8 'nguyên tắc vàng' khi viết thư chia tay đồng nghiệp

Thật tuyệt vời khi bạn có một công việc mới tốt hơn hiện tại. Mọi việc bàn giao đã xong và trước khi rời công ty, đương nhiên, bạn sẽ muốn gửi một email tạm biệt tới các đồng nghiệp.

Cho dù mối quan hệ của bạn với lãnh đạo công ty hoặc đồng nghiệp không hẳn lúc nào cũng suôn sẻ, tuy nhiên đây cũng là dịp để lại những ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc.

Đôi khi trong lúc này, bạn không chắc chắn những gì nên hoặc không nên viết trong email chia tay. Vậy thì bạn có thể tham khảo những gợi ý dưới đây:

Loại bỏ tiêu cực

Ngay cả khi bạn đã bị cho thôi việc hay bạn làm việc trong một môi trường đầy những thị phi, hãy đừng để những điều này cám dỗ và đề cập trong thư của bạn.

Danh tiếng và hình ảnh của bạn là thứ quan trọng hơn. Nó sẽ theo bạn trong suốt sự nghiệp ngay cả khi không còn làm việc ở đó. Những điều tiêu cực không giúp cho bạn phát triển sự nghiệp mà còn để lại hình ảnh và những đánh giá không tốt về bạn.

Đúng thời điểm

Hầu hết email tạm biệt đều được gửi vào ngày làm việc cuối cùng. Gửi lời tạm biệt vào buổi sáng ngày làm việc cuối cùng hay vài giờ trước khi bạn rời khỏi công ty cho phép mọi người gửi những lời chia tay và lời chúc tốt đẹp. Bên cạnh đó cũng sẽ có người chia sẻ những kỷ niệm khi làm việc cùng bạn và cũng có thể đủ thời gian để tổ chức một tiệc chia tay nho nhỏ.

Ngắn và gọn

Ngắn gọn và ngọt ngào là tiêu chí tốt nhất cho một bức thư chia tay. Hãy thể hiện lời chia tay với những cảm xúc thực, những lời chúc với đồng nghiệp, công ty một cách tập trung và ngắn gọn.

Thông thường một email chia tay thường chỉ trong 2-3 đoạn, nó giúp đồng nghiệp dễ đọc, dễ dàng lưu lại những cảm xúc và hình ảnh về bạn.

Thể hiện sự biết ơn

Biết ơn là nền tảng cho những mối quan hệ tin tưởng và lâu dài, trong thư chia tay một điều nhất thiết phải nói tới là sự biết ơn.

Hãy cảm ơn các đồng nghiệp về thời gian làm việc cùng nhau và đề cập một vài điều bạn lưu giữ khi làm việc ở đây. Hãy thể hiện một cách thực tâm thông qua những từ ngữ lạc quan và thân thiện.

Văn phong chuyên nghiệp

Không khác gì khi bạn gửi email về công việc, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp trong thư chia tay, thậm chí ngay cả khi trong lòng bạn chỉ muốn quăng ra một câu nói kháy.

Nhưng ngôn ngữ tiêu cực hay mang tính đối đầu lúc này thực sự không cần thiết. Ngoài ra, đừng quá dễ dãi mà sử dụng ngôn từ thô tục hay những lời khen có cánh không đúng với sự thật.

Chia sẻ thông tin liên lạc

Mặc dù không phải ai cũng muốn giữ liên lạc với bạn, tuy nhiên việc chia sẻ những thông tin liên lạc của bản thân sẽ là một cử chỉ đẹp thể hiện thông điệp của bạn "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay cần sự giúp đỡ nào hãy liên lạc với tôi".

Bạn cũng nên cân nhắc để lại email cá nhân hay số điện thoại trong tùy từng trường hợp. Việc này có thể quan trọng đối với các cơ hội trong tương lai.

Gửi email cho tất cả đồng nghiệp và đối tác

Không có lý do gì để loại trừ các đồng nghiệp ở các bộ phận khác, những đồng nghiệp ít tương tác với bạn hay đã có mâu thuẫn trước đây. Đây là cơ hội để lại hình ảnh tốt đẹp về bạn trong mọi người.

Nên thảo luận và thống nhất với công ty về việc gửi thư tới khách hàng, đối tác hay bất kỳ ai khác mà bạn đã thường xuyên làm việc. Đây là thủ tục để bạn có thể chuyển giao mối quan hệ cho một người mới và là cơ hội giữ liên lạc cho những công việc trong tương lai.

8. Đừng quên kiểm tra chính tả và định dạng thư

Cuối cùng hãy kiểm tra kỹ chính tả và định dạng của bức thư, bạn có thể sử dụng phần tự động kiểm tra, nhưng hãy đừng quên đọc kỹ trước khi gửi. Chắc chắn bạn muốn được ghi nhớ như một người chuyên nghiệp và chuẩn chỉ, chứ không phải vì như một nhân viên hời hợt và chỉ mong chạy khỏi công ty càng nhanh càng tốt.

Nguyễn Việt Linh (theo Monster.com)