Tôi bảo anh ấy: “Nhiều người mua phần mềm và giả định rằng “cứ cài đặt nó đi và nó sẽ làm việc” thế rồi phát hiện ra rằng họ phải làm nhiều hơn bởi vì mua phần mềm thì dễ, nhưng thay đổi cách mọi người làm việc lại đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn. Tôi đã thấy nhiều công ti đầu tư nhiều tiền vào phần mềm nhưng đã không nhận được ích lợi bởi vì họ không hiểu “thay đổi qui trình.”

Với bất kì công nghệ mới nào đều có một tập các bước cần được thực hiện tại chỗ trước khi nó có thể là hữu dụng. Điều quan trọng nhất là con người. Phải có trao đổi và đào tạo về công nghệ mới bởi vì mọi người phải hiểu giá trị của công nghệ mới và nhận đào tạo về cách dùng nó. Họ cần biết cách nó ảnh hưởng tới công việc của họ và cách nó làm lợi cho họ như làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, trước khi họ sẽ chấp nhận nó và dùng nó. Theo ý kiến của tôi, Con người là trung tâm của mọi thứ do đó trao đổi là bản chất cho thay đổi xảy ra.

Bước thứ hai là qui trình hay cách con người làm việc. Để dùng công nghệ mới thì mọi người cần tham gia vào qui trình nào đó. Chẳng hạn, người quản lí quen dựa vào người kế toán, cho họ con số và để họ tính ra kết quả mà có thể mất vài giờ. Với phần mềm, người quản lí có thể bấm vào biểu tượng, đưa vào con số và để cho máy tính hiển thị kết quả ngay lập tức. Qui trình cũ dựa vào người kế toán để làm tính toán là cách mọi người đã hiểu rõ rồi.

Qui trình dùng máy tính thay vì con người là mới và mọi người có thể cảm thấy không thoải mái. Điều quan trọng là phải giải thích cho họ về ích lợi (nhanh hơn và chính xác hơn) và đào tạo họ dùng phần mềm mới. Khi mọi người hiểu cách mọi sự được thực hiện ngày nay và cách mọi sự sẽ được thực hiện sau khi cài đặt phần mềm mới và ích lợi họ thu được thì họ sẽ thay đổi.

Thay đổi qui trình yêu cầu rằng chúng ta phải bắt đầu từ con người, giúp họ hiểu qui trình mới bằng việc cung cấp đào tạo, và kết thúc với phần mềm được sử dụng. Không có thay đổi này về qui trình, mọi người sẽ trải nghiệm lẫn lộn và đôi khi chống lại thay đổi.

Cùng điều này có thể được áp dụng cho chương trình giáo dục mới. Đừng trông đợi “Cứ đem nó vào đi và sinh viên sẽ đăng kí học.” Đại học phải trao đổi rõ ràng với sinh viên về khác biệt giữa chương trình đào tạo mới và cũ. Các giáo sư cần giải thích giá trị, ích lợi và cách nó sẽ giúp cho sinh viên học tri thức, kĩ năng mới để cho họ có thể có việc làm tốt hơn, nghề nghiệp tốt hơn. Hơn bao giờ hết, trao đổi là bản chất trong việc thay đổi qui trình này. Chừng nào sinh viên và gia đình của họ còn chưa hiểu rõ nó và chấp nhận nó như chương trình tốt hơn, chương trình giáo dục mới có thể không thành công.

English version

My friend, a manager of a large company told me that he brought a new software product to improve productivity and efficiency but he is having a tough time to make it work in his company.

I told him: “Many people purchase software and assume that “install it and it will work” then find out that they have to do more because buying software is easy, but changing the way people work requires more efforts. I have seen many companies invested a lot of money in software but did not receive the benefits because they do not understand the “change process”.

With any new technology there is a set of steps that need to be in place before it can be of any use. The most important is the people. There must be communications and trainings about the new technology because people must understand the value of the new technology and receive training on how to use it. They need to know how it affects their works and how it benefits them such as getting their works done faster, better, before they will accept it and use it. In my opinion, People are the center of everything therefore communication is essential for the change to take place.

The second step is the process or the way people work. In order to use the new technology a certain process is involved. For example, manager used to rely on accounting people, give them the number and let them calculate the results which may take several hours. With software, manager can click on the icon, enter the number and let the computer displays results immediately. The old process of relying on accounting people to do the calculation is the way people understand well. The process using computer instead of people is new and people may not feel comfortable. It is important to explain to them the benefits (Faster and more accurate) and train them to use the new software. When people understand how things are done today and how things will be done after installing the new software and the benefits they receive then they will change.

The change process requires that we must start with the people, help them to understand the new process by provide training, and finish with the software being used. Without this change process, people will experience confusion and sometime resist the change.

The same thing can be applied to the new education program. Do not expect “Just bring it in and students will enroll”. University must clearly communicate to students about the differences between the new training programs and the old. Professors need to explain the value, benefits and how it will help students to learn new knowledge, skills so they can have better jobs, better careers. More than ever, communication is essential in this change process. Unless students and their family understand it well and accept it as the better programs, new education program may not be successful.