Đón năm mới: Phương pháp Marie Kondo giúp dọn dẹp tài liệu số của bạn

07/01/2022 11:00
Đón năm mới: Phương pháp Marie Kondo giúp dọn dẹp tài liệu số của bạn

Mẹo để giảm thiểu và sắp xếp các tệp kỹ thuật số của bạn.

Hãy nghĩ xem, mỗi ngày chúng ta nhận được hàng ngàn bytes thông tin, một số thông tin dùng ngay, nhưng một số chúng ta lưu lại để xem sau. Công nghệ giúp chúng ta dễ dàng lưu trữ thông tin. Chúng ta vui vẻ lưu chúng vào đám mây để có thể truy cập thông tin trên một thiết bị khác.

Đám mây lưu trữ của tôi trông giống như một ổ lưu trữ. File Explorer trên máy tính của tôi khiến tôi rơi vào tình trạng quá tải. Hình ảnh của tôi nằm rải rác lộn xộn trên mọi thiết bị. Tôi phải nhăn mặt mỗi khi tìm kiếm tài liệu, ảnh hoặc bài nhạc mà tôi cần.

Tôi có thể phải mất vài giờ đồng hồ tìm kiếm không định hướng, hoặc cố gắng sắp xếp các tệp, ảnh hoặc tác phẩm của mình. Tôi thường có rất nhiều bản thảo của các dự án. Ví dụ, trong mục kịch bản phim, tôi phải có thêm một số tệp phụ, bao gồm các ý tưởng về cốt truyện, nghiên cứu nhân vật và các cảnh bị xóa.

Một ngày nọ khi nhìn vào email, tôi bắt đầu nhận thấy tần suất tôi đọc lướt và hóa hàng loạt email. Ví dụ, gần đây, tôi nhận thấy tôi có 183 tin nhắn chưa đọc trong hộp thư đến cá nhân. Một cách vô thức, tôi bắt đầu đọc lướt và đánh dấu email để xóa. Ngay cả khi thao tác trên một tin nhắn chưa đến 30s, nó cũng ngốn tôi hơn 1 giờ đồng hồ để lọc hết đống tin nhắn.

Đón năm mới: Phương pháp Marie Kondo giúp dọn dẹp tài liệu số của bạn - Ảnh 1.

Đó là thời gian tôi đối mặt với sự lộn xộn. Danh sách việc cần làm bao gồm email (công việc và cá nhân), tài liệu (bao gồm các dự án của tôi) và ảnh của chúng tôi (trên tất cả các thiết bị).

2 luồng suy nghĩ

Tôi đã có 2 luồng suy nghĩ:

1 - Xóa tất cả mọi thứ và chỉ để lại những gì bạn thực sự cần;

2 - Bạn phải dò để kiểm tra từng tệp một.

Lựa chọn 1: Mua một ổ cứng ngoài lớn và di chuyển mọi thứ được lưu trữ vào một thư mục ‘lưu trữ’ trong ổ đĩa. Giống như cái kho, nơi bạn giữ tất cả các thứ đồ dùng bạn không muốn. Khi bạn cần một gì đó, bạn lôi nó ra khỏi thư mục. Xong xuôi, bạn có thể bỏ vô ổ cứng trở lại hoặc (tốt hơn) bạn có thể tạo một hệ thống thư mục mới trong bộ lưu trữ đám mây trống của mình.

Mục tiêu khi bạn xóa dần mọi thứ trong thư mục lưu trữ của ổ cứng là tạo ra một hệ thống phân cấp tệp bằng cách sử dụng một vài tiêu đề chính, tiếp theo là các tiêu đề phụ. Lưu ý là chỉ tạo một vài thư mục chung chung như ‘công việc’,‘gia đình, ‘y tế’, hoặc ‘cá nhân’. Sau đó tạo một tiêu đề phụ. Ví dụ: tôi có một thư mục ‘công việc’, với 2 tiêu đề phụ, một tiêu đề gọi là ‘nghề nghiệp’ (đây là công việc tôi làm cho người khác) và một thư mục gọi là ‘dự án’ (đây là công việc tôi tự làm).

