho bạn, hỗ trợ bạn, và không cái gì tốt hơn là đào tạo người thay thế bạn khi bạn chuẩn bị đi lên vị trí cao hơn tiếp đó. Thành công của bạn trong quản lí dự án, thành công của bạn trong thoả mãn của khách hàng, thành công của bạn trong việc thu được sự kính trọng của các thành viên tổ, thành công của bạn trong thúc đẩy học tập liên tục sẽ làm cho bạn được chú ý và cơ hội sẽ tới nhưng bạn phải được sẵn sàng và không cái gì là tốt hơn việc hiểu và hoàn thành mọi ưu tiên.
Most project managers are trained to focus on the schedule but in my experience, perhaps the most important thing is about setting project priorities. While the schedule maybe important but without understand the priorities, you may NOT be able to achieve the schedule dateline. I have seen many project managers focus only on the schedule but ignore the needs of their own project team and in the end, they meet the schedule but their software products are full of defects and NOT have all functions that their customers request.
Experienced project managers understand project priorities and always act according to them. The first priority is to focus on the project team or “internal facing”. The reason is simple, it is the project team that do all the works and the success or failure of the project is depending on the team. What the project team need are directions and guidance so it is important that project managers communicate the project goals and direction clearly at the beginning of the project and frequently remind them during weekly team meetings. Project managers must monitor the team activities on a daily basis to make sure that there is no conflict among team members. If there is any then project managers must resolve them as quickly as possible. No matter how good people is trained on teamwork, there are always conflicts among team members. Some are personality types (Aggressive and passive personality), some are roles and responsibilities (Some people have tendency to interfere into others’ works) and some are common issues such as not have adequate resources (People or tools) or not have enough technical guidance to do works. Project managers must make clear to the team that he is there to help them, to support them and always available to them. The project manager job is to coordinate activities, to guide the team to achieve the project goals. Basically, the project managers work for the team and NOT vice versa.
The second priority is to satisfy your customers or “external facing”. Experienced project managers understand that they no longer develop the software but actually it is the project team’s job. The only way to satisfy the customer is to create an environment that allow the project team to meet the needs of customers. Basically, this priority is similar to the first priority which emphasizes that the job of the project managers is to help the team to do their works effectively and efficiently to achieve customer satisfaction. What the team needs is adequate time to do their works so project managers must know how long it takes to complete the project by having good estimates (Schedule and efforts) and negotiate with the customer for a reasonable schedule. The question is how to have good estimates? Of course, project managers must know how to estimate the time and efforts either by go to training course or by experiences. However, it is also important that project managers work with the project team on these estimates. By having the team participates in the estimation effort, the managers can avoid the issue of order them to follow something that they do not have any inputs. By having the team to participate, the manager creates a working together environment where the result is a collective effort. Only by having good estimates, the project manager can confidently negotiates with the customer on a reasonable time frame that both sides would agree. A reasonable schedule does not guarantee a successful project but it reduces a lot of project risks as the number one problem of most software projects is the unreasonable schedule.
The third priority is to focus on your own or “inward facing”. This priority is about the passion, the motivation, the knowledge and skills of the project manager himself. As project manager, you have responsibility to your team, to your company, and to your customer so you must know yourself and your strengths and weaknesses. You must provide the leadership to your team. You must understand your company business, and you must know how to build relationship with customers. Of course that is NOT easy but as project manager, you must achieve all of them before you can move up to the next step. I have seen many project managers taking “Short cut” by focus on pleasing senior managers, attending management meetings, spent more time with higher level managers to get recognized and hope that they will be selected when promotion time comes. That is NOT a good move because it conflicts with the other priorities. Explicitly do whatever you can to please your own managers should be your lowest priority. Your higher level managers will be pleased if you are successful at your own project and achieve both your customer’s satisfaction and your team’s respect. You must fulfill your responsibilities of your job by focus on supporting your team and your customer and NOT focus your energy to satisfy those above you for your own advancement.
The fourth priority is to focus on sharing and promoting knowledge and skills. Although it is the responsibility of the individual to continuously learning, individual learning alone cannot help a project or a company. To be competitive, a good company must provide the opportunity for everybody to learn and to improve the technical knowledge. Technology changes often and a good company must have the talents and skills to innovate. People must be encouraged to ask questions and mistakes are recognized as a part of learning and that is the best way to grow a company. As project manager, you should focus on encouraging your people to continuously learning by provide additional trainings and follows up to make sure that the goals are being met. All team members are encouraged to have their own personal learning plan. A company’s ability to improve is in direct proportion to its ability to learn. A company that cannot learn cannot improve and company that cannot improve cannot grow and cannot compete.
The fifth priority is to focus on training your replacement. As you improve your career as project manager you should also encourage someone to replace you. Your success, indeed your advancement to better position is really depending on having someone to back you up, to support you, and nothing is better than training your replacement as you are preparing to move to the next higher position. Your success in managing projects, your success in achieve customer’s satisfaction, your success in gaining respect of team members, your success in promoting continuous learning will get you noticed and opportunity will come but you must be readied and nothing is better than understand and fulfill all priorities.
