Thay đổi quy trình

GS John Vu18/09/2024 12:00
Thay đổi quy trình

Bạn tôi, người quản lí một công ti lớn bảo tôi rằng anh ấy đã đem một sản phẩm phần mềm mới ra cải tiến về năng suất và hiệu quả nhưng anh ấy gặp thời gian khó khăn khi để nó làm việc trong công ti của anh ấy.

Tôi bảo anh ấy: “Nhiều người mua phần mềm và giả định rằng “cứ cài đặt nó đi và nó sẽ làm việc” thế rồi phát hiện ra rằng họ phải làm nhiều hơn bởi vì mua phần mềm thì dễ, nhưng thay đổi cách mọi người làm việc lại đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn. Tôi đã thấy nhiều công ti đầu tư nhiều tiền vào phần mềm nhưng đã không nhận được ích lợi bởi vì họ không hiểu “thay đổi qui trình.”

Với bất kì công nghệ mới nào đều có một tập các bước cần được thực hiện tại chỗ trước khi nó có thể là hữu dụng. Điều quan trọng nhất là con người. Phải có trao đổi và đào tạo về công nghệ mới bởi vì mọi người phải hiểu giá trị của công nghệ mới và nhận đào tạo về cách dùng nó. Họ cần biết cách nó ảnh hưởng tới công việc của họ và cách nó làm lợi cho họ như làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, trước khi họ sẽ chấp nhận nó và dùng nó. Theo ý kiến của tôi, Con người là trung tâm của mọi thứ do đó trao đổi là bản chất cho thay đổi xảy ra.

Bước thứ hai là qui trình hay cách con người làm việc. Để dùng công nghệ mới thì mọi người cần tham gia vào qui trình nào đó. Chẳng hạn, người quản lí quen dựa vào người kế toán, cho họ con số và để họ tính ra kết quả mà có thể mất vài giờ. Với phần mềm, người quản lí có thể bấm vào biểu tượng, đưa vào con số và để cho máy tính hiển thị kết quả ngay lập tức. Qui trình cũ dựa vào người kế toán để làm tính toán là cách mọi người đã hiểu rõ rồi.

Qui trình dùng máy tính thay vì con người là mới và mọi người có thể cảm thấy không thoải mái. Điều quan trọng là phải giải thích cho họ về ích lợi (nhanh hơn và chính xác hơn) và đào tạo họ dùng phần mềm mới. Khi mọi người hiểu cách mọi sự được thực hiện ngày nay và cách mọi sự sẽ được thực hiện sau khi cài đặt phần mềm mới và ích lợi họ thu được thì họ sẽ thay đổi.

Thay đổi qui trình yêu cầu rằng chúng ta phải bắt đầu từ con người, giúp họ hiểu qui trình mới bằng việc cung cấp đào tạo, và kết thúc với phần mềm được sử dụng. Không có thay đổi này về qui trình, mọi người sẽ trải nghiệm lẫn lộn và đôi khi chống lại thay đổi.

Cùng điều này có thể được áp dụng cho chương trình giáo dục mới. Đừng trông đợi “Cứ đem nó vào đi và sinh viên sẽ đăng kí học.” Đại học phải trao đổi rõ ràng với sinh viên về khác biệt giữa chương trình đào tạo mới và cũ. Các giáo sư cần giải thích giá trị, ích lợi và cách nó sẽ giúp cho sinh viên học tri thức, kĩ năng mới để cho họ có thể có việc làm tốt hơn, nghề nghiệp tốt hơn. Hơn bao giờ hết, trao đổi là bản chất trong việc thay đổi qui trình này. Chừng nào sinh viên và gia đình của họ còn chưa hiểu rõ nó và chấp nhận nó như chương trình tốt hơn, chương trình giáo dục mới có thể không thành công.

English version

My friend, a manager of a large company told me that he brought a new software product to improve productivity and efficiency but he is having a tough time to make it work in his company.

I told him: “Many people purchase software and assume that “install it and it will work” then find out that they have to do more because buying software is easy, but changing the way people work requires more efforts. I have seen many companies invested a lot of money in software but did not receive the benefits because they do not understand the “change process”.

With any new technology there is a set of steps that need to be in place before it can be of any use. The most important is the people. There must be communications and trainings about the new technology because people must understand the value of the new technology and receive training on how to use it. They need to know how it affects their works and how it benefits them such as getting their works done faster, better, before they will accept it and use it. In my opinion, People are the center of everything therefore communication is essential for the change to take place.

The second step is the process or the way people work. In order to use the new technology a certain process is involved. For example, manager used to rely on accounting people, give them the number and let them calculate the results which may take several hours. With software, manager can click on the icon, enter the number and let the computer displays results immediately. The old process of relying on accounting people to do the calculation is the way people understand well. The process using computer instead of people is new and people may not feel comfortable. It is important to explain to them the benefits (Faster and more accurate) and train them to use the new software. When people understand how things are done today and how things will be done after installing the new software and the benefits they receive then they will change.