Lựa chọn 2: Dò từng tài liệu riêng lẻ. Bạn có thể áp dụng Lựa chọn 1 và sau đó dành vài giờ mỗi tuần để chuyển vào ổ cứng ngoài và dò từng thư mục riêng rẻ. Bạn phải làm 2 việc, xóa bộ nhớ của máy tính và chuyển nó qua một chỗ cố định. Bạn có thể truy cập nó khi bạn đã sẵn sàng làm việc. Hoặc, bạn có thể dành hàng giờ mỗi tuần để dọn riêng từng thiết bị của mình. Tôi đã từng thử cách này, nhưng tôi phải lập một bảng tính để theo dõi những gì đã làm và cần phải làm.

Tôi không cần ghi ngày tháng lên tiêu đề của thư mục, ví dụ năm 2012, vì máy tính tự động thêm mốc thời gian và tôi có thể tìm kiếm theo ngày. Đặt tên thư mục cùng với ngày như là một hố đen của thông tin vậy. Ngoài ra, tôi không thể nhớ tuần trước mình đã làm gì, tôi không tài nào nhớ nổi làm thế nào để tìm được những bức ảnh về bữa tiệc sinh nhật của con trai mình với key ‘những túi quà hình chó con’. Không biết đó là sinh nhật lần thứ 4 hay thứ 7 của nó? Năm đó là năm nào? Năm nào dì Mary tròn 105 tuổi? Cô ấy muốn rửa một tấm ảnh mà bạn đã chụp.

Đầu tiên, tôi thực hiện Lựa chọn 1, tôi chuyển từng tài liệu, ảnh và một chút thông tin sang một thiết bị lưu trữ ngoài. Tiếp theo, tôi lên một kế hoạch và chuyển sang Lựa chọn 2. Cuối cùng, tôi áp dụng Phương pháp Konmari với các tệp của mình.

‘Tôi khuyên bạn nên dọn dẹp theo danh mục, ví dụ, thay vì dọn dẹp một căn phòng cụ thể, hãy đặt ra các mục tiêu như hôm nay dọn dẹp quần áo, sách để ngày mai.’ - Marie Kondo

Từ đây, tôi bắt đầu sắp xếp theo thể loại. Tôi bắt đầu với hộp thư đến email của mình, sau đó là tài liệu và rồi đến ảnh. Lý do tôi lưu ảnh cuối cùng là vì tôi muốn gắn thẻ vào ảnh để tìm kiếm dễ dàng hơn.

Bước 1: Hộp thư đến email

Làm chậm quá trình. Tôi nhận ra rằng một trong những vấn đề là một ngày chúng ta có cả tá việc linh tinh. Tôi quyết định bắt đầu bằng cách làm chậm quá trình này.

Đặt ra những điều luật cho hộp thư đến email. Có một sự khác biệt trong việc tự truy cập thông tin so với việc cứ 5 phút có 1 cái thông báo. Tôi đã tạo một quy tắc là tất cả các báo cáo khoản vay của sinh viên đại học khi được gửi đến thì Gmail tự động chuyển chúng đến một tệp có nhãn "Khoản vay Đại học." Tôi sẽ truy cập chúng khi tôi cần thay vì cứ mỗi khi tin nhắn đến là tôi lại phải di chuyển nó đến thư mục.

Chuyển hướng các bản tin. Tôi cũng thích đọc các bản tin từ các trang web yêu thích và thường đăng ký quá nhiều, nhưng chúng dường như sao chép y chang nhau. Tôi đăng ký trên một web, và rồi họ chia sẻ thông tin của tôi cho những web khác, hoặc họ sẽ thêm địa chỉ email của tôi vào những trang web "dây mơ rễ má" của họ. Gần đây tôi đã đăng ký trên một trang web và phát hiện ra rằng tôi bắt đầu nhận bản tin từ 6 trang web "dây mơ rễ má" của họ. Số lượng bản tin nhanh chóng trở nên nhiều khủng khiếp.

