Các công đoạn quan trọng trong công tác thông tin tư liệu

theo Giáo trình Thông tin học07/07/2024 12:00
Các công đoạn quan trọng trong công tác thông tin tư liệu

Nhiệm vụ của hoạt động thông tin tư liệu không chỉ là cất giữ một kho tài liệu, mà phải chọn lọc, đánh giá phân tích, phân phối những thông tin chính xác cần thiết theo yêu cầu của người dùng tin.

thong-tin.jpg
Công tác thông tin tư liệu phải thực hiện một loạt các công đoạn có cấu trúc một cách hợp lý

Những yêu cầu này thay đổi tùy theo lĩnh vực, tình trạng của tri thức và đối tượng người dùng tin, nhưng chúng có một nét chung là các thông tin nhận được phải thích hợp và kịp thời.

Điều đó đòi hỏi công tác thông tin tư liệu phải thực hiện một loạt các công đoạn có cấu trúc một cách hợp lý mà người ta gọi là dây chuyền thông tin tư liệu (chaine documentaire).

Dây chuyển thông tin tư liệu bao gồm các công đoạn sau đây: Đầu tiên là Chọn lọc và bổ sung; tiếp đó là Mô tả thư mục; Mô tả nội dung; Lưu trữ và bảo quản và cuối cùng là Tìm và phổ biến thông tin.

Tính đa dạng và phức tạp của các công đoạn liên tiếp mà việc xử lý thông tin đặt ra trong dây chuyền thông tin tư liệu nói lên rằng khoa học thông tin là một khoa học đa ngành ở trình độ cao. Dưới đây là một số nét tổng quát về các công đoạn đó.

Chọn lọc và bổ sung

Là bước đầu tiên của dây chuyền tư liệu, chọn lọc và bổ sung cho phép ta xây dựng và nuôi dưỡng vốn tư liệu của một đơn vị thông tin. Nó gồm các bước sau: thăm dò nguồn tài liệu, lựa chọn tài liệu và làm các thủ tục bổ sung tài liệu.

Việc chọn lọc phải dựa trên nhiều nguồn khác nhau: các ấn phẩm thương mại, các tủ phiếu và mục lục, thư mục quốc gia và thư mục các loại. Đối với các tài liệu không công bố, người cán bộ tư liệu cần phải nắm bắt được các hoạt động của các cơ quan, tổ chức khoa học và tổ chức mạng lưới trao đổi.

Việc chọn lọc và bổ sung không thể làm tùy tiện mà phải tuân theo một chính sách liên quan chặt chẽ đến lợi ích và mục tiêu của đơn vị thông tin.

Mô tả thư mục

Tiếp theo việc bổ sung tài liệu là những công đoạn giúp ta kiểm tra và tìm được ngay tài liệu khi cần thiết. Đó là mô tả thư mục.

Mục đích của mô tả thư mục là lập một phiếu cho tài liệu, trên đó ghi những đặc trưng bên ngoài của tài liệu: tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản v.v...

Mô tả thư mục cung cấp cho ta một cách biểu diễn tài liệu duy nhất, không mơ hồ. Nó giúp ta dễ dàng kiểm tra, định vị và tìm kiếm tài liệu.

Để đáp ứng với yêu cầu hợp tác và giao lưu thông tin quốc tế, năm 1960 với sự cố gắng của cơ quan tiêu chuẩn quốc tế ISO, quy tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD được biên soạn.

Ngày nay quy tắc này được sử dụng ở nhiều nước tạo điều kiện cho việc trao đổi quốc tế các ấn phẩm thông tin thư mục. Trong các nước nói tiếng Anh người ta sử dụng quy tắc mô tả thư mục Anh - Mỹ AACR, được xây dựng trên cơ sở của ISBD nhưng chi tiết và sâu sắc hơn.

Mô tả nội dung

Việc mô tả nội dung tài liệu, còn gọi là phân tích tài liệu, có nhiệm vụ mô tả những thông tin có trong tài liệu, thể hiện nó bằng một hình thức trình bày mà hệ thống thông tin sử dụng.

