Làm thế nào để khắc phục sự xung đột trong doanh nghiệp của bạn

Càng leo lên chức vị cao, bạn sẽ càng thấy người ta có xu hướng bỏ thời gian và công sức để tránh các cuộc tranh luận sôi nổi, thứ rất quan trọng đối với mọi đội ngũ hiệu quả. Không may là, xung đột bị xem như điều cấm kỵ trong nhiều tình huống, đặc biệt là trong công việc.

Nếu bạn sợ sự xung đột

Chúng ta cần phân biệt sự xung đột mang tính xây dựng với những công kích mang tính phá hoại và sự luồn lách giữa cá nhân với nhau. Những cuộc xung đột tư tưởng được giới hạn trong phạm vi khái niệm và ý kiến, tránh công kích cá nhân. Tuy nhiên, kiểu xung đột này có thể mang những đặc điểm của sự xung đột cá nhân – sự quyết liệt, cảm xúc và nỗi bực dọc – nhiều đến mức người ngoài có thể ngộ nhận đó là những bất hòa tiêu cực.

Nhưng những đội nhóm tham gia các cuộc tranh luận tích cực biết mục đích duy nhất của họ là tìm ra cách giải quyết tốt nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất. Họ thảo luận và giải quyết các vấn đề nhanh chóng và toàn diện hơn những người khác, và họ ra khỏi các cuộc tranh luận nảy lửa mà không mang cảm giác nặng nề. Ngược lại, họ hăng hái và sẵn sàng để giải quyết vấn đề quan trọng kế tiếp.

Trớ trêu thay, những đội nhóm cố né tránh tranh luận để tránh làm tổn thương những thành viên khác cuối cùng lại rơi vào tình trạng căng thẳng nguy hiểm. Khi các thành viên không thoải mái tranh luận và không đồng ý về những luận điểm quan trọng, họ có khuynh hướng đàm tiếu sau lưng. Điều này còn tệ hại hơn rất nhiều so với việc tranh cãi nảy lửa để giải quyết vấn đề.

Một điều tréo ngoe nữa là có quá nhiều người né tránh mâu thuẫn nhân danh tính hiệu quả, trong khi những cuộc tranh luận tích cực thường chính là công cụ giúp tiết kiệm thời gian. Ngược lại với quan điểm cho rằng tranh cãi là lãng phí thời gian và sức lực, những người né tránh mâu thuẫn mới chính là những người lãng phí thời gian để xem đi xem lại các vấn đề mà không có hướng giải quyết. Họ thường yêu cầu các thành viên trong nhóm “giải quyết chuyện này sau”, mà điều đó có vẻ đồng nghĩa với việc tránh đối mặt với các vấn đề quan trọng, để rồi lại đề cập đến nó lần nữa trong cuộc họp kế tiếp.

Những nhóm sợ xung đột…

. Tổ chức các cuộc họp nhàm chán

. Tạo điều kiện cho những cuộc đấu đá sau lưng và công kích cá nhân nảy sinh

. Bỏ qua những chủ đề dễ gây tranh cãi vốn rất quan trọng cho sự thành công của đội nhóm

. Không nhận thức hết tất cả ý kiến và quan điểm của các thành viên trong nhóm

. Mất thời gian và công sức để giả vờ và hạn chế làm mất lòng nhau.

Chúng ta cần phân biệt sự xung đột mang tính xây dựng với những công kích mang tính phá hoại và sự luồn lách giữa cá nhân với nhau.

Những nhóm sẵn sàng xung đột…

. Tổ chức các cuộc họp sôi nổi và thú vị

. Ghi nhận và khai thác ý kiến của tất cả các thành viên

. Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng

. Giảm thiểu yếu tố giao tiếp dè chừng và giả tạo

. Thảo luận những vấn đề thiết yếu.

Các gợi ý để khắc phục sự xung đột

Các đội nhóm xây dựng khả năng và sự sẵn sàng tham gia các cuộc tranh luận lành mạnh như thế nào? Bước đầu tiên là phải thừa nhận sự xung đột là tốt và còn quá nhiều đội nhóm có khuynh hướng né tránh nó. Một khi còn thành viên trong nhóm tin rằng xung đột là không cần thiết thì điều này vẫn khó thực hiện. Nhưng bên cạnh sự thừa nhận đó, có một số phương pháp đơn giản mà bạn có thể áp dụng để làm cho xung đột trở nên phổ biến hơn và hiệu quả hơn trong đội ngũ của mình.

Khai thác xung đột: Các thành viên trong đội nhóm có xu hướng tránh xung đột phải thỉnh thoảng đóng vai trò người “khai thác sự xung đột” – người sẽ tìm ra những sự bất đồng ngấm ngầm trong đội và đưa nó ra ánh sáng. Họ phải can đảm và tự tin để đề cập đến những vấn đề nhạy cảm và buộc các thành viên trong nhóm cùng thảo luận. Việc này đòi hỏi sự khách quan trong các cuộc họp và cam kết tham gia đến khi vấn đề được giải quyết. Một số đội nhóm có thể chỉ định một thành viên trong đội để làm nhiệm vụ này trong cuộc họp hay cuộc thảo luận nào đó.

Sự cho phép đúng thời điểm: Trong quá trình khai thác xung đột, các thành viên của nhóm cần bảo nhau không trốn tránh các cuộc tranh luận lành mạnh. Một cách đơn giản mà hiệu quả để làm việc này là nhận ra các dấu hiệu cho thấy họ đang không thoải mái với sự bất đồng trong cuộc tranh luận, sau đó hãy xen vào và nhắc nhở cho họ biết những gì họ đang làm là cần thiết. Điều này nghe có vẻ đơn giản và hơi trịch thượng, nhưng nó là công cụ rất hữu hiệu để làm giảm sự căng thẳng để cuộc tranh luận tiếp tục hiệu quả và sôi nổi, giúp mọi người có tự tin để tiếp tục. Và khi các cuộc thảo luận hay buổi họp kết thúc, bạn nên nhắc lại cho những người tham gia nhớ rằng họ tham gia tranh luận vì lợi ích của nhóm và không nên né tranh luận trong những lần tiếp theo.

Các công cụ khác: Như đã đề cập ở trên, có nhiều công cụ để xác định nhóm tính cách và xu hướng hành vi cá nhân giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn. Vì hầu hết các công cụ này đều có phần miêu tả cách mỗi nhóm tính cách giải quyết mâu thuẫn như thế nào, nên nó rất hữu ích trong việc giúp dự đoán cách tiếp cận hoặc né tránh của các thành viên trong nhóm. Một phương pháp khác đặc biệt liên quan đến đề tài xung đột là các kỹ năng quản lý xung đột Thomas-Kilmann, được biết đến phổ biến dưới cái tên TKI. Công cụ này giúp các thành viên hiểu khuynh hướng tự nhiên của xung đột để có thể lựa chọn cách thức giải quyết phù hợp nhất trong những tình huống khác nhau.

Trích 5 điểm chết trong Teamwork