Bạn có thích học hỏi những điều mới không? Bạn có những quyển sổ ghi chép đầy đủ về mọi chủ đề khác nhau? Hay hàng trăm trang web đã được đánh dấu, ghi chú trong các tệp trên máy tính hoặc lưu trữ đám mây, ảnh chụp trang sách và ảnh chụp màn hình thông tin trên điện thoại? Tất cả những ghi chú này có đang trở thành một mớ hỗn độn khiến bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết, và cuối cùng tất cả những gì bạn đã thu thập đều bị lãng quên?
Nếu điều này mô tả đúng bạn và bạn muốn có một hệ thống giúp bạn dễ dàng lưu trữ, truy cập, xem lại và kết nối chéo tất cả các ý tưởng cũng như thông tin mà bạn đã ghi chép, thì một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân chính là giải pháp.
Dù bạn là người đam mê tìm tòi hay một chuyên gia, một sinh viên hay một người đã nghỉ hưu, hệ thống quản lý kiến thức cá nhân sẽ giúp bạn sắp xếp lại mớ ghi chú lộn xộn và biến chúng thành thứ hữu ích.
Hệ thống quản lý tri thức cá nhân (Personal Knowledge Management System - viết tắt là PKM) là một hệ thống giúp thu thập, tổ chức và duy trì thông tin trong một không gian duy nhất.
PKM còn được biết đến với nhiều tên gọi khác như:
Mặc dù hệ thống quản lý kiến thức cá nhân bao gồm nhiều khía cạnh của việc quản lý thông tin và công việc cá nhân, như quản lý dự án và nhiệm vụ, quản lý lịch, lưu trữ tệp, lập ngân sách cá nhân, v.v., nhưng trong bài viết này, tôi tập trung vào việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để quản lý tài liệu tham khảo cho công việc hoặc sở thích cá nhân.
Khi nói đến việc ghi chép, một hệ thống quản lý tri thức cá nhân (PKM) kỹ thuật số là một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, nơi bạn có thể liên kết thông tin và ý tưởng lại với nhau để tạo thành một mạng lưới tri thức liên kết phù hợp với bạn.
Mặc dù ngày nay chúng ta có nhiều công cụ kỹ thuật số tiện lợi, bao gồm cả những công cụ sử dụng AI, nhưng việc quản lý tri thức cá nhân không phải là điều mới mẻ.
Những người yêu tri thức đã lưu giữ sổ tay ghi chép ý tưởng và thông tin trong nhiều thế kỷ. Ví dụ nổi tiếng nhất là Leonardo da Vinci và những cuốn sổ tay của ông, nơi ông ghi lại suy nghĩ, ghi chú về những gì mình học được, vẽ phác thảo và thậm chí lập danh sách việc cần làm. Ông thậm chí còn viết cả danh sách hành lý du lịch, trong đó có một hộp sọ người (thật khó hiểu!).
Loại sổ tay này sau đó được gọi là "commonplace book" (sổ tay tri thức). Một số nhân vật nổi tiếng từng sử dụng commonplace book bao gồm triết gia John Locke, Marcus Aurelius, Thomas Jefferson, CS Lewis và Virginia Woolf, chỉ để kể tên một vài người.
Trong cuốn sách “Refuse to Choose” của mình, được viết dành cho những người có nhiều mối quan tâm khác nhau, Barbara Sher khuyến nghị sử dụng Day Book, một loại sổ ghi chép tương tự như Commonplace Book. Còn trong cuốn sách Getting Things Done, David Allen đã sử dụng một hệ thống tủ hồ sơ phức tạp để quản lý thông tin.
Dù các công cụ kỹ thuật số là mới, nhưng khái niệm về PKM đã tồn tại từ lâu. Có thể nói rằng, với lượng thông tin khổng lồ mà chúng ta tiếp cận ngày nay, việc sử dụng PKM trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Sống trong thời đại thông tin giống như uống nước từ vòi cứu hỏa (tôi đã mượn phép ẩn dụ này) – chúng ta tiếp xúc với quá nhiều thông tin đến mức khó theo kịp.
Đối với những người có nhiều mối quan tâm và đam mê, điều này còn khó hơn vì chúng ta chủ động cố gắng tiếp nhận từng giọt thông tin cuối cùng!
Một hệ thống PKM có thể giúp bạn theo dõi và quản lý tất cả thông tin mà bạn tiếp nhận.
Một hệ thống PKM có thể:
Cung cấp một nơi lưu trữ và tổ chức thông tin tập trung
Giúp bạn thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau
Giúp tối ưu hóa việc đọc và học tập
Cho phép bạn kết nối các ý tưởng, từ đó nâng cao khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề
Hỗ trợ việc học tập liên tục, tăng cường trí nhớ và khả năng ghi nhớ
Lưu Ý: Mục tiêu của hệ thống PK<
Nhiều người ham học hỏi (bao gồm cả tôi) thường mắc sai lầm khi chỉ ‘thu thập’ thông tin mà không thực sự học hoặc áp dụng chúng vào thực tế.