The change process requires that we must start with the people, help them to understand the new process by provide training, and finish with the software being used. Without this change process, people will experience confusion and sometime resist the change.

The same thing can be applied to the new education program. Do not expect “Just bring it in and students will enroll”. University must clearly communicate to students about the differences between the new training programs and the old. Professors need to explain the value, benefits and how it will help students to learn new knowledge, skills so they can have better jobs, better careers. More than ever, communication is essential in this change process. Unless students and their family understand it well and accept it as the better programs, new education program may not be successful.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận

Một lời khuyên khác cho sinh viên

Tôi đã nhận được nhiều email từ các sinh viên hỏi về lời khuyên trong cuộc khủng hoảng tài chính này. Nhiều người thực sự lo sợ cho tương lai của mình và không biết phải làm gì.

Việc nóng cho sinh viên

Cuộc khủng hoảng tài chính hiện thời đã tạo ra “nhận biết thực tế” trong các sinh viên về cơ hội việc làm.

Xu hướng mới nổi lên

Thế giới công nghệ đang thay đổi rất nhanh chóng, kể cả các kĩ năng kĩ thuật và sự linh động được yêu cầu để hỗ trợ cho các thay đổi này.

Khoán ngoài ở mười thành phố

Trở thành “Bangalore nữa” sẽ nghĩa là nhiều tiền hơn trong ngân hàng và nhiều người sẽ có việc làm.

Vùng địa lý của việc gia công ở nước ngoài đang dịch chuyển

Theo nghiên cứu của A.T. Kearney, Ấn Độ và Trung Quốc liên tục đứng đầu là các đích tới của đưa việc ra nước ngoài; nhưng các nước Trung/Đông Âu lại tụt xuống trong khi Đông Nam Á và Trung Đông lại vươn lên.

Nghề kỹ nghệ phần mềm

Kĩ sư phần mềm là một trong những nghề được dự phóng tăng trưởng nhanh nhất trong các năm 2005-2025 với việc làm đầy hứa hẹn cho người xin việc có bằng đại học về kĩ nghệ phần mềm, quản lí công nghệ thông tin, và khoa học máy tính.

Lời khuyên cho người làm phần mềm

Nhiều người lập trình tin tri thức phần mềm là các ngôn ngữ lập trình hay công nghệ tính toán như: Java, C++, Linux, Windows NT, .Net, v.v. những tri thức cho phép người lập trình xây dựng phần mềm có thể chạy được trên máy tính.

Trung Quốc và CMU

Tin mới nhất ở Trung Quốc:

Bạn đang nghịch gì với đời mình - Khi khổ đau cũng là một phần của cuộc sống

Có những ngày bạn cảm thấy mọi thứ từng bỗng vụn vỡ, những câu hỏi không lời đáp giày vò tâm trí: “Rốt cuộc mình sống để làm gì?”, “Tại sao phải đau khổ đến vậy?”. Bạn không biết bám vào đâu, càng vùng vẫy, càng thấy mình lún sâu trong một vũng lầy vô hình.

12 nghệ sĩ hát trong MV "Rực rỡ ngày mới", truyền tải thông điệp nhân văn

Giải trí - Bích Phương - 01/07/2025 15:54
Mang giai điệu tươi sáng và thông điệp ý nghĩa, MV "Rực rỡ ngày mới" gây xúc động khi lan tỏa tinh thần nhân ái đến khán giả, bạn đọc nhân dịp kỷ niệm 20 năm thành lập báo điện tử Dân Trí.

Ảnh địa phận 29 tỉnh thành chỉ còn trong kỷ niệm, chạm cảm xúc nhiều người

Thư giãn - Việt Hà - 01/07/2025 13:19
Từ năm 2020 tới nay, anh Duy An rong ruổi tới khắp các vùng miền trên Tổ quốc, ghi lại bức ảnh về địa phận từng tỉnh thành. Không ngờ bộ ảnh nhận sự quan tâm đặc biệt do chạm tới cảm xúc nhiều người.

Xem Sex Education, tôi kinh ngạc trước 1 câu thoại quá hay, bèn đem đi dạy con trai

Điện ảnh - Thanh Hương - 01/07/2025 12:00
Khi nghe câu nói này, tôi đã bật cười và thích thú.

AI có thể tống tiền, phản bội khi cảm thấy bị đe dọa

Kỹ năng - Hoàng Vũ - 01/07/2025 11:00
Một nghiên cứu mới từ Anthropic cho thấy các mô hình ngôn ngữ tiên tiến như Claude hay Gemini không chỉ sẵn sàng vạch trần các vụ bê bối cá nhân để tự bảo vệ, mà thậm chí còn cân nhắc "để mặc bạn chết" nếu mục tiêu của chúng bị đe dọa.