Bản tin phục vụ một mục đích trong cuộc sống của tôi và tôi muốn xem chúng như một tài nguyên. Tôi chỉ muốn truy cập vào chúng, nhưng tôi không muốn chúng xen vào cuộc sống của mình. Hiếm khi chúng muốn một sự chú ý "ngay lập tức"

Tạo một thanh công cụ Bookmark. Tôi hủy đăng ký, và tôi lưu nó vào thanh công cụ.

Đón năm mới: Phương pháp Marie Kondo giúp dọn dẹp tài liệu số của bạn - Ảnh 2.

Bây giờ, thay vì đăng ký nhận bản tin, tôi thêm một liên kết đến tin đó trong thư mục nhất định. Bây giờ tôi có quyền truy cập vào các nguồn tin mà không để chúng làm lộn xộn hộp thư đến của mình. Bạn có thể sắp xếp những bookmark của mình và giấu chúng đi bằng thanh công cụ.

Tạo thư mục "Tin tức hàng ngày". Gần đây tôi đã viết một bài báo về việc tôi đã trải qua những tác động vật lý vì quá nhiều phương tiện tiêu cực. Bây giờ tôi chủ động hơn về những gì mình đọc và xem. Thay vì đọc những tít giật gân, tôi đã tạo một thư mục ‘phương tiện’, trong đó, tôi có các liên kết đến các tin tức, tạp chí trực tuyến và các trang web yêu thích. Tôi thêm những trải nghiệm của mình vào việc khám phá những diễn biến tốt đẹp đang diễn ra trên thế giới, thay vì đọc những tin tức thế giới đang tệ như thế nào.

Tạo một thư mục "Đọc". Tôi có một thói quen xấu là gửi email cho mình những bài viết mà tôi muốn đọc khi có thời gian. Thời gian là một thứ xa xỉ, vì vậy không có gì lạ khi tôi có 10 đến 15 email "danh sách bài đọc". Rõ ràng, chúng không khẩn cấp, vì chúng vẫn còn lưu lại trong hộp thư đến của tôi.

Bước 2: Tài liệu

Phần này bao gồm mọi thứ trong bộ lưu trữ kỹ thuật số của tôi, trừ ảnh (jpg, png, v.v.). Tài liệu bao gồm báo cáo ngân hàng, thuế, báo cáo y tế, bảo hiểm, và đương nhiên, tất cả các dự án của chúng tôi.

Tiêu đề chính: Tất cả các tài liệu của chúng tôi được sắp xếp theo 3 tiêu đề chính; công việc, dự án, và cá nhân. Chúng tôi luôn muốn nó đơn giản. Chúng tôi đã từng có nhiều hơn 3 tiêu đề, nhưng chúng dễ gây nhầm lẫn, vì vậy chúng tôi đã đơn giản hóa nó.

Tiêu đề phụ. Năm ngoái, tôi đã làm việc cho một bộ phim với tư cách là Trợ lý đạo diễn (A.D.) và có rất nhiều tài liệu từ quá trình chuẩn bị đến quá trình sản xuất sau này. Tôi đã tạo một tiêu đề phụ là ‘sản xuất’ trong thư mục ‘công việc’. Trong đó, tôi đã ghi ra tất cả các Báo cáo sản xuất, Call Sheets và Kịch bản, v.v.

Bước 3: Ảnh

Lọc. Bước này có nghĩa là được thực hiện nhanh chóng. Lướt và lọc. Xóa hết các ảnh mờ, ngẫu nhiên, kỳ lạ mà bằng cách nào đó nó xuất hiện trong ổ đĩa của bạn. Giống như dầu gội không chứa nước cho con mèo của tôi mà bác sĩ thú y của tôi khuyên dùng. Các loại vitamin chị em tôi đề xuất. Hoặc trích dẫn ảnh tôi thấy ở đâu đó (à, tôi có hàng trăm bức ảnh như này). Bước này sẽ làm giảm số lượng ảnh cần phải xóa đi.