Việc chỉ đơn thuần sưu tầm ghi chú mà không thực sự sử dụng chúng được gọi là ‘ảo tưởng thu thập’ hoặc ‘ảo tưởng kiến thức’ – tức là chúng ta cảm thấy rằng chỉ vì đã đọc một thứ gì đó và có thể đã ghi chú về nó, chúng ta đã học được thông tin đó.
Nhưng hãy thử kể lại cho ai đó nghe về những gì bạn đã đọc tuần trước. Hoặc tháng trước. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra mình thực sự nhớ và hiểu được rất ít.
Vậy nên, mục tiêu của một hệ thống quản lý tri thức cá nhân không phải là thu thập thông tin, mà là phát triển sự hiểu biết sâu sắc hơn về bản thân và thế giới xung quanh.
Chúng ta muốn vượt qua ảo tưởng về việc sở hữu kiến thức để thực sự hiểu sâu hơn về thế giới và sử dụng sự hiểu biết đó để cải thiện cuộc sống của mình.
Để làm được điều đó, mục tiêu của hệ thống PKM là:
Thu thập thông tin có liên quan một cách ngắn gọn và ý nghĩa.
Tạo ghi chú có cấu trúc và có tổ chức để dễ dàng tra cứu.
Sử dụng thông tin đó để hỗ trợ học tập, giải quyết vấn đề, ra quyết định và sáng tạo.
Tích cực tương tác với ghi chú để kết nối các ý tưởng, phát triển sự hiểu biết sâu sắc hơn và khám phá những góc nhìn mới.
Trở thành một con người thực sự hiểu biết, có năng lực và hiệu quả hơn.
Có rất nhiều công cụ ghi chú và quản lý kiến thức cá nhân, và mỗi tháng lại có thêm những công cụ mới ra đời.
Dưới đây là một số ứng dụng ghi chú phổ biến nhất. Tôi sẽ đi sâu hơn về ưu và nhược điểm của chúng trong một bài viết khác.
Bạn không nhất thiết phải gắn bó với chỉ một ứng dụng. Bạn có thể thử một vài ứng dụng (hoặc tất cả) để tìm ra cái phù hợp nhất với bạn, hệ điều hành bạn sử dụng, ngân sách và sở thích cá nhân. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng nhiều ứng dụng cho các mục đích khác nhau.
Ví dụ, tôi sử dụng Evernote để lưu trữ các tài liệu liên quan đến gia đình, như biên lai sửa chữa xe hay báo cáo bảo trì, vì tôi đã dùng nó trong nhiều năm.
Tôi sử dụng Obsidian để ghi chép những gì tôi đang học (đây là hệ thống PKM chính của tôi để ghi chú và theo dõi mọi sở thích cá nhân). Tôi cũng sử dụng Google Keep để nhanh chóng ghi lại các ý tưởng bất chợt và dùng Notion chỉ để khám phá cách sử dụng cơ sở dữ liệu.
Có một số cách khác nhau để tổ chức ghi chú và thông tin trong hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM). Mỗi phương pháp phù hợp với một kiểu tư duy khác nhau, vì vậy bạn nên thử từng cách để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với mình.
Các phương pháp tổ chức khác nhau bao gồm:
Tôi đã thử tất cả các phương pháp này, thậm chí nhiều lần thay đổi hoàn toàn hệ thống PKM của mình, và điều phù hợp nhất với tôi là một phương pháp kết hợp.
Nếu bạn giống tôi, có thể bạn đã có rất nhiều ghi chú nằm rải rác trong sổ, trên các tờ giấy lẻ nhét trong ngăn kéo, trong tài liệu Google, ứng dụng ghi chú hoặc các ứng dụng ngẫu nhiên trên điện thoại. Việc nghĩ đến việc tập hợp tất cả những thông tin đó lại có thể khiến bạn cảm thấy quá tải.
Vì vậy, cách tốt nhất là bắt đầu lại từ đầu. Hãy bắt đầu hệ thống PKM của bạn với tài liệu tiếp theo mà bạn đọc. Sau đó, bạn có thể thêm những ghi chú cũ vào hệ thống khi có thời gian. Bước tiếp theo là chọn một ứng dụng ghi chú, như các ứng dụng đã đề cập ở trên, để lưu trữ ghi chú của bạn.
Nếu bạn chưa chắc nên dùng ứng dụng nào, hãy bắt đầu với ứng dụng mà bạn cảm thấy dễ sử dụng và trực quan nhất. Nếu không thích, bạn có thể xuất tệp sang ứng dụng khác.
Sau khi đã chọn ứng dụng, việc duy nhất còn lại là ghi chú khi bạn đọc, nghe hoặc xem nội dung. Bạn có thể ghi chú trực tiếp vào ứng dụng hoặc sử dụng công cụ đánh dấu để tối ưu hóa quy trình – tôi sẽ đề cập đến điều này trong một bài viết khác.
Nếu bạn yêu thích việc học hỏi và có nhiều mối quan tâm khác nhau, thì hệ thống quản lý kiến thức cá nhân là một công cụ hữu ích để theo dõi tất cả thông tin và ý tưởng của bạn. Dù bạn sử dụng hệ thống kỹ thuật số hay chỉ đơn giản là viết tay vào sổ, điều quan trọng nhất là tìm ra một phương pháp phù hợp với mình.
Tham khảo The Dilettante Life