Bức thư bà mẹ gửi con "nổi loạn": Nếu đứa trẻ nào cũng đọc được những câu chữ này, tương lai có thể sẽ khác

Suy ngẫm - Hiểu Đan - 01/07/2025 10:00
Tôi hy vọng nhiều bậc phụ huynh sẽ lan toả cho con mình chiêm nghiệm sớm!

Tôn thờ tuổi thơ "nghèo mà vui", cái giá phải trả đôi khi không chỉ là một kỳ thi trượt

Phong cách sống - Hiểu Đan - 01/07/2025 09:00
Cô gái trong sách "Em phải đến Harvard học kinh tế" lại một lần nữa khiến hội phụ huynh Việt "dậy sóng".

Bạn đang nghịch gì với đời mình - Khi khổ đau cũng là một phần của cuộc sống

Từ sách - Phim - Quìn - 01/07/2025 08:00
Có những ngày bạn cảm thấy mọi thứ từng bỗng vụn vỡ, những câu hỏi không lời đáp giày vò tâm trí: “Rốt cuộc mình sống để làm gì?”, “Tại sao phải đau khổ đến vậy?”. Bạn không biết bám vào đâu, càng vùng vẫy, càng thấy mình lún sâu trong một vũng lầy vô hình.

Tra cứu nhanh 168 phường, xã, đặc khu thuộc TP.HCM mới

Kỹ năng - 30/06/2025 13:55
Chuyên trang toàn cảnh thông tin về 168 phường, xã, đặc khu của TP.HCM chính thức đi vào hoạt động. Bạn có thể tra cứu, theo dõi video và các thông tin về hoạt động vận hành khi TP.HCM thực hiện chính quyền 2 cấp.

Cẩn thận với ký tự vô hình khi mở đường link trên điện thoại

Kỹ năng - Anh Tú - 30/06/2025 13:00
Chuyên gia bảo mật Gabriele Digregorio đã phát hiện một lỗ hổng tiềm ẩn trên hệ điều hành Android, có thể bị tin tặc khai thác để thực hiện các cuộc tấn công lừa đảo (phishing).

Xem 'Sex Education' tôi đau khổ hiểu ra: Dù hơn 30 tuổi vẫn mơ hồ về 2 chữ "trưởng thành"

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 30/06/2025 12:00
Hoá ra, trưởng thành không phải là kiểm soát mọi thứ, mà là học cách buông bỏ và bước tiếp.

Những lo ngại khi Facebook muốn truy cập vào thư viện ảnh trên điện thoại

Kỹ năng - Anh Tú - 30/06/2025 11:00
Facebook đang yêu cầu người dùng cho phép truy cập vào thư viện ảnh trên điện thoại để tự động đề xuất các phiên bản ảnh được chỉnh sửa bằng AI, gồm cả những bức ảnh chưa từng được tải lên Facebook.

Gia đình "độc lạ" Việt Nam, dâu rể các thế hệ mới đến đều choáng váng rồi... "nghiện" lúc nào không hay!

Phong cách sống - Khánh Huyền - 30/06/2025 10:00
Những ai lần đầu tiên đến gia đình tôi đều không giấu nổi sự sửng sốt. Có người khó tính từng bảo cách này khiến con cháu dễ sinh hư, thiếu tôn ti trật tự.

Khai mở hạnh phúc - Ba chiến lược giúp bạn hạnh phúc và viên mãn

Từ sách - Phim - Quang Thanh - 30/06/2025 09:00
Chúng ta thường nghĩ sức khỏe tinh thần suy kiệt là điều gì đó bất thường, thậm chí không tự nhiên. Nhưng bạn nên biết, có một số liệu thống kê nói rằng cứ bốn người sẽ có một người gặp những khó khăn về sức khỏe tinh thần.

Ánh sáng trong ta - Chậm lại để tiến xa hơn

Từ sách - Phim - Quìn - 30/06/2025 08:00
Chúng ta đang sống trong một thời đại mà tốc độ được xem là thước đo thành công. Hiểu nhanh, làm vội, đạt được càng nhiều càng tốt dường như đã trở thành tiêu chuẩn ngầm của một người “hiệu quả”.

Xem 'Sex Education', tôi nhận ra sai lầm khiến bản thân thành ‘kẻ thù’ trong mắt con

Điện ảnh - Ứng Hà Chi - 29/06/2025 13:00
Nhờ bộ phim, tôi nhận thức được sai lầm của mình và quyết định thay đổi vì con.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 3, 01/07/2025