Tạo. Tạo một số tiêu đề chính để sắp xếp ảnh của bạn vào. Nhiều người sắp xếp theo ngày, nhưng đối với tôi, như vậy chẳng dễ dàng tẹo nào. Tôi tạo các tiêu đề chính như Sự kiện, Thể thao, Ngày lễ và Du lịch. Mỗi tiêu đề chính có một tiêu đề phụ, ví dụ, thư mục du lịch sẽ chứa các tiêu đề phụ như Georgia, Michigan, California, Anh, Nhật Bản, v.v.

Sắp xếp. Hầu hết các bức ảnh có được tự động đánh dấu ngày/ thời gian. Hiếm khi chúng ta nhớ để lọc chúng, đổi tên và gắn thẻ. Vì vậy, trong bước này, hãy để máy tính sắp xếp tất cả các bức ảnh của bạn theo năm. Bắt đầu với những bức ảnh cũ nhất trước và lần lượt mỗi năm. Có nghĩa là bạn phải sắp xếp thực sự nhanh chóng, làm nổi bật một số tệp tương tự (ví dụ ‘Bóng đá’) và kéo tất cả chúng vào thư mục thể thao.

Bạn muốn nhanh chóng hoàn thành bước này, đừng để bị sa lầy khi cố gắng đổi tên chúng hoặc gắn thẻ chúng.

Đổi tên. Bước này sẽ tốn thời gian, nhưng thực sự đáng giá. Tạo một hệ thống đặt tên phù hợp với bạn. Ví dụ, con trai tôi đã làm robot trong vài năm, vì vậy tôi có một thư mục ‘robotics’ trong thư mục ‘thể thao’ (xem nó như thể thao cho đứa trẻ có đầu óc công nghệ). Một bức ảnh trong thư mục đó sẽ được đặt tên là ‘Robotics 2015 - Jacob và những người bạn’ (nếu là ảnh nhóm) hoặc‘ Robotics 2015 Jacob và bạn Jeremy Chris Miles.’

Sắp xếp cần có thời gian. Hãy làm điều bạn thấy dễ. Và, nếu con mèo của bạn ngồi trên bàn phím của bạn, hãy biết rằng đó là thời gian nghỉ ngơi.

Theo Doanh nghiệp và Tiếp thị


Gửi bình luận
(0) Bình luận
1

10 biểu hiện của người có IQ cao, thông minh tuyệt đỉnh nhưng vẫn bị ghen ghét và xa lánh

Người IQ cao thích phân tích vấn đề một cách cặn kẽ, tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lầm để từ đó sửa chữa và rút kinh nghiệm xương máu.
2

Đàn ông càng có bản lĩnh càng đối xử tốt với vợ

Hạnh phúc của người vợ quyết định sự ấm áp của cả một gia đình. Đàn ông thông minh đều biết cách đối xử tốt với vợ, đây là bản lĩnh, là tầm nhìn của người đàn ông.
3

Thấy sóng biển đột nhiên có hình ô vuông, tốt nhất nên bỏ chạy

Hiện tượng hiếm gặp này dù trông thì có vẻ thú vị nhưng thực sự lại rất nguy hiểm.
4

Nghiên cứu của ĐH Harvard: Những đứa trẻ lớn lên thành công đều có 4 đặc điểm này

Thành công của một người liên quan trực tiếp đến những trải nghiệm thời thơ ấu.
5

9 thói quen sống khoa học giúp tăng cường trí thông minh

Đọc, viết, tập thể dục hay thậm chí là... tung hứng là những thói quen sống được khoa học chứng minh là sẽ rèn luyện trí thông minh theo một cách nhất định.

9 sai lầm phổ biến phá hủy ấn tượng đầu tiên của bạn ngay lập tức

Ấn tượng đầu tiên không chỉ gói gọn trong những gì bạn mặc. Theo đó, có vài sai lầm phổ biến có thể phá hủy ấn tượng đầu tiên ngay lập tức mà mọi người mắc phải.

