Thay đổi quy trình

GS John Vu18/09/2024 12:00
Thay đổi quy trình

Bạn tôi, người quản lí một công ti lớn bảo tôi rằng anh ấy đã đem một sản phẩm phần mềm mới ra cải tiến về năng suất và hiệu quả nhưng anh ấy gặp thời gian khó khăn khi để nó làm việc trong công ti của anh ấy.

Tôi bảo anh ấy: “Nhiều người mua phần mềm và giả định rằng “cứ cài đặt nó đi và nó sẽ làm việc” thế rồi phát hiện ra rằng họ phải làm nhiều hơn bởi vì mua phần mềm thì dễ, nhưng thay đổi cách mọi người làm việc lại đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn. Tôi đã thấy nhiều công ti đầu tư nhiều tiền vào phần mềm nhưng đã không nhận được ích lợi bởi vì họ không hiểu “thay đổi qui trình.”

Với bất kì công nghệ mới nào đều có một tập các bước cần được thực hiện tại chỗ trước khi nó có thể là hữu dụng. Điều quan trọng nhất là con người. Phải có trao đổi và đào tạo về công nghệ mới bởi vì mọi người phải hiểu giá trị của công nghệ mới và nhận đào tạo về cách dùng nó. Họ cần biết cách nó ảnh hưởng tới công việc của họ và cách nó làm lợi cho họ như làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, trước khi họ sẽ chấp nhận nó và dùng nó. Theo ý kiến của tôi, Con người là trung tâm của mọi thứ do đó trao đổi là bản chất cho thay đổi xảy ra.

Bước thứ hai là qui trình hay cách con người làm việc. Để dùng công nghệ mới thì mọi người cần tham gia vào qui trình nào đó. Chẳng hạn, người quản lí quen dựa vào người kế toán, cho họ con số và để họ tính ra kết quả mà có thể mất vài giờ. Với phần mềm, người quản lí có thể bấm vào biểu tượng, đưa vào con số và để cho máy tính hiển thị kết quả ngay lập tức. Qui trình cũ dựa vào người kế toán để làm tính toán là cách mọi người đã hiểu rõ rồi.

Qui trình dùng máy tính thay vì con người là mới và mọi người có thể cảm thấy không thoải mái. Điều quan trọng là phải giải thích cho họ về ích lợi (nhanh hơn và chính xác hơn) và đào tạo họ dùng phần mềm mới. Khi mọi người hiểu cách mọi sự được thực hiện ngày nay và cách mọi sự sẽ được thực hiện sau khi cài đặt phần mềm mới và ích lợi họ thu được thì họ sẽ thay đổi.

Thay đổi qui trình yêu cầu rằng chúng ta phải bắt đầu từ con người, giúp họ hiểu qui trình mới bằng việc cung cấp đào tạo, và kết thúc với phần mềm được sử dụng. Không có thay đổi này về qui trình, mọi người sẽ trải nghiệm lẫn lộn và đôi khi chống lại thay đổi.

Cùng điều này có thể được áp dụng cho chương trình giáo dục mới. Đừng trông đợi “Cứ đem nó vào đi và sinh viên sẽ đăng kí học.” Đại học phải trao đổi rõ ràng với sinh viên về khác biệt giữa chương trình đào tạo mới và cũ. Các giáo sư cần giải thích giá trị, ích lợi và cách nó sẽ giúp cho sinh viên học tri thức, kĩ năng mới để cho họ có thể có việc làm tốt hơn, nghề nghiệp tốt hơn. Hơn bao giờ hết, trao đổi là bản chất trong việc thay đổi qui trình này. Chừng nào sinh viên và gia đình của họ còn chưa hiểu rõ nó và chấp nhận nó như chương trình tốt hơn, chương trình giáo dục mới có thể không thành công.

English version

My friend, a manager of a large company told me that he brought a new software product to improve productivity and efficiency but he is having a tough time to make it work in his company.

I told him: “Many people purchase software and assume that “install it and it will work” then find out that they have to do more because buying software is easy, but changing the way people work requires more efforts. I have seen many companies invested a lot of money in software but did not receive the benefits because they do not understand the “change process”.

With any new technology there is a set of steps that need to be in place before it can be of any use. The most important is the people. There must be communications and trainings about the new technology because people must understand the value of the new technology and receive training on how to use it. They need to know how it affects their works and how it benefits them such as getting their works done faster, better, before they will accept it and use it. In my opinion, People are the center of everything therefore communication is essential for the change to take place.

