Ông Nguyễn Thanh Sơn: Hãy nhớ bạn đang làm việc từ xa, chứ không phải nghỉ ở nhà và kết hợp làm việc

Tại phiên họp trực tuyến Ban chỉ đạo phòng chống dịch COVID-19 với các quận, huyện chiều 18/3, Chủ tịch UBND TP Hà Nội Nguyễn Đức Chung cho rằng tình hình dịch bệnh trên địa bàn thủ đô sẽ diễn biến phức tạp, khó lường trong khoảng 15 ngày tới. Đây là khoảng thời gian có nhiều nguồn lây nhiễm, trong đó có nguồn lây nhiễm từ quá trình tiếp nhận công dân về từ các nước có dịch. Ông Chung cho biết thời gian tới có thể sẽ có 10.000 - 15.000 công dân về nước.

Trước tình hình trên, nhiều doanh nghiệp trên địa bàn thành phố đã tính đến phương án cho nhân viên làm việc từ xa. Mới đây, ông Nguyễn Thanh Sơn, Chủ tịch học viện MVV đã chia sẻ quy trình hướng dẫn làm việc tại nhà cho nhân viên. Theo ông Sơn, đây là một phần của Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP) của tập đoàn MVV, được thiết kế để giúp bảo vệ sức khoẻ của nhân viên đồng thời và tuân thủ yêu cầu của chính quyền hay Bộ Y tế khi tình trạng dịch Covid-19 ngày càng trở nên nghiêm trọng hơn.

"Ưu tiên hàng đầu của chúng ta là sức khỏe của các bạn và làm những gì có thể để giảm thiểu tác động của virus đối với cộng đồng. Ưu tiên thứ hai là đáp ứng trách nhiệm của chúng ta đối với khách hàng và đồng nghiệp bằng cách tiếp tục hoạt động và làm việc", ông Sơn nhắn nhủ đến các nhân viên của mình.

Theo ông Sơn, thuật ngữ làm việc từ xa được hiểu là bạn sẽ làm việc trong thời gian làm việc như trước tại một địa điểm ngoài văn phòng, vẫn đảm bảo cung cấp chất lượng công việc như bình thường, phối hợp với đồng nghiệp bằng việc sử dụng công nghệ, đồng thời trả lời các yêu cầu của khách hàng, của cấp trên và nhóm của mình.

"Nếu có bất cứ lý do nào khiến bạn không thể làm việc từ xa hoặc gặp khó khăn với bất kỳ vấn đề gì, vui lòng trao đổi với người quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự (HR)", ông Sơn viết.

Dưới đây sẽ là các tip để đảm bảo hiệu quả khi làm việc tại nhà:

Lợi ích của nhân viên khi làm việc từ xa

• Thiết lập một chế độ tốt hơn trong phòng chống dịch bệnh bằng cách xây dựng cơ chế và lịch làm việc tại địa điểm làm việc từ xa.

• Nếu có thể, hãy tách biệt không gian làm việc khỏi vị trí bạn nghỉ ngơi khi ở nhà, ví dụ hãy sử dụng bàn hoặc ghế khác.

• Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng khi làm việc để tạo ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

• Hãy nhớ kiểm tra với đội nhóm của bạn và dành thời gian hỏi thăm những người khác đang làm việc như thế nào.

• Nếu bạn cần thêm hỗ trợ, hãy liên hệ với quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự (HR).

• Tuân thủ các biện pháp bảo vệ cơ bản như rửa tay thường xuyên hơn, lâu hơn và giữ khoảng cách 2m với người khác ở những nơi đông người.

Hỗ trợ khách hàng

• Khách hàng cần sự sáng tạo, kỹ năng và tài nguyên của chúng ta hơn bao giờ hết. Hãy tiếp tục tập trung vào dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách xuất sắc nhất.

• Tiếp tục lên kế hoạch gọi điện thường xuyên cho khách hàng như khi bạn đang làm việc tại văn phòng.

• Tại bất cứ địa điểm nào có thể, hãy thực hiện các cuộc gọi hoặc video calls hội nghị.

• Trao đổi trực tiếp với cấp trên của mình về các yêu cầu của khách hàng.

• Trở thành đầu mối liên hệ duy nhất với khách hàng để xử lý bất cứ vấn đề gì phát sinh khi làm việc từ xa.

Công nghệ luôn sẵn sàng

• Nếu bạn ở văn phòng, hãy mang laptop, bộ sạc và phụ kiện máy tính (như tai nghe) về nhà mỗi ngày.

• Đảm bảo bạn có quyền truy cập vào bất ký phần mềm cộng tác nào mà bạn cần, ví dụ như MVV Knowledge. Đảm bảo công cụ tin nhắn/video call và công cụ cộng tác mà công ty bạn đang sự dụng được cài đặt và hoạt động trên các thiết bị của công ty và cá nhân (laptop và điện thoại di động).

• Hãy đảm bảo tất cả các file quan trọng có trên ổ cứng của công ty cho phép bạn truy cập từ xa.

• Đảm bảo khi cần, bạn có quyền truy cập vào các ứng dụng chính bằng cách cài đặt phần mềm phù hợp.

