Thay đổi quy trình

GS John Vu18/09/2024 12:00
Thay đổi quy trình

Bạn tôi, người quản lí một công ti lớn bảo tôi rằng anh ấy đã đem một sản phẩm phần mềm mới ra cải tiến về năng suất và hiệu quả nhưng anh ấy gặp thời gian khó khăn khi để nó làm việc trong công ti của anh ấy.

Tôi bảo anh ấy: “Nhiều người mua phần mềm và giả định rằng “cứ cài đặt nó đi và nó sẽ làm việc” thế rồi phát hiện ra rằng họ phải làm nhiều hơn bởi vì mua phần mềm thì dễ, nhưng thay đổi cách mọi người làm việc lại đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn. Tôi đã thấy nhiều công ti đầu tư nhiều tiền vào phần mềm nhưng đã không nhận được ích lợi bởi vì họ không hiểu “thay đổi qui trình.”

Với bất kì công nghệ mới nào đều có một tập các bước cần được thực hiện tại chỗ trước khi nó có thể là hữu dụng. Điều quan trọng nhất là con người. Phải có trao đổi và đào tạo về công nghệ mới bởi vì mọi người phải hiểu giá trị của công nghệ mới và nhận đào tạo về cách dùng nó. Họ cần biết cách nó ảnh hưởng tới công việc của họ và cách nó làm lợi cho họ như làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, trước khi họ sẽ chấp nhận nó và dùng nó. Theo ý kiến của tôi, Con người là trung tâm của mọi thứ do đó trao đổi là bản chất cho thay đổi xảy ra.

Bước thứ hai là qui trình hay cách con người làm việc. Để dùng công nghệ mới thì mọi người cần tham gia vào qui trình nào đó. Chẳng hạn, người quản lí quen dựa vào người kế toán, cho họ con số và để họ tính ra kết quả mà có thể mất vài giờ. Với phần mềm, người quản lí có thể bấm vào biểu tượng, đưa vào con số và để cho máy tính hiển thị kết quả ngay lập tức. Qui trình cũ dựa vào người kế toán để làm tính toán là cách mọi người đã hiểu rõ rồi.

Qui trình dùng máy tính thay vì con người là mới và mọi người có thể cảm thấy không thoải mái. Điều quan trọng là phải giải thích cho họ về ích lợi (nhanh hơn và chính xác hơn) và đào tạo họ dùng phần mềm mới. Khi mọi người hiểu cách mọi sự được thực hiện ngày nay và cách mọi sự sẽ được thực hiện sau khi cài đặt phần mềm mới và ích lợi họ thu được thì họ sẽ thay đổi.

Thay đổi qui trình yêu cầu rằng chúng ta phải bắt đầu từ con người, giúp họ hiểu qui trình mới bằng việc cung cấp đào tạo, và kết thúc với phần mềm được sử dụng. Không có thay đổi này về qui trình, mọi người sẽ trải nghiệm lẫn lộn và đôi khi chống lại thay đổi.

Cùng điều này có thể được áp dụng cho chương trình giáo dục mới. Đừng trông đợi “Cứ đem nó vào đi và sinh viên sẽ đăng kí học.” Đại học phải trao đổi rõ ràng với sinh viên về khác biệt giữa chương trình đào tạo mới và cũ. Các giáo sư cần giải thích giá trị, ích lợi và cách nó sẽ giúp cho sinh viên học tri thức, kĩ năng mới để cho họ có thể có việc làm tốt hơn, nghề nghiệp tốt hơn. Hơn bao giờ hết, trao đổi là bản chất trong việc thay đổi qui trình này. Chừng nào sinh viên và gia đình của họ còn chưa hiểu rõ nó và chấp nhận nó như chương trình tốt hơn, chương trình giáo dục mới có thể không thành công.

English version

My friend, a manager of a large company told me that he brought a new software product to improve productivity and efficiency but he is having a tough time to make it work in his company.

I told him: “Many people purchase software and assume that “install it and it will work” then find out that they have to do more because buying software is easy, but changing the way people work requires more efforts. I have seen many companies invested a lot of money in software but did not receive the benefits because they do not understand the “change process”.

With any new technology there is a set of steps that need to be in place before it can be of any use. The most important is the people. There must be communications and trainings about the new technology because people must understand the value of the new technology and receive training on how to use it. They need to know how it affects their works and how it benefits them such as getting their works done faster, better, before they will accept it and use it. In my opinion, People are the center of everything therefore communication is essential for the change to take place.