8 dấu hiệu dễ phát hiện nhất về mẫu người thiếu trung thực

Cựu đặc vụ FBI chia sẻ những "dấu hiệu cảnh báo lớn nhất" về mẫu hình của một người thiếu trung thực.

Bí quyết phỏng vấn: Khi sếp yêu cầu bạn làm điều mà bạn không muốn

Nhằm thử thách ứng viên của mình trong việc xử lý tình huống nơi công sở, cũng như khả năng giao tiếp khéo léo, nhà tuyển dụng mong muốn ở bạn một câu trả lời phù hợp và thông minh nhất.

Khi ngủ, nằm nghiêng bên trái hay bên phải sẽ tốt hơn? Sai lầm hơn 80% người mắc phải

Tư thế ngủ có ảnh hưởng lớn đến sức khỏe, tuy nhiên không phải ai cũng biết tư thế ngủ đúng và tốt với bản thân. Ngủ sai cách cũng sẽ gây ra những hậu quả nhất định.

Bí kíp ôn thi của sinh viên Mỹ

Sau khoảng thời gian mất phương hướng, Kate Morano, sinh viên năm nhất Đại học Hoa Kỳ đã tìm ra phương pháp học tập tối ưu đối với từng nhóm môn học.

Kỹ năng quan trọng, hình thành trí thông minh, cha mẹ nên bồi dưỡng con ngay từ nhỏ

Kỹ năng này vẫn chưa phải là những gì chúng ta coi trọng, khuyến khích và vẫn chưa trở thành một chỉ báo chính về hạnh phúc tương lai của một đứa trẻ.

Bài toán: Tôi đang xếp hàng, có 4 người phía trước và 6 người phía sau, hỏi có tất cả bao nhiêu người?

Thực tế, những bài toán tiểu học hiện nay được đưa vào sách giáo khoa không chỉ mang tính chất rèn luyện khả năng tính toán mà còn đan xen một số bài toán 'mẹo' đòi hỏi tư duy, óc sáng tạo.

Chỉ cần dành ra 1 giờ mỗi ngày bạn sẽ trở nên giàu có và thành công hơn

Bạn muốn bắt đầu kinh doanh riêng, hay muốn thay đổi lĩnh vực hoạt động, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu. Hãy dành ra một tiếng mỗi ngày để làm 5 điều sau đây và bạn sẽ sớm đạt được những gì mà mình muốn.

Phương Oanh lần đầu sải bước trong show Haute Couture của Elie Saab

Thư giãn - Đan Thuỳ - 27/01/2022 23:00
Dahan Phương Oanh là người mẫu Việt đầu tiên có cơ hội sải bước trên sàn diễn Haute Couture của nhà mốt Elie Saab danh giá.

Muốn con thành công, hãy nuôi con như một 'tên cướp'

Kỹ năng - 27/01/2022 22:00
Triết lý giáo dục mà Uông Hàm luôn tâm đắc khi dạy con trai chính là: “Nuôi con như một tên cướp, thân thể cường tráng, nội tâm mạnh mẽ”.

Những cuốn sách các thiên tài trên thế giới khuyên bạn nên đọc!

Từ sách - Phim - 27/01/2022 21:00
Nếu bạn muốn đọc một cuốn sách theo cách thông minh và hiệu quả nhất, bạn cần phải thực sự tập trung cao độ và hãy sử dụng mẹo nhỏ để giúp bạn lĩnh hội được những điều quan trọng nhất trong cuốn sách.

Đi làm mãi không hết việc, công việc nhàm chán... làm sao để có động lực?

Suy ngẫm - 27/01/2022 20:00
Công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, không có thách thức nhưng đầy áp lực từ cấp trên, đó chính là công việc của những người không có động lực.

Cất bằng cử nhân theo nghề nhiếp ảnh, 9X Nghệ An thu nhập 'khủng'

Phong cách sống - 27/01/2022 19:00
Dù không theo trường lớp hay khóa đào tạo chuyên nghiệp nào về nhiếp ảnh, Lê Thảo vẫn quyết tâm theo đuổi đam mê và chinh phục mọi người bằng các tác phẩm mang cá tính riêng, "có hồn", đầy sống động.