Điều gì sẽ xảy ra nếu người ta dùng ngôn ngữ tự nhiên để mô tả nội dung tài liệu. Người ta sẽ không nắm được thực chất nội dung tài liệu do tính mơ hồ, phong phú, đa nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên.

Để khắc phục những khó khăn về mặt ngữ nghĩa, người ta dùng ngôn ngữ tư liệu để mô tả nội dung tài liệu. Đó là ngôn ngữ nhân tạo, trong đó mỗi thuật ngữ có một ý nghĩa duy nhất đối với tất cả những ai sử dụng nó.

Tùy theo từng trường hợp, việc mô tả nội dung tài liệu được thực hiện ở các mức độ khác nhau.

Ở mức độ sơ cấp nhất, người ta tiến hành phân loại tài liệu. Ở đây người ta xác định chủ đề chính của tài liệu và thể hiện bằng một thuật ngữ thích hợp của ngôn ngữ tư liệu (khung phân loại). Mục đích của phân loại là sắp xếp thông tin thành một số ít các lớp để tổ chức các bộ phiếu và tổ chức kho, giúp cho việc tìm tài liệu theo nội dung một cách nhanh chóng và chính xác.

Ở mức độ sâu sắc hơn, việc mô tả nội dung tài liệu được thực hiện bằng cách đánh chỉ số, hay còn gọi là định từ khoá tài liệu. Nó bao gồm việc xác định những khái niệm và nội dung mà tài liệu đề cập tới và thể hiện bằng một số thuật ngữ của ngôn ngữ tư liệu. Nhờ đó ta có thể lưu trữ thông tin và trả lời câu hỏi của người dùng tin.

Mức độ cao hơn là cô đọng nội dung tài liệu bằng một bản tóm tắt với độ dài thay đổi, tùy theo trình độ phân tích và giá trị của tài liệu được sử dụng. Tóm tắt có lợi ích kép là dễ ghi nhớ, rút gọn thời gian tra cứu tài liệu và cho phép người dùng tin dễ hình dung ra nội dung chứa trong tài liệu.

Lưu trữ và bảo quản

Sau bước mô tả thư mục, mô tả nội dung, mỗi tài liệu cùng những thông tin mà nó chứa trong đó được biểu diễn bằng một chỉ dẫn (notice) cho phép ta có thể lưu trữ các thông tin chứa trong tài liệu, tức là đưa nó vào các công cụ cất giữ và tìm kiếm của hệ thống. Đó là: Các bộ phiếu truyền thống hay mục lục (phương tiện thủ công); Các bộ phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phương tiện bán tự động); Các băng từ, đĩa từ, đĩa quang (phương tiện tự động hóa).

Tài liệu gốc được bảo quản trong kho. Ở đây các tài liệu được sắp xếp vào một vị trí xác định. Tùy theo yêu cầu sử dụng, người ta có thể sắp xếp theo loại hình tài liệu, theo kích cỡ của tài liệu, theo chủ đề (sắp xếp theo hệ thống) hoặc theo thứ tự nhập của tài liệu (sắp xếp theo thời gian)

Việc sắp xếp cho phép biết được tài liệu mà người ta yêu cầu ở đâu. Một hệ thống định vị được gắn trên tài liệu (cote) cho phép ta xác định vị trí của tài liệu trong kho.

Các tài liệu, ít nhất là các tài liệu văn bản, có thể được cất giữ ở trạng thái gốc của nó hay dưới dạng thu gọn (microforme). Việc ghi tài liệu trên các vi phim và vi phiếu ngày càng phổ biến. Lợi ích của nó là tiết kiệm được diện tích kho (thể tích tài liệu giảm đến 90%), trọng lượng không đáng kể, dễ nhân bản và phân phối tài liệu.

Tìm và phổ biến thông tin

Chính nhờ việc lưu trữ thông tin mà người ta có thể tiến hành được việc tìm kiếm thông tin. Tìm tin và hệ quả tiếp theo là phổ biến các thông tin tìm được là nhiệm vụ cơ bản của các dịch vụ thông tin, phục vụ yêu cầu của người dùng tin. Đó cũng chính là lý do tồn tại của các cơ quan thông tin.