The second step is the process or the way people work. In order to use the new technology a certain process is involved. For example, manager used to rely on accounting people, give them the number and let them calculate the results which may take several hours. With software, manager can click on the icon, enter the number and let the computer displays results immediately. The old process of relying on accounting people to do the calculation is the way people understand well. The process using computer instead of people is new and people may not feel comfortable. It is important to explain to them the benefits (Faster and more accurate) and train them to use the new software. When people understand how things are done today and how things will be done after installing the new software and the benefits they receive then they will change.

The change process requires that we must start with the people, help them to understand the new process by provide training, and finish with the software being used. Without this change process, people will experience confusion and sometime resist the change.

The same thing can be applied to the new education program. Do not expect “Just bring it in and students will enroll”. University must clearly communicate to students about the differences between the new training programs and the old. Professors need to explain the value, benefits and how it will help students to learn new knowledge, skills so they can have better jobs, better careers. More than ever, communication is essential in this change process. Unless students and their family understand it well and accept it as the better programs, new education program may not be successful.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Tài năng nước ngoài

Tạp chí Business Week đăng một bài báo thú vị: “Vẫn còn được cần tới: Tài năng nước ngoài và Thị thực.”
2

Việc làm phần mềm

Nhiều sinh viên tin rằng bằng việc có kĩ năng lập trình như Java, C, và C++ họ có thể thành công trong công nghiệp phần mềm. Kĩ năng lập trình là cần nhưng KHÔNG đủ.
3

Nhân viên mới trong công ty

Điều gì xảy ra khi sinh viên mới tốt nghiệp gia nhập công ti phần mềm?

Một lời khuyên khác cho sinh viên

Tôi đã nhận được nhiều email từ các sinh viên hỏi về lời khuyên trong cuộc khủng hoảng tài chính này. Nhiều người thực sự lo sợ cho tương lai của mình và không biết phải làm gì.

Việc nóng cho sinh viên

Cuộc khủng hoảng tài chính hiện thời đã tạo ra “nhận biết thực tế” trong các sinh viên về cơ hội việc làm.

Xu hướng mới nổi lên

Thế giới công nghệ đang thay đổi rất nhanh chóng, kể cả các kĩ năng kĩ thuật và sự linh động được yêu cầu để hỗ trợ cho các thay đổi này.

Khoán ngoài ở mười thành phố

Trở thành “Bangalore nữa” sẽ nghĩa là nhiều tiền hơn trong ngân hàng và nhiều người sẽ có việc làm.

Vùng địa lý của việc gia công ở nước ngoài đang dịch chuyển

Theo nghiên cứu của A.T. Kearney, Ấn Độ và Trung Quốc liên tục đứng đầu là các đích tới của đưa việc ra nước ngoài; nhưng các nước Trung/Đông Âu lại tụt xuống trong khi Đông Nam Á và Trung Đông lại vươn lên.

Nghề kỹ nghệ phần mềm

Kĩ sư phần mềm là một trong những nghề được dự phóng tăng trưởng nhanh nhất trong các năm 2005-2025 với việc làm đầy hứa hẹn cho người xin việc có bằng đại học về kĩ nghệ phần mềm, quản lí công nghệ thông tin, và khoa học máy tính.

Lời khuyên cho người làm phần mềm

Nhiều người lập trình tin tri thức phần mềm là các ngôn ngữ lập trình hay công nghệ tính toán như: Java, C++, Linux, Windows NT, .Net, v.v. những tri thức cho phép người lập trình xây dựng phần mềm có thể chạy được trên máy tính.

Trung Quốc và CMU

Tin mới nhất ở Trung Quốc:

DeepSeek ra bản nâng cấp cho mô hình V3, cạnh tranh với ChatGPT

Kỹ năng - Sơn Vân - 30/03/2025 13:00
DeepSeek vừa công bố bản nâng cấp quan trọng cho mô hình ngôn ngữ lớn V3, đẩy mạnh cạnh tranh với các hãng công nghệ hàng đầu Mỹ như OpenAI và Anthropic.

Facebook có tính năng mới, cho phép chọn bạn bè để xem tin tức, tương tác!

Kỹ năng - Nguyễn Nghĩa - 30/03/2025 12:00
Từng một thời là nơi chỉ để kết nối với bạn bè và gia đình thân thiết, Facebook theo thời gian đã dần trở nên phức tạp hơn với vô số tính năng và nội dung gợi ý.

Chưởng môn Thanh Thành ngưỡng mộ Lý Tiểu Long, sở hữu tuyệt kỹ Phách Không Quyền

Phong cách sống - Sơn Tùng - 30/03/2025 10:00
Lưu Tuy Tân, chưởng môn phái Thanh Thành, hiện đang nắm giữ tuyệt kỹ trấn sơn Phách Không Quyền.