The second step is the process or the way people work. In order to use the new technology a certain process is involved. For example, manager used to rely on accounting people, give them the number and let them calculate the results which may take several hours. With software, manager can click on the icon, enter the number and let the computer displays results immediately. The old process of relying on accounting people to do the calculation is the way people understand well. The process using computer instead of people is new and people may not feel comfortable. It is important to explain to them the benefits (Faster and more accurate) and train them to use the new software. When people understand how things are done today and how things will be done after installing the new software and the benefits they receive then they will change.

The change process requires that we must start with the people, help them to understand the new process by provide training, and finish with the software being used. Without this change process, people will experience confusion and sometime resist the change.

The same thing can be applied to the new education program. Do not expect “Just bring it in and students will enroll”. University must clearly communicate to students about the differences between the new training programs and the old. Professors need to explain the value, benefits and how it will help students to learn new knowledge, skills so they can have better jobs, better careers. More than ever, communication is essential in this change process. Unless students and their family understand it well and accept it as the better programs, new education program may not be successful.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

Công nghiệp phần mềm cần gì

Chúng tôi thảo luận với một nhóm quản lí cấp cao của các công ti phần mềm Trung Quốc khi họ thăm Carnegie Mellon về công nghiệp phần mềm ở Trung Quốc và họ bảo rằng rất khó tìm được người đúng với kĩ năng đúng bởi vì đào tạo đại học là KHÔNG nhất quán.
2

Phát triển nghề nghiệp

Mọi năm, tôi đều nhận được nhiều emails từ các sinh viên đã tốt nghiệp hỏi lời khuyên về nghề nghiệp của họ.
3

Xin việc

Mọi năm các công ti phần mềm đều nhận hàng nghìn đơn xin việc làm.
4

Người quản lý có kinh nghiệm

Một dự án điển hình thường yêu cầu các thành viên tổ có những kĩ năng kĩ thuật chuyên môn nhưng với người quản lí có kinh nghiệm, một mình kĩ năng kĩ thuật là KHÔNG đủ.

Một lời khuyên khác cho sinh viên

Tôi đã nhận được nhiều email từ các sinh viên hỏi về lời khuyên trong cuộc khủng hoảng tài chính này. Nhiều người thực sự lo sợ cho tương lai của mình và không biết phải làm gì.

Việc nóng cho sinh viên

Cuộc khủng hoảng tài chính hiện thời đã tạo ra “nhận biết thực tế” trong các sinh viên về cơ hội việc làm.

Xu hướng mới nổi lên

Thế giới công nghệ đang thay đổi rất nhanh chóng, kể cả các kĩ năng kĩ thuật và sự linh động được yêu cầu để hỗ trợ cho các thay đổi này.

Khoán ngoài ở mười thành phố

Trở thành “Bangalore nữa” sẽ nghĩa là nhiều tiền hơn trong ngân hàng và nhiều người sẽ có việc làm.

Vùng địa lý của việc gia công ở nước ngoài đang dịch chuyển

Theo nghiên cứu của A.T. Kearney, Ấn Độ và Trung Quốc liên tục đứng đầu là các đích tới của đưa việc ra nước ngoài; nhưng các nước Trung/Đông Âu lại tụt xuống trong khi Đông Nam Á và Trung Đông lại vươn lên.

Nghề kỹ nghệ phần mềm

Kĩ sư phần mềm là một trong những nghề được dự phóng tăng trưởng nhanh nhất trong các năm 2005-2025 với việc làm đầy hứa hẹn cho người xin việc có bằng đại học về kĩ nghệ phần mềm, quản lí công nghệ thông tin, và khoa học máy tính.

Lời khuyên cho người làm phần mềm

Nhiều người lập trình tin tri thức phần mềm là các ngôn ngữ lập trình hay công nghệ tính toán như: Java, C++, Linux, Windows NT, .Net, v.v. những tri thức cho phép người lập trình xây dựng phần mềm có thể chạy được trên máy tính.

Trung Quốc và CMU

Tin mới nhất ở Trung Quốc:

Dám Tha Thứ – Khi ta bắt đầu hiểu chính mình

Ai trong chúng ta cũng từng tổn thương. Có người mang nỗi buồn từ tuổi thơ, có người vẫn chưa quên một lời nói vụn vỡ, hay một người từng thân mà giờ đã hóa xa lạ. Nhưng điều khiến bạn mệt mỏi không phải là ký ức, mà là việc bạn phải ôm lấy nó mỗi ngày.

Tránh xa loại người này, bạn sẽ không rơi vào nghèo khó

Suy ngẫm - Nguyệt - 16/04/2025 13:00
Con người chịu ảnh hưởng rất lớn bởi các mối quan hệ xung quanh.