Tìm tin hay tra cứu tin là tập hợp các công đoạn có mục đích cung cấp cho người dùng tin những chỉ dẫn và thông tin trả lời cho câu hỏi đột xuất hay thường xuyên của họ.

Các dịch vụ tra cứu tin là dịch vụ cơ bản của các đơn vị thông tin, nó giúp người dùng tin có thể sử dụng tốt nhất vốn tư liệu hiện có nhằm thoả mãn yêu cầu thông tin của họ. Các ấn phẩm thư mục, mục lục, tóm tắt, chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu on-line và đa phương tiện là các công cụ giúp người dùng tin có thể tiếp cận các nguồn thông tin.

Dù bằng thủ công (trên các bộ phiếu) hay bằng tự động hoá (trên các máy tính điện tử), việc tìm tin có hai dạng cơ bản là tìm tin hồi cố và tìm tin chọn lọc. Cụ thể: Tìm tin hồi cố là tìm các tài liệu trả lời các câu hỏi về các tài liệu hiện có, dựa trên cơ sở của kho tài liệu; Tìm tin có chọn lọc là tìm các thông tin cần thiết phục vụ cho các cán bộ chuyên môn theo yêu cầu thường xuyên của họ.

Các sản phẩm thông tin cung cấp cho người dùng tin có thể ở nhiều dạng khác nhau: các tài liệu gốc, các bản tra cứu, các thông tin trích dẫn, các ấn phẩm thông tin, các cơ sở dữ liệu (CSDL)... Các hình thức phân phối thông tin cũng đa dạng: thường xuyên hay đột xuất, tại chỗ hay tại nhà, cá nhân hay tập thể.

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, hầu hết các công việc trên đây của dây chuyền thông tin tư liệu đều có thể thực hiện một cách tự động bằng máy tính điện tử.

 


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

7 nghề thú vị nhất hành tinh: Thuê vợ, đưa hung tin chưa là gì so với việc cuối cùng

Đây đều là những công việc mà có thể bạn mới nghe thấy lần đầu trong đời.
2

21 tuổi, Warren Buffett bỏ ra 100 Đô la để tham gia lớp học này và cuộc đời ông đã sang trang

Nhờ sự thay đổi trong khả năng giao tiếp đã giúp tỷ phú Warren Buffett đạt được thành công như ngày hôm nay.
3

Các công đoạn quan trọng trong công tác thông tin tư liệu

Nhiệm vụ của hoạt động thông tin tư liệu không chỉ là cất giữ một kho tài liệu, mà phải chọn lọc, đánh giá phân tích, phân phối những thông tin chính xác cần thiết theo yêu cầu của người dùng tin.
4

Thuật dụng nhân từ chuyện Tào Tháo nhường kinh đô Lạc Dương đuổi theo Đổng Trác

Vì đâu Tào Tháo nhường kinh đô Lạc Dương béo bở cho Tôn Kiên, còn mình lại nhận phần nguy hiểm là truy đuổi Đổng Trác?

7 nghề thú vị nhất hành tinh: Thuê vợ, đưa hung tin chưa là gì so với việc cuối cùng

Đây đều là những công việc mà có thể bạn mới nghe thấy lần đầu trong đời.

Con gái trộm tiền của mẹ, bố phát hiện chỉ làm 1 chuyện mà được khen

Cách xử lý của bố khiến cô bé luôn cảm thấy biết ơn và không dám tái phạm thêm lần nào nữa.

Những cách phát hiện camera quay lén

Trang Reolink liệt kê những nơi có thể bị đặt camera quay lén và cách phát hiện chúng để mọi người tự bảo vệ mình.

Top 10 TikToker nấu ăn nhiều lượt xem nhất Việt Nam khiến MXH tranh cãi

Một kênh TikTok đã đưa ra top 10 TikToker nấu ăn được nhiều người xem nhất Việt Nam, tuy nhiên danh sách này đã nhận về khá nhiều ý kiến trái chiều.

Đọc hơn 600 cuốn sách và tôi học được gì?