Duy trì hoạt động của đội nhóm

• Sử dụng Workplace, Basecamp, Zoom và Discord để duy trì liên lạc. Như các bạn cũng biết, Workplace dành để chia sẻ và học tập, Basecamp để quản lý dự án, Zoom để trao đổi trực tiếp và Discord để giữ liên lạc tập thể trong suốt thời gian làm việc

• Nếu bạn hiện không sử dụng phần mềm nào, hãy lập tức tải xuống các ứng dụng này trên máy tính để bàn, máy tính xách tay và điện thoại của bạn

• Sử dụng các tính năng Teams calls, video và webchats, cũng như điện thoại và video hội nghị, chứ không chỉ mỗi email

• Chia sẻ trong nhóm số điện thoại di động và điện thoại bàn dự phòng

• Người quản lý cần chỉ rõ vai trò của mỗi người cũng như cam kết công việc, và xác nhận khi một thành viên cần sẵn sàng làm việc online

• Người quản lý cần lên lịch thường xuyên (tối thiểu là theo ngày) các cuộc họp để duy trì liên lạc

• Thực hiện các cuộc gọi video nếu có thể

• Cần chỉ rõ các hành động cụ thể khi kết thúc mỗi buổi họp

BẮT ĐẦU NGÀY LÀM VIỆC TỪ XA THẾ NÀO?

Để đảm bảo được công việc 8 tiếng liên tục, đòi hỏi mỗi người phải có ý thức nghiêm túc về việc mình thực sự làm việc chứ không phải nghỉ ở nhà và kết hợp làm việc, do đó theo ông Sơn, để một người chủ động trong công việc khi làm việc từ xa cần chuẩn bị sẵn sàng về không gian làm việc, tư tưởng và lên kế hoạch cụ thể sẽ làm gì trong ngày.

1. Không gian làm việc sẵn sàng

• Đảm bảo bạn có một nơi làm việc cố định ở nhà, tối thiểu là một bàn làm việc. Ngồi trên sofa hay trên giường phù hợp với việc bạn làm việc ngoài giờ mà không phù hợp với việc làm việc 8 tiếng một ngày.

• Tuy sẽ có khó khăn, hãy đàm phán với người nhà để bạn có những thời gian riêng tránh không bị quấy rầy, đặc biệt khi các bạn thực hiện các cuộc gọi video call với nhóm.

• Đảm bảo bạn có đầy đủ nước uống, đồ ăn nhẹ nếu cần thiết và thực hiện việc nghỉ ngơi 15 phút sau 2 tiếng làm việc liên tục. Hãy đi lại, hít thở và thực hiện một số động tác thể dục nhẹ khi nghỉ ngơi.

• Đảm bảo bạn tích trữ đủ lương thực thực phẩm cho 14 ngày, kể cả một số thuốc dự phòng.

2. Tư tưởng làm việc sẵn sàng

• Hãy nhớ bạn đang làm việc từ xa, thực sự làm việc, chứ không phải nghỉ ở nhà và kết hợp làm việc.

• Sẽ có nhiều xao lãng, sẽ có khó khăn hơn trong việc giao tiếp và chia sẻ công việc với đồng nghiệp- nhưng chúng ta sẽ làm tốt hơn từng ngày. Công nghệ sẽ hỗ trợ các bạn.

• Bạn sẽ cảm thấy đơn độc và đơn điệu- hãy nhớ đây là thời kỳ khủng hoảng và nó sẽ không kéo dài. Hãy dành cả thời gian cho vui đùa với đồng nghiệp trên không gian mạng để giảm bớt căng thẳng.

• Minh bạch và rõ ràng là chìa khóa của làm việc từ xa hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều được ghi chép lại và mục tiêu của chúng ta là hoàn thành các dự án và sản phầm

3. Kế hoạch làm việc sẵn sàng

• Tất cả mọi người bắt buộc phải xây dựng To Do List trên Basecamp muộn nhất vào 6.30PM của ngày hôm trước

• Cuộc gọi Working in Progress (WIP) đầu tiên sẽ bắt đầu vào lúc 9.00AM. Từng thành viên trong nhóm sẽ điểm lại To Do List của mình và liệt kê những việc mình sẽ hoàn thành trong ngày làm việc hôm nay.

• Tùy thuộc vào dự án, trưởng nhóm sẽ quy định về thời gian các cuộc Zoom kế tiếp

• Cuộc gọi Working in Completion (WIC) sẽ bắt đầu vào 4.30. Các thành viên điểm lại những gì mình đã hoàn thành trong ngày và các yêu cầu trợ giúp

Cuối cùng, ông Sơn nhấn mạnh rằng, "lãnh đạo của các bạn luôn ở bên cạnh (trên không gian mạng) khi bạn cần"!

Trước đó, ông Sơn kêu gọi các doanh nghiệp cần xây dựng ngay các kế hoạch kinh doanh liên tục để đối phó với dịch Covid-19. "Tỷ phú Dan Pena, một trong những người "gây ồn ào" nhất trong thập kỷ 80 ở Anh có nói, một trong những điều ông học được khi ở trong quân ngũ là "time saves lives" (các quyết định nhanh chóng có thể cứu sống nhiều người). Những nỗ lực của Việt Nam thời gian vừa qua đang "mua thêm giờ" cho chúng ta để có thể chuẩn bị tốt hơn với đại dịch. Nhưng thời gian quý báu đó sẽ phí phạm nếu các bạn không dành để xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục (nếu bạn là chủ doanh nghiệp) hay chuẩn bị cho bản thân và gia đình hay giúp đỡ công ty nơi bạn làm việc mà dùng để ngày ngày lên mạng hóng tin và "phân phối" sự hoảng loạn. Hãy hành động chứ đừng chỉ lo lắng"!