Chuyện tình cô gái Việt lấy chồng Tây chênh 40 tuổi, phải nói dối là 'bố của bạn trai'

Truyền cảm hứng - 27/01/2022 18:00
Thời gian đầu gặp Ross Carter, Tiên không nghĩ đến chuyện yêu đương do khoảng cách tuổi tác của cả hai khá lớn.

Trâu ngáo ngơ, hổ lai heo quay: Vì sao năm nào linh vật cũng cười ra nước mắt?

Thư giãn - 27/01/2022 17:00
Đây không phải là lần đầu tiên dư luận "dậy sóng" với những linh vật chào đón năm mới "dị dạng", "khó hiểu"; nhưng vì sao, chuyện "biết rồi, khổ lắm nói mãi" vẫn tái diễn hết năm này, qua năm khác?

Cổ nhân dạy gối cao ba tấc là để bảo vệ cột sống cổ: Khoa học đưa ra con số trùng khớp kỳ lạ

Kỹ năng - 27/01/2022 16:00
Lời dạy của cổ nhân dù đã xưa cũ nhưng không hề lỗi thời.

Trải nghiệm nằm võng, uống cà phê, chơi xích đu lơ lửng giữa thác nước

Phong cách sống - 27/01/2022 15:00
Bên cạnh các hoạt động trải nghiệm chèo thuyền, leo núi dưới thác, du khách tới đây còn có thể thử sức với nhiều trò mạo hiểm như nằm võng, chơi xích đu,... ở độ cao 50m, "lơ lửng" trên không.

Kỳ lạ cụ rùa 190 tuổi vẫn 'ham muốn' như tuổi đôi mươi

Thư giãn - 27/01/2022 14:00
Cụ" rùa Jonathan sinh năm 1832, nghĩa là tới nay đã tròn 190 tuổi và được ghi nhận kỷ lục Guinness ngày 12/1.

Bạch Tuyết và 7 chú lùn - Số phận của những chú lùn sẽ thay đổi vĩnh viễn

Từ sách - Phim - 27/01/2022 13:00
Họ sẽ vẫn kể câu chuyện về 7 chú lùn sống với nhau trong hang động nơi rừng sâu biệt lập ư? Nếu như thế thật, thì tệ quá", nam diễn viên cao 1,35 mét - Peter Dinklage thẳng thắn nhận xét.

Cô gái 18 tuổi đi thi Miss World 1998 bị bắt cóc, cưỡng hiếp, 7 tuần sau cô đăng quang Hoa hậu

Phong cách sống - 27/01/2022 12:00
Bước lên bục cao quý nhất, Hoa hậu này không giấu được sự xúc động. Cô đã trải qua quãng thời gian đau đớn khi bị bắt cóc, cưỡng hiếp bởi 1 kẻ không ai ngờ.

Chuyện tình 'đôi đũa lệch' của mẹ đơn thân Yên Bái với chàng trai Úc kém tuổi

Truyền cảm hứng - 27/01/2022 11:00
Sau gần 7 năm bên nhau, chuyện tình của chị Thanh Vân và người chồng Úc vẫn đẹp như thuở ban đầu. Họ vượt qua những khác biệt về văn hóa, tuổi tác để cùng gây dựng tổ ấm hạnh phúc ở phố biển Hội An.

Chàng trai nhặt cỏ khô, vỏ ốc, đưa cả 'đáy đại dương' lên mặt bàn

Truyền cảm hứng - 27/01/2022 09:00
Chỉ với lớp keo trong suốt, qua bàn tay khéo léo của Viết Tùng, phần mặt bàn làm từ gỗ đơn điệu được "hô biến" thành những bức tranh đa màu sắc, khắc họa cảnh quan tuyệt đẹp dưới đáy đại dương.
HẠT GIỐNG TÂM HỒN
2018 Bản quyền thuộc về hatgiongtamhon.vn. Phát triển bởi ONECMS
Thứ 6, 28/01/2022