Xem phim 'Sex Education'', tôi rút ra 2 phương pháp hiệu quả dạy con trai đang ở tuổi nổi loạn

Điện ảnh - Mỹ Hạnh - 30/03/2025 09:00
Tôi đã dùng một tuần để xem phim ''Sex Education'', từ đó học hỏi được cách dạy con trai đang tuổi dậy thì.

Từ thị phi đến tĩnh lặng – Minh triết từ hai cuốn sách của Sa môn Thích Pháp Hòa

Từ sách - Phim - Đan Thanh - 30/03/2025 08:00
2 cuốn sách của Sa môn Thích Pháp Hòa mang lại những minh triết sâu sắc giúp người đọc tránh ra khỏi những ồn ào, thị phi để tìm về bình an trong tâm hồn mình.

Nhạc sĩ Lư Nhất Vũ qua đời

Giải trí - Tiểu Vũ - 29/03/2025 13:37
Nhạc sĩ Lư Nhất Vũ, một trong những cây đại thụ của nền âm nhạc Việt Nam đã tạ thế vào ngày 29.3. Ông đã để lại một di sản âm nhạc vô giá gắn liền với lịch sử văn hóa đất nước.

Xem xét 17 gia đình có con bị bắt cóc, tôi nhận ra rằng họ đều bỏ qua 5 lỗ hổng chết người sau

Kỹ năng - Hiểu Đan - 29/03/2025 13:00
Đến tận bây giờ, vẫn còn nhiều gia đình đang đau đáu tìm kiếm con mình. Nhiều phụ huynh khóc lóc, hối hận vô cùng vì bỏ qua những lổ hổng này!

"Mẹ ơi, chúng ta không được đi khoang hạng nhất vì nghèo sao?" - Câu trả lời của bà mẹ xứng đáng đưa vào sách giáo khoa

Suy ngẫm - Hiểu Đan - 29/03/2025 12:00
Trên chuyến bay trở về nhà sau dịp Tết Nguyên đán, đứa trẻ hỏi 1 câu khiến bà mẹ có phần lúng túng.

Nhà địa tâm lý học giải thích: Tại sao sân bay cũng được coi là địa điểm tâm linh?

Thư giãn - Thanh Long - 29/03/2025 11:00
Một số chuyến bay từ múi giờ cao về múi giờ thấp có thể hạ cánh trước cả giờ khởi hành. Điều này rõ ràng đem lại cảm giác bạn đang du hành ngược trở về quá khứ.

Cha đẻ phần mềm Unikey: Từng nhận bão dư luận khi ra mắt ‘‘bộ gõ quốc dân’’

Phong cách sống - Khuê Hiền - 29/03/2025 10:00
Tại thời điểm Unikey mới được ra mắt, ông Phạm Kim Long đã nhận về nhiều ý kiến trái chiều khi cung cấp phần mềm này miễn phí.

Xem lại Na Tra: Số mệnh chưa bao giờ là điều không thể thay đổi!

Điện ảnh - Đông - 29/03/2025 09:00
Người cha nghiệm ra được triết lý đáng suy ngẫm này.

Đường vào Thiền - Osho lật ngược khái niệm Thiền: Bạn đã hiểu sai như thế nào?

Từ sách - Phim - Minh Hằng - 29/03/2025 08:00
Đường vào thiền không đưa ra các kỹ thuật cụ thể để người đọc làm theo một cách máy móc. Thay vào đó, Osho hé mở một cánh cửa để chúng ta bước vào hành trình khám phá chính mình thông qua những câu chuyện, chỉ dẫn gần gũi và thiết thực.

Chi phí hẹn hò ngày càng cao, nhiều người “quay xe” quen búp bê người lớn

Suy ngẫm - Trang Đào - 28/03/2025 12:00
Chi phí tương tác ngoài đời thực ngày càng cao cũng là lý do khiến cho "bạn gái AI" đã trở thành lựa chọn tiết kiệm. Một nhà đầu tư thẳng thắn nói: "Những gì chúng tôi bán không phải là silicon, mà là thuốc giảm đau để chống lại sự cô đơn".

ChatGPT thêm tính năng chỉnh sửa ảnh dễ hơn, tạo biểu đồ và infographic cho công việc tốt hơn

Kỹ năng - Sơn Vân - 28/03/2025 11:00
Các tính năng mới này có sẵn cho cả người dùng ChatGPT miễn phí và trả phí thông qua mô hình GPT-4o của OpenAI.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Chủ nhật, 30/03/2025