Gửi bình luận
Hủy
Gửi
Là một nhà văn, tôi đã làm việc ở nhà suốt 15 năm nay. Tôi tự nhận thấy kỹ năng quản lý thời gian của mình khá tốt. Tôi không ngủ nướng và dành các buổi chiều để xem TV.
Tuy nhiên, đôi lúc tôi cảm thấy mình hơi mất tập trung. Với hàng đống deadline đang kề cận, tôi quyết định xem lại các thói quen làm việc của mình. Cuối năm 2018, tôi bắt đầu thực hiện 3 chiến lược đặc biệt để có thể tập trung hơn vào công việc và tránh xao lãng. Chúng thực sự có hiệu quả - chỉ trong vòng 3 tháng đầu tiên của năm 2019, tôi đã kiếm được thêm 65% so với thu nhập cùng kỳ năm ngoái.
Bằng cách nắm rõ lượng thời gian mình có và tận dụng nó, tôi đã làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Dưới đây là những gì tôi đã làm.
Lên kế hoạch cho mọi hoạt động trong ngày
Lập kế hoạch theo "phương pháp nền tảng không" (zero-based calendar) có nghĩa là bạn lập kế hoạch cho mọi hoạt động trong ngày, dù lớn hay nhỏ. Trước khi thử nghiệm phương pháp này, tôi nghĩ mình sẽ phải vất vả hoàn thành từng việc một, từ lúc mờ sáng cho tới đêm khuya, ngày qua ngày. Tôi nghĩ mình sẽ không có một giây phút nghỉ ngơi nào, thậm chí là để uống trà.
Thế rồi, tôi bắt đầu lên kế hoạch cho mỗi ngày trong sổ tay - từ công việc cho đến nhiệm vụ dắt chó đi dạo mỗi sáng, dạy tiếng Anh tình nguyện mỗi tối, và xem bóng chày mỗi đêm. Sau đó, tôi còn bổ sung thêm kế hoạch theo tuần, tháng, quý. Điều này giúp tôi đánh bại thói quen trì hoãn. Tôi không thể không nghiên cứu hôm nay, nếu ngày mai tôi đã kín lịch phỏng vấn.
Tuy nhiên, tôi không phải một kẻ nghiện lên kế hoạch. Tôi vẫn để lại từ 10-30 phút để nghỉ ngơi hoặc chợp mắt. Tôi có thể dành ra 1-2 tiếng rảnh rỗi đề phòng có việc khẩn cấp đột xuất. Phương pháp lên kế hoạch này sẽ giúp ích rất nhiều vào cuối tuần và ngày nghỉ, nhưng tạm thời tôi vẫn để trống những ngày đó.
Giờ đây, ít nhất thì tôi đã biết mình sẽ làm việc như thế này trong ngày. Phương pháp này giúp tôi không nhắm mắt nhắm mũi nhảy từ việc này sang việc khác. Ngoài ra, nó cũng bắt tôi phải ước lượng thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ, từ đó rút ra so sánh và cải thiện trong lần sau.
Tạm ẩn email để đọc sau
Tôi biết mình chỉ được phép kiểm tra email vài lần trong ngày. Tuy nhiên, tôi cũng cần phải vào email để trả lời thư hẹn phỏng vấn, chia sẻ các bài viết đã xuất bản, hay xin ảnh đề minh họa cho bài. Mỗi lần soạn thư mới, tôi lại để ý những thứ nằm trong hộp thư đến, dù mới hay cũ.
Tôi nghĩ mình có thể lờ đi đống thư đó, nhưng từng cái một cứ vẫy gọi tôi - "Hãy đọc tôi!", "Hãy trả lời tôi!", "Hãy mở đường link này ra!" Để loại bỏ những thứ khiến mình phân tâm, tôi sẽ trả lời email luôn hoặc tạm ẩn nó 2 lần/ngày. Thông thường, tôi sẽ dọn dẹp xong hộp thư đến của mình trong 10-15 phút.
Phải mất một khoảng thời gian tôi mới tạo được thói quen tạm ẩn email. Với tính năng này trên Gmail, bạn có thể khiến thư tạm thời biến mất và hiện trở lại vào thời điểm bạn mong muốn. Ban đầu, tôi luôn tạm ẩn mọi thứ theo chế độ mặc định "ngày mai" hoặc "tuần sau". Giờ thì tôi đã cẩn thận hơn trong việc cài đặt thời gian thư quay lại.
Tôi rất thích dành thời gian buổi sáng để viết lách, vì thế tôi tạm ẩn các thứ cho đến sau 1h chiều. Tôi thường dùng Gmail cho công việc và các giao tiếp cá nhân. Do đó, những thư không khẩn cấp như giấy thông báo trả tiền hóa đơn cũng được tạm ẩn cho đến ngày 15 hoặc 30 trong nhanh. Cái nào thích đọc thì tôi sẽ chuyển sang chiều thứ 6, khi một tuần sắp kết thúc. Đối với những thư bị tạm ẩn từ 2-3 lần, tôi sẽ xóa hoặc bấm hủy theo dõi.
Lên kế hoạch vào khoảng thời gian có thể thực hiện được
Tôi tương đối giỏi trong việc quản lý các cuộc hẹn. Tuy nhiên, danh sách những việc cần làm của tôi lại khá bừa bộn, không theo một thứ tự nào cả. Điều này khiến tôi cảm thấy mệt mỏi đến mức còn chẳng muốn nhìn vào nó.
Giờ đây, tôi dùng Google Tasks để những việc cần làm này sẽ hiện ra vào ngày mà chúng cần được hoàn thành, hoặc vào ngày tôi nghĩ mình sẽ thực hiện chúng. Cách này khá là hiệu quả. Tôi đã nhớ đi mua sắm ở Costco, đưa chó đi lấy thuốc, hay đăng ký SAT trước deadline.
Một vài người như tôi sẽ ghi chú công việc vào lịch. Người khác thì tách riêng. Dù là cách nào thì các công việc cũng có hạn hoàn thành. "Điều này giúp danh sách những việc cần làm không bị quá dài. Nó giống như một loạt các danh sách nhỏ," Frank Buck - chuyên gia về quản lý thời gian cho biết. Theo ông, khi muốn hoàn thành một việc gì đó, bạn chỉ cần ghi vào danh sách này và cho nó một cái deadline. Đến cuối ngày, bạn sẽ xác định được 5 việc quan trọng mà bạn muốn hoàn thành ngày mai.
Buck cũng gợi ý cách để bạn dễ dàng hoàn thành công việc hơn. "Điều tôi muốn là tạo ra một danh sách khiến mình không thể không làm được. Tôi muốn thiết kế một danh sách rõ ràng, đến mức nó sẽ thu hút tôi. Tôi sẽ muốn nhảy vào và hoàn thành chúng ngay," ông nói.
Ông cũng so sánh danh sách những việc cần làm như một bữa buffet. "Mọi người thường e ngại những danh sách dài. Họ cảm thấy nản lòng. Tuy nhiên, bạn có nhụt chí khi đi ăn buffet không, khi ở đó có quá nhiều món cho bạn chọn? Bạn sẽ không ăn tất cả. Bạn sẽ đưa ra quyết định, rồi quay lại vào ngày hôm sau để thử những thứ mới."
Bài chia sẻ của Stephanie Thurrott - nhà văn, cây bút chuyên về lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cho nhiều tờ báo và tạp chí như Taking Care, Health Journal, Vim & Vigor, Healthy Living,...
Trí Thức Trẻ