Chuỗi chương trình nghệ thuật đặc sắc chào mừng kỷ niệm 50 năm thống nhất đất nước

Giải trí - P.V - 16/04/2025 12:00
Hướng tới kỷ niệm 50 năm Ngày Giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước (30.4.1975 - 30.4.2025), các đơn vị nghệ thuật thuộc Bộ VH-TT-DL tổ chức chuỗi chương trình nghệ thuật đặc sắc trên cả nước.

Vĩnh biệt "Copy/Paste", "AI/Regenerate" đang cách mạng hóa việc học tập của sinh viên

Kỹ năng - Thanh Long - 16/04/2025 11:00
"AI/Regenerate" được ví như Người Nhện, như thuốc thông minh, như người khuân vác kiến thức. Nhưng hãy coi chừng, AI cũng có thể gây nghiện.

Xem "Sex Education", tôi phát hiện lỗi sai nghiêm trọng khi dạy con, khiến đứa trẻ đánh mất chính mình

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 16/04/2025 09:00
Điều tốt nhất cha mẹ có thể làm không phải là dẫn dắt con từng bước, mà là để con tự do bay trên bầu trời của chính mình.

Dám Tha Thứ – Khi ta bắt đầu hiểu chính mình

Từ sách - Phim - Quìn - 16/04/2025 08:00
Ai trong chúng ta cũng từng tổn thương. Có người mang nỗi buồn từ tuổi thơ, có người vẫn chưa quên một lời nói vụn vỡ, hay một người từng thân mà giờ đã hóa xa lạ. Nhưng điều khiến bạn mệt mỏi không phải là ký ức, mà là việc bạn phải ôm lấy nó mỗi ngày.

Chàng trai đi xe đạp Thống Nhất từ Hà Nội vào TP.HCM để xem lễ diễu binh 30/4

Phong cách sống - Hải My - 15/04/2025 13:00
Hành trình đạp xe từ Hà Nội vào TP.HCM của anh chàng này thu hút cả triệu người theo dõi.

Sức khoẻ ở người trung niên là KPI quan trọng nhất, luôn có sẵn ‘plan B’ khi thất nghiệp

Suy ngẫm - Mini - 15/04/2025 12:00
Chiến lược của người trung niên không phải là "liều ăn nhiều", mà là "chắc từng bước, thắng từng chặng".

Phát triển nghề nghiệp

Blog GS John VU - GS John Vu - 15/04/2025 12:00
Mọi năm, tôi đều nhận được nhiều emails từ các sinh viên đã tốt nghiệp hỏi lời khuyên về nghề nghiệp của họ.

Nhóm nạn nhân đầu tiên của DeepSeek - Chuyên gia chỉ cách sống sót trong thời đại AI

Kỹ năng - Trang Đào - 15/04/2025 11:00
AI có thay thế công việc của chúng ta không?" - đó là câu hỏi đặt ra khi DeepSeek ra đời, đánh dấu bước tiến mới của công nghệ AI.

"Copy & Paste" sắp trở thành chuyện của quá khứ, Gen Alpha đang mở ra một kỷ nguyên mới

Phong cách sống - Trang Vũ - 15/04/2025 10:00
Thế hệ này hứa hẹn sẽ mang đến những sáng tạo đột phá.

Đường vào thiền - Hạt giống thuần khiết bên trong mỗi người sẽ nảy nở

Từ sách - Phim - Thu An - 15/04/2025 09:00
Có thể, nhiều người đã biết về thiền, tìm hiểu, trải nghiệm thiền. Nhưng nếu đọc “Đường vào thiền” của Osho, bạn sẽ nhận ra những chiều kích rất riêng, rất khác biệt, rất thâm sâu của Osho về thiền.

Xem phim 'Sex Education', tôi quyết dạy con 'Chọn bạn mà chơi'

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 15/04/2025 08:00
Tình bạn như một ngọn gió, có thể đưa con vươn xa hoặc cuốn con vào những lối mòn khó quay lại.

7 thói quen của nhiều người có thể "hạ đo ván" sức khỏe bất cứ lúc nào

Kỹ năng - Mỹ Diệu - 14/04/2025 13:00
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta luôn vô tình hình thành một số thói quen nhỏ và có thể bạn đang đắm chìm trong những thói quen đó. Nhưng những hành động nhỏ giúp bạn cảm thấy sảng khoái trong chốc lát thực chất có thể tiềm ẩn những rủi ro sức khỏe.

Choáng váng trước cơn bão sa thải, nhớ ‘xốc’ lại tinh thần với lời dặn của Tư Mã Ý

Suy ngẫm - Diệu Đan - 14/04/2025 12:00
Tư Mã Ý xác thực là một đời thành công, không còn gì có thể nghi ngờ nữa. Cuộc đời ông chính là minh chứng của câu nói: Người trụ tới cuối cùng, đứng trên vạn người, chính là người khôn ngoan nhất.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 5, 17/04/2025