Tôi đã đọc hơn 600 cuốn sách. Và không phải tất cả đều có giá trị. Nhưng nhiều cuốn sách đã mang lại cho tôi những hiểu biết thực sự đã thay đổi cuộc đời tôi và giờ tôi muốn chia sẻ một số những hiểu biết đó với bạn. 

Cách tắt thông báo trên Windows khi kết nối máy chiếu để tránh sự cố tế nhị

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách thức tắt các thông báo trên máy tính chạy Windows 10 và 11 khi kết nối với màn hình chiếu bên ngoài, nhằm tránh những tình huống nhạy cảm có thể xảy ra.

“Đăng mỗi hình vòng 1 sao phải vào khen học giỏi” - khi nào lời khen là quấy rối?

Cứ nghĩ một vấn nạn như quấy rối đã là điều trắng - đen rõ ràng: Lên án để bảo vệ nạn nhân, loại bỏ tư tưởng/ hành động sai trái… nhưng sao lại thu hút nhiều tranh cãi đến thế?

Công ty công nghệ Việt thuê người 'lừa thử' cả nghìn nhân viên: 50% sập bẫy

"Chúng tôi thiết kế một email, website giống của một hãng hàng không, gửi nhân viên công ty của khách hàng với nội dung: Nếu đăng ký trước ngày lễ giảm 30% giá vé", đại diện FPT IS chia sẻ lại câu chuyện đào tạo "lừa đảo chủ động".

Chia sẻ từ trái tim - Sống trong hiện tại không có nghĩa là có bao nhiêu xài bấy nhiêu

Chúng ta thường được khuyên rằng phải biết sống trong hiện tại, nhưng sống trong hiện tại không có nghĩa là xả láng, có bao nhiêu xài bấy nhiêu, mà là biết mình đang làm gì với hiện tại, có chánh niệm với hiện tại.

Năm xu hướng khoán ngoài hàng đầu cho 2009

Blog GS John VU - GS John Vu - 12/07/2024 12:00
Khoán ngoài gần nhà, khoán ngoài trách nhiệm xã hội và tính linh động công nghiệp trong việc phát triển được trông đợi trong năm tới.

Anh trai vượt ngàn chông gai - Nghệ sĩ, khán giả bật khóc nhớ Wanbi Tuấn Anh

Truyền hình - Bích Phương - 12/07/2024 11:00
Trong tập 2 "Anh trai vượt ngàn chông gai", nhiếp ảnh gia Thiên Minh trình diễn các ca khúc của Wanbi Tuấn Anh và có đoạn chia sẻ lấy nước mắt khán giả.

21 tuổi, Warren Buffett bỏ ra 100 Đô la để tham gia lớp học này và cuộc đời ông đã sang trang

Kỹ năng - Nguyễn Phượng - 12/07/2024 10:00
Nhờ sự thay đổi trong khả năng giao tiếp đã giúp tỷ phú Warren Buffett đạt được thành công như ngày hôm nay.

Chia sẻ từ trái tim - Sống trong hiện tại không có nghĩa là có bao nhiêu xài bấy nhiêu

Từ sách - Phim - YÊN VŨ - 12/07/2024 09:00
Chúng ta thường được khuyên rằng phải biết sống trong hiện tại, nhưng sống trong hiện tại không có nghĩa là xả láng, có bao nhiêu xài bấy nhiêu, mà là biết mình đang làm gì với hiện tại, có chánh niệm với hiện tại.

Lòng tôi nhẹ khi mẹ rời xa - Cuộc đời của tôi phải là của tôi

Từ sách - Phim - Đan Thanh - 12/07/2024 08:00
Bị mẹ thao túng và bóc lột, Jennette McCurdy đã phải chống chọi với nỗi ám ảnh và khủng hoảng tâm lý trong thời gian dài. Nhưng sau tất cả, cô vẫn lựa chọn vượt qua những xúc cảm khổ đau để làm chủ cuộc đời và yêu thương chính mình.

Cải tiến kỹ năng tri thức

Blog GS John VU - GS John Vu - 11/07/2024 12:00
Để tăng cường tri thức và kĩ năng bên trong công ti hay doanh nghiệp, bạn cần bắt đầu với việc phân tích năng lực …

8 câu nói làm thay đổi cuộc đời người phụ nữ

Suy ngẫm - Diệp Anh - 11/07/2024 11:00
Những câu nói này tựa như trí tuệ siêu hình, làm thay đổi cuộc đời người phụ nữ.

Cụ ông nghèo nhặt nuôi bé gái bị bỏ rơi, 30 năm sau trở thành người sung sướng nhất làng

Truyền cảm hứng - Đinh Anh - 11/07/2024 10:00
Tấm lòng nhân hậu của ông đã được đổi lại bằng những tháng ngày hạnh phúc ở năm cuối đời.

365 chiêm nghiệm từ thiền sư Ajahn Brahm để sống 'Hạnh phúc mỗi ngày'

Từ sách - Phim - Minh Hằng - 11/07/2024 09:00
"Hạnh Phúc Mỗi Ngày" chính là một cẩm nang quý báu dành cho những ai đang tìm kiếm sự bình an và hạnh phúc trong cuộc sống.

Lòng tôi nhẹ khi mẹ rời xa - Mối quan hệ độc hại càng lún sâu càng khó hồi phục

Từ sách - Phim - Tú Anh - 11/07/2024 08:00
“Tôi muốn mẹ chấp nhận con người mà tôi đang trở thành. Tôi muốn mẹ để tôi phát triển. Tôi muốn mẹ muốn tôi là chính tôi.”

Cách mạng thông tin

Blog GS John VU - GS John Vu - 10/07/2024 12:00
Chúng ta đang ở chỗ bắt đầu của cuộc cách mạng – Cách mạng Thông tin. Cuộc cách mạng này sẽ thay đổi cách chúng ta liên lạc, cách chúng ta ra quyết định, và cách chúng ta được tổ chức.

Người giàu khổ hơn người nghèo bới ba laoi5 khổ này

Suy ngẫm - Ứng Hà Chi - 10/07/2024 11:00
Chỉ bằng cách chịu đựng những khó khăn mà người khác không sẵn lòng chịu đựng, bạn mới có được một cuộc sống mà nhiều người phải ước ao.

Gặp tác giả "vẽ" tranh chân dung từ 1.000 chiếc đinh, quấn tới 1km dây chỉ

Phong cách sống - Tiểu Mai - 10/07/2024 10:00
Ngọc Khôi cùng nhóm của anh chính là những người tự tay đóng từng chiếc đinh, quấn từng sợi dây để sáng tạo nên các tác phẩm chân dung độc đáo này.

‘Lòng tôi nhẹ khi mẹ rời xa’ - Bức chân dung sâu sắc về sự ái kỷ

Từ sách - Phim - Ngọc Quỳnh - 10/07/2024 09:00
Tại sao ai đó lại có thể “nhẹ lòng” khi người mẹ của mình qua đời? Một cuốn sách với tựa đề táo bạo, dễ khiến người ta… khựng lại vài giây và ngẫm nghĩ.

Bạn đang nghịch gì với đời mình - Đừng tuyệt vọng trước nghịch cảnh

Từ sách - Phim - Đoàn Huy - 10/07/2024 08:00
Hòa hợp bản thân với cuộc sống là cách giúp mỗi người có cái nhìn vị tha hơn khi đối diện điều bất như ý, nhìn cuộc đời bằng đôi mắt thực tế.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
  • Địa chỉ: 11H Nguyễn Thị Minh Khai - P. Bến Nghé - Quận 1 - TP. Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: (+8428) 38233860 - Email: triviet@firstnews.com.vn
  • Giấy phép số 496/GP-BTTTT Bộ Thông tin và Truyền thông cấp ngày 17/10/2022
  • Chịu trách nhiệm chính: Nguyễn Văn Phước
  • Công ty TNHH văn hóa sáng tạo Trí Việt
  • Fax: (+8428) 38224560
  • Thỏa thuận cung cấp dịch vụ mạng xã hội Hạt giống tâm hồn
2019 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.com.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 6, 12/07/2024